Minutes of the meeting held on Wednesday, September 20, 2023
From 1:30 p.m. until 3:30 p.m. on Teams
Présences / Attendance
André Beauchemin, président
Alain St-Amant
Alain Stintzi
Andrew Sowinski
Attalah Deborah Fabine Enokou
Cheryl Susan McWatters
Christine Dallaire
Gregory Richards
Iva Apostolova
Joao Velloso
Joël Beddows
Marc Charron
Marijke Taks
Mathieu Lavallée
Michael Leslie Shiell
Michel Labrosse
Mona Paré
Monika Jezak
Nicholas Ng-A-Fook
Silvia Bonaccio
Sonia Cadieux
Sylvie Frigon
Tuan Bui
Yazid Dissou
Alexander Steeves
Angel Foster
Charles Russell Thickstun
Martine Lagacé
- Adoption de l’ordre du jour / Adoption of the Agenda
Le vice-provost souhaite la bienvenue aux membres et présente les nouveaux membres ainsi que les renouvellements de mandats.
Il procède à l’adoption de l’ordre du jour.
Décision : L’ordre du jour est adopté. (C. Dallaire /S. Frigon).
- Approbation du procès-verbal de la réunion du 26 avril 2023 / Approval of the April 26, 2023 Meeting Minutes
Décision: Le procès-verbal est approuvé. (A. Stintzi / M. Paré).
- Suites au procès-verbal / Business Arising from the Minutes
Les lignes d’interprétation pour l’approbation d’un congé d’études et d’un changement de statut étudiant : Le vice-provost avise les vice-doyens que la discussion se poursuit au sein d’un sous-comité pour être présentée plus tard au Conseil. Le but est d’établir une interprétation uniforme et assurer l’équité entre les facultés.
- Rapport du vice-provost / Vice-Provost’s Report
Le vice-provost avise les membres que les rencontres du CÉS alterneront entre le présentiel et le virtuel au cours de l’année académique 2023-2024.
Droits de scolarité 2023-2024 : restent invariables pour tous les doctorants.
Foire de recrutement aux études supérieures et programmes professionnels : Aura lieu le 11 octobre de 13h à 17h. Toutes les facultés y seront. Un panel sera disponible pour répondre aux questions des candidats portant sur l’expérience étudiante aux études supérieures. Le vice-provost remercie la vice-doyenne Christine Dallaire d’avoir proposé cette initiative, et toutes les facultés pour leur collaboration. Professeure Dallaire propose d’avoir un retour après l’évènement durant la prochaine réunion du Conseil pour évaluer le succès de l’évènement et noter les forces et améliorations possibles pour l’an prochain.
Acfas 2024 L’Université d’Ottawa accueillera le 91e Congrès annuel de l’Acfas du 13 au 17 mai 2024. Le Cabinet du vice-provost commandite 400 inscriptions de nos étudiantes et étudiants diplômés pour participer à l’évènement. Le nombre d’inscription est limité par la disponibilité des fonds.
Retrait de l’information sur la salle de classe du calendrier publique, a pour objectif d’augmenter la sécurité de notre communauté universitaire.
Révision du PIAQ (processus institutionnel d’assurance de la qualité) : Le PIAQ révisé a été entériné par le COU (Conseil des universités ontariennes) au mois d’août. La traduction et la révision des gabarits liés aux divers processus d’assurance de qualité sont en cours. La version finale du PIAQ, ainsi que les gabarits, seront acheminés à toutes les facultés au cours du prochain mois.
Cibles d’admission : à l’hiver dernier, le Comité stratégique a établi des lignes directrices pour déterminer des cibles d’admission pour l’année académique 2024-2025. Depuis, les équipes du Cabinet de la Provost : Recherche institutionnelle et planification, le Service du Registraire et notre Cabinet ont extrait des données facultaires en préparation aux rencontres facultaires. Suivant les lignes directrices, les objectifs ont été peaufinés et présentés au Comité SEM du lundi dernier. Les rencontres auront lieu au cours de l’automne, avec la présence de la Provost, Marc, André, Sophie, Doyen, Vice-doyen et l’administrateur du Bureau des études supérieures.
