Meeting of Wednesday, April 26, 2023 at 1:30 p.m.

Minutes of the meeting held on Wednesday, April 26, 2023 
From 1:30 p.m. until 3:30 p.m.
HGN 105 and Teams 
 

1. Adoption de l’ordre du jour / Adoption of the Agenda

Le vice-provost souhaite la bienvenue aux membres présents en personne et en ligne. Il propose d’ajouter un point de discussion sous « autres affaires »: Lignes directrices pour les congés d’études pour raisons compassionnelles et le changement de statut.

Décision : L’ordre du jour est adopté à l’unanimité avec l’ajout. (C. S. McWatters/ M. Lavallée).

2. Approbation du procès-verbal de la réunion du 29 mars 2023 / Approval of the March 29, 2023 Meeting Minutes

Décision: Le procès-verbal est approuvé. (M. Charron / J.M. Barrette).

3. Suites au procès-verbal / Business Arising from the Minutes

Cotutelle : Le groupe de travail a eu sa première rencontre ce matin. Le vice-provost remercie les membres du comité. Un compte rendu sera partagé avec le Conseil en automne. 

Règlements académiques : Les règlements ont été approuvés par le Sénat le 17 avril. Au cours de la prochaine semaine, des communications seront acheminées à la communauté universitaire.

Les règlements seront en vigueur le 1 mai. Toutefois, ceux reliés à la déclaration d’absence, thèse et mémoire seront publiés en septembre 2023.

4. Rapport du vice-provost / Vice-Provost’s Report

Le vice-provost souligne la fin de mandat de plusieurs membres du Conseil et leur remercie pour leur contribution et service.

Letter of reference in the admission process: a new category was added to the letter of reference to better distinguished candidates. The new category is Excellent and will be added between the categories: Exceptional and Above average.

Board of Governors Retreat: the retreat of last April featured three workshops. The Vice-Provost of Graduate Studies with the Deans of the faculties of Medicine, Health Sciences, Law and Sciences presented a workshop on the strategic alignment of graduate studies and research. Postdoctoral candidates and graduate students enrolled in programs with thesis have a crucial contribution to reach new heights in research.

5. Rapport du vice-provost adjoint/ Assistant Vice-Provost’s Report

The Assistant Vice-Provost updated the Council on several scholarships’ status including :

Bourse de recherche internationale pour les doctorantes et doctorants (anciennement appelée la bourse de mobilité)

Le concours vient de se terminer et 8 bourses (4 000 $) ont été accordées afin de permettre aux étudiants de poursuivre leur recherche à l’international. Le prochain concours aura lieu à l’automne.

McCall MacBain: A student from the Faculty of Social Sciences won the McCall MacBain Scholarship. Tim Gulliver (BSc’23- political science) is one of 20 Canadian recipients of the McCall MacBain Scholarships at McGill. It is the second time that a uOttawa student wins the scholarship. The scholarship covers all tuition fees for an eligible program at McGill as well as a living stipend of $2,000 per month during the academic terms.

Ontario Women’s Health Scholars Award: Three students won the Award: a Masters student, a PhD candidate and a Postdoctoral Fellow.

Bourses de l’Ontario : bourses d’études supérieures de l’Ontario (BÉSO) et les bourses d’études supérieures en sciences et technologie de la reine Élizabeth II (BÉSST–RÉII) : Les offres seront émises ce vendredi. Les résultats du concours universitaire pour les étudiants internationaux seront envoyés aux facultés sous peu. Le 25 mai à 10h30, une séance de rétroaction est organisée avec le Service de l’aide financière et des bourses, le personnel des facultés pour discuter de l’amélioration du processus des bourses BÉSO-RÉII en lien avec le nouveau système informatique Synto. L’objectif est de parfaire l’efficacité de nos processus, de faciliter le travail et d’améliorer l’expérience étudiante.  

Canada Graduate Scholarships Doctoral Program (CGS D): The results for NSERC’s were sent to faculties on Tuesday. Amongst the 72 files (69 quota + 3 indigenous) recommended for the national competition, 27 received a scholarship this year, compared to 24 out of 73 nominations presented last year.

The CGS D SSHRC results will be sent to faculties as soon as received. CGS D CIHR’s results will be sent out by the Research Office.

Rhodes Scholarship : The information session will be held on May 9 at 11 a.m. by Professors Angel Foster and Jacob Krich both Rhodes Scholars. The winner from last year will be joining the session to talk about her experience.

Prix de thèses: Les récipiendaires des prix de thèses seront annoncés au début mai.  

DÉCISIONS / DECISIONS

6. Modification majeure / Major Modification:
   1. 2022-GRAD-SSOC-CRM-06 - M.A. en criminologie : ajout du stage à l’option mémoire / 2022-GRAD-SSOC-CRM-06 - MA Criminology: Adding a Field Placement to the Major Research Paper Option

Faculté de sciences sociales / Faculty of Social Sciences

Présentée par la vice-doyenne Sylvie Frigon

Décision : Demande approuvée sans modification (S. Frigon / C. Thickstun)

7. Modification mineure / Minor Modification :

Cabinet du vice-provost, études supérieures et postdoctorales / Office of the Vice-Provost, Graduate and Postdoctoral Studies

a. 2023-GRAD-CVPESP-01 – Création d’une cote de cours universelle pour le mémoire de maîtrise / 2023-GRAD-CVPESP-01 – Creation of a Standardized Course Code for Major Research Paper

Demande présentée par le vice-provost André Beauchemin

Décision : Demande approuvée sans modification (M. Charron / M. Lavallée)

8. Notation des cours FLS/ESL Grading courses

Il est proposé d’adopter les lignes directrices suivantes, pour les cours FLS/ESL ne faisant pas partie des exigences de programmes de l’étudiant :

• Que la note de passage soit D (50%) pour tous les étudiants des études supérieures;
• Que l’échelle de notation soit S/NS, ABS et EIN (aucun impact sur de futures moyennes);
• Que les notes d’échec apparaissent au relevé de notes
  • Advenant un échec dans le cours FLS/ESL, il ne sera pas comptabilisé comme échec dans son programme, comme prévu au Règlement académique C-4.1, pourvu que le cours de langue seconde ne fasse pas partie des exigences de programme de l’étudiant.

Les programmes ayant une exigence de langue seconde pourront modifier la note de passage à celle du programme et l’échelle de notation à Alpha, au besoin.

Le Conseil supporte ses lignes directrices à l’unanimité.

9. Autres affaires
   1. Le vice-provost présente les lignes d’interprétation pour l’approbation d’un congé d’études et d’un changement de statut étudiant. Le but est d’établir une interprétation uniforme et assurer l’équité entre les facultés. Il invite les vice-doyens a discuté avec leur faculté pour poursuivre la conversation.
   2. Le vice-provost annonce la troisième édition d’uOGRADflix, dont la finale sera le 31 octobre 2023. Il demande aux membres d’encourager la participation des étudiants.

The position of Vice-Provost, Graduate and Postdoctoral studies has been posted on Monday April 17. The posting closes this Friday at 5 pm. This information was circulated by the provost and details are online.

Le vice-provost remercie tous les membres du Conseil pour leur travail et participation au cours de la dernière année académique.

La rencontre s’est terminée à 15h12.  (C. McWatters / C. Thickstun)