• Avant de soumettre une demande d’admission à un programme avec thèse, la personne étudiante doit s’assurer d’avoir :
  • examiné ses objectifs académiques et professionnels de façon réaliste;
  • fait ses recherches sur le programme ciblé;
  • pris connaissance des règlements et exigences du programme souhaité afin d’être en mesure d’y satisfaire en temps opportun;
  • pris connaissance du temps annuel qui devra être consacré au travail de la thèse (c'est-à-dire l'inscription à temps plein dans un programme équivaut à un emploi à temps plein, où le travail de la thèse occupera une grande partie de ce temps) ;
  • pris connaissance des obligations financières pour fins de planification pour la durée du programme;
  • Pris connaissance des documents Exigences essentielles – thèse de maîtrise, Exigences essentielles- thèse de doctorat et Exigences essentielles – examen de synthèse (doctorat) afin de bien se familiariser avec les exigences de ces activités.
• La personne étudiante doit s’assurer de s’engager dans le domaine d’études qui la passionne suffisamment pour soutenir son intérêt durant toute la durée de ses études. Elle pourra alimenter sa réflexion en s’entretenant avec des collègues étudiants et des membres du corps professoral qui font de la recherche dans le domaine d’intérêt. L’étape de collecte d'information devrait être complétée avant de s'adresser à une directrice ou un directeur de thèse potentiel.

L’identification d’une directrice ou d’un directeur de thèse

• La personne étudiante doit identifier une directrice ou un directeur de thèse pour l’encadrer dans son projet de thèse. L’encadrement aux études supérieures constitue l’un des aspects les plus importants de la formation aux études supérieures puisque cette personne joue un rôle clé dans l'orientation de la recherche. Veuillez noter que, dans certains programmes, la sélection de la directrice ou du directeur de thèse se fait au cours du processus d’admission en consultation avec le vice-doyen et/ou le comité d’admission.  Veuillez confirmer la procédure selon le programme convoité.
• Une professeure ou un professeur n’est pas tenu d’accepter de diriger les travaux d’une personne étudiante s’il lui semble que la collaboration ne sera pas fructueuse à cause d’un manque de compatibilité ou d’insuffisance de ressources.
• Une personne étudiante peut, dans certains cas, avoir plus d’une directrice ou d’un directeur de thèse. La mention d’une directrice ou d’un directeur de thèse dans ce document sous-entend la possibilité d’une codirection.
• Informations à recueillir avant s’adresser à une directrice ou un directeur potentiel
• Professeures et professeurs, par intérêts de recherche.
• Professeures et professeurs, listes par le biais des sites web facultaires. Choisissez la faculté qui vous intéresse et allez sur la page qui liste le corps professoral.

Les questions à se poser pour une directrice ou directeur de thèse potentiel

À la suite de votre rencontre avec une directrice ou un directeur de thèse potentiel, posez-vous les questions suivantes :

• Suis-je intéressé·e par les recherches de cette professeure ou ce professeur et les idées exprimées dans ses séminaires, publications et conférences?
• Ai-je des principes et des idéaux de recherche en commun?
• Est-ce que je crois que cette professeure ou ce professeur est intéressé·e par mes idées?
• Est-ce que je connais les qualifications universitaires de la professeure ou du professeur?

Ces questions sont importantes et assureront une bonne assise à la relation d’encadrement. Il est également important que vous songiez à des questions pragmatiques, telles que :

• Cette professeure ou ce professeur aura-t-il assez de temps pour encadrer mon travail?
• Rendra-t-il compte de mes progrès en temps opportun?
• Comprend-elle ou comprend-il le niveau d’encadrement dont j’ai besoin?
• Est-ce que son style d’encadrement me convient (voir les styles d’encadrement ci-dessous)?
• Est-ce que je serais à l’aise de travailler avec cette personne pour ma thèse?
• Peut-elle ou peut-il m’assurer l’infrastructure de recherche adéquate?
• Peut-elle ou peut-il m’offrir des possibilités de financement sous la forme de bourses de recherche ou m’aider à guider mes recherches de soutien financier?
• Est-ce que le financement que je vais recevoir sera suffisant pour la durée de mes études?
• Me donnera-t-elle ou me donnera-t-il la possibilité de participer à des activités de réseautage (par ex. : des conférences) et à des publications?
• Questions à poser à la suite d’une rencontre avec une directrice ou un directeur de thèse potentiel

Le style d’encadrement des directrices et des directeurs de thèse

Nous remarquons généralement quatre styles d’encadrement, comportant tous des avantages et des inconvénients. Idéalement, les directrices et les directeurs de thèse adapteront leur façon d’encadrer aux besoins d’apprentissage des personnes étudiantes tout au long de leur parcours académique. À noter que plusieurs facteurs interpersonnels tels que les attentes des directrices ou des directeurs de thèse, leur personnalité ou leur manière de travailler peuvent influencer la façon d’encadrer la recherche et la réalisation d’une thèse.

