Une fois que vous aurez terminé la rédaction de votre thèse, vous pourriez être tenu de remettre à votre directrice ou directeur de thèse une copie de toutes vos données.
Comme votre travail s’étend sur une longue période, vous allez rassembler un volume important de manuels de laboratoire, de fichiers, de notes, de brouillons et, selon votre discipline, de matériel graphique. Nommez et datez clairement tous vos fichiers électroniques, et sauvegardez-les sur un lecteur externe. Une fois que vous aurez terminé la rédaction de votre thèse, vous pourriez être tenu de remettre à votre directrice ou directeur de thèse une copie de toutes vos données. Il est donc important de les sauvegarder et de les organiser au fur et à mesure.
Les données/résultats bruts originaux doivent être conservés par le laboratoire ou l'unité où ils ont été générés. Avec l'autorisation de la chercheuse ou du chercheur principal, les membres de l'équipe de recherche peuvent faire des copies des données brutes à des fins personnelles, mais la superviseure ou le superviseur immédiat ainsi que tous les collaborateurs et collaboratrices doivent en tout temps avoir librement accès à toute donnée ou à tout résultat original ainsi qu'à tous les produits de la recherche. La permission de faire des copies ne peut être refusée sans raisons valables, lesquelles doivent être communiquées par écrit à la doyenne ou au doyen de la faculté.
Les données brutes doivent être immédiatement enregistrées de façon permanente dans leur forme originale; clarté et présentation convenable sont de rigueur. Le registre doit rester dans l'unité de recherche en tout temps. Il sera conservé pendant au moins cinq ans, sauf indication contraire de la superviseure ou du superviseur immédiat, et demeurera dans l'unité de recherche après le départ de la chercheuse ou du chercheur de l'Université. La superviseure ou le superviseur immédiat pourra cependant autoriser la chercheuse ou le chercheur à laisser des copies plutôt que les originaux.
Lorsqu'une chercheuse ou un chercheur principal quitte l'Université, il doit prendre avec sa superieure ou son supérieur immédiat des arrangements pour conserver en lieu sûr les données ou les produits de sa recherche.
Il convient d'obtenir l'approbation de la chercheure ou du chercheur principal, ou de la superviseure oudu superviseur immédiat avant de fournir à une tierce partie certains produits (clones bactériens, lignées cellulaires, autres substances ou organismes particuliers ou logiciels issus de travaux de recherche) à des fins de recherche non commerciale à l'intérieur ou à l'extérieur de l'unité.
Les étudiantes et étudiants et leurs directrices ou directeurs de thèse doivent également convenir des dispositions à prendre pour le stockage des données après la collecte, y compris le lieu de stockage (sur le campus ou à l’extérieur) et le transfert sécuritaire des données d’un lieu à l’autre (qu’il ait lieu de façon électronique ou physique).
