Objectif

Le manuel présente une introduction aux procédures de nomination des membres du corps professoral de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa et décrit les principes généraux de nomination des membres du corps professoral clinique. Il constitue un outil utile pour déterminer dans quelle catégorie situer un candidat, et décrit les exigences minimales de nomination pour chaque catégorie de même que les exigences relatives à la demande.
Ces procédures concernent le corps professoral clinique (M.D.) et les cliniciens-scientifiques (Ph.D.) qui participent, spécifiquement, au processus des soins aux patients, ou qui apportent une contribution directe à la mission professorale de l’Université (recherche et/ou éducation) d'un département clinique de la Faculté de médecine.

Voir les définitions clés ci-dessous. 

Définitions clés

• Mission de l’Université : Buts et objectifs écrits de l’Université.
• Rang professoral : Rang qu’occupe un membre du corps professoral : chargé de cours, professeur adjoint, professeur agrégé ou professeur titulaire.
• Professeur auxiliaire : Un savant, un artiste ou un professionnel peut être nommé professeur auxiliaire dans une unité scolaire de l’Université d’Ottawa, en vue d’y assumer une tâche scolaire spécifique et de valeur — telle que superviser des stages, de la recherche, ou des thèses, diriger des séminaires, des ateliers ou des cours spéciaux — qui n’est pas, compte tenu des circonstances, assumée par les membres du personnel enseignant. La nomination à titre de professeur auxiliaire reflète le temps consacré au travail universitaire plutôt que l’appartenance à un rang professoral. Il n’y a pas de cheminement de carrière associé à une nomination de professeur auxiliaire.
• Le nombre d’affectations peut être illimité, mais leur durée ne dépassera pas 36 mois. Le processus de renouvellement d’une nomination de professeur auxiliaire est régi par le directeur du département, qui présente une demande écrite au doyen. Tout problème relatif à une décision en cette matière peut être présenté par le demandeur au Conseil consultatif de la Faculté en matière de nomination (CCFN).
• Hôpital ou site d’enseignement affilié : Hôpital, hôpital communautaire ou autre établissement médical affilié à une école de médecine et offrant à des stagiaires une formation et une expérience pratique supervisée.
• AFP (Alternate Funding Plan) : Entente multipartite concernant les finances et le partage des ressources qui reconnaît et appuie la contribution universitaire des médecins travaillant dans un centre universitaire des sciences de la santé (CUSS).
• Centre universitaire des sciences de la santé (CUSS) : L’université et l’hôpital qui assurent les fonctions d’enseignement et de services cliniques, de même que la recherche, dans un établissement ou un département de recherche.
• Directeur : Directeur du département de l’Université auquel est principalement affecté le membre du corps professoral.
• Corps professoral clinique (M.D.) : Médecin détenant un permis d’exercer en Ontario et occupant un poste à la fois dans un établissement clinique (hôpital affilié, hôpital communautaire affilié ou clinique communautaire affiliée ayant une relation avec l’Université d’Ottawa) et un département clinique de la Faculté de médecine.
• Clinicien-scientifique (Ph.D.) : Scientifique participant aux soins des patients ou qui apporte une contribution directe à la mission universitaire (recherche et/ou éducation) d'un département clinique.
• Éducation médicale régionalisée (EMR) : Formation médicale dispensée en dehors des milieux de soins tertiaires habituels. Les sites d’enseignement peuvent se trouver dans des petites communautés ou des communautés rurales, ou encore dans de plus grands centres ou des petites villes.
• Analyse d’incidence : Formulaire fourni à la haute direction de l’hôpital ou du site d’enseignement affilié et dans lequel sont indiquées les ressources nécessaires pour appuyer la nomination.
• Lettre d’entente : Lettre signée par le médecin ou le clinicien-scientifique (Ph.D.), le chef de division et le directeur du département, dans laquelle sont définies les responsabilités du membre du personnel enseignant en matière de recherche et d’enseignement, de même que toute fonction universitaire ou administrative qui y est associée. La lettre d’entente précise les imputabilités, le soutien financier, la rémunération, les subventions, etc., liés à la nomination.
• Protocole d’entente : Entente qui établit le cheminement de carrière et/ou la description de poste, les conditions de travail et les attentes concernant la nomination. Elle est rédigée par le chef de division et/ou le directeur du département, et signée par le médecin ou le clinicien-scientifique (Ph.D.), le chef de division, le directeur du département et le doyen.Principes de nomination des membres du corps professoral

Voici les principaux principes et dispositions régissant la nomination des membres du corps professoral clinique en vertu d’un processus de nomination nouveau et amélioré. On s’attend à ce que ce processus évolue, et on mènera des examens périodiques afin de veiller à l’amélioration continue des politiques.