Style directif : Dirige les personnes étudiantes pour chaque étape de la recherche, jusqu’à la fin de la rédaction.  Les personnes étudiantes sont suivies pas à pas et sont rencontrées fréquemment.

Style conseiller : Dirige les personnes étudiantes au moment de l’élaboration du projet, agit comme conseiller pendant les étapes intermédiaires et redevient plus directif lors de la rédaction.

Style guide : Dirige plus étroitement au cours des premières étapes de recherche, puis devient graduellement moins directif à mesure que les personnes étudiantes trouvent leur chemin.

Style non directif : Laisse les personnes étudiantes autonomes tout au long du projet. En général, les contacts sont moins fréquents.

Note : Si vous travaillez dans un environnement avec plusieurs personnes, ou dans une équipe de recherche, et vous êtes en contact avec des collègues (ex. : des personnes étudiantes seniors d’études supérieures, des postdoctoraux) agissant comme mentor ou exerçant certaines responsabilités de supervision, il est de votre responsabilité de valider avec votre directrice ou votre directeur de thèse toute directive qui influencera votre parcours de recherche. Les interactions entre pairs sont fortement encouragées, cependant votre relation d’encadrement est avec votre directrice ou votre directeur de thèse qui, ultimement, exerce les responsabilités d’encadrement et de supervision.

• Être dûment inscrite ou inscrit à vos cours ou activités de recherche, chaque trimestre.
• Remplir un rapport de progrès annuel.
  (Réf. :  Règlement C-4 Rendement académique aux études supérieures)
• Respecter les politiques, règlements académiques, universitaires et ceux de votre programme.
  (Réf. : https://www.uottawa.ca/notre-universite/politiques-reglements )
• Connaître et respecter la règlementation et les principes d’éthique et de conduite responsable.
  (Réf. :  Règlement 115 Conduite responsable de la recherche)
  (Réf. : Règlement   130 : Droits et conduite responsable des étudiantes et étudiants)
  (Réf. : Gestion des données de recherche )
• Utiliser les ressources de manière responsable.
• Contribuer au maintien d’un milieu sécuritaire et faire preuve de respect envers les autres.
• Faire preuve d'intégrité académique (honnêteté, confiance, équité, respect et responsabilité) dans tous les aspects de ses rôles et responsabilités.
• Respecter la diversité culturelle et démontrer une curiosité interculturelle.
• Mettre à jour vos coordonnées personnelles dans votre Centre étudiant de l’Université (uoZone).
• Compléter votre rapport annuel de progrès.
• Remplir le formulaire d'encadrement aux études supérieures qui se trouve au bas de cette page web avec votre directrice ou votre directeur de thèse. Mettre à jour le formulaire annuellement ou selon le besoin. 

Planifier son cheminement de concert avec votre directrice ou votre directeur de thèse.

• Clarifier rapidement les attentes de la relation d’encadrement.  Quelques points de discussion:
• l’identification des besoins d’accommodement d’apprentissage
• le style d’encadrement
• la fréquence des rencontres et l’élaboration d’un échéancier
• la propriété intellectuelle
• les ressources matérielles nécessaires et disponibles pour compléter la recherche
• le mode de fonctionnement (délai pour remettre les corrections, prise de rendez-vous, etc.)
• les contraintes de part et d’autre (ex. : absence prolongée pour sabbatique, séjour à l’étranger, etc.)
• Établir un plan de recherche détaillé et un échéancier réaliste et conserver la documentation pertinente
  (Réf. : C-4 Rendement académique aux études supérieures | Notre université (uottawa.ca)
• Discuter avec votre directrice ou directeur de thèse le temps que vous prévoyez consacrer aux cours, au projet de thèse et à d’autres tâches pertinentes (par ex. : la formation professionnelle).
• Agir en fonction de ce plan, et réviser le plan au besoin (par ex. : les responsabilités changent souvent au début d’un nouveau trimestre, avec de nouveaux cours et de nouvelles possibilités de développement professionnel).
• Déterminer les cours et autres formations à suivre en lien avec son programme, formation antérieure et intentions professionnelles.
• Se garder du temps avec ses pairs, trouver des possibilités de collaborer avec ses pairs. Ne pas sous-estimer l’importance de maintenir un contact soutenu avec ses pairs pour contrer l’isolement.
• Privilégier le réseautage, car aucune publication ne remplacera les interactions et échanges professionnels avec des collègues, le corps professoral et le personnel.

