Règlements et modalités régissant les programmes d'enseignement coopératif

À l'Université d'Ottawa, les programmes d'enseignement coopératif sont facultatifs et sélectifs. La sélection des candidatures se fait de façon concurrentielle, selon le rendement scolaire des personnes et les possibilités de stage. Il leur faut pouvoir faire les stages requis par le régime coopératif approuvé pour la discipline. En outre, seules les personnes ayant la citoyenneté canadienne ou le droit de résidence permanente, ou les étudiants étrangers (détenteurs d'un permis de séjour ou diplomates) sont admissibles aux programmes.

1.1. Étudiantes et étudiants non encore inscrits à l'Université d'Ottawa

On peut demander simultanément l'admission normale à l'Université et l'admission directe à un programme coopératif (sauf en sciences biomédicales, en traduction et au niveau de la maîtrise). La moyenne d'admission exigée pour être admissible directement aux programmes coopératifs est la suivante :

1. 80 % ou plus pour les élèves admis en première année universitaire;
2. 75 % ou plus pour les personnes qui ont terminé au moins deux années de cégep.

Pour conserver leur place en régime coopératif, les étudiantes et les étudiants doivent obtenir une moyenne pondérée cumulative d'au moins 8,0 et satisfaire aux exigences particulières du programme coopératif de leur choix jusqu'à leur admission officielle au régime coopératif (le 30 septembre ou le 1er février, selon le programme). Autrement, leur place n'est plus réservée et leur candidature devient en compétition avec toutes les autres.

1.2. Étudiantes et étudiants inscrits à l'Université d'Ottawa

La demande d'admission au régime coop pour les étudiantes et les étudiants inscrits à temps plein à l'Université doit se faire par l'entremise de leur compte uOzone (cliquez sur « Navigateur COOP » dans le menu « Services ») avant la date limite du 30 septembre de la deuxième année d'études. Par contre, en physique, en sciences biopharmaceutiques, en sciences biomédicales et en comptabilité, la date limite est le 1er février de la deuxième année d'études. De plus, pour les étudiantes et les étudiants en traduction et en chimie, c'est le 30 septembre de la troisième année d'études.

Les étudiantes et les étudiants à la maîtrise doivent présenter une demande d'admission avant le 30 septembre de la première année d'études.

Pour les programmes dont la date limite est le 30 septembre, l'admission dépend de la moyenne pondérée cumulative au moment où on fait la demande. Les décisions relatives à l'admission des étudiants à la maîtrise ou des étudiants qui ont obtenu des équivalences (c.-à-d. les étudiants qui n'ont pas encore de MPC de l'Université) sont basées sur la moyenne à l'admission. Pour les programmes dont la date limite est le 1er février, l'admission dépend de la moyenne pondérée cumulative après les résultats de la session d'hiver qui précède le premier stage.

Les exigences d'admission varient d'un programme à l'autre. Les critères d'admission de tous les programmes offerts sont présentés sur le site Web du régime coop.

1.3. Octroi de crédits pour stages faits dans d'autres universités

Quiconque se fait admettre à un programme coop de l'Université d'Ottawa et désire obtenir des équivalences pour les stages faits ailleurs doit en faire la demande directement auprès du Bureau coop, en s'assurant de fournir les détails suivants :

• une lettre officielle dans laquelle l'ancienne université confirme la participation à son programme coop;
• une description de poste pour les stages suivis;
• un relevé officiel attestant la réussite aux stages en question.

De concert avec les autorités départementales, le Bureau coop détermine si l'expérience de stage s'applique bien au programme visé et si les stages comme tels respectent les normes de l'Université d'Ottawa et de l'ECAMT Canada. Si on reconnaît l'équivalence, le Bureau coop signale à la faculté concernée que l'étudiante ou l'étudiant est bel et bien admissible à cette équivalence.

Toutefois, le nombre de stages acceptés comme équivalences ne peut représenter plus de 50 % du nombre exigé dans le cadre du programme coop à l'Université d'Ottawa. De plus, on n'accorde des équivalences de stage que si le nombre de crédits restant à obtenir aux fins du programme empêche l'étudiant ou l'étudiante de suivre le minimum exigé de trois stages.

Quiconque obtient l'admission en coop accepte de se conformer à l'entente d'admission coop.

2.1. Droits et cours

Droits coop
Il y a des droits coop à verser à partir de la session d'études qui précède le premier stage et, ensuite, à chaque stage coop jusqu'au dernier stage.

