PROCÈS-VERBAL SESSION OUVERTE
de la troisième réunion ordinaire de l'année 2024 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le mardi 28 mai 2024 à 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vidéoconférence (Teams).
PRÉSENCES
O. Abouzaher, J. Adams, K. Barkat J. Bell, A. Beraskow, B. Bogie, K. Butler Malette (gouverneure émérite), D. Chemla, D. Desautels (gouverneur émérite), J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, N. Gougeon, F. Guimont, J. Hendricks, D. Hume, A. Juneau, A. Keller (jusqu’à 17h30), S. Kiff (à partir de 16h35), N. C. Lazar, B. Leduc, P. Murphy, G. Muzychka, N, Odjick , F-E. Racicot, M. Saikaley, J. Velloso
PERSONNES EXCUSÉES
P. Cyr, P. Hindo, J. Palumbo, H. Stern, L. Tedesco, G. Wilson
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, J. Beauvais, A. Bergeron, R. Bourgeois, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaacs, C. Schweizer
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
SESSION OUVERTE
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2. Bienvenue et remerciements
The Chair welcomed Gabrielle Muzychka, new undergraduate student, elected by her peers for a two-year mandate from 1 May 2024 to 30 April 2026.
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit d’intérêts n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
4. Approbation du procès-verbal de la réunion du 23 avril 2024
Document distribué préalablement à la réunion.
5. Questions découlant du procès-verbal
Aucune question n’est soulevée.
6. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination
Document distribué préalablement à la réunion.
7. Rapport annuel de la Loi sur la lutte contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaines d’approvisionnement
Document distribué préalablement à la réunion.
8. Modifications au Règlement administratif de l’Université d’Ottawa No1 (2019)
Document distribué préalablement à la réunion.
POUR INFORMATION
9. Approche de mise en œuvre de l’Initiative favorisant l'essor des entreprises ontariennes et de la directive applicable au secteur parapublic
Document distribué préalablement à la réunion.
2024.17 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve l’ordre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont présentées à savoir :
Point 4
2024.17a Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le procès-verbal de la réunion du 23 avril 2024.
(Unanimité)
Point 6
2024.17b Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat d’André Juneau au Bureau des gouverneurs pour une période de trois ans, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2027.
(Unanimité)
2024.17c Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Norm Odjick au Bureau des gouverneurs pour une période de trois ans, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2027.
(Unanimité)
2024.17d Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat d’Hartley Stern au Bureau des gouverneurs pour une période de trois ans, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2027.
(Unanimité)
2024.17e Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat d’Alex Beraskow au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour une période de trois ans, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2027.
(Unanimité)
2024.17f Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Joe Geurts au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour une période de trois ans, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2027.
(Unanimité)
2024.17g Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Norm Odjick au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour une période de trois ans, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2027.
(Unanimité)
2024.17h Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Justine Hendricks au Comité de vérification pour une période d’un an, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2025.
(Unanimité)
2024.17i Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat d’Anna Keller au Comité de vérification pour une période d’un an, du 28 mars 2024 au 20 mars 2025.
(Unanimité)
2024.17j Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Philip Murphy au Comité de vérification pour une période de trois ans, du 25 mars 2024 au 24 mars 2027.
(Unanimité)
2024.17k Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat d’André Juneau au Comité des finances et de trésorerie, volet finances et volet trésorerie pour une période de trois ans, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2027.
(Unanimité)
2024.17l Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Norm Odjick, en qualité de membre et de président, au Comité de pension pour une période de trois ans, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2027.
(Unanimité)
2024.17m Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat d’Alex Beraskow au Comité de pension pour une période de trois ans, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2027.
(Unanimité)
2024.17n Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Norm Odjick, en qualité de membre et de président, au Comité de pension supplémentaire pour une période de trois ans, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2027.
(Unanimité)
2024.170 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat d’Alex Beraskow au Comité de pension supplémentaire pour une période de trois ans, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2027.
(Unanimité)
2024.17p Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Joe Geurts, en qualité de membre et de président, au Comité des terrains et des bâtiments pour une période de trois ans, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2027.
(Unanimité)
2024.17q Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Bernard Leduc au Comité de gouvernance et de nomination pour une période de deux ans, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2026.
