PROCÈS-VERBAL
de la troisième réunion de l'année 2019 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le 29 avril 2019 à 17h00 dans la salle 083 du pavillon Tabaret.
SESSION OUVERTE
PRÉSENCES
D. Bedward, A. Beraskow, K. Butler Malette, D. Desautels, T. Doyon, J. Frémont, J. Geurts, J. Ghossein, S. Giguère, M. Ingham, A. Jolicœur, A. Keller, R. L’Abbé, S. Lamoureux, J. Lefebvre, T. Malaty (téléphone), N. Mercier, S. Morris, C. Perron, M. Picard, J. Quaid, E. Rody (téléphone), C. Rouillard, J. Simpson
PERSONNES EXCUSÉES
C. Commanda, C. Dallaire, F. Guimont, S. Hussen, D. Monaghan, L. Soloway
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, R. Bourgeois, S. Charbonneau, D. Graham, S. Isaacs, J. Nyman, C. Schweizer
Madame Kathryn Butler Malette préside la réunion.
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2. Bienvenue et remerciements
La présidente souhaite la bienvenue à Robert Bourgeois, vice-recteur aux ressources par intérim, nommé pour un mandat ne dépassant pas une année, à Anna Keller, nommée par l’Assemblée législative de l’Ontario pour un mandat de trois ans, et à Christine Dallaire, nommée par le Sénat de l’Université pour un mandat de trois ans. Elle félicite également Mark Ingham pour sa réélection par les étudiants et étudiantes des cycles supérieurs nommé pour un mandat de deux ans.
La présidente félicite par ailleurs le vice-recteur à la recherche et ses équipes pour l’inauguration du campus Kanata-Nord qui a eu lieu le 25 avril 2019.
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
4. Procès-verbal de la réunion du 28 janvier 2019.
Le procès-verbal est approuvé tel que présenté.
5. Question découlant du procès-verbal
Aucune question n’est soulevée.
6. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination
Le Comité soumet au Bureau les recommandations suivantes, approuvées à l’unanimité lors de la réunion du Comité de gouvernance et de nomination du 17 avril 2019 :
Bureau des gouverneurs
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination de Jennifer Adams au Bureau des gouverneurs pour un mandat d’un an et quatre mois, du 29 avril 2019 au 24 septembre 2020.
(Unanimité)
Bureau des gouverneurs
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination de Mark Ingham au Bureau des gouverneurs pour un mandat de deux ans, du1er mai 2019 au 30 avril 2021.
(Unanimité)
Comité exécutif du Bureau des gouverneurs
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination d’Alex Beraskow au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat d’un an et deux mois, du 29 avril 2019 au 30 juin 2020.
(Unanimité)
Comité de vérification
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination de Jennifer Adams au Comité de vérification pour un mandat de deux ans et deux mois, du 29 avril 2019 au 30 juin 2021
(Unanimité)
Comité de vérification
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination d’Anna Keller au Comité de vérification pour un mandat de deux ans et deux mois, du 1er mai 2019 au 30 juin 2021.
(Unanimité)
Comité des finances et de trésorerie, volet finances
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination de Stéphane Giguère au Comité des finances et de trésorerie, volet finances, pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2019 au 30 juin 2022.
(Unanimité)
Comité des finances et de trésorerie, volet trésorerie
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination de Stéphane Giguère au Comité des finances et de trésorerie, volet trésorerie, pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2019 au 30 juin 2022.
(Unanimité)
Comité des terrains et des bâtiments
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination de Stéphane Giguère au Comité des terrains et des bâtiments pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2019 au 30 juin 2022.
(Unanimité)
Comité exécutif du Bureau des gouverneurs
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver le renouvellement du mandat de Denis Desautels au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat de cinq mois, du 19 juillet 2019 au 15 décembre 2019.
(Unanimité)
Comité exécutif du Bureau des gouverneurs
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver le renouvellement du mandat de Joe Geurts au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat d’un an, du 1er juillet 2019 au 30 juin 2020.
(Unanimité)
Comité de gouvernance et de nomination
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver le renouvellement du mandat de Deanna Monaghan au Comité de gouvernance et de nomination pour un mandat de sept mois, du 29 mai 2019 au 11 décembre 2019.