• Établir une stratégie de financement pour la durée de vos études.
• S’informer sur les différentes sources de financement. Explorer les sources de financement possible auprès d’organismes à but non lucratif ou gouvernementaux ou autres organismes reliés directement ou indirectement au domaine de recherche.
  (Réf. : Outil de demandes Bourses en ligne : https://www.uottawa.ca/etudes/droits-universitaires-soutien-financier/demande-bourses )
• Soumettre un dossier de candidature dans le cadre de différents concours de bourses de l’UO.  Planifier en fonction des dates limites des divers concours.  Prévoir assez de temps pour s’assurer d’avoir le dossier le plus compétitif possible.
• Respecter les normes et les délais des organismes de financement pour l’obtention d’une bourse ou d’une subvention. 

• Assurer une communication efficace avec sa directrice ou son directeur de thèse.  Mettre en place, de façon collaborative, un climat de confiance et de respect mutuel permettant une communication ouverte.
• Maintenir un contact régulier avec sa directrice ou son directeur de thèse et répondre dans des délais raisonnables (préétablis) à ses questions ou commentaires.
• Rencontrer régulièrement sa directrice ou son directeur de thèse, conserver un compte-rendu des discussions et tenir compte des directives ou correctifs proposés.
• Allouer des délais raisonnables (préétablis) à sa directrice ou son directeur de thèse pour sa rétroaction.
• Informer rapidement sa directrice ou son directeur de thèse de toute circonstance pouvant interférer avec son plan de recherche détaillé.
• Discuter des possibilités de diffusion de ses résultats de recherche.

• S’assurer qu'il est possible de travailler à distance dans votre programme par l’entremise de discussions avec votre directrice ou votre directeur de thèse et la directrice ou le directeur de votre programme.  Il existe des programmes et des règlements universitaires qui limitent le télétravail dans certains cas (par exemple, les cours en présentiels, la plupart des postes d'assistants d'enseignement). Identifier des tâches et/ou objectifs raisonnables et réalisables.
• Discuter avec votre directrice ou votre directeur de thèse de la manière dont vous accéderez à distance aux ressources dont vous avez besoin pour continuer à avancer dans votre recherche. Assurez-vous que les supports informatiques sont en place pour accéder aux données/ressources à distance.
• Prendre les mesures appropriées pour sécuriser vos données/informations afin qu'elles ne soient pas facilement accessibles par un tiers.
• Vérifier que votre directrice ou votre directeur de thèse dispose de vos coordonnées actuelles et communiquez-les aux autres membres de votre groupe de recherche si c’est nécessaire.
• Se familiariser avec les plateformes de télécommunications fiables et recommandées à l’UO afin de pouvoir vous connecter à temps et sans difficultés techniques.
• Éviter l’isolement.

• Discuter avec votre directrice ou directeur de thèse de votre plan de carrière et de vos besoins en matière de développement professionnel.  Votre plan de développement professionnel peut avoir deux volets, académique et non-académique, pour tenir compte du fait que la majorité entamant des études supérieures auront une carrière à l’extérieur du milieu académique.
• Élaborer un plan de développement de ses compétences en lien avec son projet professionnel.
• Connaître les ressources mises à sa disposition afin de développer ses compétences transversales en vue d’une insertion professionnelle optimale, que ce soit une carrière dans le milieu, ou à l’extérieur du milieu académique.
• Utiliser les ressources et suivre les formations mises à sa disposition pour mieux s’outiller pour l’insertion dans le milieu du travail.  (Réf : Programme de compétences transférables aux études supérieures et postdoctorales).

• Établissez un espace de travail dédié et créez une routine de travail en identifiant des tâches/objectifs raisonnables et réalisables.
  (Réf. :  UO – Objectifs S.M.A.R.T.  – https://rh.uottawa.ca/fichiers/performance/objectifs_smart.pdf)
• Équilibrer votre vie professionnelle et personnelle. Restez en contact avec vos amis, votre famille, vos collègues et les membres de votre communauté afin de limiter les sentiments d'isolement, qui peuvent avoir un impact négatif sur votre bien-être personnel. Planifier des moments de socialisation.
• Veillez à prendre des pauses et à intégrer des temps d'arrêt dans votre emploi du temps.
  (Réf. : Méthode Pomodoro)
• Rejoindre des groupes de soutien ou des communautés de recherche pour aider avec le sentiment d’isolement.  Participer à des conférences et des ateliers.
  (Réf. : UO- Café de rédaction)
• Votre bien-être mental et physique est important. Utiliser les services et ressources de l’UO nécessaires pour votre bien-être mental et physique.
  Réf. : UO-Santé et mieux-être
  Réf. : UO-Santé mentale et mieux-être
  Réf. : UO-Santé mentale
  Réf. : UO-Soutien immédiat
  Réf.: UO – Index des ressources pour étudiant(e )s -Santé et mieux-être
  Réf.: UO-Sports et activités récréatives