(Unanimité)
Point 7
2024.17r On motion duly made, seconded and carried, it is resolved that the Board of Governors approves the University of Ottawa annual report dated May 14, 2024, prepared pursuant to Section 11 of the Fighting Against Forced Labour and Child Labour in Supply Chains Act and authorizes and directs the Vice-President Finance and Administration to sign the University of Ottawa Annual Report dated May 14, 2024 as evidence of the Board of Governor’s approval and authority to bind the University of Ottawa.
(Unanimous)
Point 8
2024.17s Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve les modifications au Règlement administratif de l’Université d’Ottawa No. 1 (2019).
(Unanimous)
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
10. Budget 2024-2025
Jean-François Tremblay, provost associé à la planification et aux budgets académiques, et Claudine Cyr, directrice principale, planification financière, se joignent à la réunion.
Omar Abouzaher, membre du Comité des finances et de trésorerie, recommande l’approbation du budget 2024-2025 au nom du président du Comité qui n’est pas en mesure d’assister à toute la réunion.
Il indique que le budget présenté pour approbation a été développé avec de nombreux conseils et suivis, en collaboration avec le Comité aviseur sur les stratégies budgétaires.
Il est rappelé que le budget 2024-2025 présenté pour approbation fait suite à l’adoption des orientations budgétaires par le Bureau des gouverneurs le 3 avril 2024.
Les grandes orientations et les mesures de redressement budgétaires ont été élaborées en collaboration avec les doyens et doyennes des facultés et leurs équipes de gestion, ainsi que les équipes de gestion du Cabinet du provost et du Cabinet de la vice-rectrice aux finances et à l'administration.
La planification budgétaire s’est faite dans un contexte de grande incertitude, due notamment au plafonnement des visas d’étude, annoncé par le gouvernement fédéral en janvier dernier, à la réponse tardive du gouvernement de l’Ontario au rapport du Groupe d’experts pour la viabilité financière du secteur postsecondaire de l’Ontario, et aux négociations découlant de l’invalidation de la loi 124 qui limitait la croissance des salaires dans le secteur public ontarien.
Grace aux efforts déployés pour minimiser l’impact du plafonnement des visas d’étude et pour optimiser les résultats du cycle d’admission 2024-2025, une croissance des revenus de droits de scolarité et des autres frais de 45,1M$ par rapport au budget 2023-2024 est prévue. Les efforts de rationalisation des dépenses dans le secteur académique, incluant le report d’embauches pour plus de 40 postes de professeurs, ont par ailleurs généré une économie de 9,3M$.
Des efforts importants de rationalisation des dépenses ont été mis en œuvre et des mesures de génération de revenus ont été lancées qui ont permis de diminuer de façon considérable le déficit projeté pour 2024-2025. D’autres initiatives seront développées au cours de la prochaine année afin de rétablir l’équilibre budgétaire et assurer la viabilité financière à long terme de l’université.
Excluant les transferts inter-fonds, le budget 2024-2025 affiche un surplus de 14,0M$ dans le fonds de fonctionnement. Après les transferts totaux de 32,1M$ du fonds de fonctionnement vers les autres fonds, le déficit prévu du fonds de fonctionnement s’élève à 18,0M$.
Les soldes du fonds des services auxiliaires ainsi que des fonds restreints (recherche et autres) sont près de l'équilibre alors que le fonds d'immobilisation et d'amortissement montre un surplus de 19,7M$.
Au niveau consolidé, et après la prise en compte des ajustements comptables pour la variation de la valeur des actifs nets investis en immobilisation et pour la variation de la valeur des avantages sociaux futurs, le budget affiche un excédent positif des produits sur les charges de 11,5M$.
Il est rappelé que les risques budgétaires associés au cycle d'admission 2024-2025, aux négociations de conventions collectives en cours et à venir ainsi qu'à la volatilité des marchés financiers seront étroitement suivis et évalués au cours des prochains mois.
Au niveau des revenus on constate une hausse de 45.1 M$ (6.9%) des droits de scolarité et autres frais et une une hausse de 20,1 M$ des subventions.
