PROCÈS-VERBAL
SESSION OUVERTE
de la sixième réunion de l'année 2019 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le 30 septembre 2019 à 17h00 dans la salle 083 du pavillon Tabaret.
PRÉSENCES
J. Adams, D. Bedward (téléphone), A. Beraskow, K. Butler Malette (téléphone), C. Dallaire, D. Desautels, T. Doyon, J. Frémont, J. Ghossein (téléphone), F. Guimont, A. House, S. Hussen, M. Ingham, A. Jolicœur, A. Keller, R. L’Abbé, S. Lamoureux, J. Lefebvre, A. Litvinjenko, T. Malaty, N. Mercier, D. Monaghan, M. Picard, J. Quaid, J. Simpson
PERSONNES EXCUSÉES
C. Commanda, J. Geurts, S. Giguère, S. Morris, C. Perron, E. Rody, C. Rouillard
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, R. Bourgeois, S. Charbonneau, S. Isaacs, J. Nyman, C. Schweizer, J. Scott
Madame Kathryn Butler Malette n’étant pas en mesure d’assister en personne à la réunion, Monsieur Alain Jolicœur, vice-Président du Bureau, préside la réunion.
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2. Bienvenue et remerciements
Monsieur Jolicœur accueille officiellement Andrew House et Andrew Litvinjenko, nouveaux membres du Bureau des gouverneurs, nommés par l’Assemblé législative de l’Ontario pour un mandat de trois ans, qui n’avaient pas pu assister à la précédente réunion du Bureau.
Il remercie par ailleurs Tony Doyon, dont le mandat prend fin car il quitte l’Université, pour ses contributions aux travaux du Bureau.
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
4. Procès-verbal de la réunion du 20 juin 2019
Document distribué préalablement à la réunion, pour approbation.
5. Question découlant du procès-verbal
Aucune question n’est soulevée.
6. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination
Document distribué préalablement à la réunion, pour approbation.
7. Calendrier des réunions 2019-2020
Document distribué préalablement à la réunion, pour information.
8. Nomination des vérificateurs externes pour l’exercice 2019-2020
Document distribué préalablement à la réunion, pour approbation.
9. Certificat de conformité pour l’année 2018-2019
Document distribué préalablement à la réunion, pour information.
10. Changement au titre du poste de vice-recteur ou vice-rectrice aux ressources
Document distribué préalablement à la réunion, pour approbation.
2019.19 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver les demandes présentées à l’ordre du jour de consentement. (Unanimité)
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
11. Rapport de comité
a) Comité de vérification
- États financiers consolidés vérifiés au 30 avril 2019
Le vice-recteur aux ressources et la vice-rectrice associée, ressources financières, présentent les états financiers consolidés au 30 avril 2019.
La vice-rectrice associée, ressources financières, présente le sommaire des états financiers consolidés, incluant les résultats financiers sur la base budgétaire, les résultats financiers sur la base comptable, la réconciliation entre bases budgétaires et comptables, et l’évolution des revenus et des dépenses.
Une discussion s’engage durant laquelle il est demandé si l’approbation des états financiers implique celle des allocations budgétaires, il est répondu que oui.
Il est demandé si les postes de professeurs non comblés sont reflétés dans le budget actuel, il est répondu que la nouvelle politique budgétaire évite ce problème.
Il est également demandé si la qualité de l’enseignement risque d’être affectée par ces postes non encore comblés; il est répondu que non car il ne s’agit que d’une trentaine de postes.
Un membre souhaite par ailleurs avoir la confirmation que les postes des professeurs qui partent à la retraite ne seront pas supprimés; il est répondu que non.
Un membre souhaite savoir si l’excédent budgétaire important est dû à un problème de budgétisation, il est répondu que d’importantes dépenses sont prévues et que le montant du financement gouvernemental n’est pas encore finalisé. Il est également rappelé que les frais de scolarité ont été diminués de 10%.
2019.20 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver les états financiers consolidés vérifiés au 30 avril 2019. (Unanimité)
POUR INFORMATION
12. Rapport du recteur
Le recteur rappelle qu’un rapport écrit a été remis aux gouverneurs et aborde ensuite son rapport oral.
Il rappelle que le classement de l’Université au Times Higher Education s’est amélioré, passant du 176ème rang au 141ème, grâce notamment à la recherche et à la publication d’articles.