L'Université détermine le montant des droits coop (non remboursables), et le registraire les publie au début de chaque année.

Quiconque n'obtient pas de placement pour un stage doit payer les droits coop pour la session d'études précédant le stage (s'il y a lieu), mais non les droits coop pour le stage raté comme tel.

En outre, pour chacune des sessions d'études, l'étudiant et l'étudiante coop paie les droits de scolarité et les droits accessoires du programme ordinaire correspondant et doit payer des droits de scolarité pour tout cours supplémentaire suivi pendant un stage.

Il est permit de suivre au plus un cours du soir (trois crédits) pendant un stage , à la condition de respecter l'ordre des stages et sessions d'études approuvé pour sa discipline.

Quiconque participe à un programme coopératif doit y rester à plein temps jusqu'au moment d'avoir satisfait aux exigences du programme.

2.2. Retraits du programme

Si un étudiant ou une étudiante se retire du programme coopératif de son propre gré, son retrait entre en vigueur comme suit :

• à la fin de la session si l'étudiant est en session d'études et que son retrait a lieu avant les dates limites de retrait établies par le régime coop;
• à la fin de la prochaine session d'études si on est en stage.

Note : Les étudiants qui s'engagent à participer au processus de placement ne peuvent se retirer avant la fin de leur prochain stage de travail (voir la section 4, « Placements »).

Quiconque se retire d'un programme coopératif ne peut revenir à ce même programme. Il est possible, toutefois, de rester dans le programme ordinaire à la condition de répondre aux exigences de la faculté en question. Toute personne à qui on impose le retrait ou qui se retire de son propre gré ne peut obtenir la mention « Programmes d'enseignement coopératif » sur son diplôme.

3.1. Séquence et demandes de modification

L'étudiant doit respecter la séquence études-stages fixée pour son programme coopératif. L'étudiant ou l'étudiante qui, pour une raison exceptionnelle, désire modifier cette succession doit en faire la demande par courriel au Bureau coop, avec motifs à l'appui. C'est le Bureau coop qui tranche la question. Dans le cas de maladie, un certificat médical (voir le règlement scolaire 8) doit être joint au courriel.

3.2. Cours échoués : conséquence sur la séquence

Quiconque échoue à un cours obligatoire préalable à un cours de la session d'études suivante doit consulter le Bureau coop pour déterminer si on peut lui permettre de rester en coop.

3.3. Changements de programme : conséquence sur la séquence

Les étudiants coop qui veulent apporter des changements à leur programme doivent avoir un bon rendement scolaire et discuter de leur demande de changement avec le Bureau coop avant de la présenter. Pour rester dans le régime coop tout en changeant de programme, les étudiants doivent être capables de suivre la séquence études-stages de ce programme et d'effectuer au moins trois stages de travail. S'il leur est impossible d'effectuer trois stages, une évaluation peut être réalisée pour déterminer si un des stages effectués dans le cadre du programme actuel peut être pris en compte dans le nouveau programme.

4.1. Processus de placement coop

Au début d'une session au cours de laquelle les étudiants et étudiantes coop doivent chercher un stage en plus de s'inscrire à leurs autres cours, il leur faut s'inscrire à plein temps à leurs cours avant la date limite fixée par le Bureau coop. Tel que mentionné dans l'entente d'admission coop, le Bureau coop inscrira chaque étudiant au cours lié à son stage. Cette disposition s'applique aux personnes retournant chez leur employeur précédent ou ayant l'intention de chercher leur propre stage.

Les étudiants et étudiantes doivent faire connaître au Bureau coop, conformément aux dates prescrites (début de la première ronde), leur intention soit de participer au processus de placement, soit de retourner chez un employeur, soit de trouver leur propre emploi---faute de quoi ils ou elles peuvent avoir à quitter coop (la note ABS est donc inscrite sur leur relevé, et les droits coop pour le stage de travail sont à payer).

Une fois dans le cours « Stage » (correspondant à la date limite pour se retirer du programme et à l'intention de faire des demandes d'emplois, de retourner chez un employeur ou de se trouver un emploi), les étudiants et étudiantes doivent y rester jusqu'à la fin; sinon, on peut exiger leur retrait de coop (la note ABS est donc inscrite sur leur relevé, et les droits coop pour le stage de travail sont à payer).

Pour compter en bonne et due forme, les stages obtenus sans l'aide du Bureau coop doivent d'abord être évalués par ce dernier.

