PROCÈS-VERBAL
de la première réunion de l'année 2023-2024 du
CONSEIL DES ÉTUDES DU PREMIER CYCLE
La réunion a lieu le jeudi 7 septembre à 9h30 à Vanier 1026 et par Microsoft Teams.
PRÉSENCES
L. Abanto Rojas, I. Apostolova, S. Bainbridge-Whiteside, A. Beauchemin, J. Beddows, S. Cadieux, M. Charron, C. Dallaire, M. Gobeil, C. Isabelle, M. Jezak, M. Labrosse, R. Leck, L. McDermaid, P-E. Parent, D. Robitaille, U. Ruhi, L. Shiell, A. Sowinski, A. St-Amant, A. Stinzi, V. Strimelle, M. Théberge.
PERSONNES EXCUSÉES
S. Baranayi, E. Bercier, Y. Campagnolo, J. Carnegie, M-A. Daoust, A. T. Sharma, D. Wiseman
PERSONNES RESSOURCES
É. Detellier, V. Tardif.
Le vice-provost, affaires académiques, préside la réunion.
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2. Procès-verbal de la réunion du 27 avril 2023
Le procès-verbal de la réunion du 27 avril 2023 est approuvé avec une abstention.
3. Questions découlant du procès-verbal
4. Bienvenue aux nouveaux membres
Le vice-provost, affaires académiques, Alain St-Amant, souhaite la bienvenue aux nouveaux membres, soit :
- Iva Apostolova
- Stephen Baranayi
- Joël Beddows
- Yan Campagnolo
- Claire Isabelle
- David Robitaille
- Leslie Shiell
- Andrew Sowinski
5. Mot du président
Le vice-provost, affaires académiques, Alain St-Amant, informe le CEPC que les locaux des cours ne seront plus publiquement affichés d’ici deux semaines.
La gestionnaire de l’expérience étudiante au Cabinet de la Provost, Véronic Tardif, se joint à la réunion et présente le contexte de production du formulaire de déclaration d’absence à une évaluation qui fait partie du règlement académique A-8.6. Ce formulaire sera mis en ligne la semaine prochaine et des messages pour les membres du corps professoral et les membres de la population étudiante seront envoyés. Les pages web des facultés seront également mises à jour, de même que les pages web de l’administration centrale. Puisque le processus est différent selon les facultés, il est suggéré que les vice-doyennes et les vice-doyens écrivent également un message aux membres de leur corps professoral pour expliquer les procédures dans leur faculté.
Il est décidé que le formulaire d’autodéclaration Covid sera retiré du web dès que le formulaire de déclaration d’absence à une évaluation sera en ligne.
Une discussion s’engage sur les différentes pratiques facultaires pour traiter les demandes d’exception au règlement A-8.6 concernant les examens différés.
AUX FINS DE RECOMMANDATION
6. Règlements académiques
a) Modifications aux règlements académique A-8.6 Justification pour un absence à un examen ou pour un une remise tardive (2023-2024 VPAA 001)
Le vice-doyen de la Faculté de médecine, Alain Stintzi, présente les modifications demandées au règlement A-8.6 et les raisons pour lesquelles la Faculté de médecine veut être exclue de ce règlement.
C.2023-2024.001 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat d’approuver les modifications aux règlement académique A-8.6 Justification pour un absence à un examen ou pour un une remise tardive (2023-2024 VPAA 001), tel que présentée. (unanime)
b) Modification au règlement académique B-8.8 Inscription au grade (2023-2024 VPAA 005)
Le vice-provost, affaires académiques, Alain St-Amant, présente les modifications demandées au règlement B-8.8 à la suite de l’annulation de la collation des grades de l’automne.
C.2023-2024.002 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat d’approuver les modifications au règlement académique B-8.8 Inscription au grade (2023-2024 VPAA 005), tel que présentées. (unanime)
c) Modification au règlement académique B-9 Distinctions (2023-2024 VPAA 006)
Le vice-provost, affaires académiques, Alain St-Amant, présente les modifications demandées au règlement B-8.9 à la suite de l’annulation de la collation des grades de l’automne.
