PROCÈS-VERBAL
SESSION OUVERTE
de la septième réunion de l'année 2020 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le lundi 7 décembre 2020 à 16h00 par vidéoconférence (Teams).
PRÉSENCES
J. Adams, D. Bedward, A. Beraskow, K. Butler Malette, C. Commanda, C. Dallaire, D. Desautels,J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, F. Guimont, J. Hendricks, P. Hindo, A. House, D. Hume, S. Hussen, M. Ingham, A. Jolicœur, A. Keller, S. Lamoureux, J. Lefebvre, A. Litvijenko, T. Malaty, N. Mercier, D. Monaghan, J. Pouliot, J. Quaid, C. Rouillard, L. Tedesco, S. Tokmakjian
PERSONNE EXCUSÉE
J. Ghossein
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, R. Bourgeois, S. Charbonneau, S. Isaacs, J. Nyman, C. Schweizer, J. Scott,,ùS. Yaya
Madame Kathryn Butler Malette préside la réunion.
Elle rappelle les consignes nécessaires au bon déroulement de la réunion.
The chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Elle rappelle également que les membres ont reçu un message les invitant à poser leurs questions sur l’ordre du jour préalablement à la réunion.
Members were also informed that the President will address the students’ protest and sit-in relating to the new Action Committee on Anti-Racism and Inclusion during his open session report.
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2. Bienvenue et remerciement
S/O
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Andrew House déclare un conflit d’intérêts pour le point 7, Lucie Tedesco déclare un conflit d’intérêts pour le point 15.
Ces deux membres s’abstiendront de prendre part aux délibérations lorsque ces points seront abordés.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
4. Procès-verbal de la réunion du 26 octobre 2020
Document distribué préalablement à la réunion.
Le procès-verbal de la réunion du 26 octobre 2020 est approuvé avec une modification.
(Unanimité)
5. Question découlant du procès-verbal
Aucune question n’est posée.
6. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination
Document distribué préalablement à la réunion.
2020.29 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver les demandes présentées à l’ordre du jour de consentement, sous réserve de la modification au procès-verbal du 26 octobre 2020.
(Unanimité)
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
7. Filing of the 2020 Pension Valuation
The Chief Investment Officer and the actuaries from Mercer, Marc Bouchard and Frédéric Gendron, joined the meeting.
Members were reminded that the annual actuarial valuation of the Pension Plan as of 1 January 2020 was approved by the Board of Governors in June 2020. At the same time, the recommendation was made to postpone the filing decision to later in 2020, as the deadline was extended by the regulators to 31 December 2020 due to the COVID situation.
The next required filing date for the Pension Plan is 1 January 2021 as the last filed actuarial valuation was dated 1 January 2018 (3 year cycle); however, the regulations permit filing of an actuarial valuation at any time during this 3 year cycle, if it is more advantageous to do so.
The current valuation report update, as of 1 January 2020, indicates a Going Concern Ratio of 116% (113% in 2019) and a Solvency Ratio (excluding inflation) of 96% (94% in 2019).
Despite the improvement in funding ratios, the total annual contribution for the University would increase from $46.0M to $53.2M, driven by the impact of significantly lower long-term interest rates on the University contribution calculations.
The actuarial valuation as of 1 January 2020 indicated that the University contribution would increase from $46.0M to $53.2M if it was filed as of that date.
An $8M increase in contributions was subsequently included in the 2020-2021 budget of the University.
The quarterly projections since that date indicate that these annual contributions would rise further to the $56M-$61M range, with the projected increases caused by the impact of the significantly lowered interest rates.
The conclusion is that an actuarial filing as of 1 January 2020 is most beneficial; such filing would ensure predictability and stability of the contributions until 2023 while maintaining the option to refile if the annual updates indicate that it is more beneficial to do so.
The Pension Plan Committee and the Executive Committee support the recommendation.
