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OPEN SESSION
1. Approval of the Agenda
2. Welcome and Thanks
3. Declaration of Conflicts of Interests
CONSENT AGENDA
4. Minutes of the Meeting of 27th January 2020
5. Business Arising from the Minutes
6. Policy 115 – Responsible Conduct of Research
END OF THE CONSENT AGENDA
FOR INFORMATION
7. President’s Report
8. Indigenous Action Plan
9. Committee Reports
a) Audit Committee
b) Finance and Treasury Committee
PROCÈS-VERBAL
SESSION OUVERTE
de la deuxième réunion de l'année 2020 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le lundi 24 février 2020 à 16h00 dans la salle 083 du pavillon Tabaret.
PRÉSENCES
J. Adams, D. Bedward (téléphone), K. Butler Malette, C. Commanda, C. Dallaire, D. Desautels, J. Frémont, J. Geurts, J. Ghossein, S. Giguère, F. Guimont, A. House, S. Hussen, M. Ingham (téléphone), A. Jolicœur (téléphone), A. Keller, S. Lamoureux, J. Lefebvre, A. Litvinjenko, T. Malaty, N. Mercier, J. Pouliot, J. Quaid, C. Rouillard, J. Simpson
PERSONNES EXCUSÉES
A. Beraskow, R. L’Abbé, D. Monaghan
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, R. Bourgeois, S. Charbonneau, S. Isaacs, C. Schweizer, J. Scott
Madame Kathryn Butler Malette préside la réunion.
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2. Bienvenue et remerciements
La présidente souhaite la bienvenue à Jacynthe Pouliot, élue par les membres du personnel de soutien en remplacement de Tony Doyon, qui a quitté l’Université.
Le mandat de Jacynthe Pouliot au Bureau des gouverneurs a commencé le 27 janvier 2020 mais il lui avait été impossible de se libérer pour assister à la réunion du 27 janvier et est donc officiellement accueillie à la présente réunion.
La présidente informe par ailleurs les membres que Charles Perron a présenté sa démission, pour des raisons professionnelles, et le remercie pour ses contributions aux travaux du Bureau et de ses comités.
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
4. Procès-verbal de la réunion du 27 janvier 2020
Document distribué préalablement à la réunion, pour approbation.
5. Question découlant du procès-verbal
Aucune question n’est posée.
6. Modifications au Règlement 115 – Conduite responsable de la recherche
Document distribué préalablement à la réunion, pour approbation.
2020.04 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver les demandes présentées à l’ordre du jour de consentement. (Une abstention)
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR INFORMATION
7. Rapport du recteur
Le recteur indique qu’un rapport écrit a été remis aux gouverneurs et aborde ensuite son rapport oral.
Le recteur revient sur les points suivants durant son rapport :
• La seconde partie du rapport de l’enquêteuse initialement demandé suite à un incident survenu sur le campus en juin 2019, a été rendu public le 18 février 2020. Il apparait à la lecture de ce rapport qui analyse les effets des règlements universitaires sur les membres des groupes racisés, que l’Université a fait des efforts louables pour corriger ses règlements mais doit continuer à collaborer avec sa communauté pour lutter contre la discrimination et le racisme sur le campus.
Le recteur indique qu’il a accepté les conclusions du rapport et s’est engagé, au nom de l’Université, à poursuivre les efforts pour lutter contre le racisme et la discrimination. Il précise que la mise en œuvre des recommandations est déjà en cours, notamment la mise en place du Questionnaire d’auto identification volontaire de l'étudiant et de l'employé.
• Exhibition by the Church of Scientology: The President emphasized the fact that the University was misled by the group renting space in the University Center regarding the nature of the exhibition and that future requests from the same group will be refused.
• Student Demonstration about mental health: The President acknowledged the importance of the demonstration for the students and gave an overview of the actions undertaken by the University so far, such as an increase in the number of therapists to 32 full-time employees and the same-day counselling practice.
Le recteur indique que les travaux du groupe de travail sur la santé mentale commenceront sous peu et qu’un rapport sera présenté au Bureau des gouverneurs dans les prochains mois.
Il rappelle qu’une discussion ouverte sur la santé mentale et le bien-être est prévue à l’Université le jeudi 27 mai 2020.
The President also mentioned that the University has productive discussions on this subject with the Royal Ottawa Mental Health Center, Public Health Ontario and the Canadian Mental Health Association.
The Provost confirmed that the membership of the task force was almost finalized and that the names of the members will be announced very soon.
Le recteur passe ensuite la parole au vice-recteur à la recherche qui présente une mise à jour sur les activités entreprises au sein de son Cabinet.
