Meeting of Wednesday, January 25, 2023 at 1:30 p.m.

Le vice-provost souhaite une bonne année 2023 aux membres et procède à l’adoption de l’ordre du jour. La vice-doyenne Sylvie Frigon propose d’ajouter un point de discussion sous point 10 de l’ordre du jour: Intelligence artificielle.

Décision : L’ordre du jour est adopté à l’unanimité, avec l’ajout. (S. Frigon/ C. D’Amours).

2. Approbation du procès-verbal de la réunion du 14 décembre 2022 / Approval of the December 14, 2022 Meeting Minutes

Décision: Le procès-verbal est approuvé. (J.M. Barrette / C. Dallaire).

3. Suites au procès-verbal / Business Arising from the Minutes

Règlements académiques : La révision linguistique est complétée par le Service linguistique, incluant la neutralisation des textes. Les règlements académiques seront présentés à l’Exécutif du Sénat le 31 janvier. Les règlements approuvés devraient entrer en vigueur à partir de mai 2023. Le vice-provost remercie la participation de tous les membres à ce dossier.

Le départ de Sylvie Lamoureux à titre de vice-provost associée aux études supérieures et postdoctorales : Professeure Lamoureux occupera le poste de vice-présidente (recherche) du Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) au Gouvernement du Canada à partir du 30 janvier 2023. Elle reviendra à l’Université à titre de professeure à la suite de ce mandat.

Suivi des discussions du Comité stratégique : des questions sont soulevées suivant la dernière rencontre du Comité. Les discussions et les suivis seront poursuivis dans un autre forum.

4. Rapport du vice-provost / Vice-Provost’s Report

La cérémonie d’excellence de Génie : Le cabinet a participé à un évènement annuel souligne l’excellence et les contributions étudiantes aux cycles supérieurs. Le vice-provost encourage les facultés à s’assurer de reconnaitre l’excellence et des contributions, et au besoin de s’inspirer de l’événement organisé par la Faculté de génie.

Updates from IRCC: the Vice-Provost informs the Council of the last updates regarding the treatment times of student permits and encourages faculties to follow up with admitted students to ensure they submit their student permit application early.

• Current processing timenorth_eastlien externe for outside Canada study permit applications is at 9 weeks.
• Most new study permitsnorth_eastlien externe are now being processed within the 60-day service standard.
• Pandemic backlogs are reduced by nearly half a million applications in four monthsnorth_eastlien externe, so progress is being made to tackle processing times.

OCGS update: on January 27, 2023, the Ontario Council on Graduate Studies (OCGS) will vote on an amendment of the principle of the 10-hour rule. The vice-provost shares with the Council the proposed resolution:

Resolution 5: The principle of timely program completion: OCGS members are committed to student success and timely program completion. Full-time graduate students are expected to pursue their graduate degree on a full-time basis and make satisfactory progress toward timely completion of all program requirements. It is not possible, or desirable, for the university to monitor and enforce the employment activities of its graduate students outside the university. However, it is both possible and desirable for the university to ensure that it does not itself create a structural situation that jeopardizes the ability of the graduate student to make full-time progress towards the completion of graduate program requirements. Accordingly, OCGS is committed to the principle that full-time graduate students are employed no more than an average of 10 hours per week on campus.

5. Rapport du vice-provost adjoint / Assistant Vice-Provost’s Report
   • Polanyi & Autism: one recommendation per prize will be sent to the provincial competition.

Les bourses d’études supérieures de l’Ontario (BÉSO) : les facultés ont reçu les fichiers des étudiants la semaine passée. Le traitement des dossiers était retardé dû à l’arrivée du nouveau système informatique (Synto), où les lettres de recommandation étaient téléchargées manuellement.

The Ontario Graduate Scholarship (OGS): we have received the confirmation from the Ministry of the University quota for 2023-2024. UO combined with USP have received 248 OGS scholarships, of which seven can be awarded to international candidates; same quotas as the current year.

Ontario Prizes:

• Women’s Health: selection committee is reviewing several files. Five files will be submitted to the provincial competition: two at the Master’s level, two at the doctoral level, and one at the postdoctoral level.

The Canada Graduate Scholarships - Master's Program (CGS-M): we have received additional quotas for the current year 2022-2023, SSHRC (2), NSERC (1) and CIHR (2), the same calculation for the distribution of quotas applies. The scholarships will be distributed to students on the waiting lists.

DÉCISIONS / DECISIONS

6. Modification majeure

Faculté de médecine

a.    2022-GRAD-MED-03: Maîtrise en santé publique : Création de trois concentrations et modification à la structure du programme et des cours.

Présentée par le vice-doyen Alain Stintzi.

Décision : Demande approuvée avec modifications (A. Stintzi / S. Frigon)

7. Règlements académiques :

   1. Règlement conjoint B-1 : Bilinguisme

      Présenté par le vice provost André Beauchemin.

      Décision: Règlement approuvé avec la mise à jour (M. Lagacé /C. Dallaire)

POUR DISCUSSION / FOR DISCUSSION

8. Notation des cours FLS/ESL

Le vice-provost présente au membre du Conseil le contexte, les problématiques et défis confrontés par la notation des cours de langues aux études supérieures. Il souligne la nécessité de trouver une procédure uniforme équitable. Le vice-provost propose plusieurs solutions aux membres et les invite à la discussion. Un retour sur ce sujet sera fait à la prochaine réunion et un vote sera demandé sur la mise en place d’une procédure uniforme.

POUR INFORMATION

9. Rapports facultaires des modifications mineures

Le vice-provost invite les membres à présenter un aperçu des modifications mineures approuvées par leur Faculté.

10. Autres affaires

a. Intelligence artificielle et impact sur l’intégrité académique

Une discussion s’est entamée à propos du nouveau logiciel ChatGPT.

Aline Germain Rutherford informe le CES qu’une présentation a été faite au CA pour présenter les enjeux et les opportunités. On doit continuer d’assurer l’intégrité académique et prendre tout le potentiel que ces outils peuvent apporter au niveau de la recherche et de l’enseignement de l’apprentissage. L’Université est à voir ce qui peut être fait pour soutenir les professeurs et les étudiants.

Chat GPT informe qu’ils sont à développer une notation qui sera ajoutée sur tout travail généré par cet outil.

La rencontre s’est terminée à 15h35.  (S. Frigon / M. Lagacé)