Une discussion s’engage durant laquelle il est rappelé que l’impact de la décision prise ce jour est atténué par la possibilité d’effectuer un nouveau dépôt en 2021 si cela s’avère plus avantageux.
2020.30 On motion duly made and seconded, it is resolved to approve the filing of the actuarial valuation of the University of Ottawa Pension Plan (1965) as of January 1, 2020.
(Unanimous)
The Chief Investment Officer and the actuaries from Mercer, Marc Bouchard and Frédéric Gendron, left the meeting.
POUR INFORMATION
8. Rapport du recteur
Le recteur indique qu’un rapport écrit a été remis aux gouverneurs et aborde ensuite son rapport oral durant lequel il revient sur les points suivants :
• Antiracisme : deux individus, qui n’appartiennent a priori pas à l’Université, ont pris à partie des étudiants qui se trouvaient dans la Rotonde du Pavillon Tabaret dans le cadre d’une protestation.
L’Université condamne fermement cette agression et a contacté le Syndicat étudiant pour s’assurer que les étudiants étaient indemnes.
The President informed members that the creation of the new Action Committee on Anti-Racism and Inclusion was announced on 23 November 2020 and that the call for nominations for this committee are open until 27 January 2021 in order to allow wider consultations.
The new Action Committee on Anti-Racism and Inclusion will bring together members of the community and will be mandated to:
-review and assess University resources, programs, policies, processes, and practices to understand how they contribute to systemic racism;
-provide recommendations that will further the inclusion of BIPOC members at the University;
-eliminate barriers to the University’s diversity and inclusion efforts.
The new Action Committee will review the action plan and all recent proposals from all groups, revise it as necessary, make additional recommendations if required and recommend and oversee specific targets and outcomes. It will also be tasked with oversight of the recommendations it makes and provide regular progress reports to the University’s Administration Committee and the Board of Governors.
Members were also informed that Professor Boulou Ebanda de B'béri has been named as the University’s first Special Advisor on Anti-Racism and Inclusion; he will co-chair the Action Committee on Anti-Racism and Inclusion and work closely with faculties, services and all student bodies to implement the committee’s recommendations.
A discussion followed during which members were assured that the new action committee will work with transparency with all parties involved.
• Passing of Alex Trebek: a press release will be issued by the University.
Le recteur passe la parole à la provost et vice-rectrice aux affaires académiques pour une mise à jour sur les activités de son cabinet.
• Inscriptions : bons indicateurs par rapport à l’année précédente avec une hausse du recrutement des étudiants internationaux africains, aussi bien francophones qu’anglophones, mais une baisse du recrutement des étudiants internationaux chinois.
Il convient cependant de noter un ralentissement des demandes d’inscription pour les étudiants nationaux.
Les inscriptions en maîtrise avec cours, ainsi qu’en maîtrise avec thèse et en doctorats, enregistrent une hausse importante.
The Office of the Provost is actively planning the Fall 2021 and are targeting a return to campus for the Winter 2022.
• Pas de baisse dans la rétention des étudiants donc l’expérience étudiante reste bonne même si nous rencontrons des défis importants.
La provost indique qu’elle a reçu une pétition signée par certains groupes étudiants au sujet du nombre d’évaluations semestrielles et des difficultés posées par l’enseignement à distance notamment, les problèmes de décalage horaire rencontrés par les étudiants internationaux.
Elle indique que son cabinet étudie actuellement le dossier et remercie les syndicats étudiants pour leur investissement dans l’évaluation de l’expérience étudiante.
• Pass/Fail Marking: a petition was sent by students and the question is under study.
Le recteur passe la parole au vice-recteur à la recherche pour une mise à jour sur les activités de son cabinet.
Les membres reçoivent une mise à jour sur les concours et demandes de subventions remportés par l’Université.
Le recteur félicite les chercheurs et leurs équipes.
• Collations des grades de l’automne : plusieurs milliers de personnes ont assisté en ligne à la remise de diplômes qui s’est déroulée le 29 novembre.