Il faut cependant noter qu’un changement de comptabilité à la Faculté de médecine qui inclut maintenant dans les subventions du fonds de fonctionnement une subvention de 10,6M$ servant à payer des honoraires facturés par les hôpitaux porte l’augmentation effective à 9,5M$ (2,9%) dont 8,1M$ correspondent à l’augmentation anticipée de la subvention de fonctionnement du Ministère des Collèges et Universités.
Au niveau des dépenses on constate une croissance de la masse salariale et des avantages sociaux de 47,1M$ (7,3%) par rapport au budget 2023-2024 due entre autres aux augmentations liées à l’invalidation de la loi 124 et aux augmentations 2024-2025.
Les bourses et aide financière sont en augmentation de 14,1M$ (8,0%) par rapport au budget 2023-2024.
Les dépenses d’honoraires professionnels et services contractuels comptabilisées sont en augmentation de 18,6M$
Cette augmentation s’explique principalement par des changements de pratique dans la comptabilisation de certaines dépenses :
• À la Faculté de médecine : des honoraires de 10,6M$ facturés par les hôpitaux sont maintenant comptabilisés dans les honoraires professionnels et services contractuels;
• 3,3M$ en frais de gestion qui étaient jusqu’à présent comptabilisés dans les intérêts et frais bancaires sont maintenant inclus dans les honoraires professionnels et services contractuels;
• 600K$ de frais de stages en éducation qui étaient jusqu’à présent comptabilisés dans les autres dépenses sont maintenant comptabilisés dans les honoraires professionnels et services contractuels.
Le fonds d’immobilisation et d’amortissement montre un surplus de 19,7M$ qui correspond surtout à l’accumulation d’actif dans le fonds d’amortissement nécessaire au remboursement éventuel de trois débentures totalisant 650M$.
Après ajustements comptables pour la valeur des actifs investis en immobilisations (-9,4M$) et pour la valeur des avantages sociaux futurs (+16,7M$), l’excédent des produits sur les charges montre un solde positif de 11,5M$.
Au niveau de la population étudiante on constate une augmentation constante des effectifs étudiants depuis 2013, les projections au 1er novembre 2024 se situent à 48,675 inscrits.
- Les augmentations de droits de scolarité pour 2024-2025 sont les suivantes :
• Étudiants Canadiens et résidents permanents
- Résidents de l’Ontario (entrants et rentrants) – tous les cycles : 0%
- Résidents hors-Ontario (entrants et rentrants)
- 1er et 2ème cycles : 5%
- 3ème cycle : 0%
- Résidents de l’Ontario et hors-Ontario
- Programmes sujets à exceptions pour anomalies de droits de scolarité
(gestion, génie, Common Law) 7,5%
• Étudiants internationaux
- 1er cycle:
- Entrants et étudiants de 2ème année 0%
- Étudiants de 3ème année et années suivantes 4,5%
- 2ème et 3ème cycles:
- Entrants 0%
- Rentrants 0%
Il est rappelé que l’augmentation des revenus projetés de droits de scolarité pour 2024-2025 de 28,0M$ par rapport aux projections de mars 2024 a été possible grâce à une série de mesures prises pour maximiser les admissions de septembre 2024, dans le cadre d’un programme de génération de revenus.
Au niveau de la réduction des dépenses, les initiatives suivantes ont été lancées :
Coupure des budgets des facultés de 4,5M$ (3,6%) dans le budget initial 2024-2025.
Il s’agit d’une réduction permanente qui s’ajoute à la réduction récurrente de 2023-2024 à savoir une diminution de 5% du budget de base excluant les salaires académiques : -6,6M$ pour les facultés; -13M$ pour l’ensemble des unités.
- Les reports d’embauches pour plus de 45 postes de professeurs représente une économie de 4,8M$ en 2024-2025.
- La restructuration de certains services centraux est en cours et générera des économies en cours d’année.
Il convient de noter que certaines dépenses additionnelles sont nécessaires pour soutenir les initiatives de génération de revenus tel que le soutien financier pour l’offre de cours d’été.
The allocation of recently announced funding increases by the Ministry of Colleges and University is still unknown and hasn’t been included in the budget: funding for institutions with greater financial need, funding for capital repairs and equipment, support for mental health and funding for Francophonie and bilingualism.