Dispositions générales

•  Les membres du corps professoral clinique jouent un rôle essentiel à la mission de l’Université d’Ottawa.
• Les nominations des membres du corps professoral clinique relèvent du cadre de gouvernance de l’Université, des hôpitaux d’enseignement, des plans de pratique et des plans individuels.
•  Les hôpitaux d’enseignement et les plans de pratique sont des entités autonomes qui s’associent à l’Université afin que chacune des parties puisse en tirer des avantages.
•  Il est reconnu que la carrière de nombreux membres du corps professoral clinique à temps plein s’appuie sur des plans de pratique et des plans individuels qui répartissent les gains entre les personnes afin de promouvoir les activités d’enseignement. L’Université reconnaît le rôle fondamental des plans de pratique dans la réalisation de la mission qu’elle partage avec les hôpitaux affiliés.
•  L’engagement des membres du corps professoral clinique en faveur de l’intégration des soins cliniques, de l’enseignement, de l’administration et de la recherche dans les hôpitaux affiliés et les établissements de recherche est reconnu comme étant un élément central de la concrétisation de la vision, de la mission et des valeurs de la Faculté de médecine.

Principes

• Pour chaque nomination, il faut examiner les quatre (4) éléments suivants :
  • Département
  • Catégorie (temps plein/temps partiel). Chacune des catégories de nomination dépend du temps consacré aux travaux universitaires en moyenne au cours de l’année :
    • Temps plein : Le médecin ou clinicien-scientifique (Ph.D.) passe quatre (4) journées entières ou plus par semaine à enseigner avec l’approbation du directeur de département et du doyen (selon les modalités d’une description de poste), à l’Université, dans un établissement de recherche ou dans un hôpital affilié, un hôpital communautaire affilié ou une clinique communautaire affiliée ayant un lien avec l’Université d’Ottawa.
    • Temps partiel : Le médecin ou clinicien-scientifique (Ph.D.) passe une (1) à quatre (4) journées par semaine à enseigner avec l’approbation du directeur de département et du doyen (selon les modalités d’une description de poste) à l’Université, dans un établissement de recherche ou dans un hôpital affilié, un hôpital communautaire affilié ou une clinique communautaire affiliée ayant un lien avec l’Université d’Ottawa. Le nombre de jours par semaine doit être établi dans la lettre d’entente (LE). Il convient de préciser que la lettre d’entente n'est pas un document obligatoire dans le dossier de nomination d'un membre du corps professoral.
  • Rang (chargé de cours, professeur adjoint, professeur agrégé, professeur titulaire)
  • Description de poste/cheminement de carrière
• La nomination à un rang professoral vise la composante du travail du clinicien ou du chercheur axée sur la réalisation de la mission de l’Université d’Ottawa. Tous les cliniciens nommés au rang de chargé de cours jouent un rôle essentiel à l’Université. Il existe deux (2) groupes de cliniciens qui occupent le rang de chargé de cours : ceux qui souhaitent s’appuyer sur ce rang pour obtenir une promotion, et ceux qui contribuent à l’enseignement sans avoir l’intention de s’engager dans une carrière universitaire. Le travail des chargés de cours qui ne souhaitent pas s’engager dans une carrière universitaire est essentiel à la mission des hôpitaux et des établissements communautaires. La contribution pédagogique de ces cliniciens, grâce à l’enseignement qu’ils prodiguent aux étudiants en médecine et aux résidents, de même que leur contribution clinique, est essentielle.
• Les rôles de clinicien et d’enseignant sont interdépendants et mutuellement profitables; ils sont jugés essentiels à la réalisation de la mission de l’Université d’Ottawa. Tous les membres du corps professoral clinique auront des descriptions de poste explicites, potentiellement liées à un cheminement de carrière, avec des responsabilités cliniques et universitaires spécifiques. Les descriptions de poste seront acceptées, au moment de la nomination, par la personne nommée, le directeur du département clinique et le chef de l’établissement concerné.
• Le travail de chaque membre du corps professoral sera examiné périodiquement en vertu du protocole d’entente (PE). Les chargés de cours feront l’objet d’un examen après les trois (3) premières années, ou plus tôt si c’est nécessaire, et tous les cinq (5) ans par la suite. Les membres de toutes les autres catégories feront l’objet d’un examen annuel lors des trois (3) premières années, puis tous les cinq (5) ans par la suite. Le directeur du département ou le chef de division peut effectuer des examens plus fréquents, à sa discrétion.
• Les départements et les divisions doivent se doter de mécanismes financiers leur permettant de soutenir et de récompenser l’activité d’enseignement. La nature de ces mécanismes est laissée à la discrétion du département ou de la division, afin qu’ils puissent réagir aux forces du marché et aux besoins locaux.
• Chaque membre du corps professoral clinique doit suivre les politiques et procédures de l’Université et de l’établissement.
• La présente entente s’applique à tous les établissements ayant conclu une entente d’affiliation avec la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa.
• L’étroite relation entre le rôle de clinicien et de professeur est inhérente à la définition d’une nomination au corps professoral clinique. Par conséquent, les membres du corps professoral clinique doivent rester des membres actifs du personnel médical ou dentaire de l’établissement concerné ou convenir explicitement de dispositions approuvées comme équivalentes dans un environnement clinique communautaire. La Loi sur les hôpitaux publics établit des procédures d’appel en cas de révocation de la nomination d’un membre du personnel médical ou dentaire dans un hôpital public de l’Ontario. Dans l’éventualité où l’Université met fin à une nomination universitaire, l’hôpital affilié doit en être informé et on s’attend à ce qu’il réexamine la nomination du membre du personnel.
• Toutes les personnes qui supervisent les stages et les résidences obligatoires doivent être membres du corps professoral de la Faculté.
• Les médecins qui supervisent et qui évaluent des étudiants dans le cadre de stages obligatoires dans des établissements situés à l’extérieur du Centre universitaire des sciences de la santé doivent être membres du corps professoral; il n’est cependant pas nécessaire que chaque personne qui est en contact avec l’externe soit membre du corps professoral, du moment que la personne qui est responsable, qui réalise l’évaluation et qui supervise les autres médecins dans leur rôle de formateur est membre du corps professoral.