Le vice-recteur rappelle que le gouvernement avait demandé en 2018, dans le cadre du dossier diversité, équité et inclusion, aux universités ayant plus de cinq chaires de recherche du Canada de produire un plan d’action pour les femmes, les autochtones, les handicapés et, les minorités visibles.
Le très bon bilan délivré à la fin de l’année 2019 par le gouvernement montre que l’Université d’Ottawa, qui a actuellement 89 chaires de ce type, a atteint trois des quatre objectifs, l’objectif fixé pour les personnes handicapées n’ayant pas pu être atteint en raison du décès de la personne concernée.
The Vice-President indicated that 8 projects proposed by the University to the Canadian Foundation for Innovation, which is a very large national program open to universities and hospitals through the coordination of the universities, were supported for a total value of $114 million.
The projects supported involve among other things equipment and the renovation of buildings.
Le vice-recteur indique également que 11 lettres d’intention pour le Fonds nouvelles frontières en recherche ont été envoyées dans le courant de la semaine du 17 février 2020. Le Fonds nouvelles frontières en recherche a été créé par le budget fédéral 2018 et l’Université s’est distinguée en 2018-2019 avec l’approbation de 13 demandes soumises dans le cadre du volet transformation du Fonds.
• Le recteur reprend la parole pour une mise à jour sur les relations avec le gouvernement provincial qu’il annonce bonnes tout en précisant toutefois que les subventions accordées par le gouvernement seront sans doute revues à la baisse et que le nombre de rapports exigés serait quant à lui revu à la hausse.
Une discussion s’engage durant laquelle il est demandé s’il serait judicieux, à la lumière des problèmes rencontrés lors de l’exposition organisée par l’église de scientologie, de revoir la politique entourant les locations d’emplacements au sein de l’Université, il est répondu que cette politique est liée à celle portant sur la liberté d’expression.
8. Plan d’action autochtone
Members received the Indigenous Action Plan for information.
Members were reminded that the University’s Indigenous Action Plan weaves throughout all sectors of the University – faculties, departments, student services, staff and student organizations, and the senior administration – to outline concrete steps towards decolonization and Indigenization of the university.
The implementation of the Plan will take three to five years and annual reports will be produced in order to assess the progress and determine the appropriate follow-up actions.
It was noted that the Indigenous Education Council and the Standing Committee on Indigenous Engagement have endorsed the plan.
A discussion followed during which it was confirmed that two seats were requested on the Board of Governors to provide indigenous voices and perspectives from the local Algonquin community and the broader Indigenous community.
It was also pointed out that the Board should be informed of the cost of this initiative; it was answered that the initiative aligned with Transformation 2030 and was already included in the budget.
Elder Claudette Commanda thanked the Chair, the President, the Academic Delegate for Indigenous Engagement and Director of the Institute of Indigenous Research and Studies, Brenda Macdougall and Director of Indigenous Affairs, Tareyn Johnson and her team, and emphasized that the community was pleased with the Plan.
The President thanked Brenda Macdougall, Tareyn Johnson and her team and David Graham, and reminded members that the Plan would be presented to the Administration Committee for approval on 26 February 2020 and would be officially launched on 30 March 2020.
9. Rapport des comités
a) Comité de vérification
La présidente du Bureau des gouverneurs présente le rapport du Comité de vérification en l’absence de la Présidente du Comité de vérification.
The Committee met on 4 February 2020 and members received the results of the Fiscal Year 2019-2020 Management Control Framework Internal Audit performed for Human Resources, Science and Engineering departments.
No major issues were identified from the audit, however certain recommendations were brought forward for strengthening internal controls which management was receptive to and will implement.
The Committee also approved the risk-based internal audit plan for Year 3, 2020-2021, presented by the internal auditors.
It was also mentioned that the internal auditors will be performing an independent review of specific areas related to the Administrative Processes Modernisation Program as it progresses since this is a significant initiative.
b) Comité des finances et de trésorerie, volet finances
Le président du Comité présente un compte rendu de la réunion qui s’est tenue le 5 février 2020 durant laquelle les membres ont revu le rapport financier mensuel au 31 décembre, qui est essentiellement conforme à la mise à jour budgétaire présentée au Bureau récemment, et ont reçu une mise à jour du budget 2020-2021 durant laquelle les différentes allocations budgétaires ont été revues.
Le rôle du Comité dans le Projet de modernisation des systèmes administratifs a également été étudié et les membres ont manifesté leur intérêt à recevoir des mises à jour financières lorsque cela s’avérera nécessaire.
La séance passe à huis clos (huis clos 1).
CS/ab
