PROCÈS-VERBAL
SESSION OUVERTE
de la cinquième réunion de l'année 2021 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le mercredi 23 juin 2021 à 16h00 par vidéoconférence (Teams).
PRÉSENCES
O. Abouzaher, J. Adams, D. Bedward, A. Beraskow, K. Butler Malette, C. Dallaire, D. Desautels, J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, F. Guimont, J. Hendricks (à partir de 17h), P. Hindo, D. Hume, S. Hussen, A. Keller, S. Lamoureux, J. Lefebvre (à partir de 17h), A. Litvijenko, T. Malaty, H. Mohamud, D. Monaghan, D. Mujawamariya, P. Murphy, J. Pouliot, J. Quaid, A. Steeves, L. Tedesco, S. Tokmakjian (à partir de 18h)
PERSONNES EXCUSÉES
A. House, N. Mercier
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaacs, J. Nyman, C. Schweizer, J. Scott, S. Yaya
Madame Kathryn Butler Malette préside la réunion.
Elle rappelle les consignes nécessaires au bon déroulement de la réunion.
The chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Elle rappelle également que les membres ont reçu un message les invitant à poser leurs questions sur l’ordre du jour préalablement à la réunion.
Comments and questions should be asked in the chat.
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2. Bienvenue et remerciements
La présidente indique que les mandats d’Alex Beraskow et de Tony Malaty ont été renouvelés pour une période de trois ans par l’Université Saint-Paul.
Elle remercie Dane Bedward, Denis Desautels, Nicolas Mercier, Jennifer Quaid, dont les mandats se terminent le 30 juin 2021, pour leur contribution inestimable aux travaux du Bureau des gouverneurs.
Elle rappelle par ailleurs que son propre mandat se termine le 30 juin 2021 et qu’elle quittera la présidence du Bureau à cette date.
La présidente remercie les gouverneurs, le recteur, les vice-recteurs, la secrétaire générale et le secrétariat pour leur soutien indéfectible, leur appui et leurs conseils, durant sa présidence ainsi que Jennifer Adams et François Guimont, la nouvelle présidente et le nouveau vice-président du Bureau pour avoir accepté ces deux mandats indispensables au fonctionnement du Bureau.
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
4. Procès-verbal de la réunion du 31 mai 2021
Document distribué préalablement à la réunion.
5. Question découlant du procès-verbal
Aucune question n’est soulevée.
6. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination
Document distribué préalablement à la réunion.
7. Nomination d’un membre du personnel de soutien au Bureau des gouverneurs
Document distribué préalablement à la réunion.
8. Entente d’affiliation entre le St. Francis Memorial Hospital et l’Université d’Ottawa
Document distribué préalablement à la réunion.
9. États financiers vérifiés des régimes de retraite pour l’année se terminant le 31 décembre 2020
a) Régime de retraite de l’Université d’Ottawa
b) Régime de retraite de l’Association des professeurs à temps partiel de l’Université d’Ottawa (APTPUO)
Documents distribués préalablement à la réunion.
10. Régime de retraite
a) Revue annuelle de l’énoncé des politiques et des procédures de placement
b) Rapport annuel 2020 sur le Régime de retraite
Documents distribués préalablement à la réunion.
11. Revue annuelle de l’énoncé des politiques et des directives de placement
a) SIPG - Portefeuille à long terme
POUR INFORMATION
Documents distribués préalablement à la réunion.
12. Rapport annuel sur la gouvernance des comités de pension et de trésorerie
a) Comité de placement de la caisse de retraite
b) Comité de pension
c) Comité des finances et de trésorerie
Documents distribués préalablement à la réunion.
2021.15 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver l’ordre du jour de consentement et toutes les motions qui y sont présentées, à savoir :
Point 4
2021.15 a Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver le procès-verbal de la réunion du 31 mai 2021.