Introduction aux procédures de nomination des membres du corps professoral

La présente section propose une introduction aux procédures de nomination des membres du corps professoral à la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa, des outils pour déterminer la catégorie qui convient à un candidat, les exigences minimales de nomination pour chaque rang ainsi que le processus et les exigences relatifs à la demande.

Ces procédures touchent les membres du corps professoral clinique (M.D.) et les scientifiques-cliniciens (Ph.D.) de la Faculté de médecine. Veuillez consulter les définitions clés pour obtenir davantage de renseignements. Les nominations des membres du corps professoral clinique (M.D.) et des scientifiques-cliniciens (Ph.D.) sont régies par la politique sur les nominations de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa.

Pour chaque nomination, il faut examiner les aspects suivants :

1. Département
2. Catégorie
3. Rang
4. Description de poste/cheminement de carrière

Principales catégories de nomination

Il y a deux (2) catégories de membres du corps professoral clinique : enseignants cliniques à temps plein et enseignants cliniques à temps partiel. Chacune des catégories de nomination dépend du temps consacré aux travaux universitaires en moyenne au cours de l’année :

• Temps plein : Le médecin ou clinicien-scientifique (Ph.D.) passe quatre (4) journées entières ou plus par semaine à enseigner avec l’approbation du directeur de département et du doyen (selon les modalités d’une description de poste), à l’Université, dans un établissement de recherche ou dans un hôpital affilié, un hôpital communautaire affilié ou une clinique communautaire affiliée ayant un lien avec l’Université d’Ottawa.
• Temps partiel : Le médecin ou clinicien-scientifique (Ph. D.) passe une (1) à quatre (4) journées par semaine à enseigner avec l’approbation du directeur de département et du doyen (selon les modalités d’une description de poste) à l’Université, dans un établissement de recherche ou dans un hôpital affilié, un hôpital communautaire affilié ou une clinique communautaire affiliée ayant un lien avec l’Université d’Ottawa. Le nombre de jours par semaine doit être établi dans la lettre d’entente (LE).

Les activités bénévoles (mais non les activités payées) effectuées dans d’autres établissements universitaires peuvent se qualifier comme activités universitaires approuvées. Le détachement auprès d’un autre employeur se fait à la discrétion du directeur du département, et tout changement à la catégorie de nomination doit être traité en vertu de la politique sur les congés du personnel enseignant.

Processus d’approbation des nominations des membres du corps professoral clinique

Le Conseil consultatif de la Faculté en matière de nomination (CCFN) conseille le doyen en ce qui concerne la nomination de membres du corps professoral clinique (M.D.) et de scientifiques cliniciens (Ph.D.) qui participent au processus de soins aux patients ou qui apporte une contribution directe à la mission universitaire (recherche et/ou éducation) d'un département clinique. Le CCFN ne s’occupe pas des dossiers des scientifiques qui travaillent dans des instituts de recherche où il n'y pas de soins aux patients. L’examen de leurs dossiers sera simplifié par les départements des sciences fondamentales conformément aux procédures décrites à l’annexe 1 («Nomination principale des cliniciens-scientifiques des instituts de recherche aux départements des sciences fondamentales, approuvée par le Conseil de Faculté, le 4 septembre 2013»).

Le CCFN est chargé d’approuver la nomination de tous les membres du corps professoral clinique de l’Université (nouvelles nominations à temps plein ou à temps partiel) à l’exception des professeurs auxiliaires (les nominations de professeurs auxiliaires ne correspondent pas à un rang professionnel), et de recommander un rang professoral pour les candidats lorsque ce rang n’a pas déjà été déterminé par le Comité des promotions.

Le CCFN examine les demandes soumises par le directeur du département ou le chef concerné, selon les normes propres au domaine, afin d'en juger les mérites de façon équitable et cohérente. Le CCNF pourra décider d'approuver une nomination auprès du doyen, ou de reporter la demande après avoir obtenu des informations complémentaires au sujet d'une candidature.

Le Conseil communique avec le directeur de département tout au long du processus de demande. Toutes les questions et préoccupations portant sur la demande sont dirigées vers le directeur du département.  Le demandeur recevra une copie de ces communications.

Les éléments à préciser (c.-à-d. la date de début, le statut de CPSO en suspens, l'examen du Collège royal en suspens, la date d'achèvement de la maîtrise) seront transmis au CCNF par courriel.

Les dossiers reportés feront l'objet d'un deuxième examen complet. Il peut s'agir de la mise à jour du CV, de la mise à jour du plan des activités universitaires, de la mise à jour de la lettre du directeur du département et des lettres de référence. Veuillez noter que cette liste n'est pas exhaustive.

