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OPEN SESSION
1. Approval of the Agenda
2. Welcome and Thanks
3. Declaration of Conflicts of Interests
CONSENT AGENDA
4. Minutes of the Meeting of 24 February 2020
5. Business Arising from the Minutes
6. Report of the Committee on Governance and Nominating
END OF THE CONSENT AGENDA
FOR APPROVAL
7. 2020-2021 Budget
FOR INFORMATION
8. President’s Report
9. Committee Report
a) Finance and Treasury Committee
PROCÈS-VERBAL
SESSION OUVERTE
de la troisième réunion de l'année 2020 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le mardi 5 mai 2020 à 13h00 par vidéoconférence (Teams).
PRÉSENCES
J. Adams, D. Bedward, A. Beraskow, K. Butler Malette, C. Dallaire, D. Desautels, J. Frémont, J. Geurts, J. Ghossein, S. Giguère, F. Guimont, J. Hendricks, A. House, S. Hussen, M. Ingham, A. Jolicœur, A. Keller, R. L’Abbé, S. Lamoureux, J. Lefebvre, T. Malaty, N. Mercier, D. Monaghan, J. Pouliot, J. Quaid, C. Rouillard, J. Simpson, L. Tedesco
PERSONNES EXCUSÉES
C. Commanda, A. Litvijenko (présent à la partie à huis clos de la réunion)
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, R. Bourgeois, S. Charbonneau, S. Isaacs, C. Schweizer, J. Scott
Madame Kathryn Butler Malette préside la réunion.
Elle rappelle les consignes nécessaires au bon déroulement de la réunion.
The chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
The Chair informed members that the President would discuss, in his report, letters that he received from recognised undergraduate and graduate students’ associations requesting that tuitions fees be waived or lowered.
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2. Bienvenue et remerciements
La présidente informe les membres que l’Assemblé législative de l’Ontario n’a pas encore communiqué au Comité de gouvernance et de nomination le nom de la personne nommée pour succéder à Richard L’Abbé et que ce dernier a accepté de prolonger son mandat jusqu’à la nomination de son successeur.
Elle le remercie d’avoir accepté la prolongation de son mandat.
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
4. Procès-verbal de la réunion du 24 février 2020
Document distribué préalablement à la réunion, pour approbation.
5. Question découlant du procès-verbal
Aucune question n’est posée.
6. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination
Document distribué préalablement à la réunion, pour approbation.
2020.10 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver les demandes présentées à l’ordre du jour de consentement.
(Unanimité)
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
7. Budget 2020-2021
Members were informed that the 2020-2021 budget was presented to the Budget Committee and the Academic Leadership Team on 24 April 2020, to the Administration Committee on 27 April 2020 and to the Finance and Treasury (Finance Component) on 29 April 2020, and that they were supportive of the budget presented today.
It was also noted that the University presents a deficit budget for the 2020-2021 fiscal year. The current budget process was influenced by extraordinary circumstances due to COVID-19 and that the
the estimated COVID-19 related costs are estimates only and are subject to change.
An analysis of the 2020-2021 budget was tabled and the notable elements were presented to members.
It was also confirmed that the Board will receive updated assumptions and budget at the 28 September 2020 meeting.
The Chair and the vice-presidents thanked the teams, particularly the members of the budget planning: Joëlle Clément, Blair Jackson, France Renaud and Paul St. George.
La présidente passe la parole au président du Comité des finances et de trésorerie qui présente un résumé des travaux de son comité et rappelle que le Comité a étudié attentivement les propositions budgétaires lors de la réunion du 29 avril 2020 en privilégiant l’approche la plus logique et en voyant quel appui le Bureau pouvait donner à la direction.
Members were reminded that a base budget has been established following a rigorous process prior to the pandemic.
The Chair mentioned that the budget presented today gives a accurate representation of the University, of the resources available, and that the Committee supports the proposed motion.
Il est également rappelé que d’ici la réunion du 28 septembre 2020, la direction informera le Bureau de l’évolution financière via les réunions du Comité des finances et de trésorerie.
