PROCÈS-VERBAL
SESSION OUVERTE
de la première réunion de l'année 2021 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le lundi 25 janvier 2021 à 16h00 par vidéoconférence (Teams).
PRÉSENCES
J. Adams, D. Bedward, A. Beraskow (à partir de 18h06), K. Butler Malette, C. Dallaire, D. Desautels, J. Frémont, J. Geurts, J. Ghossein, S. Giguère, F. Guimont, J. Hendricks, P. Hindo, A. House, D. Hume, M. Ingham, A. Keller, S. Lamoureux, J. Lefebvre, A. Litvijenko, T. Malaty, N. Mercier, D. Monaghan, J. Pouliot, J. Quaid, C. Rouillard, L. Tedesco, S. Tokmakjian
PERSONNES EXCUSÉES
C. Commanda, S. Hussen
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, R. Bourgeois, S. Charbonneau, S. Isaacs, J. Nyman, J. Scott, H. Touchette, S. Yaya
Madame Kathryn Butler Malette préside la réunion.
Elle rappelle les consignes nécessaires au bon déroulement de la réunion.
The chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Elle rappelle également que les membres ont reçu un message les invitant à poser leurs questions sur l’ordre du jour préalablement à la réunion.
Comments and questions should be asked in the chat.
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2. Bienvenue et remerciement
Madame Butler Malette présente ses vœux aux membres du Bureau en cette première réunion de l’année 2021.
The Chair announced that Alain Jolicoeur, Vice-Chair of the Board, resigned last December for personal reasons which also leaves the position of vice-chair vacant. The selection of the new Vice-Chair will be launched once the new Board Chair has been appointed since this person should be a member of the selection committee for the vice-chair. The Board Chair will chair the Executive Committee in the interim.
The Chair thanked Claudette Commanda, appointed by the Alumni Association, for her involvement within the Board. She informed members that Ms. Commanda agreed to continue serving on the Board until the appointment of her successor. Ms. Commanda’s mandate should have normally ended on 24 September 2020.
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
4. Procès-verbal de la réunion du 7 décembre 2020
Document distribué préalablement à la réunion.
5. Question découlant du procès-verbal
Aucune question n’est soulevée.
6. Nomination de la directrice du département d’innovation en éducation médicales de la Faculté de médecine
Document distribué préalablement à la réunion.
7. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination
Document distribué préalablement à la réunion.
8. Rapport annuel 2019-2020 de la Commission permanente des affaires francophones et des langues officielles
Document distribué préalablement à la réunion.
Un membre demande à connaître la différence entre la Commission permanente des affaires francophones et des langues officielles et le Conseil des services et des programmes en français.
Le recteur passe la parole au vice-recteur à l’international et à la francophonie qui indique qu’il s’agit de la même instance, investie de la même mission, et dont les membres ont un rapport direct avec les services et programmes en français.
Le Conseil a par ailleurs deux sous-comités, le sous-comité pour les services en français et le sous-comité pour les programmes en français.
9. Prêt au 45 Mann Limited Partnership
Document distribué préalablement à la réunion.
Un membre souhaite savoir comment les fonds nécessaires au prêt ont été évalués lors de la consultation des services juridiques.
Le vice-recteur aux finances et à l’administration rappelle que depuis l’achat de la résidence 45 Mann le taux de remplissage des locaux a considérablement baissé à cause de la pandémie. En raison du manque à gagner causé par cette situation et du risque pour le remboursement de l’hypothèque, il est proposé que l’Université d’Ottawa consente un prêt de deux ans au taux de 2.5% au partenariat limité afin d’éviter tout bris dans les remboursements de l’hypothèque.
Il est par ailleurs confirmé que le contrat a été révisé par un cabinet juridique externe à l’Université.
2021.01 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver les demandes présentées à l’ordre du jour de consentement.
(Unanimité)
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR INFORMATION
10. Rapport du recteur
Le recteur présente ses vœux aux membres.
Le recteur informe les membres de la nomination de Boulou Ebanda de B’béri, professeur au département de communication de la Faculté des arts, à titre de conseiller spécial antiracisme et inclusion pour un mandat d’une année. Le rôle de Monsieur Ebanda de B’béri est de coordonner l’action de l’Université en matière d’antiracisme et il travaillera pour ce faire en collaboration avec plusieurs personnes, notamment la provost et ses équipes afin de coopérer avec toutes les parties prenantes, facultés, étudiants et associations étudiantes. Le mandat du conseiller spécial antiracisme et inclusion complète celui de la conseillère spéciale sur les questions de diversité et d’inclusion.
Le recteur rappelle les cinq initiatives qui touchent au cœur de la mission de l’Université et indique qu’elles seront mises en œuvre d’ici septembre 2021.