L’échange d’information se fait librement du président du Comité au doyen.

Le directeur du département ou le chef concerné peut en tout temps faire appel devant le doyen de la recommandation du CCFN quant à une demande, ou resoumettre la demande au CCFN avec des renseignements supplémentaires.

Exigences relatives à la nomination

Les rangs professoraux sont les suivants :

• Chargé de cours
• Professeur adjoint
• Professeur agrégé
• Professeur titulaire

La nomination à un rang professoral vise la composante des travaux du clinicien ou du chercheur axée spécifiquement sur la réalisation de la mission de l’Université d’Ottawa.

Critères de décision quant au rang professoral

Les demandeurs qui s’engagent dans des travaux d’enseignement pendant plus d’une (1) journée par semaine en moyenne pendant l’année peuvent voir leur demande examinée en vue d’une nomination au rang de chargé de cours, de professeur adjoint, de professeur agrégé et, exceptionnellement, de professeur titulaire.  Le CCNF procédera à la nomination des candidats au moins au même rang que celui qu'ils occupaient précédemment dans une autre institution et pourra envisager leur éventuelle affectation au rang de professeur adjoint.

Chargé De Cours

Tous les cliniciens nommés au rang de chargé de cours participent à des activités qui ont une importance cruciale pour l’Université. Deux (2) groupes de cliniciens sont compris dans le rang des chargés de cours : ceux qui ont l’intention d’occuper ce rang à titre de point de départ pour avancer davantage; et, ceux qui participent à l’enseignement des étudiants, mais qui n’ont pas l’intention d’obtenir de promotion au niveau professoral. Le travail des chargés de cours qui n’ont pas l’intention d’obtenir de promotion professorale est essentiel à la mission des hôpitaux et des établissements communautaires. Compte tenu de leur enseignement aux étudiants et aux résidents et de leur contribution clinique, la valeur de ces cliniciens est primordiale.

Une première nomination au rang de chargé de cours exige :

• un doctorat en médecine et un permis d’exercice, ou un Ph.D.;
• la formation clinique requise;
• les titres de compétences requis en fonction de l’hôpital ou de l’établissement communautaire concerné. Les titres de compétences spécifiques, comme l’appartenance à l’ACPM, sont définis par le département.

Professeur Adjoint

Les cliniciens-scientifiques recrutés ou occupant un poste au sein d'un département clinique dans le but de mener des activités de recherche directement liées aux soins des patients peuvent être pris en considération pour une nomination principale au sein de ce département clinique au rang de professeur adjoint, à titre d'exception à la procédure décrite à l'annexe 1, s'ils répondent aux critères précisés ci-dessous.

Une première nomination au rang de professeur adjoint nécessite les éléments suivants :

• un doctorat en médecine avec permis d’exercice, ou un Ph.D.;
• la formation clinique requise (pour les médecins);
• les titres de compétences requis en fonction de l’hôpital ou de l’établissement communautaire concerné. Les titres de compétences spécifiques, comme l’appartenance à l’ACPM, sont définis par le département;
• une formation additionnelle d’au moins un (1) an (après la résidence) : postdoctorat en milieu clinique, recherche, enseignement, diplôme supplémentaire OU au moins un (1) an d’expérience comme chargé de cours à la Faculté;
• la réalisation d’activités savantes et l’intention claire de viser une promotion professorale comme indiqué dans le plan des activités universitaires;
• pour les cliniciens-scientifiques, le plan des activités universitaires doit également indiquer clairement l'engagement, avec le soutien du département clinique, à établir un programme de recherche indépendant pertinent pour les soins aux patients, tout en contribuant aux activités savantes qui poursuivent la mission de l'Université d'Ottawa

Professeur Agrégé Ou Professeur Titulaire

Les demandeurs qui se trouvent déjà au rang de professeur adjoint, de professeur agrégé ou de professeur titulaire dans une autre université verront leur dossier examiné par le CCFN, qui s’assurera qu’ils répondent aux normes de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa pour le rang demandé. Les demandes de promotion au moment d’une première nomination doivent être envoyées par le directeur de département au doyen sur recommandation du Comité du personnel enseignant du département (CPED).

Exigences relatives à la demande

Chargé De Cours, Professeur Adjoint, Professeur Agrégé Ou Professeur Titulaire

Pour présenter une première demande de nomination comme membre du corps professoral clinique dans ces rangs, il faut joindre les documents suivants à la demande soumise au CCFN :

1. demande de nomination au sein du corps professoral clinique – formulaire signé par le directeur de département (voir l’annexe A);
2. curriculum vitæ à jour (formulaire abrégé)
   • Le CV abrégé d'un chargé de cours (nomination à temps partiel) suffit,
   • Pour toute demande aux rangs de chargé de cours (nomination à temps plein), de professeur adjoint, de professeur agrégé et de professeur titulaire, un curriculum vitae actualisé et un CV abrégé sont requis. Le CV doit être mis à jour au cours des douze (12) derniers mois.  Le modèle de CV à privilégier est disponible sur le site web des Affaires professorales;
3. description de poste, le cas échéant;
4. une lettre de soutien du directeur de département, qui doit indiquer la date d'entrée en fonction, la durée de la nomination, le rang, le statut, le département et le soutien du CPED
5. protocole d’entente (voir l’annexe D);
6. un plan des activités universitaires ( exigé pour les nominations au rang de professeur adjoint ou pour la reclassification au rang de professeur adjoint);
7. des lettres de référence (deux (2) lettres de référence pour une nomination à un poste professoral au rang de chargé de cours ou de professeur adjoint de recherche et trois (3) lettres pour une nomination à un poste professoral au rang de professeur adjoint).

