PROCÈS-VERBAL
de la deuxième réunion de l'année 2019 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le 25 février 2019 à 17h00 dans la salle 083 du pavillon Tabaret.
SESSION OUVERTE
PRÉSENCES
D. Bedward, K. Butler Malette, D. Desautels, T. Doyon, J. Frémont, J. Geurts, J. Ghossein, S. Giguère, F. Guimont, S. Hussen, M. Ingham, A. Jolicœur (téléphone), R. L’Abbé, S. Lamoureux, T. Malaty, N. Mercier, S. Morris (téléphone), M. Picard, J. Quaid, E. Rody (téléphone), C. Rouillard K. Shariff, J. Simpson
PERSONNES EXCUSÉES
A. Beraskow, C. Commanda, J. Lefebvre, D. Monaghan, C. Perron, L. Portelance, L. Soloway
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, S. Charbonneau, D. Graham, S. Isaacs, M. Joyal, J. Nyman, C. Schweizer
Madame Kathryn Butler Malette préside la réunion.
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2. Bienvenue et remerciements
S/O
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
4. Procès-verbal de la réunion du 28 janvier 2019.
Le procès-verbal est approuvé tel que présenté.
5. Question découlant du procès-verbal
Aucune question n’est soulevée.
6. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination
Le Comité soumet au Bureau la recommandation suivante, approuvée à l’unanimité lors de la réunion du Comité de gouvernance et de nomination du 14 février 2019 :
Comité de gouvernance et de nomination
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination de Charles Perron au Comité de gouvernance et de nomination pour un mandat d’un an et quatre mois, du 25 février 2019 au 30 juin 2020.
(Unanimité)
2019.04 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le procès-verbal de la réunion du Bureau des gouverneurs 28 janvier 2019 et la recommandation du Comité de gouvernance et de nomination.
(Unanimité)
AUX FINS D’APPROBATION OU D’INFORMATION
7. Rapport du recteur
Le recteur rappelle qu’un rapport écrit a été remis aux gouverneurs et aborde ensuite son rapport oral.
Le recteur indique que l’équipe de direction a complété les tournées de discussions organisées dans le cadre de la planification stratégique Imagine 2030 et souligne que l’accent a été mis davantage sur l’Université, sa place et son futur, et moins sur des problèmes quotidiens lors des dernières rencontres.
Il rappelle par ailleurs que la planification stratégique est toujours au cœur des discussions; le comité opérationnel poursuit ses rencontres et est actuellement dans la phase 2, Remue-méninges et conception collaborative. Plusieurs points ont été abordés par l’entremise de scénarios élaborés par le Provost et vice-recteur aux affaires académiques et une carte de travail sera mise au point par l’équipe d’analyse à partir des résultats obtenus.
Le recteur passe ensuite la parole au Provost et vice-recteur aux affaires académiques qui fait une mise à jour sur les actions entreprises dans le cadre du plan d’action sur la santé mentale et le mieux-être. Le Provost rappelle que le Bureau a approuvé, lors de la réunion du 28 mai 2018, à l’initiative de Jamie Ghossein, élu par les étudiants de premier cycle, la motion suivante :
2018.12 On motion duly made, seconded and carried be it resolved that the Board of Governors of the University of Ottawa supports the following principle:
That the University’s service offerings in the areas of mental health, counselling and coaching services, and other services provided in response to students’ needs should be at least comparable with those of other Ontario U15 universities, as determined in accordance with the best available data.
Il indique qu’un sondage est actuellement en cours auprès des autres universités canadiennes, présente un rapport de situation arrêté au mois de février 2019 et mentionne qu’un rapport complet sera présenté au Bureau en juin 2019. Un document récapitulant les actions entreprises jusqu’en février est par ailleurs remis aux gouverneurs
Le recteur fait une mise à jour sur la situation de la Fédération étudiante de l’Université d’Ottawa (FÉUO) et indique que, à l’issue des résultats du référendum organisé pour désigner l’association étudiante de premier cycle à l’Université d’Ottawa, la FÉUO a été remplacée par le Syndicat étudiant de l’Université d’Ottawa | University of Ottawa Students’ Union. Les représentants provisoires du Syndicat ont été rencontrés par les représentants de l’Université auxquels ils ont présenté leur planification à court terme. Une réunion est également prévue avec la FÉUO pour discuter de la transition entre les deux organismes.
Le recteur passe à nouveau la parole au Provost et vice-recteur aux affaires académique qui présente une mise à jour sur les demandes d’admission. Le Provost mentionne que le vice-recteur associé, gestion des effectifs étudiants et registraire, a mis au point un tableau de bord permettant de faire un point en temps réel sur les demandes d’admission, qui sera présenté ultérieurement au Comité d’administration.
Il indique également que nous sommes toujours dans la phase d’admission et que nous entamons la phase d’émission des offres.
Le Provost précise par ailleurs que nous enregistrons une augmentation des admissions de 9% par rapport à l’an dernier, de 5% pour les admissions francophones et que nous nous rapprochons des chiffres de 2013 pour l’ensemble des admissions.
