PROCÈS-VERBAL SESSION OUVERTE
de la huitième réunion de l'année 2022 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le lundi 5 décembre 2022 à 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vidéoconférence (Teams).
PRÉSENCES
O. Abouzaher, J. Adams, K. Barkat, K. Butler Malette (gouverneure émérite), D. Chemla, P. Cyr, C. Dallaire, D. Desautels (gouverneur émérite), J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, F. Guimont, J. Hendricks, P. Hindo, D. Hume, A. Juneau, A. Keller, S. Kiff, N.-C. Lazar, J. Lefebvre, H. Mohamud, D. Monaghan, D. Mujawamariya, P. Murphy, N. Odjick, F.-E. Racicot, M. Saikaley, A. Steeves, H. Stern, J. Tchida, L. Tedesco, S. Tokmakjian (à partir de 16h23)
PERSONNES EXCUSÉES
A. Beraskow, G. Wilson
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaacs, J, Nyman, C. Schweizer, J. Scott, S. Yaya
La présidente, Jennifer Adams, assistant à la réunion sur Teams et risquant d’avoir des problèmes de connexion, le vice-président, François Guimont, préside la réunion en personne.
Il rappelle les consignes nécessaires au bon déroulement de la réunion aux personnes qui participent à la rencontre sur Teams.
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Il rappelle également que les membres ont reçu un message les invitant à poser leurs questions sur l’ordre du jour préalablement à la réunion.
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2. Bienvenue et remerciements
Monsieur Guimont souhaite la bienvenue à David Chemla, nouveau membre du Bureau nommé par l’Assemblée législative de l’Ontario pour un mandat de trois ans, du 3 novembre 2022 au 2 novembre 2025.
Il indique également que le mandat de François-Eric Racicot, membre du Sénat nommé au Bureau par le Sénat, a été renouvelé pour une période de trois ans, du 23 janvier 2023 au 22 janvier 2026.
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit d’intérêts n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
4. Procès-verbal de la réunion du 31 octobre 2022
Document distribué préalablement à la réunion.
5. Question découlant du procès-verbal
Aucune question n’est soulevée.
6. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination
Document distribué préalablement à la réunion.
2022.29 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver l’ordre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont présentées à savoir :
Point 4
2022.29 a Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver le procès-verbal de la réunion du 31 octobre 2022.
(Unanimité)
Point 6
2022.29 b Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la nomination de Paul Meloche au Comité de placement de la caisse de retraite pour un mandat d’un an et six mois du 6 décembre 2022 au 30 juin 2024.
2022.29 c Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la nomination de Michel Houle au Comité de pension pour un mandat de deux ans et six mois du 6 décembre 2022 au 30 juin 2025.
2022.29 d Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la nomination de Michel Houle au Comité de pension supplémentaire pour un mandat de deux ans et six mois du 6 décembre 2022 au 30 juin 2025.
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
7. Modifications au Règlement administratif du Bureau No3 (Délégation du pouvoir d’approbation et de signature de contrats)
Kathryn Prud’Homme, conseillère juridique et directrice, se joint à la réunion.
La secrétaire générale rappelle que le Règlement No3 est en vigueur depuis novembre 2020 et présente les modifications qui y sont proposées.
Les modifications apportées répondent aux commentaires reçus des différents cabinets, comblent certains manques constatés dans l’application et permettront d’ajuster les pratiques dans les différentes unités. Elles s’alignent également avec les modifications récemment apportées à la Politique 36 sur les approvisionnements.
Les modifications proposées ont été revues et discutées avec chacun des vice-recteurs et vice-rectrices et, le Comité d'administration. Le Comité de gouvernance et de nomination les a examinées et recommande leur approbation par le Bureau des gouverneurs.
2022-30 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver les modifications au Règlement administratif du Bureau No. 3 (2020) Délégation du pouvoir d’approbation et de signature de contrats.
(Unanimité)
Kathryn Prud’Homme quitte la réunion.
POUR INFORMATION
8. Rapport du recteur
Le recteur revient sur les points suivants :
- 1200 étudiants ont participé à la collation des grades d’automne qui s’est déroulée le 30 novembre.
- Une réception a été organisée à la suite de cet événement en l’honneur du chancelier sortant Calin Rovinescu.
- La nouvelle chancelière, Claudette Commanda, a été nommée à la chancellerie le 9 novembre 2022.
- Remise d’un doctorat honorifique à Pramila Patten, représentante spéciale du secrétaire général des Nations Unies chargée de la question des violences sexuelles commises en période de conflit, le 16 novembre.
- Bill 124: The Ontario government is appealing a court decision that struck down Bill 124, a law limiting public sector wages passed in 2019.
- Publication du Rapport final des États généraux sur le postsecondaire francophone le 10 novembre 2022. Ce rapport rappelle entre autres que les établissements francophones doivent travailler en réseau; l’Université d’Ottawa va œuvrer au sein de ce réseau pour jouer son rôle de soutien dans la francophonie canadienne.
