Comité d'évaluation de remboursement

Déterminer le type de demande d’abandon et la démarche correspondant à votre situation.

Vérifiez les dates limites au calendrier et déterminez laquelle des 3 situations ci-dessous s’applique à vous :

Attention! Assurez-vous de distinguer les deux dates importantes, soit :

• La date limite d’abandon avec crédit financier
• La date limite d’abandon sans crédit financier

Situations possibles

1. Abandon de cours avant la date limite d’abandon avec crédit financier

   Il vous suffit d’annuler officiellement vos cours en ligne avant la date limite pour obtenir un crédit financier, qui sera versé à votre compte étudiant. Pour plus d’information consulter la page Abandonner un cours.

2. Abandon de cours après la date limite d’abandon avec crédit financier, mais avant la date d’abandon sans crédit financier

   Vous devez annuler officiellement vos cours en ligne si vous voulez qu’une mention d’abandon, et non d’échec, soit inscrite à votre dossier scolaire. Pour plus d’information, consulter la page Abandonner un cours.

   Si des circonstances exceptionnelles ont empêché la présentation de votre demande avant la date limite d’abandon avec crédit financier, vous pouvez présenter une demande d’annulation des droits de scolarité à votre faculté ou à InfoService (étudiants spéciaux). Consultez le site web de votre faculté pour connaître la marche à suivre, qui peut varier d’une faculté à l’autre.

   Si votre faculté ou InfoService refuse votre demande, vous pouvez faire appel de la décision auprès du CÉRCÉ.

   Faire appel d’une décision auprès du CERCÉ

   • Pour présenter une demande d’appel au CÉRCÉ, vous devez d’abord avoir suivi les étapes précédentes correspondant à votre situation et avoir reçu une réponse négative de faculté ou d’InfoService.
   • Le dossier complet de la demande d’appel doit être soumis au CÉRCÉ dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la décision de la faculté ou d’InfoService.

3. Abandon de cours après les deux dates limites d’abandon

   Vous devez commencer par présenter une demande exceptionnelle d’abandon des cours et d’annulation des droits de scolarité à votre faculté ou d’InfoService (étudiants spéciaux). Consultez le site web de votre faculté pour connaître la marche à suivre, qui peut varier d’une faculté à l’autre.

   Si votre faculté ou InfoService accepte votre demande d'abandon, mais sans crédit financier, vous pouvez faire appel de la décision auprès du CÉRCÉ.

   Faire appel d’une décision auprès du CERCÉ

   • Pour présenter une demande d’appel au CÉRCÉ, vous devez d’abord avoir suivi les étapes précédentes correspondant à votre situation et avoir reçu une réponse négative de faculté ou d’InfoService.
   • Le dossier complet de la demande d’appel doit être soumis au CÉRCÉ dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la décision de la faculté ou d’InfoService.

Rassembler toutes les informations nécessaires pour mettre toutes les chances de votre côté.

Recevabilité des demandes d’appel

Des circonstances exceptionnelles permettent de faire appel d’une décision rendue par votre unité scolaire. Les demandes d’appel se font normalement pour le trimestre en cours ou l’un des trois trimestres précédents. Si vous présentez exceptionnellement une demande pour un trimestre antérieur, sélectionnez le trimestre le plus ancien dans l’outil en ligne en ayant soin de préciser dans votre lettre : le trimestre pour lequel vous faites la demande, la liste de vos cours et la raison pour laquelle vous n’avez pas fait la demande plus tôt.

Toute demande d’appel fait l’objet d’une première évaluation avant d’être soumise au Comité d’évaluation de remboursement des comptes étudiants. Voici la liste des motifs pour lesquels une demande peut être jugée irrecevable :

• vous avez soumis votre demande plus de 10 jours ouvrables après avoir reçu la décision de votre faculté, de votre école ou d’InfoService (à moins d’une explication valable);
• vous avez assisté aux examens de fin de trimestre du ou des cours pour lesquels vous demandez l’annulation des droits de scolarité;
• une note apparaît à votre relevé de notes pour le ou les cours en question.

