PROCÈS-VERBAL
SESSION OUVERTE
de la huitième réunion de l'année 2021 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le lundi 6 décembre 2021 à 16h00 par vidéoconférence (Teams).
PRÉSENCES
O. Abouzaher, J. Adams, L.- A. Barber, A. Beraskow, P. Cyr, C. Dallaire, J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, F. Guimont, J. Hendricks, A. House, D. Hume, S. Hussen, A. Juneau, A. Keller, N.- C. Lazar, J. Lefebvre, A. Litvijenko, H. Mohamud, D. Monaghan, D. Mujawamariya, P. Murphy, J. Pouliot, F.-E. Racicot, H. Stern, L. Tedesco, S. Tokmakjian
PERSONNES EXCUSÉES
P. Hindo, N. Odjick, A. Steeves
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaacs, J, Nyman, C. Schweizer, J. Scott, S. Yaya
Madame Jennifer Adams préside la réunion.
Elle rappelle les consignes nécessaires au bon déroulement de la réunion.
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Elle rappelle également que les membres ont reçu un message les invitant à poser leurs questions sur l’ordre du jour préalablement à la réunion.
Comments and questions should be asked in the chat.
- Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
- Bienvenue et remerciements
La présidente souhaite la bienvenue à deux nouveaux membres :
- François-Eric Racicot, professeur nommé par le Sénat pour un mandat d’un an et deux mois du 1er novembre 2021 au 22 janvier 2023, en remplacement de la professeure Sylvie Lamoureux dont le mandat s’est terminé le 31 octobre 2021.
- Pierre Cyr, nommé par l’Association des diplômés pour un mandat de deux ans et sept mois du 17 novembre 2021 au 30 juin 2024 en remplacement de Claudette Commanda dont le mandat s’est terminé en septembre 2020.
La présidente informe par ailleurs les membres que Tony Malaty a présenté sa démission, pour raisons professionnelles, et le remercie pour ses contributions aux travaux du Bureau et de ses comités.
- Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
- Procès-verbal de la réunion du 25 octobre 2021
Document distribué préalablement à la réunion.
- Question découlant du procès-verbal
Aucune question n’est soulevée.
- Nominations au Comité de sélection du chancelier
Document distribué préalablement à la réunion.
2021.28 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver l’ordre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont présentées à savoir :
Point 4
2021.28 a Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver le procès-verbal de la réunion du 25 octobre 2021.
Point 6
2021.28 b Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de nommer Omar Abouzaher, Deanna Monaghan, Norm Odjick, Hartley Stern et Kathryn Butler Malette au Comité de sélection du chancelier ou de la chancelière de l’Université d’Ottawa.
(Unanimité)
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
- Nomination de deux gouverneurs émérites au Bureau des gouverneurs
Il est proposé de recommander au Bureau des gouverneurs la nomination de Kathryn Butler Malette, présidente sortante du Bureau et de Denis Desautels, membre sortant du Bureau, à titre de gouverneur.e émérite en raison de leur dévouement à l’enseignement supérieur et de leur soutien indéfectible à l’Université.
2021-29 On motion duly made and seconded it is resolved to appoint Kathryn Butler Malette and Denis Desautels as Governor Emeritus for a three-year period, from December 6, 2021 to December 5, 2024.
(Unanimous)
- Régime de retraite : évaluation actuarielle
Le directeur principal des placements, Gestion de la caisse de retraite et des placements, et Frédéric Gendron, conseiller principal, Avoirs, Canada (Mercer) se joignent à la réunion.
Members were reminded that the University prepares an actuarial valuation update report on an annual basis, as of 1 January of each year, to monitor the financial position of the Pension Plan.
Quarterly and more frequent projections were made this year due to the material impact of the interest rate volatility on the actuarial valuation of the Pension Plan. Interest rates have been volatile in response to the COVID-19 pandemic situation and associated central bank actions.
The annual update as of 1 January 2021 was approved by the Board of Governors at the 23 June 2021 meeting and the next steps at that time included monitoring the situation in preparation for a filing of an actuarial valuation with the Financial Services Regulatory Authority (FSRA) as of a later date in 2021 if that proved to be more advantageous for the University.
The last report filed with the regulators was as of 1 January 2020 and the next required filing is as of 1 January 2023; however, the University can file an actuarial valuation report at any time between these dates if it is advantageous to do so.
The actuarial valuation update as of 1 January 2021 confirmed that a filing as of that date was not advantageous as it would result in higher contribution levels for the University.
The projections since that date indicate that a filing as of 15 May 2021 would be most optimal for the University because the contribution level for the University would be lower by a total of $4M ($1.7M in 2021, $2.3M in 2022 and $0.0M in 2024). A filing would ensure predictability and stability of these lower contribution levels through May 2024 while allowing flexibility to file another valuation during this period if it turns out to be more beneficial at that time. A relatively higher portion of the contributions would flow into the Pension Fund given that payments to the Pension Fund Guarantee Fund would be reduced (due to the further improved funded status situation).
It was also mentioned that the recommendation to approve and file an actuarial valuation of the Pension Plan as of 15 May 2021 was presented to the Administration Committee on 3 November 2021, to the Pension Plan Committee on 5 November 2021 and to the Executive Committee of the Board of Governors on 9 November 2021; they all recommended filing the actuarial valuation as of that date.
2021-30 On motion duly made and seconded it is resolved to approve the filing of the actuarial valuation of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965) as of 15 May 2021.