- Le recteur, le vice-recteur, International et Francophonie et le doyen de la Faculté d’éducation ont inauguré le 1er décembre les nouveaux locaux de la Faculté d’éducation de l’Université d’Ottawa sur le campus de l’Université Windsor. Ils ont également rencontré les leaders de la communauté francophone afin d’échanger sur les besoins de formations universitaires en français dans la région.
- L’Immigration francophone est en hausse en Ontario et l’Université d’Ottawa mettra tout en œuvre pour soutenir ce mouvement.
- Préparation des assemblées publiques / Town Halls de début d’année par le recteur et les membres du Comité d’administration.
Le recteur passe la parole à la provost pour une mise à jour sur les activités de son cabinet :
- Attribution d’une bourse Rhodes 2023 à une étudiante diplômée en droit et sciences sociales.
- The Provost emphasized the honor attached to the Rhodes Scholarship and the student’s excellent achievements.
- Lancement d’une campagne pour embaucher sept professeurs autochtones dans les facultés de médecine, arts, droit civil, éducation et sciences sociales.
- Le port du masque n’est plus obligatoire sur le campus mais reste recommandé. L’évolution des eaux usées est suivie de près et les experts sont régulièrement consultés sur le campus.
Une discussion s’engage durant laquelle il est précisé que le nouveau campus de Windsor de la Faculté d’éducation comprend de nouveaux locaux, des technologies d’enseignement modernisées, l’offre de programmes est diversifiée et, la capacité d’accueil considérablement augmentée. Il est par ailleurs prévu d’offrir ultérieurement une maîtrise en éducation.
Une table de concertation est de plus prévue début 2023.
Les membres remercient les équipes pour l’implication de l’Université dans la Francophonie.
9. Rapports spéciaux
a) Pratiques exemplaires en matière de gouvernance universitaire
Members were informed that the Council of Ontario Universities prepared the Leading Practices report presented today for information with extensive input from Ontario universities including the Council of Chairs of Ontario Universities and Executive Heads.
The report was also reviewed by university governance experts across Canada and was presented to the Minister of Colleges and Universities in late October. It describes sound governance practices in many areas such as Board recruitment, Governor roles and expectations, Board education, Board and Board committee structures and meetings, transparency and Board evaluation.
The Committee on Governance and Nominating reviewed the report at its meeting held on 16 November 2022 where members remarked that the University of Ottawa’s practices are well aligned with those listed in the report.
b) Rapport spécial sur l’Université Laurentienne et Audit de l’optimisation des ressources : gestion financière des universités de l’Ontario
Members were informed that the Special Report on Laurentian University and the Value-for-Money Audit: Financial Management in Ontario Universities are presented to the Board of Governors for information along with a table of practices at the University of Ottawa based on recommendations in the Special Report on Laurentian University.
Following Laurentian University’s decision to seek creditor protection under the Companies’ Creditors Arrangement Act, the Auditor General of Ontario conducted a special audit on Laurentian University’s operations for the 2010-2020 period.
The Auditor General published the Special Report on November 17, 2022. The Report contains many recommendations directed at Laurentian related to Strategic Planning, Capital Planning, Financial Operations, Restricted Funds, Academic Program Sustainability, Human Resources, Lobbying, Labour Relations, Legal Counsel and External Audit.
Other recommendations are directed at Laurentian’s Board and Senate namely, Information Provided to the Board, Work Plans, Public Transparency, Board Performance, Code of Conduct and Conflict of Interest Guideline and Committees.
The last section of recommendations pertains to the Ministry of Colleges and Universities and the Office of the Integrity Commissioner of Ontario.
In her special report, the Auditor General strongly recommends that other universities review and implement, where appropriate, the recommendations listed.
L’Université d’Ottawa a donc revu l’ensemble des recommandations du rapport visant l’Université Laurentienne et son Bureau des gouverneurs, et a examiné les pratiques de l’Université par rapport à chaque recommandation du rapport. Le résultat de cet exercice est présenté aujourd’hui au Bureau des gouverneurs pour information sachant qu’il ne s’agit pas d’une analyse du bien-fondé des recommandations dans le contexte de l’Université d’Ottawa mais d'un portrait de nos pratiques et façons de faire.
La vérificatrice générale de l’Ontario a par ailleurs déposé le 30 novembre son rapport annuel, dont une partie s’adresse aux universités : Audit de l’optimisation des ressources : gestion financière des universités de l’Ontario | Value-for-Money Audit: Financial Management in Ontario Universities.
Cet audit visait à déterminer si les problèmes opérationnels, financiers et de surveillance qui ont contribué au déclin financier de l’Université Laurentienne étaient présents dans d’autres universités ontariennes comparables. L’Université Algoma, l’Université de Nipissing, l’Université technologique de l’Ontario et l’Université de Windsor ont été sélectionnées pour cet audit.
Le rapport comprend un grand nombre de recommandations qui visent ces universités mais également le ministère des Collèges et Universités et encourage les universités à appliquer ces recommandations, lorsqu'applicable. Plusieurs des recommandations reprennent celles soulevées dans le rapport sur l’Université Laurentienne.