Note :  Votre autonomie et votre capacité de prendre en charge votre cheminement de carrière sont des facteurs clés qui ont une incidence directe sur votre succès aux études supérieures.  La réussite de votre projet de recherche est déterminée, non seulement par les divers types d’appuis pédagogiques, sociaux et financiers que l’UO vous offre, mais également par vos intérêts, votre énergie et votre motivation, de même que par la portée de votre sujet de thèse et la qualité de votre recherche. 

Toute personne qui éprouve un conflit relationnel doit d’abord tenter de résoudre la question à l’amiable entre les parties concernées.

Dans la mesure du possible, on devrait freiner toute réaction impulsive et prendre du recul afin de réfléchir plus objectivement à la situation.  N’attendez pas que le conflit se règle tout seul par le simple passage du temps, car il risque de s’envenimer et d’être difficilement remédiable.

Afin d’aborder le différend de votre relation, n’hésitez pas à poser des questions directes, mais formulées de façon positive afin de montrer qu’il n’y a pas de doutes sur ses bonnes intentions. Ces questions mèneront naturellement à la discussion sur la relation elle-même. Voici un exemple de question :  Comment pourrions-nous, croyez-vous, travailler plus efficacement?

Note : Advenant que la directrice ou le directeur de thèse soit aussi la directrice ou le directeur des programmes des études supérieures, la personne étudiante pourra s’adresser à la direction de son unité académique.

Si le différend n'est pas réglé à l'étape un, la personne étudiante et/ou la directrice ou le directeur de thèse peuvent faire des démarches par écrit auprès de la directrice ou du directeur de programme d’études supérieures. Ce dernier pourrait procéder de la façon suivante, soit :

• Inviter les parties à une rencontre pour discuter du conflit perçu ou réel afin d’obtenir plus d’informations; ou
• Si une seule rencontre incluant toutes les parties n’est pas possible, la directrice ou le directeur de programme d’études supérieures rencontrera les parties individuellement pour obtenir plus d’informations.
  • Par la suite, il ou elle invitera les parties à une rencontre commune afin de poursuivre la discussion;
• La directrice ou le directeur de programme d’études supérieures guidera la discussion afin de trouver des solutions pour remédier au conflit et d’identifier une liste de ressources potentielles;
• La directrice ou le directeur de programme d’études supérieures juge que le différend relève d’un autre règlement universitaire, elle ou il conseillera les parties des démarches à suivre.

Si le différend n'est pas réglé à l'étape deux, la personne étudiante et/ou la directrice ou directeur de thèse peuvent faire des démarches par écrit auprès de la vice-doyenne ou du vice-doyen des études supérieures (ou son équivalent) de la faculté où elle ou il est inscrit. La vice-doyenne ou le vice-doyen prendra en considération les étapes précédentes prises pour tenter de remédier au différend et demandera aux parties concernées les détails de celle-ci. Ce dernier pourrait procéder de la façon suivante, soit :

• Inviter les parties à une rencontre pour discuter du conflit perçu ou réel afin d’obtenir plus d’informations; ou
• Si une seule rencontre incluant toutes les parties n’est pas possible, la vice-doyenne ou le vice-doyen rencontrera les parties individuellement pour obtenir plus d’informations;
  • Par la suite, elle ou il invitera les parties à une rencontre commune afin de poursuivre la discussion;
• La vice-doyenne ou le vice-doyen guidera la discussion afin de trouver des solutions pour remédier au conflit et d’identifier une liste de ressources potentielles;
• Si la vice-doyenne ou le vice-doyen détermine qu’une solution pour régler le différend n’est pas possible ou souhaitable pour assurer un encadrement positif et favorisant la réussite, elle ou il pourra mettre fin à la relation d’encadrement.
• Si la vice-doyenne ou le vice-doyen juge que le différend relève d’un autre règlement universitaire, elle ou il conseillera les parties des démarches à suivre.