COMITÉ CONSULTATIF DES NOMINATIONS FACULTAIRES

MANDAT

PRÉAMBULE

Le Comité consultatif des nominations facultaires (CCNF) conseille le doyen au sujet des nominations facultaires du personnel clinique (M.D.) et du personnel clinicien-scientifique (Ph.D.) qui participent spécifiquement à la fourniture de soins aux malades ou qui contribuent directement à l’atteinte de la mission d’enseignement (recherche et enseignement) d’un département clinique. Le CCNF ne s’occupe pas des dossiers des spécialistes des sciences fondamentales ayant une affectation auprès d’instituts de recherche et qui ne répondent pas aux critères énumérés ci-dessus. L’examen de leurs dossiers sera assuré d’une manière rationnelle par les départements de sciences fondamentales, conformément aux procédures spécifiées à l’annexe 1 (affectation principale du personnel clinicien-scientifique des instituts de recherche aux départements des sciences fondamentales, approuvée par le Conseil de la Faculté le 4 septembre 2013). 

Le présent document décrit le CCNF en deux sections.

• Section 1 – Mandat
• Section 2 – Procédures

Le 1^er juillet 2013 marque la date d’entrée en vigueur des exigences et des normes de demande précisées dans le présent document. Les définitions et les processus liés au CCNF, y compris les exigences et les normes de demande, figurent à la section 2. Le mandat et les processus ont subi une révision en janvier 2021. 

SECTION 1 – MANDAT

1.1 BUT

Le Comité a pour but d’établir un processus de référence pour les futures nominations à la Faculté de médecine, notamment dans les rangs suivants : les personnes chargées de cours, le personnel enseignant adjoint, les membres agrégés du corps professoral et les membres titulaires du corps professoral. 

Les responsabilités suivantes incombent au CCNF : 

• Approuver toutes les nominations professorales cliniques de l’Université à l’exception de celles des membres auxiliaires du corps professoral, qui elles sont soumises au doyen pour examen et ne s’accompagnent d’aucun rang professoral;
• Recommander la nomination de candidates et candidats à un rang professoral donné lorsqu’un rang n’a encore pas été déterminé par le Comité des promotions;
• S’assurer que des processus et des normes sont en place pour les nominations professorales. 

1.2 COMPÉTENCE 

Les nominations professorales du personnel clinique (M.D.) et du personnel clinicien-scientifique (Ph.D.) sont régies par la Politique sur les nominations de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa.

Le CCNF conseille le doyen relativement aux nominations des membres du corps professoral clinique et fait des recommandations sur le rang professoral des candidates et candidats à nommer. Les décisions finales concernant les nominations relèvent de la prérogative du doyen et du Bureau des gouverneurs. 

1.3 TÂCHES

Le CCNF procède à un examen de la documentation fournie dans le cadre des demandes présentées par la direction du département ou de la division scolaire concernés, en appliquant des normes propres au secteur pour évaluer avec justesse et uniformité les mérites des demandes de nomination. Les décisions de report d’une demande sont prises par consensus ou par vote. Les décisions d’acceptation d’une demande font l’objet d’une recommandation au doyen. 

1.4 CHAMP D’APPLICATION

Le champ d’application du CCNF est le suivant :

Nouvelles nominations à temps plein et à temps partiel.

Les directions des départements peuvent choisir de présenter au CCNF, à des fins d’examen et de recommandation, des dossiers de demande de nomination qui entraînent des changements de rang.  

1.5 EXAMEN DES DEMANDES DE NOMINATION – APPELS 

La direction du département ou de la division scolaire concernée peut en tout temps faire appel au doyen pour le réexamen d’une recommandation faite par le CCNF relativement à une demande, ou présenter de nouveau la demande au CCNF en fournissant plus d’information. 

1.6 MEMBRES DU COMITÉ

Le doyen nomme douze (12) membres au Comité consultatif des nominations facultaires, y compris au poste de présidence, sur la base d’une représentation des départements qu’il estime être adéquate. Au moins trois (3) membres occupent des postes de direction de départements cliniques, dont une ou un (1) qui compte du personnel clinicien-scientifique (Ph.D.) dans son département.

Chaque membre du Comité siège pour un mandat de trois (3) ans et peut, à la demande du doyen, siéger pour des mandats additionnels, sur recommandation de la présidence du CCNF. Le Bureau des affaires professorales fournit du soutien administratif au CCNF.

