Changement de votre nom

Le nom principal (nom officiel) et le nom privilégié (nom choisi) sont différents et sont utilisés dans des contextes différents. Voici des informations sur l’utilisation du nom principal et du nom privilégié par l’Université, et sur la procédure à suivre pour changer l’un ou l’autre.

Le nom principal est celui qui figure dans les registres du gouvernement. Pour les étudiantes et étudiants d’autres pays, il s’agit du nom inscrit sur leur passeport ou leurs documents d’immigration.

L’Université utilise le nom principal sur plusieurs documents, au lieu du nom privilégié, pour s’assurer de bien identifier chaque personne pour qui elle émet des informations officielles destinées à des organisations externes pour des fins de vérification des diplômes et des relevés de notes ou autres. Voici quelques exemples : emploi, prêts étudiants (Régime d’aide financière aux étudiantes et étudiants de l’Ontario ou prêts bancaires), impôt (feuillet T2202A), agrément professionnel (en génie, en médecine, en droit, en dentisterie ou en architecture, par exemple), et demandes d’admission dans d’autres établissements d’enseignement (programmes d’études supérieures, transferts interuniversitaires, etc.).

Voici les principaux documents officiels de l’Université qui portent le nom principal plutôt que le nom privilégié :

• Lettres d’attestation
• Diplômes et certificats
• Thèses
• Documents fiscaux
• Rapports au gouvernement 
• Documents financiers
• Documents liés à l’emploi

Changement de votre nom principal

Toute demande de changement de nom principal, en tout ou en partie, qui consiste en la correction d’une erreur, une modification, une suppression, un remplacement ou un ajout, doit être soutenue par des documents originaux ou des copies certifiées ou notariées.

Voici la marche à suivre pour changer votre nom principal :

1. Remplissez une demande de changement de nom principal. N’oubliez pas d’inscrire votre numéro étudiant et de signer le formulaire. 
2. Joignez une copie numérisée ou une photo de votre passeport portant votre nouveau nom. Si vous n’avez pas de passeport, joignez deux pièces d’identité délivrées par le gouvernement portant votre nouveau nom. La liste des pièces d’identité acceptées se trouve sur la demande de changement de nom principal. 
   
   IMPORTANT : Les documents rédigés dans une autre langue que le français ou l’anglais doivent être traduits dans l’une de ces deux langues par une traductrice agréée ou un traducteur agréé.
3. Envoyez votre demande par courriel à InfoService. 

Comptez de deux à cinq jours ouvrables pour le traitement de votre demande. Vous recevrez un courriel de confirmation lorsque le changement aura été fait.
 

Le nom privilégié est celui que certaines personnes utilisent pour s’identifier, mais qui diffère de leur nom principal (nom officiel).

Pour faciliter les communications avec l’Université, une demande d’enregistrement du nom privilégié dans les documents et messages internes peut être faite, par exemple, dans certaines des applications d’uoZone et dans les communications par courriel. Nous vous recommandons d’apporter ce changement avant le début du trimestre afin que tous les services de l’Université, sans exception, soient mis au courant de votre choix. Plusieurs documents, tels que les listes de classes, sont diffusés au début du trimestre et ne sont pas mis à jour par la suite. Si vous le faites après le début des cours, les membres du personnel enseignant et de certains services ne seront pas au courant de votre changement de nom, et vous devrez les en informer vous-même.

Le choix de votre nom privilégié vous appartient et vous n’avez pas à préciser les raisons de votre changement de nom. Cependant, l’Université se réserve le droit de de ne pas utiliser un nom qui contient des mots inappropriés ou choquants, ou qui est utilisé à des fins trompeuses.  

Si vous changez votre nom privilégié dans uoZone, voici les principaux documents et logiciels où l’Université utilise le nom privilégié :

• Les documents liés à votre carte uOttawa ou à votre laissez-passer U-Pass 
  • Lorsque vous recevez un courriel confirmant l’inscription de votre nouveau nom dans nos dossiers, vous devez vous présenter au Service de la carte uOttawa et du U-Pass (résidence 90 Université) pour vous faire prendre en photo et recevoir votre nouvelle carte étudiante à votre nom privilégié. Des frais de remplacement s’appliquent.
• Le nom affiché dans votre boîte de réception courriel uOttawa 
• Votre salutation dans les systèmes du Centre étudiant et des résidences
• Les listes des cours et les relevés de notes
• Votre nom affiché dans uoZoneet Brightspace (Campus virtuel)

Nous nous efforçons de diffuser le plus largement possible les changements de nom privilégié, mais il est possible que certains services aient des délais plus longs ou soient dans l’impossibilité d’utiliser le nom en question. 

Ajout ou changement de votre nom privilégié

Note : Cette procédure ne peut servir à modifier votre nom principal.

Voici la marche à suivre pour ajouter ou changer un nom privilégié :

1. Pour changer votre nom privilégié, connectez-vous à uoZone. Sous l’onglet Applications, sélectionnez Données personnelles. 
2. Sous l’onglet Noms, cliquez sur le bouton Modifier, changez votre nom et enregistrez la modification. 

Votre nom privilégié sera enregistré. Les interfaces liées à uoZone seront actualisées dans les cinq jours ouvrables.