PROCÈS-VERBAL
SESSION OUVERTE
de la quatrième réunion de l'année 2022 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le lundi 30 mai 2022 à 16h00 par vidéoconférence (Teams).
PRÉSENCES
J. Adams, A. Beraskow, Kathryn Butler Malette (gouverneure émérite), P. Cyr, C. Dallaire, D. Desautels (gouverneur émérite), J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, F. Guimont, A. House, D. Hume, A. Keller, N.- C. Lazar, J. Lefebvre, A. Litvinjenko (téléphone), H. Mohamud, D. Monaghan, D. Mujawamariya, P. Murphy, N. Odjick, J. Pouliot, F.-E. Racicot, A. Steeves, H. Stern, J. Tchida, L. Tedesco, S. Tokmakjian, G. Wilson
PERSONNES EXCUSÉES
O. Abouzaher, J. Hendricks, P. Hindo, A. Juneau
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaacs, J, Nyman, C. Schweizer, J. Scott, S. Yaya Madame Jennifer Adams préside la réunion.
Elle rappelle les consignes nécessaires au bon déroulement de la réunion.
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Il rappelle également que les membres ont reçu un message les invitant à poser leurs questions sur l’ordre du jour préalablement à la réunion.
Comments and questions should be asked in the chat as far as possible.
It was also mentioned that a new voting system will be used if needed, Microsoft Forms, and that members would receive an email containing a voting link if a vote is requested.
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2. Bienvenue et remerciements
La présidente souhaite la bienvenue à Jessica Tchida, membre étudiante de premier cycle, élue par ses pairs lors des élections étudiantes du printemps 2022.
Elle remercie par ailleurs Andrew House et Andrej Litvinjenko, tous deux nommés par l’Assemblée législative de l’Ontario, dont les mandats se terminent les 5 et 19 juin 2022 respectivement pour leurs contributions au Bureau des gouverneurs.
La présidente indique que deux nouveaux membres de l’Assemblée législative de l’Ontario seront nommés.
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit d’intérêts n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
4. Procès-verbal de la réunion du 25 avril 2022
Document distribué préalablement à la réunion.
5. Question découlant du procès-verbal
Aucune question n’est soulevée.
6. Entente d’affiliation entre le Weeneebayko General Hospital et la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa
Document distribué préalablement à la réunion.
7. Entente d’affiliation entre le Orillia Soldiers Memorial Hospital et la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa
Document distribué préalablement à la réunion.
8. Entente d’affiliation entre le Cornwall Community Hospital et la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa
Document distribué préalablement à la réunion.
9. Entente d’affiliation entre le Waypoint Centre for Mental Health Care et la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa
Document distribué préalablement à la réunion.
2022.12 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver l’ordre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont présentées à savoir :
Point 4
2022.12 a Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver le procès-verbal de la réunion du 25 avril 2022. (Unanimité)
Point 6
2022.12 b On motion duly made, seconded and carried, it is resolved to approve the affiliation agreement between the University of Ottawa and the Weeneebayko General Hospital, beginning on March 1, 2022 and ending on March 01, 2027. (Unanimous)
Point 7
2022.12 c On motion duly made, seconded and carried, it is resolved to approve the affiliation agreement between the University of Ottawa and the Orillia Soldiers Memorial Hospital, beginning on March 1, 2022 and ending on March 01, 2027. (Unanimous)
Point 8
2022.12 d On motion duly made, seconded and carried, it is resolved to approve the affiliation agreement between the University of Ottawa and Cornwall Community Hospital regarding the Faculty of Medicine, beginning on March 1, 2022 and ending on March 01, 2027. (Unanimous)
Point 9
2022.12 e On motion duly made, seconded and carried, it is resolved to approve the affiliation agreement between the University of Ottawa and Waypoint Centre for Mental Health Care regarding the Faculty of Medicine, beginning on March 01, 2022 and ending on March 01, 2027. (Unanimous)
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
10. Budget 2022-2023
La directrice, service de la planification financière et le provost associé, planification et budgets académiques, se joignent à la réunion.
La provost remercie toutes les équipes qui ont participé à l’élaboration du budget 2022-2023.
