PROCÈS-VERBAL
de la quatrième réunion de l'année 2023-2024 du
CONSEIL DES ÉTUDES DU PREMIER CYCLE
La réunion a lieu le jeudi 16 novembre à 9h30 à Vanier 1026 et par Microsoft Teams.
PRÉSENCES
L. Abanto Rojas, S. Bainbridge-Whiteside, A. Beauchemin, J. Beddows, S. Cadieux, J. Carnegie, M. Charron, C. Dallaire, M-A. Daoust, C. Isabelle, M. Jezak, M. Labrosse, R. Leck, P-E. Parent, Y. Pelletier, D. Robitaille, U. Ruhi, L. Shiell, A. Sowinski, A. St-Amant, A. Stinzi, V. Strimelle,
PERSONNES EXCUSÉES
I. Apostolova, S. Baranayi E. Bercier, Y. Campagnolo, M. Gobeil, L. McDermaid, A. T. Sharma, M. Théberge, D. Wiseman.
PERSONNES RESSOURCES
É. Detellier, M. Conway, A. Ibrahim, V. Tardif.
Le vice-provost, affaires académiques, préside la réunion.
1. Approbation de l’ordre du jour
L’Ombudsman, Martine Conway, viendra faire part de ses inquiétudes sur le règlement académique A-8.6.
L’ordre du jour est approuvé avec les modifications demandées.
2. Procès-verbal de la réunion du 2 novembre 2023
Il est demandé de retirer les références nominales dans la mention du rapport sur l’intelligence artificielle qui a été écrit il y a quelques années, car aucun nom n’apparaît pas dans ce rapport.
Le procès-verbal de la réunion du 2 novembre 2023 est approuvé avec les modifications demandées.
3. Questions découlant du procès-verbal
L’APUO a fait part de ses inquiétudes sur le règlement académique A-8 dont l’approbation est à l’ordre du jour de la réunion d’aujourd’hui.
De nouvelles procédures ont été mises en place pour l’approbation des règlements académiques conjoints (A), qui doivent être approuvés à la fois au CEPC et au CÉS avant d’être présentés au Comité exécutif du Sénat.
AUX FINS DE RECOMMANDATION
4. Modifications majeures
Faculté des sciences de la santé
Modifications majeures au programme en sciences des aliments et de la nutrition (2023-UGRD-SSAN-SAN-01)
La vice-doyenne à la Faculté des sciences de la santé, Christine Dallaire, présente la demande et remercie l’appui de la Faculté des sciences.
Il est demandé de préciser dans la demande que les étudiantes et les étudiants déjà admis dans les programmes auront le choix de terminer leurs études dans les nouveaux programmes proposés aujourd’hui. Les étudiantes et les étudiants qui seront admis en septembre 2024 le seront dans les nouveaux programmes.
C.2023-2024.010 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat d’approuver les modifications majeures au programme en sciences des aliments et de la nutrition (2023-UGRD-SSAN-SAN-01), avec les modifications demandées. (unanime)
5. Modifications mineures
Modifications mineures au B.Sc. spécialisé Géologie environnementale (2023-UGRD-SCIEN-GEO-01)
Le vice-doyen à la Faculté des sciences, Paul-Eugène Parent, présente la demande.
Il est demandé de préciser dans la demande qu’il s’agit d’une correction de titre de programme. Une discussion s’engage pour s’assurer qu’il n’y aura pas de confusion entre la géologie et la géographie avec cette correction de titre.
C.2023-2024.011 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat d’approuver les modifications mineures au B.Sc. spécialisé Géologie environnementale (2023-UGRD-SCIEN-GEO-01), avec les modifications demandées. (unanime)
6. Règlement académiques
Modifications au règlement académique A-8 Évaluation des apprentissages (2023-2024 VPAA 009)
Le vice-provost, affaires académiques, Alain St-Amant, présente la demande.
L’Ombudsman, Martine Conway, se joint à la discussion et présente ses inquiétudes par rapport au règlement académique A-8, particulièrement la section A-8.6. Elle s’interroge sur la façon dont les membres du corps professoral déterminent et évaluent les exigences essentielles d’un cours. Elle estime également qu’il est problématique de demander un seul examen différé par cours et s’interroge sur d’autres méthodes d’évaluation qui pourraient être utilisées, par exemple de distribuer différemment les notes au lieu de faire passer un examen différé. À ce sujet, il est mentionné que le règlement académique doit bien refléter que les étudiantes et les étudiants doivent être évalués suffisamment de fois pour que la professeure ou le professeur puisse l’évaluer.