(Unanimité)
Comité de gouvernance et de nomination
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver le renouvellement du mandat de Denis Desautels au Comité de gouvernance et de nomination pour un mandat de cinq mois, du 1er juillet 2019 au 15 décembre 2019.
(Unanimité)
Comité de gouvernance et de nomination
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver le renouvellement du mandat de Johanne Lefebvre au Comité de gouvernance et de nomination pour un mandat de six mois, du 1er juillet 2019 au 20 janvier 2020.
(Unanimité)
Comité des finances et de trésorerie, volet finances
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver le renouvellement du mandat de Denis Desautels au Comité des finances et de trésorerie, volet finances, en qualité de membre et de président, pour un mandat de cinq mois, du 19 juillet 2019 au 15 décembre 2019.
(Unanimité)
Comité des finances et de trésorerie, volet trésorerie
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver le renouvellement du mandat de Denis Desautels au Comité des finances et de trésorerie, volet trésorerie, en qualité de membre et de président, pour un mandat de cinq mois, du 19 juillet 2019 au 15 décembre 2019.
(Unanimité)
Comité de pension
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver le renouvellement du mandat d’Alain Jolicoeur au Comité de pension, en qualité de membre et de président, pour un mandat d’un an, du 4 juin 2019 au 30 juin 2020.
(Unanimité)
Comité du régime de pension supplémentaire
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver le renouvellement du mandat d’Alain Jolicoeur au Comité du régime de pension supplémentaire, en qualité de membre et de président, pour un mandat d’un an, du 4 juin 2019 au 30 juin 2020.
(Unanimité)
Comité des terrains et des bâtiments
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver le renouvellement du mandat de Joe Geurts au Comité des terrains et des bâtiments, en qualité de membre et de président, pour un mandat de deux ans, du 1er juillet 2019 au 30 juin 2021.
(Unanimité)
7. Règlement administratif du Bureau – Version française
La version anglaise du règlement administratif du Bureau refondu a été approuvée par le Bureau des gouverneurs lors de la réunion du 25 février 2019.
Il a été convenu lors de cette même réunion que la version française, qui a la même valeur juridique que la version anglaise, serait également présentée au Bureau pour approbation lors de la présente réunion.
2019.08 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le procès-verbal de la réunion du Bureau des gouverneurs du 25 février 2019, les recommandations du Comité de gouvernance et de nomination et, le Règlement administratif du Bureau, version française.
(Unanimité)
AUX FINS D’APPROBATION OU D’INFORMATION
8. Rapport du recteur
Le recteur rappelle qu’un rapport écrit a été remis aux gouverneurs et aborde ensuite son rapport oral.
Le recteur revient sur l’Inauguration du campus Kanata-Nord et rappelle que ce mélange entre les entreprises, l’industrie et l’Université rencontre un grand soutien et beaucoup d’intérêt de la part de la communauté. Il mentionne également que ce campus présente un fort potentiel pour les placements Co-Op de l’Université et remercie une nouvelle fois le vice-recteur à la recherche qui a piloté ce projet.
Le recteur rappelle que la Fédération étudiante de l’Université d’Ottawa (FÉUO) a cessé ses activités suite au référendum organisé pour désigner l’association étudiante de premier cycle à l’Université d’Ottawa et que le Syndicat étudiant de l’Université d’Ottawa (SEUO) qui a pris la relève s’avère être un excellent partenaire pour l’Université.
Il indique que le Provost fera une mise à jour sur le plan stratégique 2030 et mentionne la nomination de la nouvelle doyenne de la Faculté de droit, section de droit civil, Marie-Ève Sylvestre, qui prendra ses fonctions le 1er juillet 2019, et la poursuite des recrutements en cours pour la nomination du nouveau ou de la nouvelle Provost et du nouveau doyen ou de la nouvelle doyenne de la Faculté des sciences sociales.
Le recteur revient également sur l’annonce du nouveau budget de l’Ontario, le 11 avril, qui est par ailleurs repris dans le rapport écrit.