Quiconque cherche son stage par l'entremise du Bureau coop doit en observer les échéances et les directives de placement. Le Bureau coop fait parvenir aux employeurs le curriculum vitae, le dernier relevé et un sommaire du dossier coop des étudiants et étudiantes.

Il faut en outre poser sa candidature à un nombre raisonnable de postes. Ce nombre est fixé par le Bureau coop selon les offres faites par les employeurs.

4.2. Rondes de placement coop (deuxième ronde)

Le processus de placement (processus d'entrevue) comprend deux étapes ou rondes. Les étudiants et étudiantes qui ont choisi de participer à ce processus et qui n'en sortent pas (pour trouver leur propre emploi ou pour retourner chez un ancien employeur) classent les emplois par ordre de préférence à la fin de la première ronde. Faute d'un jumelage à la première ronde, ils et elles participent à la deuxième ronde (aussi appelée « processus de placement continu »). Pour passer à la deuxième ronde, il faut avoir participé activement à la première.

Pendant la deuxième ronde de placement (placement continu), les étudiants et étudiantes doivent classer les emplois après chaque entrevue. La seule exception à cette règle concerne ceux et celles qui ont plus d'une entrevue en moins de 24 heures; dans ce cas, il leur faut classer les emplois par ordre de préférence après la dernière entrevue dans cette période de 24 heures.

Si on cherche son emploi coop par voie des concours organisés par le Bureau coop, on ne doit pas s'adresser directement à un employeur participant, à moins d'en avoir obtenu l'autorisation du Bureau.

Les personnes qui participent aux entrevues doivent :

• se présenter à toutes leurs entrevues à l'heure et à la date mentionnées dans leur calendrier d'entrevues (les entrevues peuvent être réalisées au cours des semaines d'étude);
• classer par ordre de préférence tous les postes ayant fait l'objet d'une entrevue; lors de la première ronde, il est possible d'omettre au plus un poste du classement;
• après la soumission du formulaire « Choix préférentiel », accepter le poste que le Bureau coop leur assigne;
• cesser de chercher d'autres postes; ensuite, se présenter à l'employeur au début du stage et terminer le stage chez cet employeur.

Quiconque ne se présente pas à une entrevue ou y arrive en retard sans raison valable peut se voir exclure du placement et donc avoir à trouver son propre stage. Toute personne qui manque plusieurs entrevues ou ne respecte pas les autres dispositions ci-dessus peut recevoir la note « ABS » pour le cours « Stage », à moins de pouvoir donner, à la satisfaction du Bureau coop, une preuve de circonstances exceptionnelles. Quiconque refuse le poste qui lui est assigné ou désire se retirer du cours « Stage » sans raison valable est retiré à la fin du cours « Stage » et reçoit la note « ABS » pour ce cours.

L'Université d'Ottawa s'efforce de trouver des emplois coop, mais n'accepte pas la responsabilité première de fournir de tels emplois. En outre, l'Université n'assume aucune responsabilité si un étudiant ou une étudiante subit des pertes ou des dommages durant son emploi.

4.3. Stages internationaux

Pour que votre poste soit approuvé comme stage international, il doit satisfaire à des exigences particulières.

Si vous comptez faire un stage international, vous devez :

1. jouir d'un statut en règle auprès du Bureau coop
2. avoir déjà fait un stage coop
3. faire approuver votre stage par le Bureau coop; ainsi, pour se qualifier comme stage coop international, votre poste doit :
   • être lié à votre programme d'études
   • être à temps plein
   • durer de 13 à 16 semaines
   • être rémunéré
   • être dans un milieu sécuritaire selon l'avis du ministère des Affaires étrangères et du commerce international et du Bureau international de l'Université d'Ottawa; rappelons que le fait de bien connaître votre ville ou pays d'accueil ne change aucunement l'obligation de répondre aux exigences du MAECI et du Bureau international

Note : On peut accorder certaines exceptions quant aux critères

Note : Si vous êtes à la Faculté des sciences sociales et voulez obtenir des crédits scolaires pour votre stage coop international, vous devez obtenir une autorisation écrite du Bureau coop et la soumettre à la Faculté, car la séquence travail-études en dépend.