Point 6
2021.15 b Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination de Norm Odjick au Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans du 1er juillet 2021 au 30 juin 2024;
2021.15 c Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination de Christine Dallaire au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat d’un an, du 24 juin 2021 au 30 juin 2022;
2021.15 d Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination d’Alexander Steeves au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat de dix mois du 24 juin 2021 au 30 avril 2022;
2021.15 e Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination de Tony Malaty au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2021 au 30 juin 2024;
2012.15 f Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination d’Alex Beraskow au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2021 au 30 juin 2024;
2021.15 g Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination de Nicola Gazzola au Comité mixte du Sénat et du Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2021 au 30 juin 2024;
2021.15 h Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination de Lucie Tedesco au Comité des finances et de trésorerie (volet finances et volet trésorerie) pour un mandat d’un an du 1er juillet 2021 au 30 juin 2022;
2021.15 i Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination de Doreen Hume au Comité des finances et de trésorerie (volet finances et volet trésorerie) pour un mandat de deux ans du 1er juillet 2021 au 30 juin 2023
2021.15 j Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination de Tony Malaty au Comité de pension, en qualité de membre et de président, pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2021 au 30 juin 2024
2021.15 k Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination de Tony Malaty au Comité du régime de pension supplémentaire, en qualité de membre et de président, pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2021 au 30 juin 2024;
2021.15 l Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver le renouvellement du mandat de Jacynthe Pouliot au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour une période d’un an du 1er juillet 2021 au 30 juin 2022;
2021.15 m Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver le renouvellement du mandat de Tony Malaty au Comité de vérification pour une période de deux ans, du 1er juillet 2021 au 30 juin 2023;
2021.15 n Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver le renouvellement du mandat de Tyler Chamberlin au Comité de placement de la caisse de retraite pour une période de deux ans, du 1er juillet 2021 au 30 juin 2023;
2021.15 o Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver le renouvellement du mandat d’Alex Beraskow au Comité de pension pour une période de trois ans, du 1er juillet 2021 au 30 juin 2024;
2021.15 p Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver le renouvellement du mandat d’Alex Beraskow au Comité du régime de pension supplémentaire pour une période de trois ans, du 1er juillet 2021 au 30 juin 2024.
Point 7
2021.15 q Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la nomination de Leslie-Anne Barber au Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2021 au 30 juin 2024.
Point 8
2021.15 r On motion duly made, seconded and carried, it is resolved to approve the Affiliation Agreement between the University of Ottawa's Faculty of Medicine and St Francis Memorial Hospital, beginning on June 1, 2021 and ending on May 31, 2026.
Point 9
2021.15 s On motion duly made, seconded and carried, it is resolved to approve the December 31, 2020 audited financial statements of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965).
Point 10
2021.15 t On motion duly made, seconded and carried it is resolved to approve the Statement of Investment Policies and Procedures for the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965).
Point 11
2021.15u On motion duly made, seconded and carried, it is resolved to approve the Statement of Investment Policies and Guidelines for the Long Term Portfolio.
(Unanimité)
Il est rappelé que la procédure prévue pour combler le poste actuellement vacant (membre du régime de pension de l’Université) au sein du Comité de placement de la caisse de retraite est en cours.
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
13. Modifications proposées au Règlement du Régime de retraite
La vice-rectrice associée, ressources humaines, se joint à la réunion.
Members were informed that pursuant to the Memorandum of Settlement (MOS) dated 29 October 2020 between the University and the Support Staff of the University of Ottawa (SSUO) bargaining unit, the purchase of and the payment for lost pension credit for each full day of strike for Pension Plan members who participate in a strike or lockout was tabled at the Pension Plan Committee (PPC) Meeting of 11 December 2020.
The Committee requested that changes to the plan text be drafted to allow for the buyback of strike or lockout periods effective 1 October 2020, whereby members would be eligible to buyback credits within one year of the later of the date the amendment is filed with the Financial Services Regulatory Authority of Ontario and the end date of the strike or lockout.