Les membres reçoivent le budget 2022-2023 et sont informés que son élaboration a posé un certain nombre de défis dus aux nombreuses contraintes financières hors de contrôle de l’Université, à savoir :
- La décision du gouvernement provincial de maintenir le gel des droits de scolarité pour les résidents de l’Ontario en 2022-2023, après le gel imposé depuis 2020-2021 qui a lui-même suivi la réduction des droits de scolarité de 10 % en 2019-2020.
- Le gel pour les résidents de l’Ontario est donc maintenu en dépit de l’accélération du taux d’inflation et le manque à gagner pour l’Université d’Ottawa est estimé à 68 M$ en 2022-2023.
- La volatilité des marchés et les poussées inflationnistes importantes de l’économie canadienne des derniers mois dues à la conjoncture géopolitique et économique mondiale.
- L’indice du Dow Jones industriel a performé négativement à -15,2 % au 20 mai 2022 et Statistique Canada a rapporté un taux d’inflation de mai 2021 à avril 2022 de 6,8%. Des pressions à la baisse sur le rendement des placements mais à la hausse sur le coût des achats doivent donc être pris en considération dans les projections budgétaires.
- Il est par ailleurs fort probable que l’Entente de mandat stratégique en cours accorde des montants de subventions gouvernementales nominaux constants jusqu’en 2024-2025. Les subventions sont stables en termes nominaux depuis 2014, ce qui représente un manque à gagner pour l’Université d’Ottawa de 55M$ en 2022-2023.
- Le sous-financement chronique dans plusieurs secteurs (coûts indirects de la recherche, francophonie et bilinguisme, santé mentale, diversité et inclusion, maintien des infrastructures immobilier et en technologie de l’information, etc.) demeurera par ailleurs important en 2022-2023.
- Le sous-financement total est de l’ordre de 121 M$ pour l’Université en 2022-2023.
Le budget consolidé 2022-2023 inclut des mesures de rationalisation afin de contenir les dépenses et de s’assurer d’un budget équilibré et un effort particulier de rigueur budgétaire est demandé aux facultés et aux services, notamment une réduction des dépenses de 3,5 % pour les salaires non académiques et les autres dépenses.
Au niveau des droits de scolarité, le gel des droits de scolarité pour les étudiantes et étudiants canadiens ainsi que les résidentes et résidents permanents qui vivent en Ontario est maintenu, tel que prévu par le gouvernement.
Une hausse des 5 % des droits de scolarité pour les étudiantes et étudiants canadiens ainsi que les résidentes et résidents permanents qui ne vivent pas en Ontario, autorisée par le gouvernement, est prévue au budget.
Pour ce qui est des droits de scolarité des étudiants internationaux, non réglementés par le gouvernement, une hausse de 7 % est prévue pour les étudiantes et étudiants internationaux nouvellement admis, et de 5,5 % pour celles et ceux qui continuent leurs études.
Des mesures d’atténuation ne sont pas ailleurs prévues pour les bourses au mérite et les bourses d’admission.
Enfin, en dépit des incertitudes et des défis budgétaires, l’Université maintient les investissements prévus pour la modernisation des systèmes administratifs, ainsi que pour la recherche (centres et instituts, entreprises en démarrage), le programme d’amélioration du parc immobilier et les initiatives servant à générer de nouveaux revenus.
Le Comité permanent du budget suivra de près la situation budgétaire au cours des prochaines semaines, et les mesures mises en place seront révisées en fonction de l’évolution de la situation budgétaire.
Le président du Comité des finances et de trésorerie remercie les équipes pour la clarté de la présentation et confirme que le Comité soutient le budget présenté ce jour pour approbation.
Une discussion s’engage durant laquelle il est rappelé que des programmes financiers existent pour soutenir les étudiants internationaux qui pourraient être affectés par l’augmentation des droits de scolarité. Il est également rappelé que même si l’offre de bourses a été révisée dans le présent budget, les bourses offertes par l’Université d’Ottawa restent parmi les plus attractives des universités ontariennes.
It was also mentioned that the 3.5% expenses reduction asked from faculties and service implies that positions not filled may remain vacant for the time being.
It was also mentioned that even though there was no broad consultations within the students’ community the budget was frequently discussed with the students unions.
2022.13 Whereas, the consolidated Budget includes Operating Fund, Capital Fund, Ancillary Enterprises, Restricted Research Fund and Restricted Other Fund.
