La doyenne ou le doyen (ou personne déléguée) de la faculté de l’étudiante ou l’étudiant nomme la présidente ou le président du jury. La présidente ou le président du jury doit être autorisé à diriger des thèses. La soutenance de thèse ne peut être présidée ni par la directrice ou le directeur de thèse ni par une des examinatrices ou examinateurs.
La faculté fixe une date qui convient aux membres du jury et à l’étudiante ou l’étudiant. Tous les membres du jury de thèse ainsi que l’étudiante ou l’étudiant doivent participer à la soutenance de thèse en personne ou par vidéoconférence. La directrice ou le directeur de thèse n’a pas droit de vote.
La faculté acheminera préalablement à la présidente ou au président du jury un dossier comprenant les rapports d’évaluation ainsi que tout autre document pertinent.
Les soutenances de thèse sont ouvertes au public, sauf dans les cas des thèses confidentielles. Les autres étudiantes et étudiants sont invités à y assister pour se familiariser avec le processus, et à discuter avec leur directrice ou directeur de thèse des moyens pour préparer leur propre soutenance.
Dès que la date de sa soutenance est déterminée, l’étudiante ou l’étudiant devrait entre autres:
- Demander à l’unité scolaire académique de réserver l’équipement audiovisuel nécessaire à la soutenance.
- Visiter la salle où se déroulera la soutenance.
- Le jour de la soutenance, arriver tôt dans la salle.
- Vérifier auprès de l’unité académique la procédure qui s’applique aux soutenances.