PROCÈS-VERBAL SESSION OUVERTE
de la quatrième réunion de l'année 2023 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le mercredi 21 juin 2023 à 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vidéoconférence (Teams).
PRÉSENCES
O. Abouzaher, J. Adams, J. Bell, A. Beraskow, B. Bogie, K. Butler Malette (gouverneure émérite), D. Chemla, P. Cyr, C. Dallaire, D. Desautels (gouverneur émérite), J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, F. Guimont, J. Hendricks, P. Hindo, D. Hume, A. Juneau, A. Keller, N. C. Lazar, D. Mujawamariya, P. Murphy, N. Odjick, F.-E. Racicot, M. Saikaley, J. Tchida, S. Tokmakjian, G. Wilson
PERSONNES EXCUSÉES
K. Barkat, S. Kiff, J. Lefebvre, D. Monaghan, H. Stern, L. Tedesco
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaac, C. Schweizer
La présidente rappelle les consignes nécessaires au bon déroulement de la réunion aux personnes qui participent à la rencontre sur Teams.
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Elle rappelle également que les membres ont reçu un message les invitant à poser leurs questions sur l’ordre du jour préalablement à la réunion.
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2. Bienvenue et remerciements
La présidente remercie Joanne Lefebvre et Donna Monaghan dont les mandats se terminent le 30 juin 2023, pour leur contribution inestimable aux travaux du Bureau des gouverneurs.
Mesdames Lefebvre et Monaghan n’ont malheureusement pas pu se joindre à la réunion.
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit d’intérêts n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
4. Approbation du procès-verbal de la réunion du 29 mai 2023
Document distribué préalablement à la réunion.
5. Questions découlant du procès-verbal
Aucune question n’est soulevée.
6. Nominations et renouvellements de mandats au Bureau des gouverneurs et ses comités
a) Rapport du Comité de gouvernance et de nomination
b) Nomination au Comité de placement de la caisse de retraite
Documents distribués préalablement à la réunion.
7. Revue annuelle de l’énoncé des politiques et pratiques de placement
Document distribué préalablement à la réunion.
8. Revue des politiques et directives portant sur les investissements
Document distribué préalablement à la réunion.
9. Régime de retraite
a) Rapport annuel 2022 sur le régime de retraite
b) Évaluation actuarielle au 1er janvier 2023
Documents distribués préalablement à la réunion.
POUR INFORMATION
10. Rapport annuel sur la gouvernance des comités de pension et de trésorerie
a) Comité de placement de la caisse de retraite
b) Comité de pension
c) Comité des finances et de trésorerie
Documents distribués préalablement à la réunion.
2023.11 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver l’ordre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont présentées à savoir :
Point 4
2023.11 a Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver le procès-verbal de la réunion du 29 mai 2023.
(Unanimité)
Point 6
2023.11 b Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Nathalie Gougeon au Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(Unanimité)
2023.11 c Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Doreen Hume au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(Unanimité)
2023.11 d Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Lucie Tedesco au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat de deux ans, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2025.
(Unanimité)
2023.11 e Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Gina Wilson au Comité de gouvernance et de nomination pour un mandat d’un an, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2024.
(Unanimité)
2023.11 f Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Doreen Hume au Comité de vérification en qualité de membre et de présidente pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(Unanimité)
2023.11 g Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Nathalie Gougeon au Comité de vérification pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(Unanimité)
2023.11 h Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de David Chemla au Comité de vérification pour un mandat de deux ans et quatre mois, du 1er juillet 2023 au 2 novembre 2025.
2023.11 i Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination d’André Juneau au Comité des finances et de trésorerie pour un mandat d’un an, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2024.
(Unanimité)
2023.11 j Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination d’Omar Abouzaher au Comité de placement de la caisse de retraite pour un mandat de deux ans, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2025.
(Unanimité)
2023.11 k Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de James C. L. Clark au Comité de placement de la caisse de retraite pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(Unanimité)
2023.11 l Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Hugh Gorman au Comité des terrains et des bâtiments pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(Unanimité)
2023.11 m Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Paul Hindo au Comité de gouvernance et de nomination pour un mandat de trois ans du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(Unanimité)
2023.11 n Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Steffany Bennett au Comité mixte du Sénat et du Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(Unanimité)
2023.11 o Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Sanni Yaya au Comité mixte du Sénat et du Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(Unanimité)
2023.11 p Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Shaunt Tokmakjian au Comité de vérification pour un mandat de quatre mois, du 1er juillet 2023 au 30 octobre 2023.