De plus, vous devez :

4. assister à une séance pré-départ; votre admissibilité aux bourses de mobilité internationale exige que vous participiez à ce genre de séance; par contre, rappelons que certaines bourses sont accordées strictement pour des stages non rémunérés;
5. souscrire à une assurance-voyage convenable qui comprend le rapatriement sans restrictions (notre recommandation : Maritime Travel); la couverture au moyen de l'assurance de vos parents chez leur employeur n'est pas acceptée;
6. signer les formulaires suivants : décharge de responsabilité; renonciation à la réclamation; acceptation des risques; entente d'autorisation et d'indemnisation;
7. remplir le formulaire Contacts d'urgence pour stages coop internationaux;
8. fournir une copie de votre itinéraire de voyage;
9. fournir une copie par courriel de votre inscription de voyage auprès du ministère des Affaires étrangères et du commerce international (MAECI);
10. selon les besoins, fournir une copie de votre visa ou permis de travail; certains étudiants auront peut-être à obtenir des lettres de permission du Bureau coop;
11. obtenir et porter en tout temps la Carte des contacts d'urgence 24 heures du Bureau coop;
12. à votre arrivée, a) remplir immédiatement par voie du Navigateur COOPl'information liée à la visite sur le lieu de travail (avec les détails de votre poste) et b) envoyer un courriel au Bureau coop pour confirmer que vous êtes bien au lieu de stage en toute sécurité; si, dans les 30 jours qui suivent le début de votre stage, l'info pour la visite sur le lieu de travail n'est pas indiquée et si nous ne recevons pas un courriel confirmant votre arrivée, le Bureau coop communiquera avec vos contacts d'urgence.

Le stage dure habituellement au moins 13 semaines et au plus 17 semaines. Le Bureau coop en fixe les dates de début et de fin. Cependant, tout en respectant le minimum de 13 semaines, l'étudiant ou l'étudiante peut, à la signature du contrat, discuter avec son employeur de changements à ces dates. Tout changement aux dates officielles exige l'approbation du Bureau coop. Les stages de moins de 13 semaines sont habituellement inadmissibles. De plus, tous les stages doivent être rémunérés; à cette fin, le Bureau coop fournit des études salariales aux employeurs avant chaque stage.

Le Bureau coop a mis en ligne une étude salariale sur son site Web; elle est accessible à tous les employés et étudiants à titre d'information. C'est l'employeur qui détermine le salaire et ce dernier peut varier d'un stage à l'autre. Le Bureau coop ne joue pas de rôle particulier dans ce domaine et ne prend pas part aux négociations ni à la fixation des salaires.

Grève

Dès qu'il y a une grève à son lieu de travail, le ou la stagiaire doit en informer le Bureau coop. L'Université n'assume en aucun cas la responsabilité du manque à gagner.

Renvoi

Le Bureau coop mène une enquête approfondie quand une personne est congédiée. Si aucune raison valable n'explique son renvoi, il n'y a pas de mention dans son dossier. Dans le cas contraire, on attribue la note « F » pour le stage et la personne doit se retirer du programme.

Dans les cas de grève ou de renvoi sans raison valable, le Comité de coordination décide si l'étudiant ou l'étudiante doit se retirer du cours ou si la durée du stage a été suffisante pour lui permettre d'obtenir les crédits du cours.

Cote de sécurité

Dès que l'employeur informe l'étudiant ou l'étudiante que la date de début du stage est repoussée en raison d'un retard lié à l'obtention d'une cote de sécurité, le ou la stagiaire doit en aviser le Bureau coop. L'Université n'assume en aucun cas la responsabilité du manque à gagner.

Quiconque s'engage à suivre le cours « Stage » ne peut s'en retirer sans la permission du Bureau coop. Tout retrait sans approbation entraîne la note « ABS » pour le cours et le retrait du programme coop à la fin du cours « Stage ».

Pour satisfaire aux exigences du cours « Stage », l'étudiant ou l'étudiante doit remettre un rapport de stage au plus tard à la date publiée dans le calendrier étudiant.

Dans l'attribution de la note pour ce cours, on tient compte de l'évaluation de l'employeur et du rapport de stage que remet l'étudiant ou l'étudiante. Quiconque ne remet pas de rapport de stage avant la date limite reçoit la note « EIN » pour le cours et doit se retirer du programme coopératif.

QUICONQUE obtient la note « F », « EIN » ou « ABS » pour un des cours « Stage » DOIT se retirer du programme coop.

La note « F », « EIN » ou « ABS » équivaut à une note d'échec (0) et influe sur le calcul de la moyenne pondérée cumulative.

En règle générale, les crédits du cours « Stage » ne peuvent être utilisés pour l'obtention d'équivalences en vue d'autres cours.

