L’Université d’Ottawa doit assurer la protection de tous les renseignements personnels qui sont en sa possession. Vous avez droit à ce que :

• Vos renseignements personnels soient recueillis à des fins légitimes, restreintes et précises seulement.
• La collecte de vos renseignements se limite uniquement aux renseignements qui sont nécessaires aux fins précisées.
• Vos renseignements personnels ne soient utilisés ou divulgués qu’aux fins précisées.

Si vous soupçonnez ou savez qu’une atteinte à votre vie privée a eu lieu, communiquez immédiatement avec le Chef de la protection de la vie privée. Une atteinte à la vie privée a lieu :

• Lorsque des renseignements personnels ne sont pas défaits adéquatement, par exemple dans les cas de perte ou de vol d’un appareil mobile
• Lorsque des renseignements personnels sont divulgués par mégarde, par exemple dans un courriel envoyé au mauvais destinataire.

Pour obtenir plus d’information sur le protocole d’intervention en cas d’atteinte à la vie privée de l’Université, consultez la Méthode 20-8 – Protocole d’intervention en cas d’atteinte à la vie privée.

Pour obtenir plus d’information sur la façon dont l’Université utilise les renseignements personnels, consultez l’avis de collecte de renseignements personnels de l’Université.

Marche à suivre pour déposer une plainte relative à la protection de la vie privée

Étape 1

Remplissez le formulaire de plainte relative à la protection de la vie privée ou écrivez une lettre exposant clairement ce qui suit :

• La nature et l’étendue de votre plainte;
• La faculté, le bureau ou le service où le problème est survenu;
• Les noms des personnes en cause;
• La date ou la période de la violation présumée;
• Les résultats attendus.

Étape 2

Si une tierce partie vous représente, assurez-vous de remplir le formulaire de demande d’autorisation de représentation.

Étape 3

Envoyez le formulaire de plainte relative à la protection de la vie privée et le formulaire d’autorisation de représentation (le cas échéant) au Chef de la protection de la vie privée. 

Procédure générale après le dépôt d’une plainte

Les plaintes relatives à la protection de la vie privée sont traitées de manière confidentielle et respectueuse, tant pour la partie plaignante que pour la partie défenderesse. L’Université fait tous les efforts raisonnables pour préserver la confidentialité de la plainte et communique uniquement les renseignements des personnes en cause au personnel universitaire qui doit en être informé à des fins d’enquête ou de mesures correctives ou à d’autres fins pour régler la situation.

Les étapes à suivre et le temps qu’il faut prendre pour traiter une plainte relative à la protection de la vie privée peuvent varier en fonction de la nature, des circonstances et de la complexité de la plainte. Il faut cependant prévoir les étapes suivantes :

Étape 1

Le Chef de la protection de la vie privée (CPVP) accuse réception de votre plainte.

Étape 2

Le CPVP communique avec vous pour obtenir des précisions ou des renseignements supplémentaires, le cas échéant.

Étape 3

Le CPVP communique avec la faculté, le bureau ou le service et avec les personnes touchées par la plainte ou qui pourraient avoir connaissance des faits.

Étape 4

Le CPVP consulte les autorités compétentes à l’Université telles que le Bureau des affaires juridiques, le Service de la protection, le Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques, les Technologies de l’information ou le Bureau des communications et des relations gouvernementales.

Étape 5

Le CPVP communique avec vous pour examiner la question, vous informer des mesures prises pour traiter la plainte et répondre à toute préoccupation en suspens.

Étape 6

Le CPVP fait un suivi auprès de la faculté, du bureau ou du service ainsi que des personnes touchées pour s’assurer que, le cas échéant, des mesures correctives ont été prises.

Pour plus d’information sur la façon dont l’Université traite les plaintes relatives à la vie privée, consultez la Méthode 20-7 – Traitement des plaintes relatives à la vie privée.

Dans la plupart des circonstances, vous avez le droit de consulter les renseignements personnels que détient l’Université à votre sujet. Renseignez-vous sur la façon de demander l’accès à vos renseignements personnels sur notre page Web consacrée aux droits d'accès.

Avant de remplir le formulaire de demande d’accès à l’information, assurez-vous de vérifier le répertoire des documents et banques de renseignements personnels pour savoir quels types de renseignements sont conservés par l’Université. 

En vertu de la LAIPVP, toute personne qui a reçu l’accès à ses renseignements personnels dans le cadre du processus des demandes d’accès a le droit de demander la correction de ces renseignements. Trois facteurs sont pris en considération lors du traitement d’une demande de correction :

• Les renseignements doivent être personnels;
• Les renseignements doivent être erronés, incomplets ou ambigus;
• Les renseignements ne doivent pas être une opinion exprimée par une autre personne.

Une opinion provenant d’une autre personne que celle demandant la correction n’est normalement pas rectifiable. Il est possible de modifier une opinion seulement si on peut démontrer qu’elle a été consignée incorrectement.