Priorities: The Vice-Provost encourages each Faculty to identify their own priorities. Sharing this information with our office will allow us to reassess our priority and enable a better support for the faculties.
Syndicat canadien de la fonction publique (SCFP) : notre équipe continue de supporter le processus de négociation de la convention collective. Le vice-provost fait partie du comité de négociation et les rencontres ont eu lieu régulièrement depuis janvier. C’est important de souligner que la convention est échue depuis le 31 août 2022.
Workday: Le Cabinet suit attentivement les enjeux reliés au déploiement du système touchant les étudiants gradués et les professeurs, et la réalité facultaire.
uOGRADflix: a reminder to encourage graduate students to participate in the competition, by presenting their research in a 60-second video.
- Rapport du vice-provost associé / Associate Vice-Provost’s Report
Professeur Charron a représenté la Faculté des arts au Conseil pour les cinq dernières années en tant que vice-doyen aux programmes. Depuis juillet 2023, il pourvoit le poste du vice-provost associé aux études supérieures et postdoctorales.
Le vice-provost associé assure que le Cabinet est présent pour soutenir les facultés et les étudiants aux études supérieures, et procède avec son premier rapport :
Révision du processus de cotutelle : le groupe de travail (GDT) s’est rencontré à quelques reprises au cours de l’été. Une prochaine rencontre aura lieu afin d’évaluer des scénarios potentiels et une recommandation sera apportée au CÉS d’ici la fin du trimestre.
Thèse de maîtrise sans soutenance : Il encourage les discussions au sein des facultés pour évaluer la possibilité d’opter pour la thèse de maîtrise sans soutenance. Les décisions se prennent par programme, pour approbation par le vice-doyen et soumis au Cabinet via un courriel.
Supervision de thèse : une réflexion s’amorce pour élaborer un guide institutionnel pour identifier les meilleures pratiques. Ceci sera un dossier prioritaire pour le vice-provost associé au cours de la prochaine année académique.
Dossiers : Les portfolios gérés par le vice-provost associé sont également les programmes, les règlements académiques et les bourses internes.
- Rapport de la vice-provost associée / Associate Vice-Provost’s Report
Professeure Taks occupait le poste de vice-doyenne à la recherche au sein de la Faculté des sciences de la santé. Depuis juillet 2023, elle occupe le poste de vice-provost associée aux études supérieures et postdoctorales.
La vice-provost associée a sous son portfolio la composante de recherche, et sera principalement impliqué dans les dossiers suivants : les bourses externes, les postdoc, le module d’intégrité académique et le développement professionnel. Elle présente son premier rapport :
Rhodes Scholarship: We are in the process of completing the nominations for the upcoming national competition, with three students set to be nominated this year (one from Telfer and two from Social Sciences). It's noteworthy that in the past two years, we've had the privilege of having two students secure scholarships, which is quite unusual. Over these past two years, the members of the selection committee have been exceptionally engaged in assisting students.
Tri-agency updates: Launched in 2022, the black scholar’s initiative will continue to be offered for the next five years. The funds (40.9 million) will support Black scholars at the undergraduate, master’s, doctoral, postdoctoral, and post-health professional degree stages.
Canada Graduate Scholarship Doctoral Level (CGS D): The application deadline for this year’s competition is October 17. It will be automatically considered if the proposed research falls within one or more areas relevant to the Department of National Defence.
Canada Graduate Scholarship Master Level (CGS M) : The application deadline for students is December 1. An adjustment has been made to the portal by the funding agencies. Students can monitor the deadline for their referees to submit their recommendation letters. We've received feedback from other universities that this modification has occasionally caused confusion, as professors may not always be aware of these flexible dates, resulting in varying deadlines for the submission of recommendation letters. This situation can be a cause of frustration for professors.