Si vous n'utilisez pas le formulaire de lettre de référence de la Faculté de médecine, veillez à faire figurer les renseignements suivants dans votre lettre.

• La date à laquelle la lettre a été rédigée;
• Le moment et la durée de votre prise de contact avec le candidat;
• L'évaluation du candidat en ce qui concerne : 
  • les compétences et connaissances cognitives;
  • les compétences en matière de résolution de problèmes et de gestion des patients;
  • les compétences comportementales et attitudinales;
  • les aptitudes à la communication et aux relations de travail;
  • la motivation et la ponctualité;
  • le sens des responsabilités;
  • les compétences procédurales spécifiques à la discipline;
  • les qualités spécifiques et les contributions particulières.

*Les lettres de référence doivent être rédigées sur du papier à en-tête. Celles et ceux qui n'ont pas accès à du papier à en-tête peuvent présenter une lettre de référence dans un courriel.*

Professeur Auxiliaire

La nomination des professeurs auxiliaires est faite par le directeur du département, qui demande l’aide du Comité du personnel enseignant du département (CPED) au besoin. Ces nominations sont évaluées au plus tard après trente-six (36) mois, en vertu de la description de poste.

Voici les exigences minimales relatives à la demande :

1. curriculum vitæ à jour (voir l’annexe C);
2. lettre d’appui du directeur de département;
3. protocole d'entente décrivant les attentes quant à la contribution à la Faculté (voir l’annexe D);
4. lettre du directeur du programme de l’EMR, s'il y a lieu.

Voir la liste de vérification pour une demande de nomination à l’annexe B.

Promotion Du Rang De Chargé De Cours À Celui De Professeur Adjoint - Reclassification

La promotion du rang de chargé de cours à celui de professeur adjoint est un processus simplifié, traité par le CCFN. Il peut être entamé après un (1) an au poste de chargé de cours, ou à n’importe quel moment par la suite, à condition que le candidat ait démontré son adhésion à la mission de l’Université et son intention claire de poursuivre une carrière universitaire. Pour obtenir une promotion, il faut répondre aux exigences suivantes :

• la réalisation d’activités savantes et l’intention claire de viser une promotion professorale, comme indiqué dans le plan des activités universitaires;
• Pour les cliniciens-scientifiques, le plan des activités universitaires doit également indiquer clairement l'engagement, avec le soutien du département clinique, à établir un programme de recherche indépendant pertinent pour les soins aux patients, tout en contribuant aux activités savantes qui poursuivent la mission de l'Université d'Ottawa;
• le protocole d'accord mis à jour;
• le curriculum vitae mis à jour au cours des douze (12) derniers mois;
• une lettre de soutien du directeur du département, indiquant la date initiale d'entrée en fonction, le rang, le statut, le département et le soutien du CPED.

Nominations temporaries

Une nomination temporaire aura une durée de six (6) mois et est conditionnelle à la réception du dossier complet.  Si la Faculté de médecine ne reçoit pas les documents requis à la date limite indiquée, la nomination sera considérée comme étant terminée et le dossier sera clos.  Les nominations temporaires ne sont accordées qu'au rang de chargé de cours.

CONDITIONS REQUISES POUR UNE NOMINATION TEMPORAIRE

• Formulaire de nomination temporaire
• CV abrégé
• Protocole d'accord

La nomination temporaire doit être soutenue par le directeur du département. Les nominations temporaires sont examinées et approuvées par le vice-doyen aux affaires professorales et le doyen.

Une lettre signée par le vice-doyen aux affaires professorales sera envoyée au bureau du directeur du département pour toute nomination temporaire approuvée.

Nomination Par La Faculté De Médecins Suppléants Dans Les Cliniques Ou Établissements Affiliés

Compte tenu de la nature temporaire de la suppléance, il n’est ni nécessaire ni souhaitable d’y nommer des professeurs à temps plein ou à temps partiel bénéficiant d’une nomination régulière au rang de chargé de cours ou à un rang supérieur. Toutefois, comme bon nombre de suppléants ont un contact avec nos apprenants, une affiliation avec la faculté pourrait s’avérer nécessaire. Les lignes directrices ci-dessous s’appliquent pour la nomination de suppléants affiliés à la faculté dans le but d’offrir aux apprenants une supervision et un environnement pédagogique adéquats. 

Les nominations de courte durée (p. ex. moins d’un an) seront désignées en tant que postes de professeur auxiliaire et s’accompagneront d’une liste précise d’activités scolaires, telles que définies dans le protocole d’entente des professeurs auxiliaires, que le ou la titulaire devra entreprendre dans le cadre de son affectation. Si la nomination de courte durée est convertie en nomination régulière, le CCFN examinera les demandes de nomination selon le processus habituel.