(Unanimité)
2023.11 q Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Stephen A. Cotsman au Comité des finances et de trésorerie pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(Unanimité)
2023.11 r Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de James C. L. Clark au Comité des finances et de trésorerie pour un mandat de trois ans du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(Unanimité)
2023.11 s Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Josée Mondoux au Comité de placement de la caisse de retraite pour un mandat de trois ans du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(Unanimité)
2023.11 t Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Paul Hindo au Comité des terrains et des bâtiments pour un mandat de trois ans du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(Unanimité)
2023.11 u Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Lawrence Soloway au Comité des terrains et des bâtiments pour un mandat d’un an du 1er juillet 2023 au 30 juin 2024.
(Unanimité)
2023.11 v Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination du professeur Fabio Moneta au Comité de placement de la caisse de retraite pour un mandat de deux ans, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2025.
(Unanimité)
Point 7
2023.11 w On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the Statement of Investment Policies and Procedures for the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965).
(Unanimous)
Point 8
2023.11 x On motion duly made and seconded, it is resolved that the Board of Governors approves the Statement of Investment Policies and Goals for the Long Term Portfolio.
(Unanimous)
Point 9
2023.11 y On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the 2022 Annual Report for the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965).
(Unanimous)
2023.11 z On motion duly made and seconded, it is resolved that the Board of Governors approves the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965) actuarial valuation update as of January 1, 2023.
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
11. États financiers vérifiés des régimes de retraite pour l’année se terminant le 31 décembre 2022
Michel Houle, vice-recteur associé aux ressources financières, se joint à la réunion
a) Régime de retraite de l’Université d’Ottawa
b) Régime de retraite de l’Association des professeurs à temps partiel de l’Université d’Ottawa (APTPUO)
The 31 December 2022 Financial Statements of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965) and the 31 December 2022 Financial Statements of the Association of Part-Time Professors of the University of Ottawa Pension Plan (1991) were presented for approval. It was noted that both were prepared in accordance with the Canadian accounting standards for pension plans.
They were presented to the Administration Committee on 17 May 2023 and to the Audit Committee on 23 May 2023 for recommendation.
2023.12 On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the December 31, 2022 audited Financial Statements of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965).
(Unanimous)
2023.13 On motion duly made and seconded, it is resolved that the Board of Governors approves the December 31, 2022 audited financial statements of the Association of Part-Time Professors of the University of Ottawa Pension Plan (1991).
(Unanimous)
Michel Houle quitte la réunion.
12. Modifications au Règlement administratif de l’Université d’Ottawa No 1
Kathryn Prud’Homme, conseillère juridique et directrice, se joint à la réunion
La Secrétaire générale informe les membres que les modifications suggérées ont pour but de combler certains manques qui ont été constatés et pour ajuster le Règlement administratif aux besoins et pratiques de l’Université en matière de gouvernance.
Les principales modifications sont les suivantes :
• Inclure le Comité d’administration (CA) au paragraphe 6.13 avec son mandat général et sa composition;
• Clarifier et préciser les pouvoirs du Comité de gouvernance et nomination (art. 9.1);
• Modifier les pouvoirs du Comité de finance et trésorerie suivant les recommandations dudit Comité (art. 12.1);
• Ajuster les pouvoirs du Comité des terrains et bâtiments pour être conforme au Bylaw no3 (article 13.1);
• Prévoir une disposition sur la cession d’éléments d’actifs de l’Université (article 19.4);
• Clarifier le processus pour amender et modifier le Règlement administratif (article 20.1)
La version française a également été revue pour répondre aux normes de neutralisation et féminisation des textes.
A member suggested that the word ‘advisable’ be replaced with ‘reasonable’ in article 6.5.1 President’s power in an emergency:
“In the event of an emergency and should a duly convened meeting of the Executive Committee fail to produce a quorum, then, after consultation with the members of the Executive Committee present, or, should it not in the opinion of the President, due to the urgency of the matter, be practical to convene a meeting of the Executive Committee or of the Board, then the President, after consultation with the Chair of the Board, if he or she is available, may take any action or do any act or execute any document on behalf of the University as he or she may deem reasonable and may thus bind the University, provided however that, (…)”
Members agreed with modification.
