Minutes of the meeting held on Wednesday, November 16, 2022
From 1:30 p.m. until 3:30 p.m. on Teams
Présences / Attendance
André Beauchemin, président
Alain Stintzi
Aline Germain-Rutherford
Claude D’Amours
Charles Russell Thickstun
Cheryl Susan McWatters
Christine Dallaire
Deryn Fogg
Gregory Richards
Ioan Nistor
Jean-Marc Barrette
Mona Paré
Monika Jezak
Nicholas Ng-A-Fook
Shantanu Dutta
Sonia Cadieux
Sylvie Frigon
Sylvie Lamoureux
Yazid Dissou
Excusés / Excused
Angel Foster
Marcel Turcotte
Marc Charron
Joao Velloso
Martine Lagacé
1. Adoption de l’ordre du jour / Adoption of the Agenda
Le vice-provost souhaite la bienvenue aux membres et procède à l’adoption de l’ordre du jour.
Décision : L’ordre du jour est adopté. (S. Frigon / Y. Dissou).
2. Approbation du procès-verbal de la réunion du 12 octobre 2022 / Approval of the Octobre 12, 2022 Meeting Minutes
Décision: Le procès-verbal est approuvé. (C. D’Amours/ J.M. Barrette).
3. Suites au procès-verbal / Business Arising from the Minutes
Audit du PIAQ: deux consultations ont eu lieu auprès de 30 professeurs et professeures impliqués dans le développement d’un nouveau programme ou de modifications majeures au cours des dernières années. Une session de rétroaction s’est également déroulée avec les vice-doyens. Le rapport d’auto-évaluation, incluant toute la documentation requise des programmes sélectionnés pour l’audit, sera soumis au Conseil ontarien des Universités (COU) cette semaine.
The auditors will conduct desk audits of the submitted documentation during the month of December, where conversations between the Auditors and UO may occur. The following step will be an on-site visit scheduled for March 2023.
Academic regulations: the revised regulations will be submitted for approval at the next Council on Graduate Studies (CGS) in December. Meetings with different faculties have been scheduled for further discussions. The Vice-Provost reminded the Council to share the revised regulations with colleagues (e.g., program directors and selected staff in the graduate offices) and to raise questions before the meeting. He also thanked those who have already submitted their comments.
A new draft including the comments will be distributed before the upcoming CGS. A discussion point was the possibility that this could be delayed for a January vote: not impossible but would probably require moving the CGS one week earlier.
4. Rapport du vice-provost / Vice-Provost’s Report
Le vice-provost avise les membres que le procès-verbal des réunions sera acheminé une semaine après la rencontre afin de faciliter les suivis dans les facultés. Il aborde les trois points suivants :
Règlement sur le bilinguisme : le nouveau règlement sur le bilinguisme a été adopté par le Sénat. Le vice-provost partage le texte du règlement avec les membres du conseil Bilinguisme | Notre université (uottawa.ca).
Le contexte légal stipule que toute étudiante ou tout étudiant inscrit à un programme visé par la désignation en vertu de la Loi sur les services en français de l’Ontario doit pouvoir achever ses études dans les délais prescrits en ne suivant que des cours en français, si tel est son souhait. Bien que l’Université d’Ottawa ait des obligations légales sous la désignation pour donner un grand nombre de programmes du premier cycle en français, ceci n’est pas le cas aux cycles supérieurs. Le règlement, présenté comme étant à coût neutre, indique des aspirations en ce qui concerne les études supérieures.
This is where the Council will continue to play its key role, given that there is no “one size fits all” at the graduate level. The Vice-Provost is convinced that working cohesively as a group will improve the programs, and offerings within the reality of our units and faculties while listening to the needs of our students.
Conference: The Vice-Provost, the Associate Vice-Provost, the Assistant Vice-Provost’s and the Director of the Graduate Studies attended the 60th Canadian Association for Graduate Studies (CAGS) Conference earlier this month. The Vice-Provost shared the following takeaway to learn from or draw on:
• Western University’s presentation: enhancing EDID (Equity, Diversity, Inclusion, Accessibility, and Decolonization) in Graduate Admissions.
