Minutes of the meeting held on Wednesday, February 14, 2024
From 1:30 p.m. until 3:30 p.m. Teams
Attendance
- André Beauchemin, vice-provost ÉSP (président)
- Christopher Fennell, vice-provost associé ÉSP
- Marijke Taks, vice-provost associée ÉSP
- Alain St-Amant, vice-provost, affaires académiques
- Martine Lagacé, vice-rectrice associée, Recherche
- Alain Stintzi, vice-doyen, Médecine
- Iva Apostolova, vice-rectrice, Université Saint-Paul
- Joël Beddows, vice-doyen, Arts
- Monika Jezak, vice-doyenne, Arts
- Mona Paré, vice-doyenne, Droit
- Nicholas Ng-A-Fook, vice-doyen, Éducation
- Andrew Sowinski, vice-doyen, Génie
- François Robitaille, vice-doyen, Génie
- Tuan Bui, vice-doyen, Sciences
- Christine Dallaire, vice-doyenne, Sciences de la santé
- Cristina Atance, vice-doyenne, Sciences sociales
- Silvia Bonaccio, vice-doyenne, Telfer
- Michael Leslie Shiell, Bureau d’évaluation des programmes
- Sonia Cadieux, Registraire
- Joao Velloso, professeur, Droit
- Mathieu Lavallée, professeur, Médecine
- Angel Foster, professeure, Sciences de la santé
- Yazid Dissou, professeur, Sciences sociales
- Charles Russell Thickstun, étudiant
Excusé(e)s / Excused
- Gregory Richards, vice-doyen, Telfer
- Cheryl Susan McWatters, professeure, Telfer
- Attala Deborah Fabine Enokou, étudiante
Invitée / Guest
- Michelle Beauchamp, directrice recrutement et admissions, affaires étudiantes
- Adoption de l’ordre du jour / Adoption of the Agenda
Le vice-provost souhaite la bienvenue aux participants et présente les nouveaux membres :
- Professeure Cristina Atance, vice-doyenne intérimaire aux études supérieures, Faculté des sciences sociales;
- Professeur François Robitaille, vice-doyen intérimaire aux études supérieures, Faculté de génie;
Le vice-provost procède à l’adoption de l’ordre du jour.
Décision : L’ordre du jour est adopté. (J. Beddows / M. Lavallée)
- Retour sur la foire de recrutement UO
Michelle Beauchamp, directrice, recrutement et admissions, affaires étudiantes, présente les résultats, les rétroactions et les recommandations de la foire de recrutement aux études supérieures qui a eu lieu en octobre 2023.
La foire a attiré 560 participants, dépassant la prévision de 40%. Les étudiants de l’Université d'Ottawa ont été la majorité des participants. Le quart des participants était francophone. Les facultés les plus sollicitées à la foire ont été les facultés des sciences sociales et des sciences.
10% des participants ont répondu au sondage de satisfaction, les réponses ont été positives en général.
Les recommandations sont de devancer la foire vers la fin aout, de réduire sa durée à trois heures d’assurer que les facultés sont toutes représentées. La planification débutera plus tôt cette année, soit en mai.
À la suite d’une période d’échanges, les membres appuient une autre édition de la foire de recrutement pour l’année prochaine. Un suivi sera fait auprès des membres pour établir un comité organisateur avec une représentation des programmes en sciences, en humanités ainsi que les programmes professionnels.
- Approbation du procès-verbal de la réunion du 13 décembre 2023 / Approval of the December 13, 2023, Meeting Minutes
Décision : Le procès-verbal est approuvé. (M. L. Shiell / J. Beddows)
- Suites au procès-verbal / Business Arising from the Minutes
Les suivis sont adressés dans le rapport du vice-provost.
- Rapport du vice-provost / Vice-Provost’s Report
Immigration, Refugees and Citizenship Canada (IRCC) updates:
A national cap of 360,000 study permits for 2024 is in place, for two years. The allocations will be based on the population of provinces and territories. Graduate Diploma students are included in this cap. Their numbers being considerably low, they should not be prioritized in this category. The study permit renewals will not be impacted. Master’s and doctoral degrees are excluded from the cap. The Vice-Provost asks the vice-deans to make sure that professors are aware of this nuance.
Every study permit application will require an attestation letter from a province or territory. Provinces and territories have until March 31, 2024, to establish related processes.
Les étudiants de maîtrise incluant les programmes de courte durée sont maintenant admissibles au permis de travail postdiplôme (PTPD) d’une durée bonifiée de trois ans.
The spouses of international students in master’s and doctoral programs are eligible to receive an Open Work Permit. However, the spouses of international students in other levels of study, including undergraduate programs, will no longer be eligible.
These changes occur while the admission requests from India are considerably lower, an important pool of candidates for UO.