L’Université d’Ottawa procédera à un examen approfondi des recommandations résultant des deux rapports afin de déterminer si des ajustements et des mesures doivent être mis en place.
Le compte rendu de cet examen sera présenté dans un premier temps aux comités permanents du Bureau concernés par les recommandations, un rapport final sera ensuite présenté au Bureau des gouverneurs.
A discussion followed during which it was confirmed that:
- The review of current practices at the University of Ottawa is the responsibility of the Board of Governors and the administration will provide all information to support the Board in it.
- The Finance and Treasury Committee, the Audit Committee and the Committee on Governance and Nominating will review in depth the information provided by the University before its presentation to the Board.
- Le Comité de vérification, dans le cadre de la gestion des risques, examine les risques encourus par l’Université et les gouverneurs.
10. Mise à jour budgétaire 2022-2023
Marcel Merette, provost associé, planification et budgets académiques, se joint à la réunion
Members were reminded by the Provost that the University faced uncertainties since 2020 because of the Covid pandemic.
Un budget très conservateur a été présenté au Bureau en mai mais des écarts importants sont à constater dans les résultats en raison notamment des problèmes de visas rencontrés par les étudiants internationaux, de la baisse de rendement des investissements et, de la hausse des dépenses due à l’inflation, à la monté du dollar américain et l’augmentation des services aux étudiants.
Les membres sont informés que par rapport au budget initial approuvé au printemps dernier, l’excédent prévu des produits sur les charges a diminué de 63,031M$, passant d’un excédent de 13,671M$ à un déficit de 49,360M$.
La révision actuarielle des avantages sociaux futurs, la mauvaise performance des revenus de placement et les problèmes de visa avec les étudiants étrangers sont les principales causes de cette chute de l’excédent.
Le solde du budget consolidé est par ailleurs déficitaire de 38,2M$, déficit dû principalement à la détérioration du solde budgétaire du fonds de fonctionnement, les pertes de revenus de ce fonds (droits de scolarité et revenus de placement) étant les principales causes de ce déficit.
Le déficit prévu du fonds de fonctionnement est passé de 28,985M$ à 64,283M$ affichant une variance négative de 35,298M$, les pertes de revenus (19,163M$ pour les revenus de placement et 13,252M$ pour les droits de scolarité) représentant près de 80% de cette variance.
Les délais dans le projet Workday (3M$) ainsi que l’inflation et la dépréciation du dollar canadien expliquent par ailleurs une hausse des dépenses de l’ordre de 6,646M$.
Senior management will implement two types of immediate mitigation measures to address the situation: general measures for a total amount of $12M and targeted measures for an amount of $4.35M for a total of $16.35M.
Une discussion s’engage durant laquelle il est confirmé que :
- Les salaires des étudiants employés par l’Université sont financés par le fonds opérationnel et non par les fonds de recherche.
- Les mesures d’atténuation envisagées ne concernent pas les étudiants bénéficiant du Régime travail-études et que les salaires des étudiants des cycles supérieurs ont été négociés dans le cadre d’une convention collective.
- The yearly budget is approved by the Board and implemented by the University management with additional ad hoc approvals by the Board when needed.
- UniForum will give the University comparative data with other universities and the ability to review its expenses and service delivery.
Marcel Merette quitte la réunion.
11. Rapport de progrès sur la santé mentale et le mieux-être
Elizabeth Kristjansson, conseillère universitaire en santé mentale et mieux-être, se joint à la réunion
Les membres reçoivent le rapport de progrès sur la santé mentale et le mieux-être.
Une discussion s’engage durant laquelle il est précisé que l’Université a embauché de nouveaux conseillers en santé mentale mais que ce domaine reste principalement du ressort des instances gouvernementales, la mission première de l’Université étant l’éducation.
Il est par ailleurs rappelé que le règlement portant sur les Droits et la conduite responsable des étudiantes et étudiants peut aider la population étudiante à s’orienter en cas de problème.
Elizabeth Kristjansson quitte la réunion.
12. Douzième rapport annuel de l’ombudsman
Martine Conway, Ombudsman, se joint à la réunion.
Les membres reçoivent le douzième rapport annuel de l’ombudsman.
Martine Conway quitte la réunion.
13. Rapports de comités
a) Comité des finances et de trésorerie (volet trésorerie)
Le président du Comité présente un compte rendu de la réunion tenue le 23 novembre 2022 durant laquelle les membres ont revu les investissements à court et à long terme ainsi que les attributions du Comité.
Les membres ont également revu le budget et ont noté que l’équipe de gestion avait réagi très rapidement pour faire face aux problèmes qui sont apparus.
Le Comité (volet finances) a également tenu une réunion extraordinaire le 30 novembre durant laquelle les membres ont reçu pour information les orientations budgétaires 2023-2024.
Le président remercie les membres du Comité pour l’excellente qualité de leurs travaux.
b) Comité de vérification
The Chair presented a report of the meeting held on 22 November 2022, during which members received for information the Auditor General Special Report, the external auditors’ audit plans for 2022-2023, the Chief Risk Officer update and the Administrative Services Modernization Program update.
La séance passe à huis clos (huis clos 1).