Une discussion s’engage sur les exigences essentielles qui sont déterminées par les départements et évaluées par les membres du corps professoral. Il est mentionné que les étudiantes et les étudiants doivent choisir des cours qui leur correspondent, surtout lorsqu’il s’agit des cours optionnels.
La discussion se poursuit sur les examens différés. On assiste à une très grande hausse des demandes d’examens différés, ce qui amène les facultés à devoir trouver un équilibre entre le soutien à offrir aux étudiantes et aux étudiants dans leur apprentissage et la lourdeur du travail administratif pour organiser les demandes d’examens différés. Il est mentionné que, lorsqu’une étudiante ou un étudiant demande un deuxième examen différé et que, pour ce faire, elle ou il doit fournir un certificat médical, le travail administratif devient équivalent à celui qui existait avant la Déclaration d’absence à une évaluation.
Certaines facultés font part des moyens qu’elles utilisent pour communiquer des informations sur les examens différés aux membres du corps professoral et aux étudiantes et aux étudiants. Des ressources existent pour les étudiantes et les étudiants, comme les BEPC ou les étudiants mentors, mais peu d’étudiantes et d’étudiants les consultent. Pourtant, comme mentionné, après le cours, les étudiantes et les étudiants qui demandent un examen différé doivent le passer bien souvent sans soutien académique.
Une discussion s’engage sur les cas d’absence prolongée et, en particulier, si on doit inclure ces cas dans le règlement A-8. Il est mentionné que ces cas sont déjà couverts dans le formulaire de la Déclaration d’absence à une évaluation et que, bien souvent, il s’agit de cas qui sont discutés entre l’étudiante ou l’étudiant et la vice-doyenne ou le vice-doyen. Il est donc décidé de ne pas l’inclure les cas d’absence prolongée dans le règlement.
Dans la version anglaise du règlement, il est demandé d’ajouter le mot seats dans la partie portant sur la procédure à suivre pour assurer l’intégrité académique pendant un examen. Cette partie du règlement se lit dorénavant comme suit :
A proctor professor who observes suspicious behaviour must ensure academic integrity and will require a student in question to move seats, without explanation and without necessarily submitting an allegation of academic misconduct.
Il est également demandé de traduire le mot stages dans la version anglaise du règlement, dans la partie portant sur les exceptions à la Déclaration d’absence à une évaluation. Cette partie du règlement se lit dorénavant comme suit :
The Declaration of Absence from an Evaluation form does not apply to the following cases: work terms, internships, clinical placements, laboratories, field work, major research paper, thesis project, thesis, comprehensive exams, or any form of experiential learning.
C.2023-2024.012 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat d’approuver les modifications au règlement académique A-8 Évaluation des apprentissage (2023-2024 VPAA 009), avec les modifications demandées. (unanime)
AUX FINS DE DISCUSSION
7. La préparation de l’horaire des examens
La registraire, Sonia Cadieux, explique comment est planifié l’horaire des examens de décembre avant la semaine d’études. Elle souhaite sensibiliser les facultés au travail associé aux demandes de salles pour les examens finaux et aux contraintes d’espace, surtout lorsque des salles sont demandées et que ce n’est pas nécessaire. Une discussion s’engage sur les différentes façons utilisées par les facultés pour communiquer avec leurs professeures et professeurs. Le CEPC convient que les facultés doivent s’assurer qu’une salle est nécessaire pour un examen avant d’en faire la demande au registrariat.
8. La préparation de la rédaction des demandes de changements de programme au Sénat
La vice-doyenne à la Faculté des sciences sociales, Véronique Strimelle, fait part de son expérience de nouvelle vice-doyenne, surtout en ce qui a trait à la préparation des demandes de modifications aux programmes par les unités académiques qui, parfois, sont soumises à la dernière minute au vice-décanat. Il est conseillé aux vice-doyennes et aux vice-doyens d’envoyer un calendrier aux unités académiques et de ne pas nécessairement accepter les demandes de dernière minute.
Levée de la séance : 11h03