Ces changements entrainent beaucoup d’incertitude. Plusieurs variables hors de notre contrôle affectent l’analyse complexe des scénarios possibles. Dans ce contexte, les études supérieures et la possibilité d’admettre plus d’étudiants interpellent l’attention de tout le monde.
(Aspects opérationnels reliés aux) Cibles d’admission
Le vice-provost souligne que les nombres des offres d’admission envoyées pour la session de septembre 2024 et les acceptations reçues dépassent les chiffres de l’année passée, il félicite les facultés pour leur travail.
Le vice-provost encourage les vice-doyens à penser aux cibles des prochaines années, à prioriser les changements de processus opérationnels et de programmes.
Le Cabinet continue à offrir son support aux facultés et demeure disponible pour discuter des cibles d’admission du cycle en cours.
To enhance the efficiency of the admission process, he asks the vice-deans to evaluate the possibility of modifying the admission selection process for the course-based programs. Some faculties have opted to delegate the decisional process to administrative personnel with the appropriate decision guiding principles. This method ensures that admission offers are sent out faster and allows for a faster positive response rate.
Forum des études supérieures:
Créé en 2017, le forum remplaçait les commissions d’études supérieures en humanités et sciences pour offrir un espace de partage entre les directeurs de programmes des études supérieures.
Our office would like to restore the Forum in the upcoming months, to enable discussions and learn about programs’ reality. The Vice-Provost invited the members to provide their feedback.
- Rapport du vice-provost associé / Associate Vice-Provost’s Report
Le vice-provost associé intérimaire, Christopher Fennell, informe les membres qu’une première ébauche du guide de meilleures pratiques portant sur l’encadrement aux études supérieures est complétée. Une ébauche sera partagée durant le prochain mois avec les vice-doyens pour leurs commentaires. Une liste de contrôle, créée pour l’utilisation des étudiants et des superviseurs, sera également distribuée.
The Cotutelle’s working group will resume its meetings soon to discuss following steps. The recommendations recently adopted by the Council will be put forward as a motion in the next coming meetings.
- Rapport de la vice-provost associée / Associate Vice-Provost’s Report
Academic Integrity Module:
The module will focus on categories related to research as identified by tri-agency council, while taking into consideration the requirement for specific type of research: fabrication, falsification, destruction of data or records, plagiarism, redundant publication or self-plagiarism, invalid authorship, inadequate acknowledgement, and mismanagement of COI (conflict of interest).
The module may become mandatory through the thesis process. More discussions to follow in this regard.
The deadline for the project has been extended to end of September.
Scholarships and Awards
Ontario Prizes:
- Polanyi & Autism Awards: two recommendations per prize submitted to the provincial competition.
- Women’s Health Scholars Award: six files have been submitted to the provincial competition.
Thesis Prizes: the deadline for faculties to submit nominations for the thesis prizes competition is February 15th.
The Canada Graduate Scholarships - Master's Program (CGS-M): the quotas have been shared with the faculties.
The Ontario Graduate Scholarships (OGS) and the Queen Elizabeth II Scholarships in Science and Technology (QEII-GSST): Quotas will be sent in the next few days. The deadline to submit international candidates’ files for the university-wide competition is March 1. The deadline to submit ranking for the Canadian files is March 29.
DÉCISIONS / DECISIONS
- Modifications majeures / Major Modifications
Faculté des sciences sociales / Faculty of Social Sciences
2023-GRAD-SSOC-API-06: Adding a course-based Option to the MA in Public and International Affairs
Presented by Vice-Dean C. Atance
Decision: Request approved as presented (C. Atance / C. Thickstun)
- Modification aux attributions du CES / Modification to the CGS’ Terms of Reference
Présenté par vice-provost André Beauchemin.
Décision: La demande est approuvée comme présentée (J. Beddows/ C. Thickstun).
POUR DISCUSSION / FOR DISCUSSION
- Ajout de description aux cours : THM, THD, MEM
L’ajout d’une description de cours aux trois cours existants sert à clarifier les attentes envers les étudiants. Le vice-provost demande aux vice-doyens d’obtenir la rétroaction de leurs collègues. Les descriptions de cours seront présentées pour vote au prochain CES avec une mise en vigueur en septembre 2024.
POUR INFORMATION / FOR INFORMATION
- Modification majeure :
Université Saint-Paul/ Saint Paul University
2023-2024-GRAD-USP-1.5.3 : Réduction du nombre de crédits, ajout d’une option cours et création d’un cours dans la M.A. en éthique publique
Présentée par Iva Apostolova
- Rapports facultaires des modifications mineures / Faculty Reports on Minor Modifications
Les membres du Conseil ont pris connaissance des documents.
- Autres affaires
Aucun point n’est soulevé.
La rencontre s’est terminée à 15h15.