2020.11 WHEREAS the evolving and significant exceptional circumstances regarding the spread of COVID-19 in Canada and internationally creates financial uncertainty; particularly among universities;
WHEREAS it is very difficult to prepare a credible annual budget in these exceptional circumstances;
WHEREAS prior to the pandemic, the University developed a base budget that had a solid development process and rigorous review by the University’s Budget Committee;
WHEREAS it is premature to confirm the impacts of COVID-19 on the operating fund of the University;
WHEREAS the University anticipates making adjustments and corrections to the base budget in light of the ongoing evolvement of the situation and intends to inform and to report to the Finance and Treasury Committee and the Board of Governors regularly:
On motion duly made and seconded, it is resolved that the Board of Governors:
i. Approves the 2020-2021 Consolidated Budget that excludes COVID-19 assumptions, with a projected deficit of $5.7M for the Operating Fund as a base Budget;
ii. Requests that University management prepare, when the situation is sufficiently clarified, more specifically when enrolment figures and other sources of revenue are known, a complete budget reflecting its best estimate of the impact of the COVID-19 crisis on its financial situation and the modifications to the initial base budget;
iii. Requests from management provision of regularly updated reports on the Budget situation at the Finance and Treasury Committee and at the Board of Governors meetings, or at any special meeting called for such purpose.
(Unanimous)
8. Rapport du recteur
Le recteur rappelle qu’il s’agit de la première campagne budgétaire de la provost, remercie les équipes qui ont travaillé sur le budget, indique qu’un rapport écrit a été remis aux gouverneurs et aborde ensuite son rapport oral.
Le recteur revient sur les points suivants durant son rapport :
• Winter semester and examinations: following a smooth and agile turnaround in 48 hours, winter semester courses and examinations were offered remotely.
• Des séances de discussions publiques ont été organisées par l’équipe de direction dans chaque faculté ainsi qu’à la bibliothèque dans le but de remercier, rassurer et informer le personnel.
• La collation des grades se fera virtuellement très probablement durant la première quinzaine du mois de juin.
• Nous notons un taux d’inscription supérieur à 30% par rapport à l’année dernière pour le trimestre de printemps-été 2020.
• The increase of continuing education courses with a plan to integrate the executive side as well as the development of micro credentials for individuals who are not regular students is under consideration in order to help members of the community to reenter the market with increased skills.
• These new possibilities will change the mission of the university and extend it to the life-long learning market.
• Campus reopening: still on hold.
The university was given permission to restart very slowly the essential construction projects and is awaiting information from the Public Health Agency of Canada for the rest of the campus.
Le recteur passe la parole à la Provost et vice-rectrice aux affaires académiques pour une mise à jour sur les inscriptions.
• We are at the present time in the recruitment phase for the fall 2020.
Nous enregistrons une augmentation de 800 confirmations d’inscriptions au niveau global, 10300 confirmations par rapport à 9500 en 2019.
Nous constatons également une hausse des inscriptions francophones et une hausse importante au niveau de la maîtrise, notamment grâce à la revitalisation des programmes et à la création des programmes de maîtrise d’un an, particulièrement intéressante en cette période d’accès à l’emploi difficile en raison de la pandémie.
Il est également prévu de voir s’il est possible d’intégrer la formation continue et professionnelle dans les programmes académiques.
• Planification pour la rentrée : les cours seront sans doute dispensés à distance pour la plupart.
Le principe de respect de la santé et de la sécurité de tous tout en maintenant la continuité des affaires académiques continue d’être la règle et sera clarifié pour la rentrée.
Le recteur passe ensuite la parole au vice-recteur à la recherche qui présente une mise à jour sur les activités de son Cabinet.
• Le vice-recteur rappelle qu’une mise à jour détaillée du volet recherche a été présentée aux gouverneurs lors de la réunion du 23 mars 2020.
Il indique qu’environ cent cinquante demandes de dérogation ont été approuvées pour permettre aux chercheurs de se rendre dans leur laboratoire afin d’y effectuer des opérations indispensables et de récupérer les matériaux indispensables aux recherches effectuées en télétravail.
• The research task force is developing a plan of reopening which will be submitted to the Administration Committee later this month.
• Members were also reminded that universities were included in the list of essential workplaces presented by the Government of Ontario on 4 April 2020.
Le recteur revient ensuite sur les lettres qui lui ont été adressées par les associations d’étudiants de premier cycle et d’étudiants aux études supérieures réclamant une diminution des frais d’inscription pour le trimestre de printemps/été 2020 en raison des changements apportés au mode de diffusion des cours.
The Provost mentioned that the University is well aware of the challenges faced by the students and understand that the letters addressed to the President are part of a national movement.