Qu’est-ce qu’une circonstance exceptionnelle?

Vous pouvez faire appel uniquement si des circonstances exceptionnelles vous ont empêché d’enregistrer votre abandon de cours dans votre dossier étudiant avant la date limite d’abandon avec crédit financier précisée dans les dates importantes et échéances scolaires. Par circonstances exceptionnelles, on entend un problème sérieux qui vous empêche de fonctionner normalement et de respecter les échéances liées à vos cours. En voici quelques exemples :

• Maladie physique ou mentale (un certificat médical confirmant votre incapacité à participer aux cours, à compléter des travaux, examens, etc. est exigé).
• Décès d’un membre de la famille (un certificat de décès est exigé).

L’évaluation des demandes par les facultés, InfoService et le CÉRCÉ tient notamment compte des critères suivants :

• les motifs de la demande;
• la lettre de justification;
• les documents à l’appui (certificat médical, etc.);
• les justifications présentées en cas de demande tardive;
• la présence aux cours ou l’utilisation des services universitaires après la date limite d’abandon.

Il est à noter que les problèmes ci-dessous doivent absolument être portés à l’attention de votre faculté ou de votre école :

• préoccupations relatives à la qualité de l’enseignement;
• préoccupations relatives à la langue d’enseignement.

De plus, sachez que nous refuserons toute demande soumise pour les raisons suivantes :

• mauvaise interprétation des dates importantes et des échéances scolaires;
• échec probable à un cours;
• tentative d’abandon sans succès avec l’outil d’inscription en ligne;
• difficultés financières;
• cours ne répondant pas aux besoins ou attentes;
• emploi ou autre engagement professionnel.

Quelles sont les conséquences d’un abandon sur les autres services?

Aide financière et bourses

Les Ressources financières sont tenues d’informer le Service de l’aide financière et des bourses de toute modification à votre charge de cours. Or, l’abandon de cours peut avoir des répercussions sur l’aide financière gouvernementale et les bourses que vous recevez. Pour en savoir plus, consultez le site du Service de l’aide financière et des bourses.

Frais de résidence

L’abandon de cours ou le retrait des études n’entraîne pas automatiquement l’annulation d’une réservation en résidence ou la résiliation d’un contrat de résidence en vigueur. Pour connaître les modalités concernant les frais de résidence, consultez votre contrat de même que le site du Service du logement.

Forfaits alimentaires

Dans certaines résidences, le forfait alimentaire est obligatoire; des frais associés aux frais de résidence apparaissent donc sur le relevé de compte pour les repas.

Les forfaits alimentaires optionnels ne sont pas facturés directement au relevé de compte, mais plutôt sur la carte uOttawa. Pour de l’information à ce sujet, consultez le site du Service de la carte uOttawa.

Carte uOttawa et U-Pass

Une exemption des frais facturés pour le laissez-passer U-Pass peut être accordée en cas d’abandon de cours; un crédit est alors porté au compte étudiant à la date d’approbation ou de finalisation de la demande. Si la demande est effectuée en cours de trimestre, le crédit est calculé au prorata. Il est alors possible de demander un remboursement du crédit au compte étudiant en ligne, ou de le conserver en vue d’une utilisation future.

Il est à noter que les demandes tardives, rétroactives ou incomplètes ne sont pas acceptées.

Consultez la page Exemptions du programme U-Pass pour connaître les modalités et les dates limites en vigueur.

Préparer votre lettre de justification et les documents à joindre à la demande.

Pour éviter tout problème, assurez-vous de soumettre un dossier complet au CÉRCÉ.

Veuillez noter qu’en tout temps, votre information personnelle est protégée et demeure confidentielle. Pour plus d’information à ce sujet, consultez la page Accès à l’information et vie privée.

La lettre de justification doit s’en tenir aux faits, présentés dans un ordre chronologique, et doit comprendre :

• votre nom, votre numéro étudiant et la date;
• l’explication des circonstances exceptionnelles s’appliquant à votre demande;
• l’objet de votre demande et le résultat espéré.

