PROCÈS-VERBAL SESSION OUVERTE
de la cinquième réunion de l'année 2023 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le mardi 26 septembre 2023 à 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vidéoconférence (Teams).
PRÉSENCES
O. Abouzaher, J. Adams (à partir de 16h35), K. Barkat (à partir de 16h55), J. Bell, A. Beraskow, B. Bogie, K. Butler Malette (gouverneure émérite), D. Chemla, P. Cyr, C. Dallaire, D. Desautels (gouverneur émérite), J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, N. Gougeon, F. Guimont, P. Hindo, D. Hume, A. Juneau, A. Keller, N. C. Lazar, B. Leduc, D. Mujawamariya, P. Murphy, N. Odjick, F.-E. Racicot, M. Saikaley, H. Stern, J. Tchida, L. Tedesco, S. Tokmakjian (à partir de 16h50)
PERSONNES EXCUSÉES
J. Hendricks, S. Kiff, G. Wilson
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaac, C. Schweizer, J. Scott
La présidente, Jennifer Adams, assistant à la réunion sur Teams et risquant d’avoir des problèmes de connexion, le vice-président, François Guimont, préside la réunion en personne.
Il rappelle les consignes nécessaires au bon déroulement de la réunion aux personnes qui participent à la rencontre sur Teams.
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Il rappelle également que les membres ont reçu un message les invitant à poser leurs questions sur l’ordre du jour préalablement à la réunion.
1. Approbation de l’ordre du jour
Il est décidé de reporter la présentation du point 23 Rapport du Conseiller principal du recteur, Stratégie numérique et innovation pédagogique à la réunion du 30 octobre 2023.
L’ordre du jour est approuvé tel qu’amendé.
2. Bienvenue et remerciements
Le président souhaite la bienvenue à Nathalie Gougeon, nommée par le Bureau des gouverneurs et à Bernard Leduc, nommé par l’Université Saint-Paul.
Ces deux nouveaux membres ont été nommés pour trois ans et leurs mandats respectifs ont commencé le 1er juillet 2023.
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit d’intérêts n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
4. Approbation du procès-verbal de la réunion du 21 juin 2023
Document distribué préalablement à la réunion.
5. Questions découlant du procès-verbal
Aucune question n’est soulevée.
6. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination
Document distribué préalablement à la réunion.
7. Nomination des vérificateurs externes pour l’exercice 2023-2024
Document distribué préalablement à la réunion.
Two members expressed their concerns with the choice of external auditors who are also performing consulting work for the University.
POUR INFORMATION
8. Certificat de conformité pour l’année 2022-2023
Document distribué préalablement à la réunion.
9. Calendrier des réunions 2023-2024
Document distribué préalablement à la réunion.
2023.17 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver l’ordre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont présentées à savoir :
Point 4
2023.17 a Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver le procès-verbal de la réunion du 21 juin 2023.
(Unanimité)
Point 6
2023.17 b Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Philip Murphy au Comité de vérification pour un mandat de cinq mois, du 1er novembre 2023 au 24 mars 2024.
(Unanimité)
Point 7
2023.17 c On motion duly made, seconded and carried, it is resolved that the Board of Governors approves the appointment of KPMG as external auditor for the University of Ottawa for the 2023-24 fiscal year.
(Unanimous)
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
10. États financiers consolidés vérifiés au 30 avril 2023
Michel Houle, vice-recteur associé aux ressources financières, se joint à la réunion
Members were informed that the 2022-2023 fiscal year resulted in a deficit $4.9 million and a deficit before unrealized investment gains of $42.9 million. This compares to a deficit of $76.2 million and a deficit before unrealized investment losses of $3.6 million in 2021-2022.
The challenge for the University is that salaries and employee benefits, scholarships and financial aid as well as interest and bank fees expenses have increased at a much faster pace than tuition and other fees, at a time when operating grants are stagnant.
Excluding unrealized investment gains, the University generated $1,336.4 million in revenues in 2022–23, an increase of $90.4 million or 7.3% from the $1,246.1 million in the prior year. Excluding the increase in tuition fees for international students studying in French, due to a change in the treatment of their tuition fees of $49.2 million, the year over year increase is $41.2 million or 3.3%.
The increase is mainly attributable to the following:
• Tuition and other fees increased by $56.7 million or 10.6% from the prior year;
• Ancillary fees, such as sales of goods and services and student housing increased by $13.2 million or 68% and $7.9 million or 43.7% respectively from the prior year, following the resumption of activities on campus as well as an increase in the occupancy rate of student residences;
• Other revenues increased by $5.7 million or 21% from the prior year. Other revenues include revenues from rental operations, fees related to travel expenses and sponsorships;
• Donations increased by 2% from the prior year;
• Operating grants increased by $9.2 million or 2.8% from the prior-year due to one-time targeted grants. Base operating grants remained stagnant;
• Restricted grants and contracts increased by approximately by $28.1 million or 8.6% from the prior year. These are deferred and recognized as revenue in the period in which the related expenses are incurred.
