OPEN SESSION
1. Approbation Approval of the Agenda
2. Welcome and Thanks
3. Declaration of Conflicts of Interests
FOR APPROVAL
4. Approval of the Minutes of the 30 September 2024 Meeting
FOR INFORMATION
5. President’s Report
6. Revenue Generation Strategy
7. WorkDay and Polaris Update
8. Annual Report of the Human Rights Office and Report on the Prevention of Sexual Violence at the University of Ottawa
9. Other Business
PROCÈS-VERBAL SESSION OUVERTE
de la sixième réunion ordinaire de l'année 2024 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le mardi 29 octobre 2024 à 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vidéoconférence (Teams).
PRÉSENCES
O. Abouzaher, J. Adams, K. Barkat, J. Bell, B. Bogie, D. Chemla, J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, N. Gougeon, F. Guimont, D. Hume, A. Juneau, A. Keller ,S. Kiff, R. Kulik, B. Leduc, G. Mayeda, P. Murphy, G. Muzychka,
N. Odjick, F-E. Racicot, M. Saikaley, H. Stern, J. Velloso
PERSONNES EXCUSÉES
A. Beraskow, K. Butler Malette (gouverneure émérite), P. Cyr, D. Desautels (gouverneur émérite), J. Hendricks, P. Hindo, J. Palumbo
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, J. Beauvais, A. Bergeron, J. Doyle, S. Isaacs, R. Landry, Z. Karouni, J. Sicard, J. St-Pierre
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
SESSION OUVERTE
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2024.31 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve l’ordre de jour de la réunion du 29 octobre 2024.
Unanimité (proposée par Gabrielle Muzychka, appuyée par André Juneau)
2. Bienvenue et remerciements
La présidente souhaite la bienvenue à Julie St-Pierre, vice-rectrice intérimaire à la recherche et à l’innovation.
Les membres sont informés que Paul Hindo sera temporairement absent des réunions.
La présidente également informe les membres que Catherine Schweizer a accepté un nouveau poste au sein du Cabinet de la vice-rectrice aux finances et à l'administration. Zainab Karouni est désormais l’agente de gouvernance pour le Bureau des gouverneurs.
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit d’intérêts n’est déclaré.
4. Approbation du procès-verbal de la réunion du 30 septembre 2024
Le procès-verbal est approuvé tel que présenté.
2024.32 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le procès-verbal de la réunion du 30 septembre 2024.
Unanimité (proposée par Graham Mayeda, appuyée par Joao Velloso)
POUR INFORMATION
5. Rapport du recteur
Le recteur revient sur les points suivants :
• Le gouvernement de l'Ontario a annoncé une politique priorisant les résidents ontariens pour les places en médecine, ce qui pourrait affecter l'admission des étudiants francophones hors province. L'impact sur les étudiant.e.s francophones hors province nécessitera une attention particulière.
• Les politiques en matière de santé mentale et de lutte contre le racisme et la haine sont en cours de rédaction pour se conformer aux directives ministérielles.
Le recteur passe la parole au provost pour une mise à jour les inscriptions et le recrutement :
• En septembre on a enregistré une baisse de 800 étudiants internationaux et il y a eu une augmentation de près de 300 étudiants canadiens.
• Le recrutement est en cours pour 2025. Des missions ont été menées aux États-Unis (pour la première fois), au Moyen-Orient, en Inde et en Asie du Sud-Est.
• Les demandes d’admission aux cycles supérieurs des étudiants internationaux ont baissé, particulièrement celles provenant de l’Inde, avec une diminution d’environ 2,500-3,000 demandes.
• Malgré une baisse de 100 étudiants anglophones en maîtrise, le nombre d’étudiants canadiens a augmenté de 250.
• Dès l'an prochain, les étudiants internationaux des cycles supérieurs auront besoin d'une lettre provinciale pour leur permis d'études, avec une décision sur leur répartition attendue en novembre.
6. Stratégie de génération de revenus
Jean-François Tremblay, provost associé à la planification et aux budgets académiques, se joint à la réunion.
Le provost présente le plan triennal de génération de revenus au Bureau des gouverneurs. La dernière projection budgétaire, produite au mois d’août et soumise au Ministère des collèges et universités (MCU), prévoit un déficit du fond de fonctionnement de 41,1M$ en 2025-26 et de 50,6M$ en 2026-27. La stratégie de retour à l’équilibre budgétaire s’appuie sur trois grands chantiers, soit la génération de revenus, l’optimisation des opérations académiques et l’optimisation des services et soutien à la mission.
Les champs d’action prioritaires incluent le recrutement international et la rétention des étudiants, les maîtrises à base de cours, l’offre de cours d’été, les programmes de formation professionnelle, les revenus philanthropiques, et les nouveaux programmes hors-corridor MCU incluant des programmes à distance.
Une discussion s’engage durant laquelle les défis du recrutement et de la rétention des étudiants internationaux sont abordés. Des efforts sont en cours en ciblant des écoles spécifiques afin d'améliorer les taux de rétention et de conversion.
Il est noté que les progrès réalisés par rapport à chacun de ces champs d’action seront étroitement suivis au cours des trois prochaines années. Les orientations budgétaires 2025-26, qui prendront en compte le plan de génération de revenus, seront présentés au Bureau des gouverneurs le 3 décembre 2024.
It was clarified that the approach includes linking faculty budget allocations to revenue-generating activities, revising fixed budget models, and implementing mechanisms to incentivize revenue growth. The value of tracking faculty progress toward revenue targets and understanding the impact on the central budget was also noted.
Jean-François Tremblay quitte la réunion
7. Mise à jour sur WorkDay et Polaris
Nisrin El-Amraoui, directrice RH-FIN, applications et soutien, et Monica Mendoza, directrice principale - Programme Polaris, se joignent à la réunion.
La vice-rectrice aux finances et à l'administration présente une mise à jour des programmes Polaris et WorkDay. Des données de benchmarking Uniforum confirment une tendance positive concernant les coûts opérationnels de l’université, qui se positionne favorablement par rapport aux autres universités. Le programme Polaris continue de progresser de manière significative, bénéficiant non seulement d'un soutien solide de la part de la direction, mais aussi d'une acceptation au sein de l'université, tout en générant des opportunités d’économies.
Une discussion s'engage sur la mesure des impacts des changements requis pour atteindre les résultats souhaités, en utilisant des outils tels que le benchmarking Uniforum et des sondages.
Nisrin El-Amraoui et Monica Mendoza quittent la réunion
8. Rapport annuel du Bureau des droits de la personne et Rapport sur la prévention de la violence sexuelle à l’Université d’Ottawa
Luc Bélanger, Directeur principal, Bureau des droits de la personne, se joint à la réunion
Les membres sont informés que le Bureau des droits de la personne prépare un rapport annuel fournissant des renseignements statistiques sur le nombre et le type de plaintes et questions qu’il reçoit et aborde. Le rapport donne également des détails sur les types d’activités de formation, d’éducation et de sensibilisation menées au cours de l’année allant du 1er mai 2023 au 30 avril 2024.
Le Rapport annuel sur la prévention de la violence sexuelle a été préparé par le Comité permanent sur la prévention de la violence sexuelle dans le cadre d'un processus de collaboration et consultation avec les membres de la communauté universitaire.
Il est expliqué que le Bureau des droits de la personne est en contact avec le Syndicat étudiant de l’Université d’Ottawa (SEUO) pour soutenir sa collaboration avec l’ensemble de la communauté étudiante.
Luc Bélanger quitte la réunion.
9. Autres questions
Aucune question n’est soulevée.
La séance passe à huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
ZK/ab