Pour obtenir la mention « Programmes d'enseignement coopératif » sur son diplôme, il faut satisfaire aux exigences du programme de spécialisation ordinaire correspondant et :

• obtenir la moyenne pondérée cumulative minimale exigée dans le programme coopératif (6,0 dans les programmes de premier cycle et 7,0 dans les programmes d'études supérieures);
• avoir réussi tous les cours « Stage » prévus dans la discipline; exceptionnellement, dans les programmes prévoyant quatre stages ou plus, le Bureau coop peut éliminer un des stages exigés dans les cas suivants : l'étudiant ou l'étudiante n'a pas trouvé de stage, il y a eu une équivalence, ou il y a des raisons médicales confirmées par un certificat du Service de santé de l'Université.

At the end of each session, the Coordinating Committee reviews the performance of all co-op students. It recommends that the faculty concerned place co-op students on "probation for co-op" if they have failed to maintain a CGPA of at least 6.0 in all undergraduate programs and 7.0 in all graduate programs. Students on "probation for co-op" are removed from probation if they upgrade their CGPA to the minimum required for the program. Probation cannot last more than two consecutive study terms, and students who have not upgraded their performance by this deadline must withdraw from co-op.

On informe les étudiants et étudiantes faisant l'objet d'une décision du Comité de coordination de leur droit d'en appeler de cette décision.

1. Les appels visant les questions scolaires sont transmis à la faculté compétente dans les deux semaines suivant l'avis de décision du Comité. La faculté communique sa décision au président ou à la présidente du Comité des programmes d'enseignement coopératif.
2. Les appels visant les questions non scolaires doivent être adressés par écrit au président ou à la présidente au cours des deux semaines suivant l'avis de décision du Comité. Le jury d'appel (voir le paragraphe 3 ci-dessous) se réunit dans les dix jours ouvrables suivant la réception de l'appel. Il doit rendre sa décision dans les deux semaines après sa réunion.
3. Le jury d'appel est formé de trois membres du corps professoral que l'on choisit d'une liste approuvée par le vice-recteur ou la vice-recteure, Études.
4. La décision du jury peut être portée en appel devant le Comité d'appel du Sénat. La décision de ce dernier est toutefois irrévocable.

À l’Université d’Ottawa, lorsqu’un programme coop est obligatoire, l’admission s’y fait au même moment que l’admission au programme d’études. Pour y participer, les étudiants doivent pouvoir faire les stages approuvés pour leur discipline et requis par le régime coopératif. En outre, seules les personnes ayant la citoyenneté canadienne ou le droit de résidence permanente et les étudiants étrangers détenteurs d’un permis de travail sont admissibles aux programmes.

Note : Seuls les étudiants ayant un bon rendement scolaire à leur première session d’études (cours du tronc commun réussis et MPC requise pour être en bon rendement) peuvent officiellement commencer leur cheminement coop. Les étudiants qui n’ont pas un bon rendement scolaire devront tenter de l’améliorer lors des sessions d’études subséquentes pour pouvoir commencer leur cheminement coop au prochain stage prévu dans la séquence. Aucun étudiant ne peut commencer son cheminement coop sans avoir un bon rendement scolaire.

Octroi de crédits pour stages faits dans d’autres universités

Quiconque se fait admettre à un programme coop obligatoire de l’Université d’Ottawa et désire obtenir des équivalences pour les stages faits ailleurs doit en faire la demande directement auprès du Bureau coop, en s’assurant de fournir les renseignements suivants :

• une lettre officielle dans laquelle l’ancienne université confirme la participation à son programme coop;
• une description de poste pour les stages suivis;
• un relevé officiel attestant la réussite des stages en question.

De concert avec les autorités départementales, le Bureau coop détermine si l’expérience de stage s’applique bien au programme visé et si les stages comme tels respectent les normes de l’Université d’Ottawa et de l’ECAMT Canada. S’il reconnaît des équivalences, le Bureau coop signale à la faculté concernée que l’étudiant est bel et bien admissible à ces équivalences.

Toutefois, le nombre de stages acceptés comme équivalences ne peut représenter plus de 50 % du nombre exigé dans le cadre du programme coop à l'Université d'Ottawa. De plus, le Bureau accorde des équivalences de stage seulement si l’étudiant ne peut faire les trois stages requis, et ce, parce qu’il doit encore obtenir des crédits dans le cadre de son programme d’études.

Quiconque obtient l’admission au régime coop accepte de se conformer à l’entente d’admission coop pour les programmes coop obligatoires.