The draft amendment was received by the PPC members at the meeting of 26 March 2021 for review; the members subsequently approved the recommendation of the proposed changes to the Board of Governors at the PPC meeting of 28 May 2021.
The Executive Committee of the Board reviewed the recommendations at the meeting of 8 June 2021 and recommended their approval by the Board of Governors.
Members were also informed that the proposed changes to the pension plan text have no direct cost for the University as the employees will pay for both the employee and employer portions of the pension contributions.
2021.16 On motion duly made and seconded, it is resolved to approve the proposed changes to the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965) text.
(Unanimité)
La vice-rectrice associée, ressources humaines, quitte la réunion.
14. Régime de retraite : évaluation actuarielle
Le directeur principal des placements, gestion de la caisse de retraite et des placements, se joint à la réunion.
Members were reminded that the University traditionally prepares an actuarial valuation update report as of 1 January of each year to monitor the financial position of the Pension Plan. However, projections as of 1 April 2021 are also included in this year’s update due to the volatility of the interest rates in the first trimester of the year as a result of the pandemic.
The last report filed with the regulators was as of 1 January 2020, the next required filing is as of 1 January 2023 and the University can file an actuarial valuation report earlier if it is advantageous to do so.
Analyses in the actuarial update as of 1 January 2021 confirm that a filing as of that date is not advantageous as it would result in higher contribution levels. However, the same analyses indicate that it would be advantageous to file as of 1 April 2021 because the contribution levels would be locked in at the same level for another year, until 2024. Also, a higher portion of the contributions would flow into the Pension Fund given that payments to the Pension Fund Guarantee Fund would be reduced, due to the further improved funded status situation.
The filing deadline for a 1 April 2021 actuarial valuation is 31 December 2021 which means that the decision to file can be made at a later date, thereby providing the opportunity to monitor the situation. The interest rates continue to be volatile and in a rebounding trend so far this year, while the value of the assets continue to hover near record levels. A situation can arise in the coming months whereby a filing at a later date than 1 April 2021 would be even more advantageous.
Therefore, a strategy of waiting with the decision to file (either as of 1 April 2021 or as of a later date) until the fall of 2021 is most prudent.
A discussion followed during which it was confirmed that the contributions have not been changed since the valuation has not been changed.
2021.17 On motion duly made, seconded, and carried, it is resolved to approve the actuarial valuation of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965) as of January 1, 2021.
Le directeur principal des placements, gestion de la caisse de retraite et des placements, quitte la réunion.
POUR INFORMATION
15. Rapport du recteur
Le recteur remercie la présidente pour ses bons mots.
Il confirme que les syndicats sont représentés au Comité de pension et qu’effectivement un filing peut augmenter ou réduire les contributions.
Il rappelle que nous sommes à la fin de l’année universitaire et que neuf cérémonies de collation des grades ont eu lieu la semaine du 14 juin, une partie des cérémonies se déroulant en direct avec lecture des noms des nouveaux diplômés et des nouvelles diplômées. L’Université avait cette année 9000 finissants, 5200 étudiants et étudiantes ont assisté aux cérémonies et 9 doctorats honorifiques ont été remis.
Il indique également que l’Université améliore sa position au QS World University Rankings de 49 rangs en passant à la 230ème position.
Le recteur passe la parole à la provost et vice-rectrice aux affaires académiques pour une mise à jour sur les activités de son cabinet.
• Effectifs pour la rentrée : effectifs en hausse avec 350 étudiants supplémentaires confirmés au niveau global, tous cycles confondus.
• Étudiants internationaux : 2060 inscriptions manquantes avec une nette différence entre les étudiants internationaux francophones, 200 inscriptions supplémentaires, et les étudiants internationaux anglophones, 450 inscriptions en moins. Il faut cependant noter que par rapport aux autres universités qui enregistrent une baisse de 16%, l’Université d’Ottawa enregistre une baisse de 12% seulement.
