Adoption de l’ordre du jour / Adoption of the Agenda
Le vice-provost souhaite la bienvenue aux participants et présente les nouveaux membres :
- Professeure Jess Whitley, vice-doyenne à la recherche, Faculté d’éducation. En remplacement intérimaire du vice-décanat aux études supérieures de la Faculté.
- Professeure Katherine Moreau, professeure, Faculté d’éducation. Elle été élue par le Sénat parmi trois excellentes candidatures soumises pour pourvoir le siège vacant du corps professoral au Conseil.
Il souligne également le retour de collègues qui poursuivent leur mandat au Conseil :
- Professeur Joao Velloso, en tant que vice-doyen aux études supérieures, Faculté de droit.Jean Marc Barrette, vice-recteur, Université Saint-Paul, retour d’un congé universitaire
- Deryn Fogg, vice-doyenne aux études supérieures, Faculté des sciences, retour d’un congé universitaire
- Sylvie Frigon, vice-doyenne, Faculté des sciences sociales, retour d’un congé universitaire
Le vice-provost procède à l’adoption de l’ordre du jour.
Décision : L’ordre du jour est adopté comme présenté à l’unanimité. (C. Thickstun / S. Frigon)
The vice-provost encourages the members, to send their questions after reading the supporting documents directly to the presenter, ahead of the meeting, for efficiency purpose and to optimize the discussions within the Council.
Présentation : Recrutement international / Presentation: International Recruitment
Le vice-provost informe le Conseil des récentes nouvelles annoncées par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada la semaine dernière :
- une diminution supplémentaire du plafond d’admission en vertu des permis d’études pour les étudiants étrangers pour 2025 en fonction d’une réduction de 10 % par rapport à l’objectif de délivrer 485 000 nouveaux permis d’études pour 2024, puis la stabilisation du plafond d’admission pour 2026 de façon à maintenir le même nombre de permis d’études délivrés qu’en 2025. Pour 2025, cela signifie une réduction des permis d’études délivrés à 437 000.
- Des lettres d’attestations provinciales (PAL) seront aussi dorénavant nécessaires pour les permis d’études des étudiant.e.s à la maitrise et au doctorat, et ce à compter de 2025. 12 % des PAL seront réservées à ces étudiants.
Il présente Sonia Cadieux, Registraire et membre du CES et Sylvie Turnbull, Directrice, Développement des marchés internationaux pour présenter les marchés prioritaires du recrutement à l’international.
Une présentation est offerte expliquant leur structure organisationnelle et les marchés prioritaires à l’international et les déplacements à venir .
La Registraire encourage la discussion dans les facultés (avec les doyens) pour préciser les marchés de recrutement prioritaires et d’identifier les programmes avec capacité. Dans le contexte IRCC (Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada) le choix d'envoyer une lettre doit être plus judicieux et une collaboration entre les équipes est primordiale.
Une discussion s’entame.
Le vice-provost souligne le contexte essentiel, le quota s’impose aux admissions aux cycles supérieures, à compter le 1 novembre, il faut trouver les moyens pour minimiser l’impact sur notre mission en recherche.
Approbation du procès-verbal de la réunion du 24 avril 2024 / Approval of the April 24th, 2024, Minutes of Meeting
Decision: The minutes of meeting have been approved as presented. (C. Thickstun / J. Velloso)
Approbation du compte-rendu du vote électronique du 6 mai 2024 / Approval of the May 6th, 2024 Electronic Vote Report
Decision: The report of the electronic vote is approved as presented. (C. Thickstun / J. Velloso)
Approbation du compte-rendu du vote électronique du 12 septembre 2024 / Approval of the September 12th, 2024 Electronic Vote Report
Décision: Le compte-rendu est approuvé comme présenté. (S. Frigon / G. Richards)
Suites aux procès-verbaux / Business Arising from the Minutes
Cibles d’admission et impact des politiques IRCC : Les équipes du Cabinet du provost travaillent déjà à arrimer les efforts pour opérationnaliser les changements à venir. Dès que les détails sont connus d’IRCC, on communiquera avec les facultés.