It was also confirmed that the power granted to the Administration Committee does not diminish those of the Board.
2023.14 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve les modifications au Règlement administratif de l’Université d’Ottawa No.1 (2019)
(une abstention)
Kathryn Prud’Homme quitte la réunion
13. Modifications au Règlement 67b – Prévention de la violence sexuelle
Tiffany Ticky, directrice, Bureau des droits de la personne, se joint à la réunion.
Il est rappelé que les modifications proposées ont été effectuées pour prendre en compte les nouvelles obligations mises en place par le gouvernement de l’Ontario, à savoir l'article 16.1 de la Loi sur le ministère de la Formation et des Collèges et Universités portant sur les cas d’inconduite sexuelle de la part d’employés à l’encontre d’étudiants.
Une discussion s’engage durant laquelle il est précisé que le Règlement 67b s’applique à tous les membres de la communauté universitaire.
It was also mentioned that the amended Policy will come into effect on 1 July 2023.
2023.15 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve les modifications au Règlement 67b – Prévention de la violence sexuelle
(Unanimité)
Tiffany Ticky quitte la réunion.
POUR INFORMATION
14. Rapport du recteur
Le recteur revient sur les points suivants :
• La collation des grades s’est déroulée entre les 8 et 11 juin au Centre Shaw; l’installation de la nouvelle chancelière, Claudette Commanda, a eu lieu le 8 juin dans le cadre de la collation des grades de la Faculté de droit, section de Common Law, au sein de laquelle Madame Commanda a été Ainée en résidence et conseillère spéciale en matière de réconciliation auprès de la doyenne.
Le vice-recteur à la recherche et à l’innovation présente une mise à jour des activités de son cabinet et revient entre autres sur les financements obtenus par l’Université.
Le recteur reprend la parole et indique que :
• l’Université a reçu $430 millions en fond de recherche pour la précédente année.
• Les clés de la Faculté des sciences de la santé, campus Lees, ont été remises le vendredi 16 juin 2023.
• Awad Ibrahim, vice-provost, équité, diversité et excellence en matière d’inclusion, a pris ses fonctions le 1er juin; il est également responsable du dossier santé mentale et mieux-être.
• L’Université a reçu le prix de reconnaissance du Conseil canadien des professionnels en sécurité agréés dans la catégorie Organisation.
• No comments received to date following the submission of the University brief to the Blue Ribbon Panel on Financial Sustainability in the Post-Secondary Education Sector.
An interim report is expected in August 2023.
• Prise en charge éventuelle du Programme de formation en français des sages-femmes bien accueilli par le Ministère des collèges et Universités et par le Ministère de la santé.
Une discussion s’engage durant laquelle il est mentionné que le programme de formation des sages-femmes ne peut pas être intégré à l’École des sciences infirmières car le Collège des sages-femmes ne le permet pas.
Il est également mentionné que proposer ce programme non seulement en français mais également en anglais permettrait de mieux le rentabiliser.
15. Rapport annuel des comités
a) Comité de placement de la caisse de retraite
b) Comité des finances et de trésorerie
c) Comité de pension
Tom Valks, directeur principal des placements, se joint à la réunion
Le directeur principal des placements, en l’absence du président du Comité de placement de la caisse de retrait, le président du Comité des finances et de trésorerie et, le président du Comité de pension présentent les responsabilités de leur comité, leur fonctionnement, les réalisations pour l’année écoulée et les objectifs pour l’année en cours.
Le président du Comité des finances et de trésorerie et le président du Comité de pension remercient les équipes pour le travail accompli.
Tom Valks quitte la réunion.
16. Rapports de comités
a) Comité des finances et de trésorerie (volet trésorerie)
The Chair presented the report of the meeting held on 31 May 2023 during which members approved the Statement of Investment Procedures and Guidelines for the Short-Term Portfolio and the Responsible Investment Guidelines and recommended the approval, by the Board, the Statement of Investment Policies and Goals for the Long Term Portfolio to the Board of Governors.
b) Comité de pension
The Chair presented the report of the meeting held on 26 May 2023 during which members recommended the approval, by the Board, of the Actuarial valuation as at 1 January 2023 as well as the approval of the 2022 Pension Plan Annual Report. Both requests were presented for approval at the present Board meeting.
Members also approved the presentation of the Annual Committee Governance Report to the Board, for information.
La séance passe à huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
CS/ab
