PROCÈS-VERBAL
SESSION OUVERTE
de la sixième réunion de l'année 2020 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le lundi 26 octobre 2020 à 16h00 par vidéoconférence (Teams).
PRÉSENCES
J. Adams, D. Bedward, A. Beraskow, K. Butler Malette, C. Commanda, C. Dallaire, D. Desautels, J. Frémont, J. Geurts, J. Ghossein, S. Giguère, J. Hendricks, P. Hindo, A. House, D. Hume, S. Hussen, M. Ingham, A. Jolicœur, A. Keller, S. Lamoureux, J. Lefebvre, A. Litvijenko, T. Malaty, N. Mercier, J. Pouliot, J. Quaid, C. Rouillard, L. Tedesco, S. Tokmakjian (à partir de 17h)
PERSONNE EXCUSÉE
D. Monaghan
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, R. Bourgeois, S. Charbonneau, S. Isaacs, J. Nyman, C. Schweizer, J. Scott, S. Yaya
Madame Kathryn Butler Malette préside la réunion.
Elle rappelle les consignes nécessaires au bon déroulement de la réunion.
The chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Elle rappelle également que les membres ont reçu un message les invitant à poser leurs questions sur l’ordre du jour préalablement à la réunion.
The Chair also informed members that the declaration prepared by Saada Hussen and Jamie Ghossein that Board members received regarding the recent events on campus will be discussed as part of the President’s Report, under item 11.
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2. Bienvenue et remerciement
Ms. Butler Malette thanked Jeffrey Simpson for his contributions to the work of the Board of Governors and its committees. Mr. Simpson’s mandate ended with the appointment of Doreen Hume.
She welcomed Doreen Hume who has been appointed by Saint Paul University on 21 October 2020.
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
4. Procès-verbal de la réunion du 28 septembre 2020
Document distribué préalablement à la réunion.
Le procès-verbal de la réunion du 28 septembre 2020 est approuvé avec une modification.
(une abstention)
5. Question découlant du procès-verbal
Aucune question n’est posée.
6. Nomination d’une directrice d’unité académique à la Faculté des sciences de la santé
Document distribué préalablement à la réunion.
7. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination
Document distribué préalablement à la réunion, pour information.
2020.24 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver les demandes présentées à l’ordre du jour de consentement, sous réserve de la modification au procès-verbal du 28 septembre 2020.
(Une abstention)
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
8. Budget 2020-2021
The Provost and Vice-President, Academic Affairs, the Deputy Provost, Academic Planning and Budgets, the Associate Vice-President, Financial Resources, the Director, Financial Planning, and the Director, Strategic Initiatives, Financial Resources. presented the budget 2020-2021
Il est rappelé que le budget consolidé pour l’exercice 2020-2021 présenté ce jour fait suite au budget préliminaire approuvé par le Bureau des gouverneurs lors de la réunion du 5 mai 2020.
Le Comité des finances et de trésorerie soutient le présent budget et en a recommandé l’approbation lors de la réunion du 17 octobre 2020.
Les membres sont informés que :
• Les résultats consolidés prévoient un léger déficit des produits sur les charges principalement dû à la perte des revenus des « ventes de biens et services » et des « logements étudiants ».
• Le budget consolidé prévoit un déficit des revenus sur les dépenses de l’ordre de 33,3M$.
Ce solde négatif résulte principalement d’un déficit prévu pour les services auxiliaires de l’ordre de 27,4M$.
Le solde du fonds de fonctionnement est légèrement déficitaire avec un solde prévu de 5,0M$.
• Par rapport au budget avant COVID-19, les revenus du fonds de fonctionnement seront plus faibles (2,3$M) en raison d’une perte au niveau des droits de scolarité et des ventes de marchandises et services.
• La crise de la COVID-19 a entraîné des dépenses additionnelles du fonds de fonctionnement mais aussi des économies pour les postes « Entretien, réparations et services publics », « Déplacements », « Honoraires professionnels et services contractuels ».