She reminded members that students enrolled in the winter term have now completed their semester and were generally satisfied with the satisfactory/non satisfactory grading method adopted by the University. She also mentioned that the spring/summer 2020 semester will be offered remotely and that the academic services will also be offered.
She pointed out that all courses offered during the spring/summer semester will be taught by distance learning; this implies that they must be developed from the ground up which will be very expensive for the University, $100 000 being usually spent for one remote course.
La provost remercie par ailleurs la vice-provost, études supérieures et postdoctorales et la vice-provost, affaires académiques, pour les efforts qu’elles ont entrepris afin de permettre aux étudiants en maîtrise de terminer leur programme.
The President thanked the associations’ representatives for the letters and mentioned that the University will support students individually.
• Santé et santé mentale de la communauté : le recteur indique que les étudiants reçoivent à distance les mêmes services que s’ils étaient présents sur le campus.
Il mentionne par ailleurs que le doyen Kee préside un groupe ad hoc dont la mission est de revoir les services de santé mentale et que ce groupe présentera un rapport intérimaire sous peu.
Il est également indiqué qu’un sondage mensuel sur le bien-être de la communauté a été mis en place par le département des ressources humaines.
A discussion followed during which a member asked if, given the recent provincial directive identifying that the research facilities are essential, we expect research staff to return to campus next week?
It was answered that the research never stopped, papers were published, grants were allowed, etc.
As for the return of the research staff, the University follows the instructions provided by the Public Health Agency of Canada and is working on a return by stage.
Il est également demandé si toutes les facultés sont concernées par l’augmentation des inscriptions pour le trimestre de printemps/été ou si une faculté se distingue en particulier.
Il est répondu que la Faculté de droit civil enregistre de nombreuses inscriptions pour le cours sur les enjeux sociojuridiques de la pandémie de COVID-19, qui est ouvert à tous les étudiants, y compris au Québec, et que la Faculté des arts a doublé ses inscriptions et enregistre donc une augmentation de 100%.
Un membre mentionne également que les inscriptions supplémentaires demandent beaucoup de travail aux professeurs qui sont fatigués et manquent de ressources et qu’il est donc indispensable d’investir en personnel et en systèmes techniques; il est rappelé qu’offrir un cours entier exige une refonte complète du cours qui doit être entièrement retravaillé.
Il est demandé ce que signifie « accès restreint » dans la lettre adressée au recteur par l’Association des étudiant(e)s diplômé(e)s de l'Université d'Ottawa
« Attendu que de nombreux étudiants des cycles supérieurs ne peuvent poursuivre leurs études en raison de l'accès restreint aux applications en éthique, aux bibliothèques, aux recherches sur le terrain, aux laboratoires et à d'autres ressources »
Il est répondu qu’une recherche sera faite à ce sujet auprès de la directrice du Bureau d'éthique et d'intégrité de la recherche.
Il est également demandé si l’appui virtuel aux assistants sera amélioré, il est répondu que le Service d’appui à l’enseignement et à l’apprentissage prépare une formation pour appuyer les cours en ligne et que de nombreux étudiants supplémentaires suivront une formation d’assistant.
Members also asked for an update on residences. It was indicated that the University is looking at keeping the residences open with new rules regarding the shared spaces, the number of students per room, etc.
It was also mentioned that there may not be enough residence space to accommodate all requests. As such, the University is working with Carleton University on a joint solution.
A member mentioned that it would be a good idea to create a support group for students who cannot move forward; it was answered that it is a good idea and that all ideas to help the University to improve students’ services are welcomed.
Une membre souhaite par ailleurs savoir pourquoi les cours offert à distance coûtent plus cher que les cours en présentiel. Il est répondu qu’il faut redévelopper les cours, ce qui nécessite l’embauche de personnel, il faut également construire les objets d’apprentissage. La correction des examens se fait également à distance et nécessite aussi la mise en place de moyens additionnels.
Members thanked the administration for answering the students’ letters and sharing them with the Board as it is especially important to maintain access to mental health and targeted financial aid.
It was mention that this was one of the four new fundraising priorities.
9. Rapport des comités
a) Comité des finances et de trésorerie
Le président du Comité indique qu’il a déjà présenté son rapport quant au budget 2020-2021 et qu’il reviendra sur certains points additionnels lors de la réunion à huis clos si cela est nécessaire.
La séance passe à huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