Droits et cours

Droits coop
En tant qu'étudiante ou étudiant dans un programme coop obligatoire, vous payez des droits de régime coopératif chaque session d'études. Le montant de ces droits est annoncé par le Registraire chaque année.

L’Université détermine le montant des droits coop (non remboursables) et le registraire les publie au début de chaque année.

En outre, lors de chaque session d’études, l’étudiant coop doit payer les droits de scolarité et les droits accessoires du programme d’études correspondant. L’étudiant doit également payer des droits de scolarité pour tout cours supplémentaire suivi pendant un stage.

Il est permis de suivre au plus un cours du soir (trois crédits) pendant un stage, à la condition de respecter l'ordre des stages et des sessions d’études approuvé pour sa discipline.

Quiconque participe à un programme coopératif doit y rester à plein temps jusqu’au moment d’avoir satisfait aux exigences du programme.

Séquence et demandes de modification

L'étudiant doit respecter la séquence études-stages fixée pour son programme coopératif obligatoire puisque la réussite des stages est liée à la réussite du programme d’études. L'étudiant qui, pour une raison exceptionnelle, désire modifier cette succession doit en faire la demande par courriel au Bureau coop, avec motifs à l’appui. C'est le Bureau coop qui prend la décision définitive. En cas de maladie, un certificat médical (voir le règlement scolaire 9.5) doit être joint au courriel.

Cours échoués : conséquence sur la séquence

Quiconque échoue à un cours obligatoire préalable à un cours de la session d’études suivante doit consulter le Bureau coop pour déterminer l’impact de cet échec sur son cheminement scolaire.

Changements de programme : conséquence sur la séquence

Les étudiants coop qui veulent apporter des changements à leur programme doivent avoir un bon rendement scolaire et discuter de leur demande de changement avec le Bureau coop avant de la présenter. Pour rester dans le régime coop tout en changeant de programme, les étudiants doivent être capables de suivre la séquence études-stages de ce programme et d’effectuer au moins trois stages de travail. S’il leur est impossible d’effectuer trois stages, une évaluation peut être réalisée pour déterminer si un des stages effectués dans le cadre du programme actuel peut être pris en compte dans le nouveau programme.

Processus de placement coop

Au début d’une session au cours de laquelle les étudiants coop doivent trouver un stage, il leur faut aussi s’inscrire à temps plein à leurs cours ordinaires avant la date limite fixée par le Bureau coop. Tel que mentionné dans l'entente d'admission coop pour les programmes coop obligatoires, le Bureau coop inscrira chaque étudiant au cours lié à son stage.

Les étudiants doivent faire connaître au Bureau coop, conformément aux dates prescrites (début de la première ronde), leur intention de participer au processus de placement, de retourner chez un employeur ou de trouver leur propre emploi — faute de quoi ils pourraient avoir à faire leur propre recherche de stage.

Quiconque cherche son stage par l’entremise du Bureau coop doit respecter les échéances et les directives de placement de celui-ci. Pour être valables, les stages obtenus sans l'aide du Bureau coop doivent d'abord être évalués par ce dernier.

Le Bureau coop fait parvenir aux employeurs le curriculum vitae des étudiants ainsi que leur dernier relevé de notes et un sommaire de leur dossier coop. Au cours de la période de placement, l’étudiant doit poser sa candidature à un nombre raisonnable de postes. Ce nombre est fixé par le Bureau coop selon les offres faites par les employeurs.

Rondes de placement coop (deux rondes)

Le processus de placement (processus d’entrevue) comprend deux étapes ou rondes. À la fin de la première ronde, les étudiants qui ont choisi de participer à ce processus et qui ne s’en retirent pas — pour trouver leur propre emploi ou pour retourner chez un ancien employeur — classent leurs possibilités d’emploi par ordre de préférence. Faute d'un jumelage à la première ronde, ils participent à la deuxième ronde (aussi appelée « processus de placement continu »). Pour passer à la deuxième ronde, il faut avoir participé activement à la première.

Pendant la deuxième ronde de placement (placement continu), les étudiants doivent classer les emplois après chaque entrevue. La seule exception à cette règle concerne les étudiants qui ont plus d'une entrevue en moins de 24 heures; dans ce cas, ils doivent classer les emplois par ordre de préférence après la dernière entrevue effectuée pendant cette période de 24 heures.

Si l’étudiant cherche son emploi coop par voie des concours organisés par le Bureau coop, il ne doit pas s’adresser directement à l’un employeur participant, à moins d’en avoir obtenu l’autorisation du Bureau.