Bourses d’études supérieures de l’Ontario (BESO): Nous revenons à l'exigence de deux lettres de recommandation pour le programme de maîtrise et de deux pour le doctorat. Le processus sera automatisé cette année.
Afin de simplifier les opérations et d'accroître l'efficacité du processus, nous prévoyons l'utilisation de relevés de notes non officiels pour les candidatures BÉSO. Nous avons préalablement consulté le Ministère pour confirmer que ceci est possible.
Le concours devrait ouvrir pour les étudiantes et étudiants au début octobre.
Cette année, deux BÉSO seront dédiées aux personnes candidates autochtones. Pour être admissibles, les étudiantes et étudiants n'ont qu'à s’auto-identifier. Il n'y aura aucun changement dans les opérations en ce qui concerne les facultés, et l'évaluation se déroulera comme d'habitude. Les demandes de candidature des personnes candidates autochtones n’ayant pas reçu de bourse seront évaluées par le Cabinet. Au total, deux bourses seront attribuées, une pour la maîtrise et une pour le doctorat.
Intégrité académique : la vice-provost associée mentionne que ce dossier sera prioritaire cette année et informera les membres du CES de l’évolution de ce dossier.
DÉCISIONS / DECISIONS
- Création de programme / Program Creation
Faculté de médecine/ Faculty of Medicine
a. 2023-GRAD-MED-02 - M.Sc. et Ph.D. en Médecine clinique et translationnelle / MSc and PhD in Clinical and Translational Medicine
Presented by Vice-Dean A. Stintzi.
Decision: Request approved with modifications (A. Stintzi / N. Ng-A-Fook).
- Modifications majeures / Major Modifications
Faculté des sciences de la santé / Faculty of Health Sciences
a. 2023-GRAD-SSAN-ERG-01 - M.Sc. en ergothérapie : modification à la structure du programme et création de cours / MSc Occupational Therapy: modification of program structure and course creation
Presented by Vice-Dean C. Dallaire.
Decision: Request approved as presented (C. Dallaire / S. Frigon).
Faculté des sciences sociales / Faculty of Social Sciences
b. 2023-GRAD-SSOC-PSY-05 – Ph.D. en psychologie clinique : Modification aux exigences des cours cliniques obligatoires / 2023-GRAD-SSOC-PSY-05 – PhD in Clinical Psychology: Modifications of the requirements for compulsory clinical courses
- Revoir la justification afin de refléter le bilinguisme, l’expérience étudiante et la survie des programmes en français.
Présentée par la vice-doyenne S. Frigon.
Décision : Modifications ci-dessous doivent être apportées et resoumises pour un vote (S. Frigon / C. Dallaire).
- Retrait de la référence à la charge de travail
- Remplacer la terminologie section par programme. P.ex. dans la partie du sommaire, « Nous voulons que les étudiant.e.s prennent tous les cours cliniques obligatoires du programme dans la langue de leur section (anglaise ou française) ».
- Règlement académique :
- Règlement aux études supérieures C-9.2 : Inscription au grade
Présenté par A. Beauchemin
Décision : Règlement accepté avec la modification suivante (Sylvie/ C. Dallaire)
- Inverser l’ordre des phrases pour les deux paragraphes reliés à l’obtention du diplôme après avoir les exigences du grade.
- Rapports facultaires des modifications mineures / Faculty Reports on Minor Modifications
Le point 10 de l’ordre du jour était rapporté à la prochaine rencontre du Conseil en raison de manque de temps.
- Autres affaires
La vice-rectrice de l’Université Saint-Paul a lancé un appel pour pourvoir deux sièges vacants au Comité des études supérieures USP. Le vice-provost encourage les vice-doyens et vice-doyennes pour recommander des membres du corps professoral pour être nommé par le CÉS.
La rencontre s’est terminée à 15h32. (G. Richards / M. Paré)