• Providing better support for members of our racialized communities, including establishing a mentorship program and dedicated mental health offerings as well as additional scholarships for racialized students.
• Accelerate the hiring of professors of Black, Indigenous and racialized professors in the coming years.
• Program reviews to enrich curricula with more culturally diverse and inclusive practices (methodologies) and knowledge.
• Development and widespread implementation of anti-racism and anti-oppression training for the community.
• Implementation of a research support program for racialized researchers, so that a more equitable, diverse and inclusive research community is established.
Le Recteur passe la parole à la provost et vice-rectrice aux affaires académiques pour une mise à jour sur les activités de son cabinet.
• Taux de rétention inchangé pour ce semestre
• Les cours sont désormais enregistrés afin que tous les étudiants puissent les revoir et que les étudiants internationaux puissent y avoir accès dans des conditions optimales malgré le décalage horaire.
• Les étudiants ont eu plusieurs évaluations le semestre dernier dans le but d’ajuster les cours pour un semestre sans examen final.
• Un certain nombre d’étudiants s’étant plaint il a été rappelé aux professeurs de respecter les horaires des cours.
• Increase of 2.3% in applications with a slight dip in anglophone international students but an increase in the francophone ones.
• It should also be noted that there is a significant increase in the applications for the Faculty of Health Science.
Le Recteur passe la parole au vice-recteur à la recherche pour une mise à jour sur les activités de son cabinet.
• L’Université a conservé les restrictions actuellement en place au niveau des activités de recherche, sans en imposer de nouvelles.
• L’université a reçu un total de 18.9$ M dans le cadre de la deuxième vague de fonds d’urgence pour la continuité de la recherche ainsi que le supplément COVID des trois organismes subventionnaires fédéraux.
• Ranking in research: uOttawa maintains its ninth position in overall research.
Le recteur reprend la parole et revient sur les points suivants :
• l’Université a signé la Charte de l’Okanagan, charte internationale pour les collèges et universités s’engageant à faire la promotion de la santé.
• Credit ratings: our credit profile is unchanged.
• Members were also informed that the data used in the article published in the Globe and Mail in January 2021 regarding the power gap in the work force used figures dating from 2016.
Today’s data are completely different; for example as of March 1st there will be a majority of women in the Administration Committee; moreover, people hired are treated equally.
Even though The Globe and Mail was contacted prior to the publication of the article to inform them that their data were inaccurate they choose to publish their paper as is.
• Les assemblées publiques virtuelles ont commencé cette semaine.
A discussion followed during which the Vice-President, Research, was asked if there was any indication that the governmental restrictions would change and if there would be any implications for the University if they are modified. There are a number of exceptions to the lockdown and research is one of them; the University imposed extra restrictions internally (number of people in labs, cleanliness of labs, distancing) and we are in line with other universities in terms of guidelines and restrictions.
11. Mise à jour budgétaire
Members were informed that after completion of the annual exercise of projections for the remainder of 2021 the University’s budget is showing a slight surplus of approximately $5M.
The Deputy Provost, Academic Planning and Budgets, highlighted the main changes since the approval of the budget in October 2020. There is an improvement in the balance of the operating fund and a slight improvement in the balance of the ancillary services but a significant deficit is still projected.
12. Préparations pour un semestre en ligne
La Provost et vice-rectrice aux affaires académiques informe les membres que ses équipes travaillent actuellement sur le maintien des cours à distance ainsi qu’à la mise en place d’un système hybride qui permettra d’assurer en même temps des cours en ligne et sur le campus.
This represents a significant investment since classrooms will need to be outfitted with the appropriate technology; funding will also need to be increased for the preparation and the delivery of the courses.
The estimated cost for this is $5M.
The Chair asked for the percentage of staff returning on campus; mostly academic staff will return in September, other staff will be back on a rotation basis.
13. Rapport – Mesure prises par l’Université d’Ottawa en matière de changements climatiques
Members received the 2020 report Action on Climate Change on the University’s sustainability activities during the past two years. It was noted that the production of the report was initiated by the Board of Governors in 2015 in response to the uOttawa student divestment campaign.
The report outlines actions taken and the impact that they have had on the University’s metrics/performance and where we are relative to our broader goals to reduce our footprint, increase our academic awareness and minimize waste created on campus and in our personal lives.
Many consultations were undertaken by the Facilities Department and several departments and services were solicited for their input.
Un membre demande si d’autres universités se démarquent. Yale et Harvard sont plus avancés et qu’ils procèdent à l’achat de crédit de carbone neutre.
Le recteur indique par ailleurs que le gouvernement fédéral se prépare pour des infrastructures vertes.
14. Dixième rapport annuel de l’ombudsman
L’Ombudsman, Martine Conway, présente le rapport annuel 2019-2020 de l’Ombudsman.
La séance passe à huis clos (huis clos 1)
End of the live streaming.