Les étudiants qui participent aux entrevues doivent :

• Se présenter à toutes leurs entrevues à l’heure et à la date mentionnées dans leur calendrier d’entrevues (les entrevues peuvent être réalisées au cours des semaines d’étude).
• Classer par ordre de préférence tous les postes ayant fait l’objet d'une entrevue; lors de la première ronde, il est possible d’omettre au plus un poste du classement.
• Après la soumission du formulaire « Choix préférentiel », accepter le poste que le Bureau coop leur assigne.
• Cesser de chercher d’autres postes; ensuite, se présenter chez l’employeur au début du stage et terminer le stage chez cet employeur.

Quiconque ne se présente pas à une entrevue ou y arrive en retard sans raison valable peut se voir exclure du placement et donc avoir à trouver son propre stage. Tout étudiant qui manque plusieurs entrevues ou ne respecte pas les autres dispositions ci-dessus, à moins de pouvoir donner, à la satisfaction du Bureau coop, une preuve de circonstances exceptionnelles, pourrait être retiré du programme d’études. De plus, quiconque refuse le poste qui lui est assigné pourrait être retiré du programme d’études.

L’Université d’Ottawa s’efforce de trouver des emplois coop pour tous les étudiants participant au régime coop, mais n’est pas responsable de fournir de tels emplois. En outre, l’Université décline toute responsabilité pour toute perte ou tout dommage subit par un étudiant durant son emploi.

Stages internationaux

Pour que votre poste soit approuvé comme stage international, il doit satisfaire à des exigences particulières.

Si vous comptez faire un stage international, vous devez :

1. Jouir d’un statut en règle auprès du Bureau coop.
2. Avoir déjà fait un stage coop.
3. Faire approuver votre stage par le Bureau coop; ainsi, pour se qualifier comme stage coop international, votre travail doit :
4. être lié à votre programme d’études
5. être à temps plein
6. durer de 13 à 16 semaines
7. avoir lieu dans un milieu sécuritaire selon l’avis du Affaires mondiales Canada (AMC) et du Bureau international de l’Université d’Ottawa; rappelons que vous devez répondre aux exigences du AMC et du Bureau international même si vous connaissez votre ville ou votre pays d’accueil.
8. Note : Le Bureau coop peut accorder certaines exceptions pour certains critères.
9. De plus, vous devez :
10. Assister à une séance —de formation avant le départ. Votre admissibilité aux bourses de mobilité internationale exige que vous participiez à ce genre de séance; par contre, rappelons que certaines bourses sont accordées strictement pour des stages non rémunérés.
11. Souscrire à une assurance voyage convenable qui comprend le rapatriement sans restrictions (notre recommandation : Maritime Travel); la couverture d’assurance de vos parents n'est pas acceptée.
12. Signer le formulaire suivant : Déclaration et exonération de responsabilité, renonciation aux réclamations, acceptation des risques et entente d’indemnisation.
13. Remplir le formulaire Stage coop à l’international – Renseignements en cas d’urgence.
14. Fournir une copie de votre itinéraire de voyage.
15. Fournir une copie par courriel de votre inscription à l’étranger auprès d'Affaires mondiales Canada.
16. Le cas échéant, fournir une copie de votre visa ou de votre permis de travail. Certains étudiants devront peut-être obtenir des lettres de permission du Bureau coop.
17. Obtenir et porter en tout temps la Carte des contacts d’urgence 24 heures du Bureau coop;
18. À votre arrivée : a) inscrire immédiatement dans le Navigateur COOP l’information sur la visite de votre lieu de travail (avec des renseignements sur votre poste) et b) envoyer un courriel au Bureau coop pour confirmer que vous êtes arrivé en toute sécurité. Si, dans les 30 jours suivant le début de votre stage, l'information au sujet de la visite de votre lieu de travail n’est pas indiquée et que le Bureau coop n’a pas reçu un courriel confirmant votre arrivée, nous communiquerons avec vos contacts d’urgence.

Le stage dure habituellement au moins 13 semaines et au plus 17 semaines. Le Bureau coop fixe les dates de début et de fin des stages. Cependant, tout en respectant le minimum de 13 semaines, l'étudiant peut, à la signature du contrat, demander à son employeur s’il peut changer ces dates. Tout changement aux dates officielles exige l’approbation du Bureau coop. Les stages de moins de 13 semaines sont habituellement inadmissibles. De plus, tous les stages doivent être rémunérés; à cette fin, le Bureau coop fournit des études salariales aux employeurs avant chaque stage.