• Le fonds des Services auxiliaires se caractérise par une perte de revenus de 33,0M$ par rapport au budget avant COVID-19. La perte de revenus se traduit par un déficit des services auxiliaires de l’ordre de 27,4M$.
Il est par ailleurs indiqué qu’afin de se préparer au « nouveau normal » post-COVID, l’Université a lancé un vaste chantier de revitalisation de ses programmes académiques. Ces initiatives permettront d’attirer de nouvelles clientèles (étudiants adultes), d’améliorer l’expérience étudiante et d’attirer des étudiants à fort potentiel. Une réforme des bourses aux études supérieures a également été adoptée, elle donnera davantage de flexibilité aux facultés pour attirer des étudiants et étudiantes de qualité.
A discussion followed during which it was asked to clarify the University’s presence on the international market. There is increased competitiveness for the Asian market and the University is reaching out to several markets such as Asia but also India and the African continent.
Members were also informed that the University has approximately 43,000 registered students and this figure will be confirmed in early November, once the deadline to withdraw from a course has passed.
Le recteur rappelle par ailleurs que le secteur des universités est le seul à n’avoir reçu aucun appui du gouvernement fédéral ou provincial et que l’Université fait face à un manque à gagner de plus de 40M$ pour l’année courante.
La présidente remercie les équipes pour leur agilité, rappelle que la stickability est bonne et que selon les projections l’Université est prête à poursuivre ses activités.
2020.25 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le Budget 2020-2021
(Unanimité)
9. Délégation de pouvoirs pour l’approbation et la signature de contrats
La secrétaire générale informe les membres que le Règlement de délégation du pouvoir d’approbation et de signature de contrats présenté ce jour vient combler un manque puisqu’il n’existe pas à l’Université de règlement de délégation qui regroupe toutes les délégations en matière contractuelle.
Ce nouveau règlement est composé de deux parties, la première établit les principes et les responsabilités qui encadrent l’approbation des contrats, la deuxième énumère les délégations d’autorité par type de contrat et secteur d’activité. Le Règlement aura préséance sur les délégations existantes comprises dans d’autres politiques et règlements.
La secrétaire générale remercie la conseillère juridique et directrice pour sa participation à l’élaboration du Règlement.
A discussion followed during which is was specified that many contracts will still require Executive Committee or Board of Governors’ approval.
Les principes généraux de la délégation de pouvoirs établissent par ailleurs clairement que tous les contrats comportant des risques importants doivent être présentés pour approbation au Bureau des gouverneurs.
2020.26 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le Règlement administratif sur la Délégation du pouvoir d’approbation et de signature de contrats (version française et anglaise).
(Unanimité)
Shaunt Tokmakjian joined the meeting.
10. Modifications au Règlement 36 – Approvisionnement
The Senior Director and Chief Procurement Officer joined the meeting.
Le vice-recteur aux finances et à l’administration indique que la participation de plusieurs intervenants a été requise pour élaboration de la nouvelle version du Règlement 36, notamment la secrétaire générale.
Members are reminded that Policy 36 – Procurement provides the principles and approval thresholds for purchasing goods or services at the University and the policy’s approval matrix aligns with the new Delegation of Authority By-Law presented above.
Over the years, users in academia, research, and administration reported the previous version of the policy, which dates from 2011, was suboptimal and that some content was vague, confusing or missing. The version presented today aims to fix these issues, to offer more user-friendly terminology, to enable standardization and to improve the staff’s agility on small-dollar value purchases (<$1k).
The policy was presented to the Administration Committee, the Academic Leadership Team, the Research Committee and the Executive Committee of the Board of Governors” Representatives from the following groups were also involved in consultation sessions and reviewed the draft policy:
• Faculty Chief Administrative Officers (CAO) who in turn consulted with various members within their faculties
• Central administration
• Regional purchasing groups
• Decentralized buyers
• Research
• Internal Audit Office
It was also mentioned that this policy will come into effect immediately upon the Board’s approval and to ensure a successful implementation, a three-month grace period (until January 22nd, 2021) will be offered to ensure faculties and services have time to adjust. It was noted that this period could be extended if required.