Les cliniciens qui bénéficient d’une nomination régulière pourraient être considérés pour une suppléance de plus d’un an.

S’il existe des raisons particulières d’affecter à une suppléance un clinicien nommé au rang de chargé de cours ou à un rang supérieur, il y a lieu de les indiquer clairement; une demande de nomination régulière, annexée du protocole d’entente de mise, devrait alors être acheminée au Bureau des affaires professionnelles.

Contexte

Les politiques et procédures figurant dans le présent document ont été établies par le Comité d’examen des relations de la Faculté de médecine dans le cadre du mandat officiel établi en novembre 2010 par le doyen Bradwejn pour répondre aux problèmes découlant des relations entre la Faculté de médecine et les membres du corps professoral clinique. Le Comité est présidé par Sharon Whiting, vice-doyenne des Services de santé et services hospitaliers, et compte plus de 12 membres du corps professoral, y compris des directeurs de départements et des administrateurs principaux de la Faculté.

Depuis que le Comité a reçu son mandat, de nombreuses mesures ont été prises pour augmenter continuellement la norme en matière d’excellence de la Faculté de médecine. Cela a compris l’élaboration et l’application de critères et de processus solide concernant la nomination, le renouvellement de la nomination et la promotion des membres du corps professoral clinique. Le but est de créer et d’entretenir un milieu encourageant l’excellence du rendement universitaire dans l’ensemble de l’organisme.

Depuis quelques mois, le Comité travaille à la normalisation du processus d’examen du rendement universitaire des membres du corps professoral clinique. Dans le cadre de ce processus, une procédure normalisée et un ensemble de critères liés au renouvellement de la nomination ont été établis. Ils sont décrits dans le présent document. Le présent document est sous-tendu par le souhait d’aider les membres du corps professoral assurer sa réussite universitaire.

Aperçu

Les nominations de cliniciens (MD) et de scientifiques cliniques (PhD) à des postes de professeurs sont régies par la Politique sur les nominations des membres du corps professoral de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa. Cette politique stipule que les progrès de chaque membre du corps professoral doivent être comparés régulièrement aux modalités établies au moment de la nomination grâce à un protocole d’entente (PE).

Elle établit également la fréquence du processus d’examen du rendement universitaire :

• Examens annuels :Des examens annuels de routine de tous les membres du corps professoral cliniques doivent être réalisés.
• Examens officiels:
  • Examen sommatif triennal :Un membre nouvellement nommé qui se trouve dans la dernière année d’une nomination initiale de trois ans peut être considéré en vue du renouvellement de sa nomination pour une période de cinq ans. Un examen sommatif sera réalisé à la fin de la période de trois ans, puis une décision sera prise relativement au renouvellement de la nomination.
  • Examen sommatif quinquennal : À la suite du renouvellement de la nomination, le rendement universitaire des membres du corps professoral continuera d’être évalué tous les ans et de faire l’objet d’un examen formel tous les cinq ans.

Une évaluation plus fréquente pourra être réalisée à la discrétion du directeur du département ou de son délégué.

Définitions clés

Dans le contexte de cette politique, les définitions suivantes s’appliquent :

• Le terme « nommé » désigne une personne nommée à un poste de professeur au sein de la Faculté demédecine.
• Le terme « continuer » désigne la recommandation du renouvellement de la nomination de la personne pour une période de cinq annéessupplémentaires.
• Comité du personnel enseignant du département (CPED)
• Lettre de nomination- émise par le doyen après la décision de renouveler la nomination du membre du corps professoral pour une période de cinq années supplémentaire.
• Protocole d’entente (PE) : Entente, accompagnée des annexes applicables, stipulant que la description du poste de professeur, les conditions de travail et les attentes liées à la nomination. Elle est préparée par le chef de la Division ou le directeur du Département et est signée par le clinicien, le chef universitaire de la Division et du Département pertinents, et le doyen.
• Le terme « non-renouvellement » désigne le refus de renouveler la nomination du membre du corps professoral au sein de l’Université d’Ottawa à sonterme.

Les principes clés ci-dessous orientent l’examen universitaire des membres du corps professoral cliniques de l’Université d’Ottawa :

• Les preuves de rendement universitaire doivent être continuellement documentées au fil du temps. La documentation des examens annuels est essentielle au processus de renouvellement de lanomination.
• Une fois atteint, le rang professoral ne peut pas êtrebaissé.
• La documentation liée à l’examen du rendement universitaire d’une personne est confidentielle. Elle sera stockée de façon sécurisée et ne sera communiquée qu’au doyen et aux délégués indiqués.
• Étant donné que les chefs des divisions et des départements doivent assurer l’encadrement, le mentorat et le soutien des personnes nommées dès le départ et qu’une rétroaction particulière est offerte lors de l’examen annuel, on s’attend à ce que la nomination des membres du corps professoral soit renouvelée. Le non-renouvellement des nominations ne surviendra que dans des casexceptionnels.
• Dans les cas où le rendement de la personne nommée n’est pas satisfaisant, les directeurs des départements le feront remarquer à la personne nommée et collaboreront avec elle au repérage des problèmes et lui offriront la possibilité d’améliorer son rendement avant d’envisager le non-renouvellement de sanomination.