Une discussion s’engage sur la remise de la troisième médaille d’argent du gouverneur général au premier cycle. Les modifications proposées suggéraient de remettre cette médaille à l’étudiante ou l’étudiant ayant obtenu la plus haute moyenne pondérée cumulative toutes facultés confondues, à l’exception des autres personnes lauréates dans cette catégorie. Il est plutôt suggéré que cette troisième médaille soit remise en alternance d’une année à l’autre entre les sciences et les humanités, car les systèmes de notation varient entre ces deux domaines. Il est ainsi proposé de reformuler cette partie du règlement B-9 :
Une médaille pour l’étudiante ou l’étudiant ayant eu la plus haute moyenne pondérée cumulative (MPC) (arrondie à la deuxième décimale), à l’exception des personnes lauréates des deux médailles mentionnées ci-dessus, (Supprimer - pour l’ensemble des facultés) Ajouter: qui est remise en alternance d’une année à l’autre entre les sciences et les humanités.
A medal for the student with the highest cumulative grade point average (CGPA) (rounded to two decimal places), with the exception of the two recipients of the two medals mentioned above, (Supprimer - for all faculties) Ajouter: which alternates from year to year between the sciences and the humanities.
Il est également mentionné que d’autres passages dans le règlement B-9 concernaient toujours la collation des grades de l’automne. Les paragraphes ci-dessous seront ainsi biffés pour la présentation du règlement au Comité exécutif du Sénat.
Supprimer: Pour obtenir une médaille à la collation des grades de l’automne, il faut avoir obtenu une moyenne pondérée cumulative égale ou supérieure à celle de la personne lauréate de la médaille correspondante à la collation du printemps.
Supprimer: Exceptionnellement, pour certains prix qui ne sont décernés qu’une fois par année, le grade pourra avoir été obtenu à la collation précédente, mais durant la même année universitaire (ex. : grade au printemps et prix à l’automne, mais non l’inverse).
C.2023-2024.003 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat d’approuver les modifications au règlement académique B-9 Distinctions (2023-2024 VPAA 006), avec les modifications demandées. (unanime)
7. Attribution du CEPC
Modifications dans la composition du CEPC
Le vice-provost aux affaires académiques, Alain St-Amant, explique les changements proposés. Certaines positions n’existent plus. C’est le cas du vice-provost associé aux affaires académiques et du directeur de SASS. Il est proposé de remplacer le poste du directeur du SASS par celui de directeur principal, santé, mieux-être et soutien étudiants et d’ajouter à la composition du CEPC les postes de vice-recteur associé, francophonie et de vice-recteur associé, international. Il est également demandé de corriger le titre du Director, Program Evaluation en anglais.
C.2023-2024.004 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat d’approuver les modifications dans la composition du CEPC, avec les modifications demandées. (unanime)
À TITRE D’INFORMATION
8. Rapport des modifications mineures
a) École de gestion Telfer
Le vice-doyen de l’École de gestion Telfer, Umar Ruhi, présente le rapport de modifications mineures. Il est précisé que le microprogramme Business and Sport Analytics n’a pas encore été approuvé à la Faculté des sciences de la santé.
Il est également demandé que le Cabinet du vice-provost aux affaires académiques n’oublie pas de vérifier que, dans les demandes de modifications mineures ou majeures qui concernent plusieurs facultés, toutes les facultés concernées ont été consultées et ont donné leur approbation avant que ces demandes de modifications mineures ou majeures soient présentées au CEPC.
b) Université Saint-Paul
La vice-rectrice à l’enseignement et à la recherche de l’Université Saint-Paul, Iva Apostolova, présente le rapport de modifications mineures.
AUX FINS DE DISCUSSION
9. Procédure pour guider les professeures et professeurs en cas de tricherie pendant un examen
Le vice-provost aux affaires académiques, Alain St-Amant, et la vice-doyenne de la Faculté des sciences de la santé, Christine Dallaire, expliquent qu’il n’existe pas de procédure pour guider le corps professoral en cas de tricherie pendant un examen pour l’ensemble des facultés, ni même au sein de toutes les facultés, ce qui fait en sorte que les professeures et les professeurs ne savent pas toujours quoi faire lorsque cette situation se produit.
Il est décidé de former un groupe de travail, composé d’Alain St-Amant, de Christine Dallaire et de Joël Beddows, pour écrire une procédure à suivre. Cette procédure sera ensuite présentée aux comités du Sénat et, une fois approuvée, pourra être affichée dans le site web de l’université tant pour les membres du corps professoral que pour les membres de la population étudiante.
