PROCÈS-VERBAL SESSION OUVERTE
de la troisième réunion de l'année 2023 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le lundi 29 mai 2023 à 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vidéoconférence (Teams).
PRÉSENCES
O. Abouzaher, J. Adams, K. Barkat, J. Bell, A. Beraskow, B. Bogie, D. Chemla, P. Cyr, C. Dallaire, D. Desautels (gouverneur émérite), J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, F. Guimont, D. Hume, A. Juneau, A. Keller, S. Kiff, N.-C. Lazar (à partir de 16h55), J. Lefebvre, D. Monaghan, D. Mujawamariya, P. Murphy, N. Odjick, F.-E. Racicot, M. Saikaley, H. Stern J. Tchida, L. Tedesco, S. Tokmakjian
PERSONNES EXCUSÉES
K. Butler Malette (gouverneure émérite), J. Hendricks, P. Hindo, G. Wilson
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaac, C. Schweizer, J. Scott, S. Yaya
La présidente rappelle les consignes nécessaires au bon déroulement de la réunion aux personnes qui participent à la rencontre sur Teams.
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Elle rappelle également que les membres ont reçu un message les invitant à poser leurs questions sur l’ordre du jour préalablement à la réunion.
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2. Bienvenue et remerciements
The Chair welcomed Jamie Bell, new undergraduate student, and Bryce Bogie, new graduate student.
Jamie Bell and Bryce Bogie have both been elected by their peers for a two-year mandate from 1 May 2023 to 30 April 2025.
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit d’intérêts n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
4. Approbation du procès-verbal de la réunion du 21 février 2023
Document distribué préalablement à la réunion.
5. Approbation du procès-verbal de la réunion du 20 avril 2023
Document distribué préalablement à la réunion.
6. Questions découlant des procès-verbaux
Aucune question n’est soulevée.
7. Nominations au Comité de sélection de la vice-rectrice ou du vice-recteur aux relations extérieures
Document distribué préalablement à la réunion.
8. Nomination d’un étudiant au Bureau des gouverneurs
Document distribué préalablement à la réunion.
2023.08 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver l’ordre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont présentées à savoir :
Point 4
2023.08 a Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver le procès-verbal de la réunion du 21 février 2023.
(Unanimité)
Point 5
2023.08 b Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver le procès-verbal de la réunion du 20 avril 2023.
(Unanimité)
Point 7
2023.08 c Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la nomination de Jessica Tchida, François Guimont et Joe Geurts au Comité de sélection de la vice-rectrice ou du vice-recteur aux relations extérieures.
(Unanimité)
Point 8
2023.08 d Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la nomination de Bryce Bogie au Bureau des gouverneurs pour un mandat de deux ans, du 1er mai 2023 au 30 avril 2025.
(Unanimité)
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
9. Budget 2023-2024
Marcel Merette, provost associé, planification et budgets académiques, se joint à la réunion
Les membres reçoivent le budget 2023-2024 et sont informés que son élaboration a posé un certain nombre de défis dus aux contraintes financières hors de contrôle de l’Université telle que la décision du gouvernement de l'Ontario de maintenir le gel des droits de scolarité pour les résidents de la province.
Malgré ces contraintes, l’Université reste déterminée à poursuivre les projets planifiés dans le plan stratégique, Transformation 2030. Pour l’exercice financier 2023-2024, des investissements sont maintenus en recherche, dans la francophonie et le bilinguisme, dans la finalisation du projet de modernisation des services administratifs, dans la construction de nouveaux édifices et dans le programme d’amélioration du parc immobilier.
Le budget 2023-2024 présente un solde consolidé non-déficitaire et réduit de façon substantielle le déficit du Fonds de fonctionnement à environ 10 M$ (soit 1% des revenus) alors qu’il était en déficit de près de 30 M$ en 2022-2023.
Le budget consolidé 2023-2024 a été approuvé par le Comité d’administration le 26 avril 2023 et par le Comité des finances et de trésorerie le 3 mai 2023.
Le président du Comité des finances et de trésorerie rappelle que le budget est très prudent étant donné la conjoncture volatile et les nombreux défis auxquels l’Université doit faire face.
Il remercie les membres du Comité, la direction et le personnel pour leur travail et recommande l’approbation du budget 2023-2024.
A discussion followed during which it was confirmed that benchmarking was done with the U6 and U15 universities as well as internationally to ascertain that uOttawa is competitive in the market.
It was also confirmed that returning international students have predictability in their fees.
Il est par ailleurs indiqué que toutes les hausses de salaires académiques sont prises en charge par l’administration centrale et que la base budgétaire a été revue en 2018 afin de s’assurer qu’elle était suffisante pour que chaque faculté possède les fonds nécessaires au financement de sa mission académique.
It is also mentioned that the three anomalies in terms of tuition increases – an increase of 7.5% for incoming first year students in management, engineering and common law – correspond to the three disciplines that have tuition fees lower than more than 15% of the sector average.
It was also mentioned that a reserve fund should be established to fund capital projects which are scheduled to be undertaken in the next five years.
It was specified that faculties deliver their programs as efficiently as possible.
Il est également mentionné que le conseiller principal, Stratégie numérique et innovation pédagogique, déposera sous peu un plan stratégique.