Le recteur rappelle par ailleurs qu’une camionnette a traversé le campus de façon erratique le 20 mars mais que le système d’alerte a bien fonctionné notamment grâce au média sociaux, Twitter et Facebook; le système informatique a quant à lui eu quelques problèmes qui sont en cours de correction.
Le recteur passe ensuite la parole au Provost qui fait une mise à jour sur les demandes d’admission qui sont en hausse, aussi bien au niveau international que domestique.
Une discussion s’engage durant laquelle les membres demandent des informations sur le pourcentage de premier, deuxième et troisième choix dans la hausse de 33% constatée sur les demandes d’admission; il est répondu qu’au niveau domestique 2.6% sont des premiers choix, 5.5% des deuxièmes choix et 6% des troisièmes choix; plus de 34% sont des premiers choix au niveau international.
Il est demandé si nous savons combien d’étudiants chinois ont déposé une demande, il est répondu qu’environ 3000-4000 demandes d’admission d’étudiants internationaux sont en provenance d’Asie du Sud-Est, majoritairement de Chine. Il est par ailleurs rappelé que des équipes de l’Université se déplacent à l’étranger pour le recrutement international.
Il est également demandé si de nombreux étudiants ont quitté l’Université suite aux difficultés rencontrées avec l’Arabie Saoudite lors de l’été 2018, il est répondu que la majeure partie des étudiants a été retenue.
Les membres souhaitent également savoir si les négociations budgétaires auront avancé suffisamment pour en discuter à la retraite du Bureau du 23, il est répondu que non, les négociations ministérielles auront lieu vers le mois de septembre, la définition des dix metriques devant être en place pour la mi-juin.
Les membres souhaitent également savoir si la compétition entre universités implique plus d’allocation pour les gagnants, la logique voudrait que oui mais en pratique non.
9. Mise à jour budgétaire – Hiver 2019
Les membres reçoivent la mise à jour hivernale du budget 2018-2019 présentée pour information.
Une discussion s’engage durant laquelle il est demandé si les postes de professeurs vacants seront comblés ultérieurement; il est répondu que le recrutement est en cours.
10. Budget préliminaire 2019-2020
Les membres reçoivent le budget préliminaire 2019-2020 présenté pour information.
Une discussion s’engage durant laquelle les membres reviennent sur les différents éléments présentés.
11. Approbation de la structure de gouvernance du régime à cotisations déterminées pour les professeurs à temps partiel de l’Université d’Ottawa (APTPUO)
In accordance with the Canadian Association of Pension Supervisory Authorities (CAPSA) guideline No. 4, principle 2: "the plan administrator should establish and document a governance framework for the administration of the plan"; according to principle 3: "The Plan administrator should clearly describe and document the roles, responsibilities, and accountabilities of all participants in the pension plan governance process."
The APTPUO defined contribution (DC) pension plan has been in existence since January 1, 1991 and has not had a governance structure since its inception.
As of December 31, 2018, the Plan has $ 9.9 million dollars in assets and requires a governance structure to outline the roles and responsibilities of those involved in its administration and the APTPUO has agreed to recommend the said governance structure to the Board of Governors for approval.
The Structure is required to review and approve decisions such as changes in the Pension Plan Text, the Statement of Investment Policies and Procedures, service providers, pricing, investment options and fees, etc.
2019.09 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la structure de gouvernance du régime à cotisations déterminées pour les professeurs à temps partiel de l’Université d’Ottawa (APTPUO).
(Unanimité)
12. Gestion de la propriété intellectuelle à l’Université d’Ottawa
Les membres reçoivent cette présentation pour information.
13. Rapport des comités
a) Comité des finances et de trésorerie
Le président du Comité présente un compte rendu de la réunion du Comité des finances et de trésorerie, volet trésorerie, qui s’est tenue le 6 mars 2019, durant laquelle les membres ont fait le point avec l’équipe de trésorerie sur les différents dossiers et sur le rendement des portefeuilles.
An update was also given on financial results for the current fiscal year which is part of the new periodic reporting system recently put in place.
The Finance and Treasury Committee, finance component, also met for a special meeting on 15th April 2019 on the heels of the Ontario budget to discuss its impact on the University budget.
La session passe à huis clos.
