PROCÈS-VERBAL
de la quatrième réunion de l'année 2019 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le 27 mai 2019 à 17h00 dans la salle 083 du pavillon Tabaret.
SESSION OUVERTE
PRÉSENCES
J. Adams, D. Bedward, A. Beraskow, K. Butler Malette, C. Dallaire, D. Desautels, T. Doyon (téléphone), J. Frémont, J. Geurts, J. Ghossein, S. Giguère, M. Ingham, A. Jolicœur, A. Keller, R. L’Abbé, J. Lefebvre, N. Mercier, D. Monaghan, J. Quaid, C. Rouillard
PERSONNES EXCUSÉES
C. Commanda, F. Guimont, S. Hussen, S. Lamoureux, T. Malaty, S. Morris, C. Perron, M. Picard, E. Rody, K. Shariff, J. Simpson, L. Soloway
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, R. Bourgeois, S. Charbonneau, D. Graham, S. Isaacs, C. Schweizer
Madame Kathryn Butler Malette préside la réunion.
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2. Bienvenue et remerciements
La présidente souhaite la bienvenue à Jennifer Adams, nouvelle membre du Bureau des gouverneurs, nommée par le Bureau des gouverneurs pour un mandat d’un an et quatre mois, pour assurer le remplacement de Luc Portelance qui a présenté sa démission le 27 février 2019.
Elle accueille également officiellement Christine Dallaire, élue par le Sénat le 26 février pour un mandat de trois ans, mais qui n’avait pas pu assister à la précédente réunion du Bureau.
La présidente félicite par ailleurs Jamie Ghossein, étudiant de premier cycle réélu au Bureau des gouverneurs par ses pairs pour un mandat de deux ans, et rappelle l’importance du travail effectué au sein du Bureau par les membres étudiants qu’elle remercie pour leur implication.
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
4. Procès-verbal de la réunion du 29 avril 2019
Le procès-verbal est approuvé tel que présenté.
5. Question découlant du procès-verbal
Aucune question n’est soulevée.
6. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination
Le Comité soumet au Bureau la recommandation suivante qui fait suite aux résultats des élections générales au Sénat et au Bureau des gouverneurs des étudiants de premier cycle :
Bureau des gouverneurs
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination de Jamie Ghossein au Bureau des gouverneurs pour un mandat de deux ans, du 13 mai 2019 au 30 avril 2021.
2019.11 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver l’ordre du jour de consentement.
(Unanimité)
7. Rapport semi-annuel de la gestion du risque d’entreprise
The Spring 2019 Enterprise Risk Management Report, for the period from October 1st, 2018 to March 31st, 2019, was presented for information.
AUX FINS D’APPROBATION OU D’INFORMATION
8. Rapport du recteur
Le recteur rappelle qu’un rapport écrit a été remis aux gouverneurs et aborde ensuite son rapport oral.
Le recteur annonce la nomination de Leslie Weir, ancienne bibliothécaire en chef de l’Université, à titre de bibliothécaire et archiviste en chef du Canada, et rappelle les qualités exceptionnelles du corps professoral de l’Université dont les membres, tels que Leslie Weir ou Mona Nemer, actuelle conseillère scientifique en chef du premier ministre du Canada, de la ministre des Sciences et du Cabinet, et précédente vice-rectrice à la recherche, sont très souvent appelés à assumer d’importantes fonctions à l’extérieur de l’Université.
Il indique par ailleurs que le nouveau ou la nouvelle Provost sera nommé(e) lors de la prochaine réunion du Bureau et que le recrutement pour le décanat de la Faculté des sciences sociales se poursuit.
Le recteur mentionne par ailleurs qu’il rencontrera prochainement la Ministre de la Formation et des Collèges et Universités afin de poursuivre, entre autres, les discussions concernant l’entente de mandat stratégique.
Le recteur passe ensuite la parole au Provost qui fait une mise à jour sur les inscriptions de premier cycle de la session d’automne 2019 qui ont débutées le 21 mai et enregistrent une hausse globale de 23% par rapport à 2018 incluant une augmentation de 80% des inscriptions internationales.
9. Approbation du budget et des droits de scolarité 2019-2020
Le budget 2019-2020 présenté pour approbation montre un budget déficitaire de 17 M$, déficit dû principalement à la décision prise par l’Université de continuer les grands projets institutionnels de transformation en cours.
Il est par ailleurs rappelé que les changements au cadre règlementaire du gouvernement ontarien sur les droits de scolarité ont conduit à une baisse des revenus anticipés pour l’année 2019-2020 d’environ 33 M$.
Une discussion s’engage durant laquelle le président du Comité des finances et de trésorerie indique que le Comité s’est réuni à cinq reprises pour examiner le processus budgétaire et les options envisageables.
Il indique par ailleurs que le Comité soutient la proposition budgétaire soumise ce jour au Bureau.
Une discussion s’engage durant laquelle les membres font part de certaines préoccupations tels que les investissements élevés pour le site Web, les budgets alloués pour les embauches de nouveaux professeurs pour combler les postes vacants ou susceptibles de le devenir; il est répondu que le budget proposé prend généralement en compte des montants maxima qui seront réévalués tout au long des différents projets entrepris.
Student members of the Board of Governors also mentioned that, for the first time, they will support the budget; they also thanked the Chair of the Committee who invited students to the budget meetings, displaying transparency in the process.
2019.12 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le budget de l'Université d'Ottawa pour l'année 2019-2020, tel que présenté, incluant les droits de scolarité et les droits complémentaires, accessoires et administratifs proposés.
(Unanimité)
10. Approbation de la nouvelle procédure de nomination du recteur
Le recteur quitte la réunion en raison d’un possible conflit d’intérêts.
La secrétaire générale présente la nouvelle procédure de nomination du recteur qui a fait l’objet d’une révision générale pour, entre autres, l’aligner sur la procédure de sélection des autres cadres supérieurs de l’Université et inclure une procédure de renouvellement de mandat.
Il est par ailleurs précisé que la procédure révisée a fait l’objet d’une présentation aux sénateurs qui n’ont émis aucun commentaire.
Une discussion s’engage durant laquelle il est demandé pourquoi il n’a pas été décidé d’inclure davantage de professeurs dans la liste de membres; il est répondu que cet article n’a pas été modifié et qu’il est plus aisé pour le Sénat, dont les membres sont majoritairement membres du corps professoral, de nommer des professeurs.
It was suggested that Article 4. Re-appointment procedure be modified as as follows:
"The following procedure shall be engaged when the incumbent seeks a first reappointment or exceptionally, when directed by the Committee on Governance and Nominating, a second re-appointment:"
2019.13 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver les modifications à la procédure de nomination du recteur et vice-chancelier de l’Université d’Ottawa avec les modifications demandées.
(Unanimité)
Le recteur réintègre la réunion.
11. Rapport des comités
a) Comité des finances et de trésorerie
Le président du Comité n’a rien a ajouté au rapport effectué lors la présentation du budget et des droits de scolarité 2019-2020.
b) Comité de vérification
La présidente du Comité présente un compte rendu de la réunion du Comité de vérification qui s’est tenue le 21 mai 2019, durant laquelle les membres ont reçu les états financiers vérifiés des régimes de retraite au 31 décembre 2018 et les rapports s’y rapportant.
Members of the Committee also received an IT Report and the internal auditors’ reports.
La séance passe à huis clos.