Une discussion s’engage durant laquelle il est confirmé que les augmentations de salaire prévues ou anticipées dans le cadre l’abrogation de la Loi 124 ont été prises en compte dans l’élaboration du budget et sont basées sur des hypothèses prudentes.
Les membres remercient toutes les équipes qui participent depuis de nombreux mois à l’élaboration du budget.
2024.18 Considérant que le budget consolidé inclut le fonds de fonctionnement, les services auxiliaires, les fonds restreints (recherche et autre) et le fonds d’immobilisation et d’amortissement;
Considérant que le fonds de fonctionnement inclut les droits de scolarité;
Considérant que le Bureau des gouverneurs note que les budgets des fonds restreints (recherche et autre) sont déterminés par des intervenants externes;
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le budget consolidé 2024-2025 proposé incluant le fonds de fonctionnement, le fonds d’immobilisation et d’amortissement et le budget des services auxiliaires.
(Unanimité)
Jean-François Tremblay et Claudine Cyr quittent la réunion.
POUR INFORMATION
11. Rapport du recteur
Le recteur revient sur les points suivants :
• Plus de 6000 personnes ont participé au 91ème Congrès de l’Acfas qui s’est tenu à l’Université d’Ottawa du 13 au 17 mai 2024.
L’événement a été très apprécié et a donné une belle visibilité à l’Université.
• Lancement du chantier du Centre médical de recherche de pointe le 9 mai en présence du maire d’Ottawa, de nombreux députés et de plusieurs membres du Bureau des gouverneurs.
• Réception le 25 avril 2024 sur le campus Kanata-Nord pour souligner son cinquième anniversaire en présence, être autres, du maire d’Ottawa.
• Démission de Sanni Yaya qui occupait les postes de vice-recteur et de professeur à l’Université.
• Deux recrutements sont actuellement en cours pour les postes de doyen ou doyenne de la Faculté d’éducation et de Povost et vice-recteur ou vice-rectrice aux affaires académiques.
• La collation des grades aura lieu au Centre Shaw du 6 au 9 juin 2024.
12. Rapport de de progrès sur les activités en lien avec l'équité, la diversité et l’excellence en matière d’inclusion
Awad Ibrahim, vice-provost, équité, diversité et excellence en matière d’inclusion, se joint à la réunion.
Le vice-provost, EDIE présente une mise à jour sur les travaux menés en 2023-2024. Il rappelle aux membres son mandat, qui porte sur la lutte contre le racisme, l'égalité des genres, les questions LGBTQ2S+ et l'équité en matière d’incapacité. Ses priorités ont porté sur le personnel, les professeurs, la santé et le bien-être, et les données. Il a souligné trois enjeux clés qu'il a observés au cours de l'année et qui ont empêché certains progrès : le manque de données, la nécessité de briser les silos et une mauvaise compréhension de l'EDI.
Il informe les membres des initiatives pour l’année à venir.
Une discussion s’engage durant laquelle il est indiqué que des sources de financement altératif pourraient être utilisées pour financer des activités en rapport avec l'équité, la diversité et l’excellence en matière d’inclusion.
Awad Ibrahim quitte la réunion.
13. Rapports de comités
a) Comité des finances et de trésorerie
En l’absence du président, Omar Abouzaher, membre du Comité, présente un compte rendu de la réunion (volet trésorerie) qui s’est tenue le 22 mai 2024.
During this meeting members received the Chief Investment Officer report, the Public Markets and Absolute Returns Investments report as well as the Real Assets Investments report and the real assets strategy.
They also approved the Statement of Investment Procedures and Guidelines for the Short-Term Portfolio and the Responsible Investment Guidelines.
They also recommended the approval, by the Board of Governors, of the Statement of Investment Policies and Goals for the Long-Term Portfolio as well ghe approval of the Annual Committee Governance Report.
b) Comité de pension
The Chair of the Pension Plan Committee presented the report of the meeting held on 24 May 2024 during which members recommended the approval, by the Board, of the Actuarial valuation as at 1 January 2024 as well as the approval of the 2023 Pension Plan Annual Report.
Members also approved the presentation of the Annual Committee Governance Report to the Board.
La séance passe à huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
CS/ab