A discussion followed during which a member asked if the Students’ Union would be ready to collect the fees for the summer session; it is answered that the Union plans to move very quickly to put everything in place.
8. Approbation des statuts de l’Université
La secrétaire générale rappelle que les gouverneurs lui ont fait parvenir leurs commentaires à l’issue de la présentation des statuts refondus lors de la réunion du 28 janvier 2019. Le Comité de gouvernance et de nomination a fait un suivi sur les commentaires et l’approbation des statuts lors de la réunion du 14 février 2019 et a constaté qu’aucun commentaire ne nécessitait une révision de la version anglaise présentée le 28 janvier 2019, soumise ce jour pour approbation.
Une version traduite en français devrait par ailleurs être déposée au Bureau pour approbation lors de la réunion du 29 avril 2019.
Il est rappelé que la version anglaise et la version française auront la même valeur juridique.
2019.05 On motion duly made and seconded, be it resolved that, the form of by-law submitted to the Board of Governors of the University of Ottawa, which is marked as University of Ottawa Board By-law No. 1 (2019) relating generally to the organization of the University of Ottawa and of its Board of Governors is hereby enacted and made By-law No. 1 (2019) of the University of Ottawa, effective as of the date of this resolution;
and the Chair of the Board of Governors and the Secretary-General are hereby authorized and directed to sign By-law No. 1 (2019), their execution thereof serving to identify the by-law hereby enacted and made.
(Unanimous)
2019.06 On motion duly made and seconded, be it resolved that,
the by-laws relating generally to the organization of the University of Ottawa previously enacted and passed by the Board of Governors, as particularly set out in below, are hereby repealed and such repeal is effective as of the date of this resolution;
and such repeal shall not affect the previous operation of any of the by-laws set out below or affect the validity of any act done or right or privilege, obligation, or liability acquired or incurred under them, or the validity of any contract or agreement made pursuant to them, or the validity of any by-law of the University obtained pursuant to them, prior to such repeal.
(Unanimous)
9. Rapport annuel de la Commission permanente des affaires francophones et des langues officielles
Les gouverneurs reçoivent le Rapport annuel de la Commission permanente des affaires francophones et des langues officielles présenté par le Provost et vice-recteur aux affaires académiques et le vice-recteur aux ressources, co-présidents de la Commission.
Une discussion s’engage durant laquelle les membres discutent entre autres des dispositions de l’alinéa 4.3 qui traite de l’étude effectuée auprès des professeurs de l’Université enseignant dans leur langue seconde. Il est mentionné que le Comité mixte a constaté lors de l’examen des demandes de promotion et de permanence que la façon de déterminer le bilinguisme des professeurs était variable et il a donc été décidé par le Comité que les professeurs devraient passer un test d’évaluation linguistique ou apporter la preuve de leurs compétences à l’appui de leur demande de permanence ou de promotion.
10. Rapport des comités
a) Comité de vérification
In the absence of the Chair of the Committee, the Chair of the Board presented the report of the Audit Committee meeting held on 29 January 2019 during which committee members received various updates, one on the risk-based audit plan, one on a cyber security progress and one on accounting standards.
b) Comité des finances et de trésorerie
Le président du Comité présente un compte rendu de la réunion du Comité des finances et de trésorerie, volet finances, qui s’est tenu le 6 février 2019, durant laquelle les membres ont reçu le rapport financier mensuel au 31 décembre 2019. Ils ont également examiné les différentes annonces du gouvernement de l’Ontario ayant un impact sur les universités et les différents scénarios possibles pour le budget de l’Université pour 2019-2020 et les années subséquentes.
A discussion followed during which members discussed the new financial process for which the University is building up its capacity; this new process will require good cooperation between the central administration and the faculties and services.
It is mentioned that the initiative still has some way to go but is already providing useful information on the spending relative to the budget. ,
Il est rappelé que les nouveaux instruments mis en place permettront aux doyens, directeurs d’unité et gestionnaires d’avoir une vision juste de leur budget tout au long de l’année.
It is also specified that since the budget is not a two-step process there will not be any pre-budget presentation but only one presentation for the 2019-2020 budget.
11. Présentation : The Growcer
Members received a presentation from Corey Ellis, co-founder and CEO of the Growcer.
Corey Ellis is a graduate from Telfer School of Management; he co-founded the Growcer with Alida Burke, also a Telfer graduate, in March 2016.
Corey Ellis emphasised the fact that the assistance received through Enactus uOttawa, which has been named both the 2018 TD Entrepreneurship Challenge National Champion as well as the Scotiabank EcoLiving Green Challenge National Champion for the Growcer, was instrumental to the project’s success.
The Growcer is a social enterprise that empowers remote Canadian regions to grow fresh produce locally using modular hydroponic systems.
Growcer systems are specifically designed for Arctic regions, enabling local food production with a steady stream of affordable fresh produce grown in outdoor temperatures as cold as -52°C.
The company also provides ongoing services to allow local entrepreneurs to own and operate their own systems and additional supports to enable better nutrition for the community, including meal packages, a series of food education and kitchen literacy tools, and an automation system that cuts labour requirements by over 80%.
La session passe à huis clos.
