1. Adoption of Agenda
2. Approval of the November 16, 2022, Meeting Minutes
3. Business Arising from the Minutes
4. Vice-Provost’s Report
5. Associate Vice-Provost’s Report
6. Assistant Vice-Provost’s Report
FOR APPROVAL
7. Academic Regulations Revisions:
a. Section B: Graduate Studies
b. Section C: Joint
FOR INFORMATION
8. Academic Regulations Revisions:
a. Section A: Undergraduate
9. Other Business
Minutes of the meeting held on Wednesday, December 14, 2022
From 1:30 p.m. until 3:30 p.m. on Teams
Présences / Attendance
André Beauchemin, président
Aline Germain-Rutherford
Angel Foster
Claude D’Amours
Charles Russell Thickstun
Christine Dallaire
Deryn Fogg
Gregory Richards
Ioan Nistor
Jean-Marc Barrette
Marc Charron
Mathieu Lavallée
Mona Paré
Nicholas Ng-A-Fook
Shantanu Dutta
Sonia Cadieux
Sylvie Lamoureux
Yazid Dissou
Excusés / Excused
Alain Stintzi
Marcel Turcotte
Martine Lagacé
Cheryl Susan McWatters
Sylvie Frigon
Joao Velloso
Monika Jezak
1. Adoption de l’ordre du jour / Adoption of the Agenda
Le vice-provost souhaite la bienvenue aux membres et accueille le nouveau membre professoral qui a été élu au Conseil par le Sénat : Mathieu Lavallée, Professeur à la Faculté de Médecine. Il procède à l’adoption de l’ordre du jour.
Décision : L’ordre du jour est adopté. (C. Dallaire/ M. Parré).
2. Approbation du procès-verbal de la réunion du 16 novembre 2022 / Approval of the November 16, 2022 Meeting Minutes
Décision: Le procès-verbal est approuvé. (Y. Dissou/ C. Dallaire).
3. Suites au procès-verbal / Business Arising from the Minutes
Aucun suivi n’a été identifié.
4. Rapport du vice-provost / Vice-Provost’s Report
Le vice-provost sollicite les vice-doyens et vice-doyennes pour suggérer des noms de collègues pour combler les fonctions de délégué interne durant les évaluations d’un nouveau programme aux études supérieures. Le délégué interne accompagne les évaluateurs externes et leur donne des renseignements lors des journées prévues pour l’évaluation.
Il annonce que le Ministère a procédé à l’abolition de la bourse Trillium, financement prévu pour les doctorants internationaux. La cohorte 2018-19 était la dernière qui en a bénéficié.
The Vice-Provost informed the Council on key points discussed during the last meeting of the Ontario Council of Graduate Studies (OCGS):
• The Auditor General released her special report on Laurentian University with a series of recommendations to the Ministry and the sector. Some positive recommendations for the sector: 1) That the Ministry develop a strategic plan and vision for the postsecondary system, including differentiating between colleges and universities. 2) That SMA metrics be reassessed to ensure they are within control of institutions. Possible concerns: 3) International: measurable goals and targets for enrolment; determine whether tuition policies are needed. 4) Implications for academic and financial oversight, and board governance.
• The Superior Court of Justice ruled that Bill 124, Protecting a Sustainable Public Sector for Future Generations Act, which limits wage increases for public sector workers, violated the Charter of Rights and Freedoms and is therefore void. The province is reviewing the decision and intends to appeal.
• The Graduate Supervision Working Group is reviewing an initial draft, covering responsibilities for all parties involved in graduate education and supervision. The group will meet again in January.
5. Rapport de la vice-provost associée/ Associate Vice-Provost’s Report
La vice-provost associée informe le Conseil que le travail se poursuit sur les dossiers prioritaires sous sa gestion.
Elle partage avec les membres sa décision de prendre une pause administrative à partir de la fin janvier 2023.
6. Rapport du vice-provost adjoint / Assistant Vice-Provost’s Report
Le vice-provost adjoint avise les membres que la date pour soumettre le nombre des dossiers admissibles à la bourse CGS-M est le 1er février. Les facultés seront avisées du quota le 15 février et doivent soumettre leur classement le 15 mars.
Le traitement des dossiers pour la bourse BÉSO est retardé dû à l’arrivée du nouveau système informatique pour recevoir les dossiers des candidatures.
The Vice-Provost announced the new Black scholars funding that will allow the agencies to support approximately 400 additional Black scholars annually via existing scholarships and fellowship programs.