It must be noted that the increase in revenues was offset in part by the decrease by $30.7 million from the prior year in investment income, excluding unrealized investment gains.
Regarding expenses, the University incurred $1,379.3 million in expenses in 2022–23, an increase of $129.6 million or 10.4% from the $1,249.7 million in the prior year. Excluding the changes resulting from the new partial exemption scholarship for international students studying in French, the year over year increase is $97.3 million or 7.8%.
The increase is mainly attributable to the following:
• Salaries and benefits, excluding the adjustment to the employee future benefits liability, increased by $46.2 million or 6% from the prior year. Salaries increased due to economic increases and progression in rank, in addition to an increase in FTEs to support the increase in the number of students and the resumption of activities on campus;
• Excluding the changes resulting from the new partial exemption scholarship for international students studying in French, which totalled $66.8 million, scholarships and financial aid increases totalled $121 million, the same amount as the prior year;
• Repairs, maintenance, utilities and taxes increased by $16.2 million or 43% from the prior year;
• Travel expenses increased by $13.7 million or 283.9% from the prior year following the resumption travel related activities. Other expenses increased by $3.3 million or 16.4% from the prior year. Other expenses include dues, insurance, allowance for doubtful accounts, advertising and employee training;
• Inter-institutional research and other agreements increased by $16.2 million or 43%.
• It must be noted that employee future benefits decreased by $339.2 million from the prior year as a result of an actuarial evaluation, turning a liability of $158.5 million in the prior year into a $180.8 million asset. This increase was mainly due to an increase in the fair value of investments at year- end.
The University of Ottawa’s financial results and consolidated financial statements for the year ended 30 April 2023 were reviewed by the Finance and Treasury Committee at the meeting of 13 September 2023; their approval was recommended by the Administration Committee at the meeting of 6 September 2023 and by the Audit Committee at the meeting of 14 September 2023.
Une discussion s’engage durant laquelle il est mentionné que l’usage de tableau de bord, introduit par l’Université depuis les deux dernières années, permet d’assurer la transparence de la trésorerie, de s’assurer que les obligations sont remplies et que les provisions des conventions collectives peuvent être honorées.
It was also confirmed that initiatives were underway to alleviate the impact of decreasing income.
Les membres remercient Michel Houle et les équipes du Cabinet de la vice-rectrice, finances et administration, pour le travail accompli.
2023.18 On motion duly made, seconded and carried it is resolved that the Board of Governors approves the University of Ottawa’s financial results and consolidated financial statements for the year ended April 30, 2023.
(Unanimous)
Michel Houle quitte la réunion.
POUR INFORMATION
11. Rapport du recteur
Le recteur revient sur les points suivants :
• Cent-soixante-quinzième anniversaire de l’Université d’Ottawa et de l’Université Saint-Paul le 26 septembre 2023 : la Ville d’Ottawa a officiellement déclaré le 26 septembre 2023 la Journée du patrimoine du Collège de Bytown et les drapeaux des deux universités ont flotté devant l’hôtel de ville ce jour pour célébrer les deux établissements.
• Inauguration du nouveau pavillon de la Faculté des sciences de la santé, campus de Lees, le jeudi 28 septembre 2023.
Members were reminded that this new building was delivered on time and on budget.
• Organisation d’une cérémonie le vendredi 29 septembre 2023, à 9 h 30, Place de l’Université pour souligner la Journée nationale de la vérité et de la réconciliation.
• Le match Panda aura lieu le dimanche 1er octobre et sera suivi d’un spectacle sur le campus.
• WorkDay : quelques problèmes au niveau de la gestion de la recherche, le vice-recteur, recherche et innovation, a réuni sur ce sujet les vice-doyens des facultés concernées pour une table de concertation.
• Nouvelle étude sur l’impact économique de l’Université d’Ottawa en cours.
Il est rappelé que la dernière étude du Conférence Board of Canada déterminait l’impact annuel de l’Université à 7 milliards.
Le recteur passe la parole à la provost pour une mise à jour sur les activités de son Cabinet.
La provost indique que les membres du Bureau ont reçu copie d’une déclaration ayant pour but de rappeler à la communauté universitaire l’importance que l’Université accorde à la sécurité sur le campus.
Elle indique par ailleurs que la présence des Services de protection a été renforcée à certains endroits, que des ateliers sont organisés pour préparer les professeurs à faire face aux menaces actives et que les horaires et emplacements des cours et réunions ne sont désormais plus annoncés sur le site de l’Université.
She also mentions that the Senate Committee on Academic Freedom will host open meetings to allow the community to present its concerns.
It was also mentioned that the Vice-President, Finance and Administration, will ensure that the proper procedures are in place.
The provost also announced that the University improved its place in the rankings at the academic level.
Le vice-recteur à la recherche et à l’innovation présente une mise à jour des activités de son cabinet et revient entre autres sur les financements obtenus par l’Université.