La personne occupant la fonction de vice-décanat aux affaires professorales siège au Comité à titre de membre d’office sans droit de vote. 

Le vice-doyen aux affaires professorales siège au Comité à titre de membre d’office sans droit de vote.

1.7 RÉUNIONS
 

Le CCNF se réunit environ une fois par mois, soit en personne ou par téléconférence. La présidence et les membres du CCNF déterminent les dates des réunions et les sujets de discussion.

Le quorum est fixé à cinq (5) membres présents, dont la présidente ou le président du Comité ou la personne déléguée. 

1.8 EXAMEN DES CONDITIONS ET PROCÉDURES

Les conditions et procédures liées au CCNF sont réexaminées tous les deux (2) ans; les révisions doivent être approuvées par le doyen. 

1.9 PRODUCTION DE RAPPORTS 

Le CCNF relève du doyen de la Faculté de médecine.

Recommandations pour chaque demande de nomination présentée par la direction d’un département ou d’une division après chaque réunion.

Suggestions de changement aux procédures du CCNF, au besoin.

Rapport annuel des nominations approuvées ou reportées.

Rapport au CCNF sur les dossiers approuvés, reportés en fonction des rangs, du genre, etc. à la fin de chaque année universitaire (juillet à juin).

L’évaluation du rendement du CCNF est laissée à la discrétion du doyen. 

SECTION 2 : PROCÉDURES

2.1 DÉFINITIONS CLÉS

Catégories de nominations professorales : il y a deux (2) catégories de nominations pour les membres cliniciens du corps professoral, à savoir la nomination professorale clinique à temps plein; et la nomination professorale clinique à temps partiel. Chacune des catégories de nominations professorales est définie par le temps moyen consacré aux activités pédagogiques au cours d’une année, comme décrit ci-dessous :

Temps plein – Le personnel médical ou clinique scientifique (Ph.D.) consacre, avec l’approbation de la direction du département et du doyen (et conformément à la description du poste professoral), quatre (4) jours complets ou plus par semaine aux activités pédagogiques, à l’Université, dans un institut de recherche ou un hôpital entièrement affilié, un hôpital communautaire affilié ou un milieu clinique communautaire affilié entretenant une relation avec l’Université d’Ottawa.

Temps partiel – Le personnel médical ou clinicien scientifique (Ph.D.) consacre, avec l’approbation de la direction du département et du doyen (et conformément à la description du poste professoral), entre un (1) et quatre (4) jours par semaine aux activités pédagogiques, à l’Université, dans un institut de recherche ou un hôpital entièrement affilié, un hôpital communautaire affilié ou un milieu clinique communautaire affilié entretenant une relation avec l’Université d’Ottawa. La précision quant au nombre de jours par semaine est fournie dans la lettre d’entente. Il est à noter que la lettre d’entente n’est pas un document exigé dans le dossier de nomination professorale.

Les activités de bénévolat (non rémunérées) au sein d’autres établissements d’enseignement peuvent être admissibles à titre d’activité professorale approuvée. Le détachement auprès d’une autre organisation est à la discrétion de la direction du département, et tout changement à la catégorie de la nomination sera régi par le Règlement sur les congés universitaires.

Mission universitaire – Buts et objectifs écrits de l’Université.

Rang professoral : Rang d’une personne membre du corps professoral à titre de chargée ou chargé de cours, de professeure adjointe ou professeur adjoint, de professeure agrégée ou professeur agrégé ou de professeure titulaire ou professeur titulaire.

Membre auxiliaire du corps professoral : Une personne érudite dans les arts ou dans une profession peut être nommée professeure ou professeur auxiliaire dans une unité d’enseignement de l’Université d’Ottawa. Sa mission sera de remplir une fonction pédagogique spécifique et importante que les autres membres du corps professoral, dans ces circonstances, n’effectuent pas (par exemple, superviser des stagiaires, mener des travaux de recherche ou des thèses, ou faire des présentations lors de séminaires, ateliers ou donner des cours spéciaux). La nomination au rang de membre auxiliaire du corps professoral est fonction du temps à consacrer aux travaux universitaires, et non du rang professoral au sens strict du terme. Il n’y a pas de cheminement de carrière lié à une nomination à titre de membre auxiliaire du corps professoral.

Un mandat dans ces conditions ne doit pas excéder trente-six (36) mois, mais il n’y a pas de limite quant au nombre de renouvellements d’une telle nomination. Le processus de renouvellement en la matière est régi par la direction du département, qui soumet une demande écrite au décanat.