Vous devez également préciser dans la lettre s’il s’agit d’une première demande en lien avec ces circonstances exceptionnelles, et joindre les documents à l’appui.

Astuces

Les informations suivantes ne sont pas obligatoires, mais peuvent aider à éclairer votre situation.

Si les circonstances exceptionnelles ont déjà fait l’objet d’une demande semblable par le passé, nous vous recommandons de préciser les mesures mises en place pour éviter qu’une telle situation se reproduise. Prenons l’exemple d’un problème de santé : avez-vous consulté votre médecin peu de temps avant la date limite d’abandon avec crédit financier pour évaluer votre capacité à poursuivre?

Si vous n’étiez pas en mesure d’abandonner le cours dans les délais, expliquez clairement pourquoi. L’incident s’est-il produit après la date limite d’abandon avec crédit financier?

Si vous avez bénéficié de services de l’Université (participation au cours, corrections de vos travaux, services des sports, etc.), n’oubliez pas que ces services ont une valeur et génèrent des coûts et préparez-vous à justifier le bien-fondé de votre demande de remboursement à cet égard.

Si vous n’avez pas assisté aux cours ni soumis aucun examen ou travail pendant la période faisant l’objet d’une demande de remboursement, pensez à demander une lettre de confirmation de non-assistance à vos professeures et professeurs.

Raison de santé

Les demandes de remboursement pour raison de santé nécessitent un certificat médical ou une lettre d’appui du Service de counselling et thérapie de l’Université d’Ottawa.

Le certificat doit comprendre votre nom, la période d’absence, la date de retour aux études, la date de la consultation médicale et la signature de la professionnelle ou du professionnel de la santé. Si le CÉRCÉ remet en question l’authenticité du certificat médical, l’Université peut exiger qu’il soit validé par le Service de santé et mieux-être. Le certificat doit aussi clairement mentionner que vous ne pouviez abandonner le ou les cours dans les délais prescrits.

Il est à noter que si vous vous présentez à un cours pendant la période d’invalidité précisée sur votre certificat médical, vous ne pouvez plus fonder votre appel sur une raison de santé.

Attention : Vous ne devez pas soumettre un document sur lequel figure un diagnostic ou le nom de la maladie. Ces informations sont confidentielles et souvent peu utiles aux membres du comité, qui ne sont pas des spécialistes de la santé.

Acheminer la demande au CÉRCÉ.

Pour soumettre une demande d’appel au CÉRCÉ, ouvrez une session dans uoZone et sélectionnez Comité d’évaluation de remboursement des comptes étudiants sous l’onglet Finances et emplois. Téléchargez ensuite votre lettre de justification détaillant votre situation ainsi que les motifs de l’appel, à savoir les raisons pour lesquelles la décision de la faculté, de l’école ou d’InfoService devrait être infirmée ou modifiée, de même que la solution souhaitée. N’oubliez pas de joindre les documents à l’appui requis ou pertinents (lettre de confirmation de non-assistance, certificat médical, etc.).

Vous recevrez normalement un accusé de réception automatique le jour même : si vous n’avez pas reçu d’accusé de réception après 24 h, soumettez de nouveau votre demande.

Délais

Le Comité d'évaluation de remboursement des comptes étudiants (CÉRCÉ) a un mois pour évaluer votre demande d’appel et vous transmettre sa décision par courriel. Si nous dépassons les délais normaux de traitement, nous vous en informerons par courriel.

En temps normal, le Comité se réunit tous les mois, et les décisions sont prises le jour même de la présentation de l’appel. La décision est communiquée par courriel dans la semaine qui suit. Toutefois, la décision peut être reportée à la réunion suivante si le Comité a besoin de renseignements supplémentaires.

Rappelons que les périodes d’inscription aux cours ainsi que les rentrées scolaires sont des périodes très occupées, ce qui pourrait entraîner des délais supplémentaires.