• Hausse des demandes de premier choix.
• Étudiants canadiens : 600 étudiants supplémentaires environ.
• 100 confirmations d’inscriptions au cycle supérieur et 50 inscriptions supplémentaires en doctorat.
• Vaccination clinic on campus: good success with 2000 vaccines administered per day.
Une discussion s’engage durant laquelle il est rappelé que les classements ont un impact sur les étudiants au moment du choix de l’université.
Il est également mentionné que l’Université enregistrait une baisse des inscriptions des étudiants asiatiques, notamment chinois, avant la pandémie. Il faut cependant noter que de belles opportunités existent pour le recrutement international francophone, notamment dans les pays africains.
Le recteur reprend la parole et revient sur les points suivants :
• Les travaux du Comité Bastarache sur la liberté académique se poursuivent.
• Antiracisme et excellence en matière d’inclusion : le conseiller spécial Boulou Ebanda de B'béri a présenté une mise à jour au Sénat lors de la réunion du 21 juin, celle au Bureau sera présentée à l’automne.
• Pensionnats autochtones : l’Université travaille avec les communautés autochtones.
• Provincial Government: Excellent first contact with Minister Dunlop, the newly appointed Minister of Colleges and Universities.
The Government has announced a $12.5M plan over the next few years for the formation of francophones teachers.
• Bill 276 received the Royal Assent on 3 June 2021 and the Northern Ontario School of Medicine University and the Université de Hearst are now autonomous.
• Travaux toujours en cours sur le dossier de l’École de formation des sages-femmes.
• Faculté de droit, session de Common Law : le doyen Dodek quittera prématurément ses fonctions le 30 juin 2021, le vice-doyen du programme de Common Law en français, Alain Roussi, a été nommé doyen par intérim.
• L’Université a signé le Principe de Joyce qui vise à garantir à tous les Autochtones un droit d’accès équitable, sans aucune discrimination, à tous les services sociaux et de santé.
Le directeur du Bureau des droits de la personne se joint à la réunion.
16. Rapport annuel du Bureau des droits de la personne
Les membres reçoivent le rapport annuel présenté par le directeur du Bureau des droits de la personne
17. Rapport sur la prévention de la violence sexuelle à l’Université d’Ottawa
Les membres reçoivent le rapport présenté par le directeur du Bureau des droits de la personne.
Une discussion s’engage durant laquelle il est précisé que tous les étudiantes et étudiants qui arrivent sur le campus, canadiens et internationaux, reçoivent une présentation sur les services offerts et le consentement.
It was confirmed that most of the requests for accommodation are coordinated with the Student Academic Success Service.
It was also suggested that the online form to disclose an incident of sexual violence should show the difference between a complaint and a concern. The Director agreed that this will be reviewed.
Le directeur du Bureau des droits de la personne quitte la réunion.
18. Rapport annuel des comités
a) Comité de placement de la caisse de retraite
b) Comité des finances et de trésorerie
c) Comité de pension
Le président du Comité de placement de la caisse de retraite se joint à la réunion.
Le président du Comité de placement de la caisse de retraite, le président du Comité des finances et de trésorerie et, la présidente du Comité de pension présentent les responsabilités de leur comité, leur fonctionnement, les réalisations pour l’année écoulée et les objectifs pour l’année en cours.
Le président du Comité de placement de la caisse de retraite quitte la réunion.
19. Rapport de comité
a) Comité des finances et de trésorerie, volet trésorerie
Le président du Comité présente un compte rendu de la réunion qui s’est tenue le 2 juin 2021 durant laquelle les membres ont travaillé sur un agenda standard avec notamment la révision des résultats très satisfaisants de l’année financière et la mise à jour annuelle sur les politiques de placement.
La séance passe à huis clos (huis clos 1)
End of the live streaming.
CS/ab