• Le deuxième sommet de l’Alliance U7+, organisé à Chicago, s’est déroulé en ligne le 23 novembre et a permis de nombreuses interactions entre les autorités gouvernementales, particulièrement au niveau du G7.
• Le recteur annonce par ailleurs la signature d’un partenariat avec le gouvernement égyptien en vue de la formation de la prochaine génération d’ingénieurs égyptiens dans le domaine des technologies numériques.
A discussion followed during which members were informed that going forward the University will consider a different format for the courses which might be offered online, in class or, in a hybrid format.
Il a par ailleurs été rappelé que les contraintes de santé publique rendent difficile les préparatifs des facultés pour un éventuel retour en présentiel à l’automne 2021, en dépit de tous les efforts fournis par les personnels.
The Chair thanked all presenters for the information provided.
9. Mise à jour sur le dossier de la santé mentale
The Dean of the Faculty of Arts and the University Advisor on Mental Health and Wellness joined the meeting.
Il est rappelé que le Rapport final du Comité consultatif du recteur sur la santé mentale et le mieux-être présenté ce jour est le résultat des travaux du comité mis sur pied en janvier 2020 à la demande du recteur pour améliorer le soutien offert par l’Université à ses étudiants, son personnel et, son corps professoral dans le domaine de la santé mentale et du mieux-être.
Le rapport a été élaboré à la suite d’une analyse des meilleurs pratiques en matière de santé mentale dans les établissements d’enseignement post secondaire au Canada ainsi qu’à la suite d’un exercice d'écoute approfondi à l'échelle du campus. Au cours des neuf derniers mois, les membres de la communauté ont apporté leurs idées, leur expertise et leurs perspectives uniques en matière de promotion de la santé mentale et du bien-être sur le campus au travers de diverses interactions avec le Comité consultatif.
Le rapport reflète non seulement les commentaires reçus avant la pandémie, mais reconnaît également l'impact de la pandémie sur la santé mentale et le mieux-être de notre communauté.
Une discussion s’engage durant laquelle il est indiqué que les prochaines étapes prévues dans ce dossier sont la signature de la Charte de l’Okanagan et l’adoption des normes nationales et, la mise en œuvre d’une approche coordonnée de la santé mentale et du mieux-être.
It was also pointed out that, even though the presentation was mainly dedicated to students, the mental health and wellness of the University staff were of course taken under consideration and would be addressed.
The provost thanked the Dean of the Faculty of Arts, the members of the Committee and all the members of the community who took part in the consultation.
The Dean of the Faculty of Arts and the University Advisor on Mental Health and Wellness left the meeting.
10. Rapports de comité
a) Comité des finances et de trésorerie
Le président du Comité présente un compte rendu de la réunion qui s’est tenue le 25 novembre 2020 durant laquelle les membres ont reçu, lors d’une session conjointe finances et trésorerie, une mise à jour sur le Centre médical de recherche de pointe.
Les membres ont par ailleurs reçu, durant la partie finances de la réunion, le rapport financier mensuel, les projections budgétaires 2020-2021 et, une mise à jour sur le processus budgétaire.
Les membres ont approuvé, durant la partie trésorerie de la réunion, les propositions d’investissement de l’immobilier ainsi que la revue de la couverture de change.
Ils ont également reçu pour discussion le rapport du directeur principal des placements, le cadre de liquidité de l’investissement et les rapports sur les marchés publics et les marchés privés.
Il est précisé que le rendement pour l’exercice en cours est excellent mais qu’il faut cependant garder à l’esprit la volatilité des marchés qui peut modifier les résultats en tout temps.
b) Comité de vérification
The Chair of the Committee presented a report of the meeting held on 24 November 2020 during which
members reviewed various internal audit reports. They also received an update on the risk transition model, the internal audit progress update, the periodical report of Policy 92: Financial Fraud and, the semi-annual litigation report.
La séance passe à huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
CS/ab