La provost remercie ses équipes, les membres de la communauté et les membres du Comité du budget pour leur participation à l’élaboration du budget 2023-2024.
2023.09 Whereas, the consolidated Budget includes Operating Fund, Capital Fund, Ancillary Enterprises, Restricted Research Fund and Restricted Other Fund.
And whereas the Operating Budget includes the tuition fees, incidental and administrative fees.
And whereas, the Board of Governors takes notice of Restricted Research Fund and Restricted Other Fund for which the budget is determined by external stakeholders
On motion duly made, seconded and carried, it is resolved to approve the proposed 2023-2024 consolidated Budget including the University's Operating Fund, Capital Fund, and Ancillary Enterprises.
(Unanimous)
Marcel Merette quitte la réunion.
POUR INFORMATION
10. Rapport du recteur
Le recteur revient sur les points suivants :
• La collation des grades se déroulera du 8 au 11 juin au Centre Shaw; l’installation de la nouvelle chancelière, Claudette Commanda, aura lieu le 8 juin dans le cadre de la collation des grades de la Faculté de droit, section de Common Law, au sein de laquelle Madame Commanda a été Ainée en résidence et conseillère spéciale en matière de réconciliation auprès de la doyenne.
• Le lancement de Workday a eu lieu comme prévu le 8 mai et s’est bien déroulé, notamment au niveau du versement des salaires.
Le recteur souligne l’excellent leadership des équipes et du Comité de vérification dans ce projet.
• The construction project of 200 Lees Avenue is on budget and on time and the new building of the Faculty of Health Sciences should be delivered in July 2023.
Le vice-recteur à la recherche et à l’innovation présente une mise à jour des activités de son cabinet et revient entre autres sur les financements obtenus par l’Université.
The Provost presented an update on enrolment noting that there is a shortfall of 422 students compared to projections, which is nevertheless better than expected.
Nous enregistrons une augmentation de 170 inscriptions pour les étudiants internationaux francophones mais une baisse de 170 inscriptions au niveau des canadiens francophones et de 209 inscriptions au niveau des canadiens anglophones.
There is also an increase of 48 students enrolled in Engineering and Management.
11. Rapport sur l’évaluation de la conformité des programmes de premier cycle de l’Université d’Ottawa visés par la Loi sur les services en français de l’Ontario
Yves Pelletier, vice-recteur associé, Francophonie, se joint à la réunion.
Les membres reçoivent le rapport d’évaluation
Une discussion s’engage durant laquelle il est confirmé que l’Université respecte ses obligations en matière d’offre de programmes et que les financements gouvernementaux obtenus par l’Université visent essentiellement à étendre l’offre de programmes en français à d’autres programmes que les humanités, le génie, la médecine et la gestion par exemple.
Il est également précisé qu’il est envisagé de présenter un rapport plus fluide au Bureau des gouverneurs et qu’une copie du présent rapport sera envoyée à la ministre des Affaires francophones et à la ministre des Collèges et Universités.
Yves Pelletier quitte la réunion.
12. Cadre stratégique pour la santé mentale et le mieux-être
Elizabeth Kristjansson, conseillère universitaire en santé mentale et mieux-être se joint à la réunion.
Les membres reçoivent le rapport de la conseillère universitaire en santé mentale et mieux-être.
Une discussion s’engage durant laquelle il est précisé que le rapport présente une mise à jour sur l’ensemble des travaux qui sont toujours en cours.
Un membre indique qu’il souhaiterait néanmoins que ce cadre stratégique soit approuvé par le Bureau et non simplement présenté pour information. Il est souligné que plusieurs rapports stratégiques sont présentés au Bureau à titre d’information.
The President thanked the University Advisor, Mental Health and Wellness, for her excellent contributions and and dedication.
Elizabeth Kristjansson quitte la réunion.
13. Rapports de comités
a) Comité des finances et de trésorerie (volet trésorerie)
Le président du Comité présente un compte rendu de la réunion tenue le 3 mai 2023 durant laquelle les membres ont recommandé le Budget 2023-2024 présenté ce jour au Bureau pour approbation.
Les membres ont également reçu pour information le rapport financier mensuel.
Le président du Comité remercie les équipes et les membres du Comité pour leur travail, souligne le départ de Doreen Hume qui deviendra présidente du Comité de vérification le 1er juillet 2023 et, souhaite la bienvenue à André Juneau, nouveau membre du Comité des finances et de trésorerie qui prendra ses fonctions le 1er juillet 2023.
Il souligne également le départ de Deanna Monaghan qui quittera la présidence du Comité de vérification le 30 juin 2023.
b) Comité de pension
La présentation de ce rapport est reportée à la réunion du 21 juin 2023.
c) Comité de vérification
The Chair presented the report of the meeting held on 23 May 2023 during which members recommended the Audited Pension Plan Financial Statements for the Year Ending December 31, 2022, presented to the Board today for approval
Members also received updates on the Animal Care and Veterinary Service, Administrative Services Modernization Program, Cybersecurity Risk, and the Enterprise Risk Management Framework.
The Chair mentioned that a large risk associated with the launch of Workday is employee fatigue and that it should be monitored closely.
The Chair congratulated the Chief Investment Officer, Pension Fund and Investment Management, and his team for their work.
La séance passe à huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
CS/ab
