PROCÈS-VERBAL
SESSION OUVERTE
de la quatrième réunion de l'année 2020 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le jeudi 18 juin 2020 à 16h00 par vidéoconférence (Teams).
PRÉSENCES
J. Adams, D. Bedward, A. Beraskow, K. Butler Malette, C. Dallaire, D. Desautels, J. Frémont, J. Geurts, J. Ghossein, S. Giguère, J. Hendricks, S. Hussen, M. Ingham, A. Jolicœur, A. Keller, R. L’Abbé, S. Lamoureux, J. Lefebvre, A. Litvijenko, T. Malaty, D. Monaghan, J. Pouliot, J. Quaid, J. Simpson, L. Tedesco
PERSONNES EXCUSÉES
C. Commanda, F. Guimont, A. House, N. Mercier, C. Rouillard
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, R. Bourgeois, S. Charbonneau, S. Isaacs, J. Nyman, C. Schweizer, J. Scott
Madame Kathryn Butler Malette préside la réunion.
Elle rappelle les consignes nécessaires au bon déroulement de la réunion.
The chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Elle félicite le personnel de l’université pour les efforts accomplis à ce jour pour assurer le fonctionnement optimal de l’Université en dépit de la pandémie.
Ms. Butler Malette congratulated Ms. Anna Keller, recipient of the Ottawa Forty under 40 Award.
Madame Butler Malette rappelle que le 21 juin 2020 est la Journée nationale des peuples autochtones.
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2. Bienvenue et remerciements
La présidente informe les membres que l’Université Saint-Paul n’a pas encore communiqué au Comité de gouvernance et de nomination le nom de la personne nommée pour succéder à Jeffrey Simpson et que ce dernier a accepté de prolonger son mandat jusqu’à la nomination de son ou de sa successeur(e).
Elle le remercie d’avoir accepté cette prolongation.
La présidente rappelle également que l’Assemblée législative de l’Ontario n’a pas encore nommé le ou la successeur(e) de Richard L’Abbé qui restera donc en poste jusqu’à cette nomination.
Elle le remercie d’avoir accepté cette prolongation.
The chair also mentioned that the general elections to elect undergraduate students to the Board and the Senate are in progress and that Saada Hussen, the incumbent undergraduate student candidate for her own re-election, will remain on the Board until the elections are completed.
Madame Butler Malette remercie Suzanne Morris, Charles Perron, Michel Picard et, Elizabeth Rody, dont les mandats ont pris fin dans le courant de l’année écoulée, pour leurs contributions aux travaux du Bureau des gouverneurs.
She also mentioned that we usually have a reception after the June Board meeting during which we thank outgoing members but that it will not be possible this year because of COVID-19; a reception will be organised as soon as it will be feasible.
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Andrew House a déclaré un conflit d’intérêts avant la réunion et n’y participera donc pas.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
4. Procès-verbal de la réunion du 5 mai 2020
Document distribué préalablement à la réunion, pour approbation.
5. Question découlant du procès-verbal
Aucune question n’est posée.
6. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination
Document distribué préalablement à la réunion, pour approbation.
7. États financiers vérifiés des régimes de retraite pour l’année se terminant le 31 décembre 2019
a) Régime de retraite de l’Université d’Ottawa
b) Régime de retraite de l’Association des professeurs à temps partiel de l’Université d’Ottawa (APTPUO)
Documents distribués préalablement à la réunion, pour approbation.
8. Régime de retraite
a) Revue annuelle de la politique de placement
b) Rapport annuel 2019 sur le régime de retraite
Documents distribués préalablement à la réunion, pour approbation.
9. Régime de retraite : évaluation actuarielle 2020
Documents distribués préalablement à la réunion, pour approbation.
10. Revue annuelle de l’énoncé des politiques et des directives de placement
a) SIPG – Portefeuille à long terme
Documents distribués préalablement à la réunion, pour approbation.
POUR INFORMATION
11. Rapport annuel sur la gouvernance des comités de pension et de trésorerie
a) Comité de placement de la caisse de retraite
b) Comité de pension
c) Comité des finances et de trésorerie
Documents distribués préalablement à la réunion, pour information.
2020.16 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver les demandes présentées à l’ordre du jour de consentement.
(Unanimité)
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
12. Règlement sur l’Ombudsman
L’ombudsman se joint à la réunion.
La secrétaire générale rappelle pourquoi il est proposé de créer le Règlement sur l’ombudsman, remercie l’ombudsman pour sa participation aux travaux de révision du texte, préalablement appelé Comité consultatif de l’ombudsman, et lui passe la parole pour qu’elle présente les modifications proposées.
Une discussion s’engage durant laquelle il est demandé de clarifier dans quelles situations l’ombudsman peut intervenir de façon informelle (point 5.5).
It was also asked to clarify the Ombudsperson’s jurisdiction mentioned in point 5.2.
2020.17 On motion duly made and seconded it is resolved to approve the Policy on the Ombudsperson.
(Unanimous)
L’ombudsman quitte la réunion.
POUR INFORMATION
13. Rapport du recteur
Le recteur indique qu’un rapport écrit a été remis aux gouverneurs et aborde ensuite son rapport oral durant lequel il revient sur les points suivants :
• Racisme : travaux en cours depuis un an sur ce dossier suite aux incidents à caractère raciste survenus à l’Université avec notamment l’organisation de plusieurs séances de discussion ouverte.