Le Bureau coop a mis en ligne une étude salariale sur son site Web; elle est accessible à tous les employés et étudiants à titre d'information. C'est l’employeur qui détermine le salaire et ce dernier peut varier d’un stage à l'autre. Le Bureau coop ne joue pas de rôle particulier dans ce domaine et ne prend pas part aux négociations ni à la fixation des salaires.

Grève : Dès qu’il y a une grève à son lieu de travail, le stagiaire doit en informer le Bureau coop. L’Université n’assume en aucun cas la responsabilité du manque à gagner.

Renvoi : Quand un étudiant est congédié, le Bureau coop mène une enquête approfondie. Si aucune raison valable n'explique son renvoi, le Bureau peut lui attribuer la note « F » pour son stage. Par la suite, une rencontre entre l’étudiant, l’unité scolaire et le Bureau coop est organisée afin d’élaborer un plan d’amélioration pour les prochains stages.

Dans les cas de grève ou de renvoi sans raison valable, le Comité de coordination décide si l’étudiant doit se retirer du cours ou si la durée du stage a été suffisante pour lui permettre d’obtenir les crédits du cours.

Cote de sécurité : Dès que l'employeur informe l’étudiant que la date de début du stage est repoussée en raison d’un retard lié à l’obtention d’une cote de sécurité, le stagiaire doit en aviser le Bureau coop. L’Université n’assume en aucun cas la responsabilité du manque à gagner.

Quiconque s’engage à suivre le cours « stage » ne peut s’en retirer sans la permission du Bureau coop. Tout retrait sans approbation entraîne la note « ABS » pour le cours et peut aussi mener à un retrait du programme d’études.

Pour satisfaire aux exigences du cours « stage », l'étudiant doit remettre un rapport de stage au plus tard à la date publiée dans le calendrier étudiant (d'ordinaire, dans les deux semaines suivant la reprise des cours).

Pour attribuer la note de l’étudiant, le Bureau coop tient compte de l’évaluation de l'employeur et du rapport de stage que remet l’étudiant. Quiconque ne remet pas de rapport de stage avant la date limite reçoit la note « EIN » pour ce cours.

Note « F », « EIN » ou « ABS » pour un des cours « stage »

La note « F », « EIN » ou « ABS » équivaut à une note d’échec (0) et a une incidence sur le calcul de la moyenne pondérée cumulative. Dans le cas des programmes coop obligatoires, un étudiant qui échoue deux cours « stages » est automatiquement retiré du programme d’études.

Pour remplir les exigences du programme coop obligatoire, il faut :

1. Avoir la moyenne requise pour l’obtention du diplôme (5.0).
2. Avoir réussi tous les cours « stage » prévus dans la discipline. Exceptionnellement, le Bureau coop peut éliminer des stages exigés dans les cas suivants : l'étudiant n'a pas trouvé de stage, il a obtenu une équivalence ou des raisons médicales confirmées par un certificat du Service de santé de l’Université ont empêché l’étudiant de faire son stage.

Les mises en probation pour les programmes coop obligatoires sont gérées de la même façon que les mises en probation des programmes d’études. Par conséquent, c’est les facultés qui revoient les dossiers et déterminent les probations requises pour les étudiants qui n’ont pas un bon cheminement scolaire. Par la suite, les facultés avisent le Bureau coop, qui se charge de noter le tout dans le dossier de l’étudiant.

Le Bureau coop informe les étudiants faisant l’objet d’une décision du Comité de coordination de leur droit d’en appeler de cette décision.

1. Les appels concernant les questions scolaires sont transmis à la faculté concernée dans les deux semaines suivant l’avis de décision du Comité. La faculté communique sa décision au président ou à la présidente du Comité des programmes d’enseignement coopératif.
2. Les appels concernant les questions non scolaires doivent être adressés par écrit au président ou à la présidente au cours des deux semaines suivant l’avis de décision du Comité. Le jury d’appel (voir le point 3 ci-dessous) se réunit dans les dix jours ouvrables suivant la réception de l’appel. Il doit rendre sa décision dans les deux semaines après sa réunion.
3. Le jury d’appel est formé de trois membres du corps professoral choisi à partir d'une liste approuvée par le vice-recteur ou la vice-rectrice aux études.
4. La décision du jury peut être portée en appel devant le Comité d'appel du Sénat. La décision de ce dernier est toutefois irrévocable.