• L’aspect de compétition de recrutement des étudiantes et étudiants francophones : les universités québécoises francophones ciblent davantage les étudiants anglophones à l’internationale et au Canada, et les étudiants dont le français est la langue seconde. Même les universités anglophones visent les étudiants francophones…
• CAGS’ Pre-Conference Workshop for Deans, associate Deans, Directors: The Vice-provost highlighted the importance of the Workshop as an opportunity for networking and learning from others’ practices. He encouraged the members to participate in next year’s conference edition.
Financial situation in Ontario universities: This subject was discussed during the last meeting of the Ontario Council of Graduate Studies (OCGS) with regards to the tuition fees freeze. The Vice-Provost shared a link to a blog / podcast, with the same topic, as a proposed reference to guide the upcoming meeting of the Strategic Committee on Graduate and Postdoctoral Studies (SCGPS) which will focus on admission scholarships, finances, etc.
5. Rapport de la vice-provost associée/ Associate Vice-Provost’s Report
Aucun suivi n’a été identifié.
6. Rapport du vice-provost adjoint / Assistant Vice-Provost’s Report
Aucun suivi n’a été identifié.
DÉCISIONS / DECISIONS
7. Modifications majeures / Major Modifications
Faculté des arts / Faculty of Arts
a. 2022-GRAD-ARTS-FRA-01 : M.A. Lettres françaises : création de l'option cours / 2022-GRAD-ARTS-FRA-01: MA Lettres françaises: Creation of a Course-Based Option
Presented by Vice-Dean M. Jezak.
Decision: Request approved as presented (J.M. Barette / S. Lamoureux).
Faculté de génie / Faculty of Engineering
b. 2022-GRAD-GENIE-AAI-28 : Maîtrise interdisciplinaire en intelligence artificielle appliquée : offre du programme en ligne / 2022-GRAD-GENIE-AAI-28: Master of Interdisciplinary Artificial Intelligence: Online Offering
Présentée par le vice-doyen C. D’Amours.
The request is presented with the engagement that the name of the existing on-campus degree program: Master of Systems Science and Engineering will be modified at the lasted in May 2024.
Décision : Les membres du conseil ont voté en faveur de cette demande avec modifications (C. D’Amours / Y. Dissou).
Un vote a été demandé : Pour : 15
Contre : 1
Abstention : 1
c. 2022-GRAD-GENIE-DTO-29 : Maîtrise en innovation et transformation numérique : offre du programme en ligne / 2022-GRAD-GENIE-DTO-29: Master of Digital Transformation and Innovation: Online Offering
Présentée par le vice-doyen C. D’Amours.
Décision : Les membres du conseil ont voté conditionnellement en faveur de cette demande à condition de l’approbation de l’École Telfer. La demande est approuvée avec modifications (C. D’Amours / A. Germain-Rutherford).
Un vote a été demandé :
Pour : 14
Contre : 1
Abstention : 2
Faculté des sciences / Faculty of Science
d. 2023-GRAD-SIC-CHM-01 - M.Sc. Chimie : création d'une concentration / 2023-GRAD-SIC-CHM-01 - MSc Chemistry: Creation of a Concentration
Presented by Vice-Dean D. Fogg.
Décision : Request approved with modifications (D. Fogg / C. D’Amours).
8. Autres affaires
Le Comité des études supérieures de l’Université Saint-Paul (USP) inclut deux membres professoraux de l’Université d’Ottawa, recommander de la part des vice-doyennes et vice-doyens. Un siège est vacant. Le représentant de l’USP, J.M. Barette, sollicite les membres pour suggérer des noms de collègue pour pourvoir un siège vacant au Comité des études supérieures.
La rencontre s’est terminée à 15h25. (S. Frigon / M. Paré)