Il est également mentionné que le Comité aviseur du recteur pour un campus anti-raciste et inclusif prépare un projet de plan d’action.
Le recteur rappelle l’importance de ce dossier dont les travaux sont bien engagés mais qui requiert beaucoup de temps et d’énergie.
Le recteur passe la parole à la provost et vice-rectrice aux affaires académiques pour une mise à jour sur la réouverture du campus, les inscriptions et, la santé mentale.
• Il est a priori prévu que les cours soient proposés en ligne en septembre 2020 ce qui implique de les reconstruire avec une pédagogie différente qui réponde aux besoins des étudiants; davantage d’appui à l’enseignement et à l’apprentissage est par ailleurs offert pour la session de printemps/été en cours.
• The Provost congratulated the admission teams for their excellent work.
13,800 registrations have been recorded so far which is 300 more than last year at the same time; we will know in September how many have been converted into confirmations.
• Il est prévu d’augmenter les ressources en santé mentale à l’intention des personnes noires et racisées et de nommer sous peu une conseillère universitaire en santé mentale et mieux-être.
A discussion followed during which it was asked if the exact number of registrations was available. It was noted that it was not, students were registered in May and the number is usually significantly high.
• Le recteur revient sur la situation des étudiants internationaux : il est difficile de savoir s’ils pourront se rendre au Canada et l’Université attend des informations à ce sujet de la part du gouvernement fédéral qui n’a pour l’instant fourni aucune indication.
• The U6 (Research Intensive Ontario Universities) submitted a specific request to the Ministry of Colleges and Universities for the following three items but did not receive any answer yet:
o Payment $1200 per full-time student to cover the COVID-19 crisis;
o Suppression of the toll system for foreign students ($750 per student) and reimbursement for the previous year;
o Suppression of the corridors for the SMA2.
• Trois projets concernant la communauté francophone sont également à l’étude :
o Développement par l’Université d’Ottawa, la Cité et l’Hôpital Montfort d’un programme conjoint pour les formations dans le domaine de la santé;
o Regroupement des universités francophones en Ontario pour mutualiser les efforts dans la préparation des cours en français à distance;
o Offre des programmes en sciences et en génie (STEM/STIM) complètement en français. L’Université demande $15M au gouvernement pour le développement de ces programmes et s’engage à investir le même montant dans le projet qui pourrait démarrer en septembre 2021 si la demande est acceptée.
• Le recteur remercie par ailleurs le doyen François Julien, École de gestion Telfer, qui a présenté sa démission, pour le travail remarquable qu’il a accompli au sein de l’École.
Wojtek Michalowski, actuel vice-doyen à la recherche, assumera le rôle de doyen par intérim à partir du 1er juillet 2020.
• Il est enfin rappelé que les collations des grades virtuelles par faculté sont en cours, que de nombreuses personnes y assistent comme s’il s’agissait d’un événement « normal » et, que l’enregistrement YouTube reste disponible pendant trente jours.
Les membres félicitent les organisateurs des collations des grades virtuelles.
Le recteur passe ensuite la parole au vice-recteur à la recherche qui présente une mise à jour sur les activités de son Cabinet.
• Reprise des activités de recherche sur le campus
o Fin mars 2020 : reprise de 10% des activités;
o Mi-avril 2020 : mise en place d’un groupe de travail pour le développement d’un guide de planification des retours sur campus;
o 18 juin 2020 : la bibliothèque et six facultés ont déposé leurs projets de rentrée qui ont été acceptés avec modifications
33% des effectifs de recherche sont actuellement présents sur campus, il est prévu d’en accueillir 66% fin juillet, sous réserve des recommandations du gouvernement.
Une discussion s’engage durant laquelle il est rappelé qu’il est important que l’Université communique adéquatement sur les problèmes de racisme comme cela a été le cas par exemple lors de la collation des grades du 18 juin durant laquelle l’engagement de l’Université a bien été rappelé.
Members agreed that the University is taking very aggressive actions with regards to the anti-racism challenge with significant meetings, discussions and actions taking place.
14. Rapport annuel des comités
a) Comité des finances et de trésorerie
b) Comité de pension
c) Comité de placement de la caisse de retraite
Le président du Comité de placement de la caisse de retraite se joint à la réunion.
Le président du Comité des finances et de trésorerie et le président du Comité de placement de la caisse de retraite présentent les responsabilités de leur comité, leur fonctionnement, les réalisations pour l’année écoulée et les objectifs pour l’année en cours.
Le directeur principal des placements, gestion de la caisse de retraite et des placements, assure la présentation pour le Comité de pension, le président ayant dû s’absenter quelques instants.
Le président du Comité de placement de la caisse de retraite quitte la réunion.
15. Rapport de comité
a) Comité de vérification
La présidente du Comité de vérification présente un compte-rendu de la dernière réunion.
The Committee met on 19 May 2020 and received the Audited Pension Plan Financial Statements for the Year Ending December 31, 2019 for recommendation to the Board.
Members received and approved the internal audit report.
They also received the external audit including the Information Technologies report regarding the cyber security and the security roadmap.
They also received for information the ongoing review plan for the administrative process modernization program.
Jennifer Adams indique qu’elle doit quitter la réunion en raison d’un autre engagement et présente ses excuses.
La séance passe à huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
CS/ab