We would need approximately 2,000 provincial attestation letter (PAL) to admit the same proportion of international students in our Master and PhD programs as the past years. We must adapt to this new reality and adjust our programs’ delivery accordingly with courses offered online or bimodal. Other privileged approach is to issue admission offers for Bachelor and Master programs (4+1 programs) or fast-track master’s into the doctoral program.
Arguably, there are more incentives than ever to recruit our own students, both Canadian and International.
Rapport du vice-provost / Vice-Provost’s Report
L’annonce d’IRCC n’est pas une bonne nouvelle pour le budget de l’Université. La première rencontre du Comité de gestion stratégique des effectifs (SEM Strategic Enrolment management) souligne les priorités de rétention aux trois cycles, et la durée des études: à la maitrise nos étudiants prennent un trimestre de plus que la moyenne du ’U15.
Le plan de redressement financier de l’Université impose un investissement adéquat des bourses en fonction du des priorités universitaires.
Intelligence artificielle : le vice-provost mentionne l’arrivée d’un rapport sur les meilleures pratiques d’intelligence artificielle (IA) produit par le groupe du U15. Il partagera le document aux membres et les invite à en prendre connaissance.
Audit du PIAQ : la réponse de l’Université au conseil d’assurance de qualité est terminée. Le vice-provost félicite l’équipe du Bureau d’évaluation des programmes pour le travail colossal.
L’augmentation du montant des bourses des trois conseils : l’annonce du gouvernement au mois d’avril n’est pas encore votée au Conseil du trésor. Toutefois, l’Université a opérationnalisé les augmentations des ajustements entrant en vigueur au mois au 1er septembre pour les étudiants à la maîtrise et au PhD. Pour les bourses postdoctorales, l’augmentation sera octroyée dès que les boursiers recevront la confirmation du financement.
WorkDay:our office in collaboration with Human Ressources worked on the SFRB (Soft-Funded Research Bursary) file this summer and related regulation. Efforts have been deployed to end the automatic contract renewal which will help minimize amounts paid in extra, and additional related work to recover the funds.
Rapport du vice-provost associé / Associate Vice-Provost’s Report
The Guide for best practices on supervisory relationship at the graduate level will be circulated shortly and posted on the webpage.
SLICCs’ (student led, individually created courses) learning outcomes are being developed for Masters and PhD levels. The AVP will keep members appraised of the updates.
Admission Targets for 2024-2025: Enrolment is still ongoing for January. Globally we are at 91% of our total Master’s admission target and at 79% for PhDs. The Associate Vice-Provost thanked the faculties for submitting their targets for the admission cycle of 2025-2026, noting that it might change due to recent government regulations.
Rapport de la vice-provost associée / Associate Vice-Provost’s Report
Un rapport écrit a été circulé aux membres la semaine dernière de la part de la VPA.
Le vice-provost souligne néanmoins deux points de son rapport et encourage les membres du conseil à lire le tout premier « Rapport annuel bourses d'études supérieures » circulé à la communauté au début du mois :
- The deadlines for Ontario Graduate Scholarships and the Queen Elizabeth II (OGS-QEII) and Canada Graduate Scholarships – Doctoral program (CGS D) are earlier this year to allow more time for adjudication. This request was made by faculties.
Canada Graduate Scholarships Program (CGS M): the faculties are asked to encourage ALL their graduate students with an 8.0 to apply to optimize the grant uptake. This year, students with a 7.0 are also allowed to apply. The language will be changed as follows: “Students with 8.0 will receive priority; students with 7.0 will be considered quota of bursaries permitting”. This change was necessary to ensure that we do not leave any scholarships on the table and to prepare for potential increases in the number of scholarships.
La rencontre s’est terminée à 15h32. (J. Velloso / S. Frigon)