Aperçu

Lors de sa nomination initiale à un poste de professeur à temps plein ou à temps partiel au sein de la Faculté de médecine, un membre du corps professoral nommé au rang de conférencier, de professeur adjoint, de professeur agrégé ou de professeur titulaire se verra habituellement offrir une nomination initiale d’une durée de trois ans. Une personne nommée en étant la dernière année de sa nomination participe à un examen sommatif aboutissant au renouvellement de sa nomination pour une période de cinq ans.

Le renouvellement de la nomination pour une période subséquente de cinq ans dépend de la réalisation de progrès satisfaisants par le clinicien dans les domaines liés aux activités indiquées dans son protocole d’entente (PE) et dans ses examens annuels. La décision relative au renouvellement de la nomination est prise à la fin de la période de trois ans suivant un processus d’examen sommatif.

L’encadrement, le mentorat, l’orientation, la rétroaction et le soutien de la promotion universitaire sont offerts tout au long de la nomination par le directeur du département, la division ou le délégué et, en conséquence, on s’attend à ce que des examens sommatifs aboutissent au renouvellement de la nomination.

Le processus d’examen universitaire du personnel à temps plein est résumé ici et décrit de façon plus détaillée dans les sections suivantes du présent document. Les examens du rendement des membres du personnel à temps plein seront réalisés à la discrétion du directeur.

Notez que les processus d’examen et de renouvellement des nominations (professeur adjoint, professeur invité, etc.) suivent les mêmes lignes directrices que les nouvelles nominations dans ces catégories.

Examen annuel de routine

Le rendement et les contributions des membres du corps professoral cliniques à temps plein seront examinés tous les ans par le directeur, le chef de la division ou leur délégué. Le processus d’examen étudiera les contributions universitaires des membres du corps professoral et la conformité aux politiques de la Faculté et de l’Université (par ex. concernant les conflits d’intérêts et le professionnalisme).

L’examen annuel est essentiel pour indiquer aux personnes qu’elles sont en bonne voie pour renouveler leur nomination. Une case figurant dans le formulaire d’examen annuel indique ce qui suit : « D  En bonne voie pour le renouvellement ». Les personnes nommées pour qui cette case n’est pas cochée recevront une orientation en vue d’améliorer leur rendement. Les attentes mutuelles seront également réexaminées dans le cadre d’une discussion entre la personne et l’examinateur.

Examen sommatif de trois et cinq ans

L’étape des trois ans est un carrefour important dans la carrière universitaire d’un membre du corps professoral. À ce moment, la personne nouvellement nommée aura eu assez de possibilités de démontrer ses réalisations universitaires et son potentiel en vue de passer aux rangs supérieurs au sein de l’Université.

Un examen sommatif du rendement universitaire sera réalisé à la fin de la période de trois ans. Il visera à répondre à la question suivante : Étant donné les modalités et les attentes établies tout au long de la nomination et les normes professionnelles et universitaires du département et de la faculté, le

rendement du candidat mérite-t-il que l’on recommande le renouvellement de la nomination du membre du corps professoral?

À la suite du renouvellement pour une période de cinq ans supplémentaire, le rendement des membres du corps professoral continuera d’être examiné chaque année et un examen sommatif sera réalisé tous les cinq ans.

Le processus d’examen annuel

L’examen annuel des membres du corps professoral est réalisé par le chef de la Division. S’il n’y a pas de chef de la division universitaire, la responsabilité revient au directeur du département ou à son délégué.

En outre, le directeur du département se réunira avec toutes les nouvelles personnes nommées au cours de la première année de leur nomination.

Un formulaire d’autoévaluation normalisé (disponible sur Uniweb ici) contient les renseignements nécessaires à l’examen annuel et fournit une orientation générale pour sa réalisation.

Étapes du processus d’examen annuel :

• Le membre du corps professoral est informé de l’examen à venir : Le processus d’examen annuel devra être entamé 60 jours avant la date limite de l’examen, à laquelle le département informera par écrit la personne nommée de l’examen annuel à venir de son rendement universitaire. On enverra le formulaire d’autoévaluation par courriel à la personne nommée, on lui indiquera les parties du formulaire à remplir et on l’avisera de la date limite de production du formulaire.
  • Pour les nouvelles personnes nommées, le processus d’examen annuel coïncidera avec la date anniversaire du début de leur nomination à un poste de professeur (pour les trois premières années de leurnomination).
  • L’examen universitaire de tous les autres membres du corps professoral aura lieu chaque année en coordination avec le calendrier d’examen du rendement et des titres de compétence dudépartement.
• Le membre du corps professoral remplit le formulaire d’autoévaluation. La personne nommée remplira la partie d’autoévaluation du formulaire d’examen universitaire en vue de rendre compte de ses travaux universitaires réalisés pendant la période en cours d’examen. Ce formulaire rempli accompagné d’un CV à jour sera soumis à l’examinateur (habituellement le chef de la division ou le directeur du département).
• La soumission est examinée. L’examinateur examinera le formulaire soumis et formulera des commentaires préliminaires concernant les sections pertinentes du formulaire d’autoévaluation (en accordant une attention particulière à la partie sur les résultats relatifs aux objectifs de l’année précédente). Si la personne nommée est en bonne voie pour renouveler sa nomination et pour être promue à un rang supérieur, l’examinateur cochera les cases pertinentes du formulaire.
• Réunion entre l’examinateur et la personne faisant l’objet de l’examen. L’examinateur et la personne faisant l’objet de l’examen se réuniront en personne pour discuter des résultats de l’examen annuel, de la planification de la promotion et des attentes mutuelles pour l’année à venir.