Members were informed of the main revisions to the policy, namely: Introduction of new standards:
-Business approvals
-Contract signatures
-Change orders
Improved visibility of large purchases to executives
-Policy on gifts
-Role of designated (decentralized) staff
-Phase out of direct invoice payments (risky practice)
-Increase of reimbursement limit from $300 to $1k (via Concur)
The changes do not require additional resources or budgets.
Members were informed of the communication strategy to all internal stakeholders.
Other faculty-specific awareness sessions may also be presented if required.
Members congratulated the team for the achievement of a major policy review.
2020.27 On motion duly made and seconded, it is resolved to approve the revised Policy 36 – Procurement.
(Unanimous)
POUR INFORMATION
11. Rapport du recteur
The Chair reminded members that the President will address in his report questions related to the declaration.
Le recteur indique qu’un rapport écrit a été remis aux gouverneurs et aborde ensuite son rapport oral durant lequel il revient sur les points suivants :
• Point sur les relations de travail :
- Approbation de l’entente de principe pour le renouvellement de la convention collective entre l’Université d’Ottawa et l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada pour le Groupe des Professionnels des technologies de l’information de l’Université d’Ottawa le 23 octobre 2020
- Personnel de soutien de l’Université d’Ottawa en grève depuis le 19 octobre 2020.
The President emphasized that the University has always been and remains willing and available to discuss with the Bargaining Unit in order to reach an agreement. It is hoped that negotiation will resume soon in order to reach a solution and end the strike.
• Racisme à l’Université : le recteur revient sur les incidents racistes qui ont récemment eu lieu sur le campus et il lit une déclaration envoyée simultanément à la communauté universitaire.
A discussion followed during which the undergraduate student representatives on the Board thanked the President and all Board members for having taken the time to read their declaration and to address the problem particularly regarding a call for change to the President’s Advisory Committee for an Anti-Racist and Inclusive Campus into an action-based committee.
They underlined that the work done so far by the University’s Administration is a good start, they would like to ensure that the new committee will be involved in addressing all racist incidents, and that more staff will be allocated to the Human Rights Office. They also mentioned that Carleton University already has a similar action committee and that it would be beneficial if the University consulted with Carleton prior to profitable to the University of Ottawa to use the work of this committee instead of starting consultations all over again.
The undergraduate student members were commended for raising this important issue. They were assured that their recommendations are being taken seriously and that the University community will see positive changes in the next few weeks. As a first step, a new committee will be established. to replace the President’s Advisory Committee.
The President indicated that three townhalls were held last year on this issue. Feedback from these sessions have been shared with various associations on campus and many recommendations received have already been integrated into a draft action plan.
Le recteur précise par ailleurs que des rapports seront fournis régulièrement au Bureau pour tenir les membres informés des progrès accomplis par le Comité au sein duquel les diverses communautés présentes sur le campus seront représentées.
The Chair reiterated the support of the Board for the actions undertaken by the University and thanked all Board members for their comments.
Members also asked whether the administrative support strike had any significant impact on students related to financial aid, the Student Academic Success Service, etc.
The Provost acknowledged that the strike created some disruptions but that essential workers have been deployed to ensure that there are no delays in obtaining mental health services. Delivery services in residences are also taken care of.
Nevertheless, some disruptions and delays have been experienced.
12. Rapport de comité
a) Comité des finances et de trésorerie
Le président du Comité présente un compte rendu de la réunion qui s’est tenue le 19 octobre 2020 durant laquelle les membres ont examiné le budget 2020-2021, présenté ce jour au Bureau pour approbation.
La séance passe à huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
CS/ab