As announced in the Federal Budget 2022, the funds, which will be implemented from 2023-2024, include $40.9 million over five years and $9.7 million ongoing to increase the number of awards available to Black scholars. The funds will be offered by NSERC, CIHR, SSHRC. The distribution of the designated awards is as follows:
Agency Annual new USRAs* Annual new CGS M Annual new CGS D Annual new postdoctoral fellowships
NSERC 90 20 10 6
CIHR 95-90 20 10 6
SSHRC 95-90 20 10 6
Total 280 60 30 18
*Undergraduate Student Research Awards
*Undergraduate Student Research Awards
CGS-M: The 20 additional allocations per agency will be distributed based on the current CGS M allocation formula. In spring or summer of 2023, certain institutions will be informed that they have received an additional allocation and will be provided with a list of eligible candidates to whom they can offer the award.
CGS D and agency-specific postdoctoral fellowships: No action is required by institutions; the agencies will offer awards to meritorious applicants who were not initially selected for funding based on eligibility and ranking in the overall competition.
DÉCISIONS / DECISIONS
7. Révision des règlements académiques / Academic Regulations Revisions
a. Section B : études supérieures / Graduate Studies
Présenté par le vice-provost A. Beauchemin. Le Conseil des études de premier cycle (CEPC) s’est rencontré le 8 décembre. Il a été voté par le CEPC de changer la nomenclature comme suit:
Section A : demeure premier cycle
Section B : devient conjoints
Section C : devient études supérieures
La nomenclature originale était retenue dans la discussion au CES pour faciliter le vote.
Décision : Approbation des règlements académiques aux études supérieures avec modifications aux points suivants (C. Dallaire / M. Charron).
Modifications :
B-3 : Inscription aux études supérieures et congé d’études / Graduate Enrolment and leaves of absence
• 3.1.2 : Modifier le titre de « Cours supplémentaires aux exigences du programme » à « Cours en sus des exigences du programme »
• 3.2.4 : Modifier le titre « Congé de maternité et congé parental » à « Congé parental »
B-4 : Rendement académique aux études supérieures / Academic standing for graduate studies
• 4.1 : Enlever la deuxième raison relative au retrait du programme : « un rendement inadéquat dans les recherches et les travaux pratiques ; ou »
• 4.2.2 : conformément au point 3.1.2, modifier le « Cours supplémentaires aux exigences du programme » à « Cours en sus des exigences du programme »
• 4.3 : Ajouter au début du paragraphe la précision : «L’étudiant inscrit dans un programme avec thèse »
B-5: Recherche aux études supérieures : direction et éthique / Graduate research: supervision and ethics
• 5.2 Changer la deuxième phrase du premier paragraphe : « Certaines unités scolaires académiques peuvent nommer un directeur de recherche par intérim au moment où l’étudiant s’inscrit pour la première fois. »
B-6 : Temps limite pour satisfaire les exigences d’un grade ou d’un diplôme d’études supérieures / Time limits for completion of graduate degrees and diplomas
• Harmoniser le texte
b. Section C : conjoints / Joint
Présenté par le vice-provost A. Beauchemin
Décision : Approbation des règlements académiques conjoints avec modifications aux points suivants (M. Charron / M. Paré).
Modifications :
C-4 Intégrité académique et fraude académique :
• The sanction 2.j) has been modified to read as follows: “withdrawal of the privilege of using university resources pertaining to the subject of responsible violation of research conduct;”
C-8.3 Examen final :
• Retirer la phrase de la fin du premier paragraphe « Lorsqu'il s'agit d'un examen écrit, cet examen final est de deux ou de trois heures » et remplacer par « Dans les cas d’examens écrits ils seront d’une durée minimale d’une heure et d’une durée maximale de trois heures, sauf dans les cas d’examens prescrits par des agréments professionnels ou d’autres types d’activités spécifiques où la durée pourrait être plus longue ».
• Ajouter au début du deuxième paragraphe: « À moins d’exception autorisée par la faculté,».
POUR INFORMATION
8. Révision des règlements académiques :
a. Section A : premier cycle
Le CEPC, à leur rencontre du 8 décembre, a entériné les modifications proposées aux règlements académiques du premier cycle.
La révision des règlements académiques sera présentée à l’Exécutif du Sénat le 31 janvier. Les règlements approuvés devraient entrer vigueur à partir de mai 2023.
La rencontre s’est terminée à 15h35.