Hôpital d’enseignement affilié : Hôpital, hôpital communautaire ou autre établissement médical affilié à une école de médecine et offrant à des stagiaires une formation et une expérience pratique supervisée.

Autre programme de financement (APF) : Entente multipartite concernant les finances et le partage des ressources qui reconnaît et appuie la contribution universitaire des médecins travaillant dans un centre universitaire des sciences de la santé (CUSS).

Centre universitaire des sciences de la santé (CUSS) : L’Université et l’hôpital qui assurent les fonctions d’enseignement et de prestation de services cliniques, ainsi que la recherche dans un département ou un institut de recherche.

Chef de direction : Directrice ou directeur d’un département universitaire dans lequel la ou le membre du corps professoral a une affectation principale.

Membre du corps professoral clinique (M.D.) : Médecin détenant un permis d’exercer en Ontario et occupant à la fois un poste dans un établissement clinique (hôpital affilié, hôpital communautaire affilié ou clinique communautaire affiliée ayant une relation avec l’Université d’Ottawa) et dans un département clinique de la Faculté de médecine.

Personnel clinicien-scientifique (Ph.D.) : Scientifique participant à la fourniture des soins aux malades ou apportant une contribution directe à la mission universitaire (recherche et enseignement) d’un département clinique.

Éducation médicale régionalisée (EMR) : Formation médicale dispensée en dehors des milieux de soins tertiaires habituels. Les sites d’enseignement peuvent se trouver dans de petites communautés ou des communautés rurales, ou encore dans de grands centres ou de petites villes.

Analyse d’incidence : Formulaire fourni à la haute direction de l’hôpital ou du site d’enseignement affilié et dans lequel sont indiquées les ressources nécessaires pour appuyer la nomination.

Lettre de nomination : Lettre signée par la ou le médecin ou la ou le membre du personnel clinicien scientifique (Ph.D.), la ou le chef de division et la directrice ou le directeur du département, dans laquelle sont définies les responsabilités de la personne membre du corps professoral en matière de recherche et d’enseignement, de même que toutes les fonctions universitaires ou administratives connexes. La lettre de nomination précise les détails portant sur la reddition de comptes, le soutien financier, les honoraires, les primes, etc. qui accompagnent la nomination.

Protocole d’entente : Entente qui établit le cheminement de carrière ou la description d’un poste universitaire, les conditions de travail et les attentes liées à la nomination. Elle est rédigée par la ou le chef de division ou la direction du département, et signée par la ou le médecin ou membre du personnel clinicien scientifique (Ph.D.), la ou le chef de division, la direction du département et le doyen. 

2.2 PROCESSUS D’APPROBATION DE LA NOMINATION DES MEMBRES DU CORPS PROFESSORAL CLINIQUE 

Le CCNF recommande ou non une nomination au doyen. Il peut aussi reporter la demande à la suite d’informations additionnelles sur une demande.

Le Comité communique avec la direction du département durant tout le processus de demande. Toutes les questions et préoccupations relatives à la demande sont dirigées vers la direction du département, et la personne dont c’est la demande est mise en copie dans toutes les correspondances.

L’échange d’information se fait librement entre la personne qui préside le Comité et le doyen. 

2.3 CRITÈRES DE PRISE DE DÉCISION RELATIVE AU RANG

Les candidates et candidats qui consacrent, en moyenne au cours d’une année, plus d’une journée par semaine de leur temps professionnel aux activités pédagogiques sont admissibles à une nomination à titre de chargé ou chargée de cours, de professeure adjointe ou professeur adjoint ou de professeure agrégée ou professeur agrégé et, exceptionnellement, de professeure titulaire ou professeur titulaire.  Le CCNF procédera à la nomination des candidates et candidats au moins au même rang que celui précédemment occupé dans un autre établissement et pourra envisager leur éventuelle reclassification au rang de professeure adjointe ou de professeur adjoint. 

2.4 EXIGENCES RELATIVES À LA NOMINATION 

La nomination à un rang professoral vise la composante du travail clinique ou de recherche qui met spécifiquement l’accent sur l’avancement de la mission professorale de l’Université d’Ottawa.