Il indique que l’Université d’Ottawa s’est distinguée lors de la remise des prix de la Société royale du Canada avec l’attribution de trois prix.
Il mentionne que l’ouverture officielle du premier Centre de formation universitaire sur la cybersécurité pour les gouvernements et les entreprises établi par IBM à l’Université d’Ottawa aura lieu le 19 octobre 2023.
Le vice-recteur indique également qu’une nouvelle entente d’affiliation avec cinq hôpitaux et six instituts de recherche a été signée.
Une discussion s’engage durant laquelle il est indiqué qu’un module recherche qui n’existait pas jusqu’à présent a été ajouté à l’entente d’affiliation signée avec les hôpitaux et les instituts de recherche.
It was also confirmed that the University is well placed in the area of pandemic research with, among others, the research of Marc-André Langlois.
12. Mise à jour sur le plan stratégique Transformation 2023
La provost présente le rapport des progrès réalisés pour la mise en œuvre du plan stratégique Transformation 2030 basé sur les quatre piliers stratégiques : l’agilité, l’interconnexion, l’influence et, la durabilité.
A discussion followed during which it was asked that the next report includes a dashboard presenting results compared to objectives and goals.
13. Rapport annuel du Bureau des droits de la personne et Rapport sur la prévention de la violence sexuelle à l’Université d’Ottawa
Tiffany Ticky, directrice, Bureau des droits de la personne, se joint à la réunion
Jessica Tchida, membre étudiante de premier cycle, présente une déclaration sur la violence sexuelle et le harcèlement sur le campus liée à un problème survenu lors de la semaine d’accueil.
Les membres sont informés que le Bureau des droits de la personne prépare un rapport annuel fournissant des renseignements statistiques sur le nombre et le type de plaintes et questions qu’il reçoit et aborde. Le rapport donne également des détails sur les types d’activités de formation, d’éducation et de sensibilisation menées au cours de l’année allant du 1er mai 2022 au 30 avril 2023.
Le Rapport annuel sur la prévention de la violence sexuelle a été préparé par le Comité permanent sur la prévention de la violence sexuelle dans le cadre d'un processus de collaboration et consultation avec les membres de la communauté universitaire.
Ces rapports s’alignent avec la bonne gouvernance, y compris la transparence et l’imputabilité, et sont liés avec les objectifs de diversité et d’inclusion du plan stratégique Transformation 2030 ainsi qu’au pilier de la durabilité en ce qui concerne le bien-être individuel et collectif.
La transparence continue de ces types de rapports témoigne par ailleurs de l’engagement de l’Université à assurer l'équité, la diversité et l'inclusion dans les environnements de recherche et de leadership des étudiants, du personnel et du corps enseignant. Elle montre également le souci que porte l’Université à l’amélioration constante de ces domaines.
It is clarified during a discussion that the Annual Report on Sexual Violence will be published with statistics but without details.
It was noted that the current composition of the committee includes only one male and that male participation should be encouraged as sexual violence is not exclusively a female issue.
It was also mentioned that the Standing Committee on the Prevention of Sexual Violence works with a network of Ontario Universities, internal and external organisations.
It was suggested that a report on the situation at the University of Ottawa compared to similar universities should be presented in the future as well as a presentation about the security and the existing prevention strategies.
Tiffany Ticky quitte la réunion.
14. Matrice de régie interne
La secrétaire générale informe les membres que la matrice de régie interne présente le cheminement des dossiers dans les différentes instances du Bureau des gouverneurs, y compris tous les types de demandes et rapports présentés aux différents comités du Bureau des gouverneurs et au Comité d’administration.
Il est précisé que la matrice ne crée aucun nouveau pouvoir ou nouvelle délégation et que le tableau sera régulièrement mis à jour.
15. Rapports de comité
a) Comité de vérification
La présidente du comité présente un compte rendu de la réunion qui s’est tenue le 14 septembre 2023 durant laquelle deux nouveaux membres ont été accueillis, David Chemla et Nathalie Gougeon. Elle remercie par ailleurs Shaunt Tokmakjian, dont le mandat se terminera le 30 octobre 2023, pour sa participation aux travaux du Comité.
During this meeting, members recommended the approval by the Board of the Financial Statements as at 30 April 2023, which was presented for approval at the present Board meeting.
Members also received, for information, the External Audit Findings Report, the Administrative Services Modernization Program Update as well as the Chief Risk Officer Update.
b) Comité de pension
The Chair of the Committee presented the report of the meeting held on 15 September 2023 during which members attended an orientation session.
Members reviewed the changes proposed to various articles of the Pension Plan which will be presented for approval to the Board at a later date.
They also received for discussion the Report from the Office of Human Resources, the Chief Investment Officer Report as well as the Report on Fees and Expenses as of June 30, 2023.
c) Comité des finances et de trésorerie
The Chair of the Committee presented the report of the meeting held on 13 September 2023 during which members received for discussion the Chief Investment Officer Report as well as various investment reports.
La séance passe à huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
CS/ab