And whereas the Operating Budget includes the tuition fees, incidental and administrative fees.
Whereas, the Board of Governors takes notice of Restricted Research Fund and Restricted Other Fund for which the budget is determined by external stakeholders
On motion duly made, seconded and carried, it is resolved to approve the proposed 2022- 2023 consolidated Budget including the University's Operating Fund, Capital Fund, and Ancillary Enterprises.
(Two against)
La directrice, service de la planification financière et le provost associé, planification et budgets académiques, quittent la réunion
POUR INFORMATION
- Rapport du recteur
Le recteur revient sur les points suivants :
- Les cérémonies de la collation des grades se tiendront en personne au Centre Shaw du 6 au 10 juin 2022. Neuf doctorats honorifiques seront décernés et cinq diplômes seront remis à titre posthume lors de ces cérémonies.
- 8000 à 9000 personnes sont attendues et environ 15000 diplômes seront remis.
- Deux sondages réalisés respectivement par L’Assemblée de la francophonie en Ontario et par l’IPSOS pour le compte de la Société Radio-Canada démontrent l’importance que les électeurs ontariens attachent à la place du français dans leur province, notamment au niveau de l’enseignement supérieur.
Le recteur passe la parole à la provost pour une mise à jour sur les inscriptions.
La provost rappelle que la date limite pour accepter les offres d’inscription, pour les étudiants canadiens, est le 1er juin; elle indique que les inscriptions sont pour l’instant en hausse de 5% pour les étudiants canadiens anglophones, de 3% pour les canadiens francophones, de 26% pour les étudiants internationaux anglophones et de 55% pour les étudiants internationaux francophones. La Faculté d’éducation enregistre quant à elle une hausse de 94% pour les inscriptions d’étudiants internationaux francophones. Au niveau des CEGEP on enregistre une hausse de 10% pour les étudiants anglophones et de 19% pour les étudiants francophones.
Le recteur reprend la parole et indique que le renouvellement du mandat du vice-recteur à la recherche et à l’administration, en poste depuis quatre ans, sera présenté pour approbation lors de réunion du Bureau des gouverneurs du 22 juin 2022.
12. Rapports de comité
a) Comité de vérification
Anna Keller, who chaired the Committee in the absence of the Chair, presented a report of the meeting held on 17 May 2022 during which members approved the recommendation of the December 31, 2021, audited financial statements of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965) as well as the December 31, 2021, audited financial statements of the Association of Part-Time Professors of the University of Ottawa Pension Plan (1991) to the Board.
Members received an update from the Chief Risk Officer as well as updates on the Administrative Services Modernisation Program and on cybersecurity. A report regarding the Animal Aquatic Facilities Risk was also provided.
Members also received an education session offered by KPMG on asset monetisation and alternative financing.
b) Comité des finances et de trésorerie
The Chair presented a report of the meeting of the treasury component of the Committee held on 28 April 2022 during which members approved the principle of a sinking fund contribution holiday.
A meeting of the finance component of the Committee was also held on 4 May 2022 during which members approved for recommendation the Budget 2022-2023 that was presented to the Board today for approbation.
Members also received the monthly financial report and an update on the strategic capital plan.
c) Comité de pension
The Chair presented a report of the meeting held on 27 May during which members approved the recommendation of the actuarial valuation report as at 1 January 2022 and the 2021 Pension Plan Annual Report to the Board as well as the submission to the Board of the 2021 Annual Committee Governance Report.
Members also received for information reports from the Office of Human Resources, from the Chief Investment Officer as well as a report on fees and expenses as at 1 March 2022.
d) Comité exécutif
Le président du Comité présente un compte rendu de la réunion qui s’est tenue le 10 mai 2022 durant laquelle les membres ont approuvé six candidatures à un grade honorifique ainsi que le renouvellement de la convention d’exploitation de la librairie avec le Higher Education Group Inc.
Les membres ont également approuvé pour recommandation les droits de scolarité pour les étudiants canadiens et internationaux pour l’année universitaire 2022-2023; ces droits sont inclus dans le budget présenté ce jour pour approbation.
Members also received for information the Budget 2022-2023. La séance passe à huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
CS/ab