CHARGÉE DE COURS, CHARGÉ DE COURS

Tous les membres du personnel clinique nommés au rang de chargée ou chargé de cours participent à des activités d’enseignement qui revêtent une importance cruciale pour l’Université. Deux groupes de personnel clinique sont concernés par ce rang : les membres du personnel clinique qui ont l’intention d’occuper ce rang comme point de départ pour avancer davantage; et, celles et ceux qui participent aux activités d’enseignement, mais qui n’ont pas l’intention d’obtenir de promotion au niveau professoral. Le travail des chargées et chargés de cours qui n’ont pas l’intention d’obtenir de promotion professorale est essentiel à la mission des hôpitaux et des établissements communautaires. La valeur de la contribution de ce personnel clinique à l’enseignement et aux activités cliniques est primordiale.

Une nomination initiale au rang de chargée ou chargé de cours exige à la fois :

Un doctorat en médecine et un permis d’exercice, ou un Ph.D.;

La formation clinique requise;

Les titres de compétences requis en fonction de l’hôpital ou de l’établissement communautaire concerné. Les exigences relatives à des titres de compétences spécifiques, comme l’appartenance à l’ACPM, sont déterminées par le département.

PROFESSEURE ADJOINTE, PROFESSEUR ADJOINT

Les membres du personnel clinique scientifique recrutés ou occupant un poste au sein d’un département clinique dans le but de mener des activités de recherche directement liées aux soins aux malades sont admissibles à une nomination principale au rang de professeure adjointe ou de professeur adjoint au sein de ce département clinique, à titre d’exception à la procédure décrite à l’annexe 1, s’ils répondent aux critères précisés ci-dessous.

Une nomination initiale au rang de professeure adjointe ou professeur adjoint exige à la fois :

Un doctorat en médecine et un permis d’exercice, ou un Ph.D.;

La formation clinique requise;

Les titres de compétences requis en fonction de l’hôpital ou de l’établissement communautaire concerné; Des titres de compétences spécifiques, comme l’appartenance à l’ACPM, selon les exigences du département;

Une formation additionnelle (post-résidence) d’au moins un an, entre autres, au moyen d’un stage de perfectionnement postdoctoral en milieu clinique, de la recherche, de l’enseignement ou de l’obtention d’un diplôme supplémentaire OU au moins un an d’expérience en tant que chargée ou chargé de cours à la Faculté;

La réalisation d’activités savantes et l’intention claire de viser une promotion professorale comme indiqué dans le plan des activités universitaires.

Pour les membres du personnel clinique scientifique, le plan des activités universitaires doit également indiquer clairement l’engagement, avec le soutien du département clinique, à établir un programme de recherche indépendant pertinent pour les soins aux malades, tout en contribuant aux activités savantes qui soutiennent la mission de l’Université d’Ottawa.

PROFESSEURE AGRÉGÉE, PROFESSEUR AGRÉGÉ OU PROFESSEURE TITULAIRE, PROFESSEUR TITULAIRE

Le CCNF examine les dossiers des candidates et candidats qui ont une nomination au rang de professeure adjointe ou professeur adjoint, de professeure agrégée ou professeur agrégé ou de professeure titulaire ou professeur titulaire dans une autre université pour s’assurer du respect des normes de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa pour le rang visé. La direction du département doit acheminer les demandes de promotion au moment de la nomination initiale au doyen sur recommandation du Comité du personnel enseignant du département (CPED). 

2.5 EXIGENCES RELATIVES À LA DEMANDE 

CHARGÉE DE COURS OU CHARGÉ DE COURS, PROFESSEURE ADJOINTE OU PROFESSEUR ADJOINT, PROFESSEURE AGRÉGÉE OU PROFESSEUR AGRÉGÉ ET PROFESSEURE TITULAIRE OU PROFESSEUR TITULAIRE

Pour être présentées au CCNF, les demandes initiales pour une nomination clinique à ces rangs doivent être accompagnées des documents suivants :

Le formulaire de demande de nomination à titre de membre clinique du corps professoral signé par la direction de département.

Un curriculum vitae à jour (CV abrégé).

Pour les chargées ou chargés de cours à temps partiel, un CV abrégé suffit.

Pour toutes les demandes au rang de chargée ou chargé de cours à temps plein, de professeure adjointe ou professeur adjoint, agrégée ou agrégé, ou titulaire, un curriculum vitae et un CV abrégé sont requis.  Le CV doit avoir été mis à jour au cours des douze (12) derniers mois. Le modèle de CV à privilégier est disponible sur le site Web des Affaires professorales.

Une description du poste professoral, le cas échéant.