(Deux abstentions)
Le directeur principal des placements, Gestion de la caisse de retraite et des placements, et Frédéric Gendron, conseiller principal, Avoirs, Canada (Mercer) quittent la réunion.
POUR INFORMATION
- Rapport du recteur
Le recteur souhaite la bienvenue aux nouveaux membres et revient sur les points suivants :
- Retour progressif sur le campus prévu à partir du 4 janvier 2022 mais l’évolution du nouveau variant Omicron est bien entendu suivie.
- Un projet pilote de deux ans qui met en place deux jours de télétravail hebdomadaire pour le personnel administratif commencera le 4 janvier 2022.
Le recteur passe la parole à la provost pour une mise à jour sur les activités de son cabinet.
La provost rappelle que le campus est ouvert à 100% pour l’année académique 2022-2023 et que le présentiel est la norme même si un certain nombre de programmes pourront être offerts en mode hybride et en mode bimodal.
Il est prévu que l’ensemble des services académiques et administratifs soit offert en présentiel selon les heures normales d’ouverture de l’Université parallèlement à une offre de services virtuels proposés selon un horaire flexible.
La provost présente également une mise à jour sur les effectifs :
- Hausse globale des effectifs de 5% depuis 2020 avec une hausse aux cycles supérieurs de 3 à 4% pour les étudiants canadiens et de 12 à 13% pour les étudiants internationaux et de 4% pour les étudiants canadiens et de 13% pour les étudiants internationaux pour le premier cycle.
- Augmentation des étudiants entrants en premier cycle de 12% pour les internationaux francophones mais on constate une baisse de 20% au niveau des étudiants internationaux anglophones.
- Tous cycles confondus, on note 1175 étudiants francophones de plus par rapport à 2020, 1087 pour le premier cycle et 88 pour les cycles supérieurs.
Il convient de noter qu’un tel niveau d’inscriptions francophones au premier cycle n’avait pas été atteint depuis 2004.
Le recteur reprend la parole et indique que :
- L’Université a reçu la semaine dernière la certification argent d’Excellence Canada pour la santé mentale au travail.
- Inauguration du campus de l’Université de l’Ontario français (UOF) le 12 novembre 2021, l’Université d’Ottawa réitère son soutien à l’UOF.
- Bon succès de l’Université pour le « Mardi je donne | Giving Tuesday » du 30 novembre 2021 avec plus de 400 dons.
- Forty-six universities and colleges signed the Scarborough Charter on Anti-Black Racism and Black Inclusion in Canadian Higher Education | Charte de Scarborough contre le racisme anti-noir et pour l’inclusion des noirs dans l’enseignement supérieur au Canada on Thursday 18 November 2021.
The University of Ottawa is the only bilingual institution which has signed the Charter.
- The Anti Racism Report, presented by Professor Boulou Ebanda de B'béri, Special Advisor on Anti-Racism and Inclusive Excellence, at the October Board meeting was made public after the meeting.
- Le rapport du Comité sur la liberté académique, présenté ce jour au Bureau des gouverneurs, a été présenté au Sénat lors de la réunion du 22 novembre 2021.
L’Université a reçu le rapport favorablement et a pris l’engagement de mettre en œuvre les recommandations.
Une discussion s’engage durant laquelle il est précisé que la charge de travail au sein des facultés pour la session d’hiver sera confirmée par les doyens.
Il est par ailleurs indiqué que selon un sondage effectué auprès des étudiants, 11 000 ont répondu favorablement à un retour sur le campus avec flexibilité ; un sondage de même type auprès des professeurs est en cours.
Il est par ailleurs rappelé que selon des données générales fournies par plusieurs entreprises de ressources humaines, au sein des entreprises en général depuis le début de la pandémie 20% des effectifs estiment avoir une bonne santé mentale alors que 80% pensent le contraire ; ces données sont à l’opposé de celles fournies dans une période normale où 80% des effectifs estiment généralement avoir une bonne santé mentale.
Les membres félicitent le service des ressources humaines de l’Université pour les nombreux efforts fournis pour soutenir les effectifs dans le contexte actuel.
- Rapport du Comité sur la liberté académique
La Provost présente les grandes lignes du rapport du Comité sur la liberté académique.
Une discussion s’engage durant laquelle il est confirmé que les recommandations proposées dans le rapport seront mises en vigueur dans la mesure du possible.
Il est cependant rappelé que la liberté académique est garantie par les conventions collectives conclues entre l’Université et l’Association des professeur(e)s de l’Université d’Ottawa (APUO) et l’Association des professeur(e)s à temps partiel de l’Université d’Ottawa (APTPUO) et qu’il est important de consulter ces deux associations pour s’assurer qu’elles sont en accord avec les travaux du Comité constitué pour assurer la mise en œuvre des recommandations contenues dans le rapport.
Il est également rappelé que le rapport du Comité sur la liberté académique ne porte pas sur certains événements particuliers du passé récent de l’Université qui demeurent sujets à des arbitrages juridiques.
- Rapport de comité
- Comité de vérification
The Chair of the Committee presented a report of the meeting held on 23 November 2021 during which members reviewed various external audit reports. They also received an update from the new Chief Risk Officer who confirmed that there was no new issues or concerns.
The update on Internal IT Security confirmed that significant progresses were made and the Administrative Services Modernization Program update also confirmed that the project was on track and on budget.
A discussion followed during which members informed that members will receive a package on Enterprise Risk Management to further their knowledge in this particular area.
La séance passe à huis clos (huis clos 1)
End of the live streaming.
CS/ab