Il indique également que l’Université a de très bon rapport avec les nouveaux représentants des étudiants de premier cycle, le Syndicat étudiant de l’Université d’Ottawa.
Il passe ensuite la parole à la Provost qui fait une mise à jour sur les admissions et annonce une hausse globale du nombre d’étudiants, une baisse des admissions d’étudiants en provenance de Toronto et des CEGEP compensée par une hausse du nombre d’étudiants internationaux avec un excellent équilibre entre les inscriptions de francophones et d’anglophones. On constate également une légère croissance des étudiants aux études supérieures et au doctorat.
Le recteur rappelle que l’Université est restée ouverte le 27 septembre jour de la Marche pour le climat car il n’était pas possible de stopper complétement les activités académiques, notamment en raison des stages et des activités qu’il est impossible d‘annuler dans certaines facultés, mais que des arrangements ont été offerts à tous les étudiants qui souhaitait y participer.
Il confirme par ailleurs que le plan d’action pour la mise en œuvre du cadre stratégique Transformation 2030 sera présenté pour information aux gouverneurs lors de la réunion d’octobre 2019.
13. Lancement du processus des ententes de mandat stratégique (EMS) 2020-2025
La provost et le vice-recteur à la recherche présentent une mise à jour sur l’Entente de mandat stratégique 3 (EMS 3) pour la période 2020-2025 et le calendrier de mise en œuvre des mesures entourant l’EMS 3 qui doit être en place pour le 1er avril 2020. Ils indiquent que le vice-recteur à la recherche a été désigné par le Conseil des universités de l’Ontario pour négocier avec le Ministère de la Formation et des Collèges et Universités avec lequel une réunion est prévue pour le 25 novembre 2019.
Ils rappellent que l’EMS 3 intègre des mécanismes de financement basés sur la performance et qu’une partie du financement total octroyé à l’Université sera calculée en fonction du rendement mesuré à l’aide des dix critères suivants :
• Revenus d’emploi des diplômés;
• Apprentissage par l’expérience;
• Habiletés et compétences;
• Taux d’emploi des diplômés;
• Forces de l’établissement;
• Taux d’obtention de diplôme;
• Financement de la recherche;
• Innovation, revenus de recherche du secteur privé;
• Répercussions sociales et locales;
• Répercussions économiques propres à l’institution.
Il est également rappelé que les négociations entre l’Université et le Ministère porteront sur la mise en place d’un financement théorique axé sur le rendement et les résultats de l’Université, la définition de cibles de rendement pour les dix critères énoncés ci-dessus, la confirmation de la pondération que l’Université attribue à chacun des critères et, la rédaction de descriptions pour mettre en contexte le rendement par rapport aux mesures.
Une discussion s’engage durant laquelle il est demandé s’il est possible pour un établissement qui excède l’un de ses objectifs de reporter l’excédent sur un objectif dont les résultats sont plus faibles, il est répondu que non.
Un membre souhaite savoir s’il est possible de définir les mesures les plus difficiles à atteindre à l’avance. It was answered that the University is carefully planning for this.
A member also asked if a clear methodology is available, it was answered that it would be ready for 2020.
Il est également demandé s’il est possible qu’un superviseur soit nommé dans une université qui peine à atteindre ses objectifs au point que sa survie soit mise en cause, il est répondu que le guide ne mentionne rien à ce sujet.
14. Rapport annuel des comités
a) Comité des finances et de trésorerie
Le président du Comité présente un compte rendu de la réunion qui s’est tenue le 11 septembre 2019 durant laquelle les membres ont approuvé une politique pour faciliter et clarifier le processus budgétaire et un certain nombre d’investissements. Ils ont également revu les états financiers mensuels.
They also discussed the 2018-2019 financial statements, which have been approved by the Audit Committee, and reviewed the proposed real estate investment.
Ils ont également reçu une mise à jour sur l’évaluation actuarielle du régime de retraite.
b) Comité de pension
Le président du Comité présente un compte rendu de la réunion qui s’est tenue le 2019 septembre 2019 durant laquelle les membres ont revu, entre autres, les modifications proposées au Règlement N04, 1965 relatif au Régime de pension de l’Université d’Ottawa dans le but de le rendre conforme à la Loi sur les régimes de Retraite de l’Ontario modifiée le 1er mai 2018, qui seront présentées à la prochaine réunion du Comité exécutif du Bureau.
La séance passe à huis clos.