Une lettre de soutien de la direction du département, qui doit indiquer la date d’entrée en fonction, la durée de la nomination, le rang, le statut, le département et le soutien du CPED.

Le protocole d’entente.

Un programme des activités universitaires (exigé pour les nominations au rang de professeure adjointe ou professeur adjoint, ou pour la reclassification à ce rang).

Des lettres de recommandation (deux lettres de recommandation pour une nomination à un poste professoral au rang de chargée ou chargé de cours ou de professeure adjointe ou professeur adjoint de recherche et trois lettres pour une nomination au rang de professeure adjointe ou professeur adjoint).

Si vous n’utilisez pas le formulaire de lettre de recommandation de la Faculté de médecine, veuillez inclure les renseignements suivants dans votre lettre. 

• La date à laquelle la lettre a été rédigée
• Le moment où vous avez fait la connaissance de la candidate ou du candidat et pendant combien de temps vous l’avez côtoyé;
• L’évaluation de la candidate ou du candidat en ce qui concerne :
  • Les compétences et connaissances cognitives.
  • Les compétences en matière de résolution de problèmes et de prise en charge des malades.
  • Les compétences comportementales et attitudinales.
  • Les aptitudes à la communication et aux relations de travail.
  • La motivation et la ponctualité.
  • Le sens des responsabilités.
  • Les compétences procédurales spécifiques à la discipline.
  • Les qualités spécifiques et les contributions particulières.

Les lettres de recommandation doivent être rédigées sur du papier à en-tête.  Celles et ceux qui n’ont pas accès à du papier à en-tête peuvent présenter une lettre de recommandation dans un courriel. 

2.6 PROMOTION DE CHARGÉE DE COURS OU CHARGÉ DE COURS À PROFESSEURE ADJOINTE OU PROFESSEUR ADJOINT – RECLASSIFICATION

La promotion du rang de chargée ou chargé de cours à celui de professeure adjointe ou professeur adjoint est un processus simplifié sur lequel se penche le CCNF. Le processus peut commencer après un an au poste de chargée ou chargé de cours, ou à n’importe quel moment par la suite, pour autant que la candidate ou le candidat ait démontré son adhésion à la mission de l’Université et son intention claire de poursuivre une carrière universitaire. Pour obtenir une promotion, il faut répondre aux exigences suivantes :

La réalisation d’activités savantes et l’intention claire de viser une promotion professorale, comme indiqué dans le plan des activités universitaires.

Pour les membres du personnel clinique scientifique, le plan des activités universitaires doit également indiquer clairement l’engagement, avec le soutien du département clinique, à établir un programme de recherche indépendant pertinent pour les soins aux malades, tout en contribuant aux activités savantes qui soutiennent la mission de l’Université d’Ottawa.

Le protocole d’entente mis à jour.

Le curriculum vitae mis à jour au cours des douze (12) derniers mois.

Une lettre de soutien de la direction du département, indiquant la date initiale d’entrée en fonction, le rang, le statut, le département et le soutien du CPED. 

2.7 NOMINATIONS TEMPORAIRES

Une nomination temporaire dure six (6) mois et est conditionnelle à la réception du dossier complet.  Si la Faculté de médecine ne reçoit pas les documents requis à la date limite indiquée, la nomination sera considérée comme étant terminée et le dossier sera clos.  Les nominations temporaires ne sont accordées qu’au rang de chargée ou chargé de cours.

CONDITIONS REQUISES POUR UNE NOMINATION TEMPORAIRE

Formulaire de nomination temporaire

CV abrégé

Protocole d’entente

La nomination temporaire doit être soutenue par la direction du département.  Les nominations temporaires sont examinées et approuvées par le vice-décanat aux affaires professorales et le décanat.

Une lettre signée par le vice-décanat aux affaires professorales sera envoyée à la direction du département pour toute nomination temporaire approuvée.

REMARQUES :

Les lettres accompagnant les demandes approuvées seront téléversées sur OneDrive dans le dossier contenant les lettres des départements.  Les lettres accompagnant les demandes reportées, ainsi que les points d’éclaircissement, seront transmises par courriel à la direction des départements, et les candidates et candidats seront en copie du courriel, ainsi qu’une ou un membre du personnel de soutien administratif de la direction du département.

En cas de report d’une demande, la candidate ou le candidat recevra automatiquement une nomination temporaire de six (6) mois pendant que le CCNF attend des informations à jour de la part du département et de la candidate ou du candidat.