• La partie destinée à l’examinateur du formulaire est finalisée : L’examinateur finalisera ses commentaires écrits, signera le formulaire d’examen annuel et enverra une copie de l’examen au chef du département aux fins d’examen final.

  Toutes les personnes qui ne sont pas en bonne voie pour le renouvellement de leur nomination devront se réunir avec le directeur du département et recevront une orientation en vue d’améliorer leur rendement.

• Examen final par le directeur du département. Le directeur du département examine la présentation et pourrait assurer un suivi auprès de l’examinateur ou du clinicien en cas de problème à régler.

  Si l’examen annuel est satisfaisant, le directeur du département signe la présentation et avise le Bureau des affaires professionnelles du résultat de l’examen. Le rapport est ensuite placé dans le dossier personnel de la personne et est mis à disposition sur demande au moment de l’examen sommatif réalisé après trois et cinq années et de la décision relative au renouvellement de la nomination.

  Si l’examen annuel est jugé insatisfaisant, le directeur en avisera le Bureau des affaires professionnelles et signalera les problèmes exigeant une attention ou une orientation supplémentaire du bureau du doyen.

  En cas de changement important découlant d’un examen annuel et touchant les tâches ou les sources de revenus, ces changements devront être indiqués dans le PE modifié et signés par la personne nommée et la Faculté. Le bureau du doyen doit être avisé de ces changements.

• Le vice-doyen des Affaires professionnelles examine les présentations lorsque des mesures supplémentaires sont nécessaires et en informe le doyen. Le doyen, en consultation avec le directeur du département et le vice-doyen des Affaires professionnelles, pourrait prendre des mesures visant à résoudre les problèmes cernés ou à proposer des mesures supplémentaires au besoin.

L’examen sommatif et le processus de renouvellement de la nomination

Un examen sommatif sera réalisé à la fin de la période de nomination initiale de trois ans, puis tous les cinq ans. Il est réalisé par le directeur du département ou son délégué et aboutira à une recommandation relativement au renouvellement de la nomination.

  Voici une description du processus d’examen triennal :

• Avis au membre du corps professoral et au directeur du département. Six mois avant la fin d’une période de nomination, le Bureau des Affaires professionnelles avisera le directeur du département et les membres du corps professoral dont la période de nomination est sur le point de prendre fin de l’examen sommatif à venir et des dates limites connexes. Le directeur du département avisera un délégué (l’examinateur) le cas échéant.

  La décision relative au renouvellement de la nomination d’un membre du corps professoral ayant pris un congé officiel peut être repoussée pour une période d’un an au plus.

• Réalisation d’un examen sommatif. Le membre du corps professoral remplit la partie de l’autoévaluation du formulaire d’examen universitaire et la soumet à l’examinateur avec un CV à jour. L’examinateur examine ces renseignements et les résultats des deux examens annuels précédents, et évalue le rendement du membre du corps professoral en fonction de critères établis dans la Section 4 du présent document en vue de déterminer son admissibilité au renouvellement de sa nomination.

  Une réunion sera organisée entre le membre du corps professoral et l’examinateur en vue de discuter des résultats de l’examen.

  Après cette réunion, l’examinateur finalisera les parties pertinentes du formulaire d’examen universitaire, en soulignant les réalisations notables, en cernant les domaines présentant des problèmes et en offrant des suggestions d’amélioration. Il formulera alors également une recommandera relativement au renouvellement de la nomination. S’il recommande de ne pas renouveler la nomination, l’examinateur fournira une justification. La présentation achevée et la recommandation seront transmises au directeur du département en vue d’un examen final.

• Recommandation du renouvellement de la nomination par le directeur. Selon les résultats de l’examen, le directeur recommande de « Continuer », de « Continuer sous conditions » (lorsque la période de nomination peut être prolongée sous conditions), ou le « Non-renouvellement » (avec possibilité de prolonger la période de nomination pour jusqu’à un an en vue de faciliter le départ de l’université).
  • « Continuer » : Si la quantité et la qualité des contributions scolaires du membre du corps professoral sont satisfaisantes et que le membre se conforme aux politiques de la faculté et de l’université, le renouvellement pour cinq années supplémentaires sera recommandé.

  • « Continuer sous conditions » : Si le membre du corps professoral a réalisé des progrès relativement à ses objectifs initiaux, mais que certains domaines posant problème exigent une attention et des améliorations, ceux-ci seront soulignés et le renouvellement pour une période de temps déterminée de moins de cinq ans (suivie d’un autre examen officiel) sera recommandé.

    Cette recommandation dépend du directeur du département et peut être offerte lorsqu’il estime que la personne possède le potentiel suffisant pour obtenir le rendement universitaire nécessaire et nécessite plus de temps.

  • « Non-renouvellement » : Si les contributions des membres du corps professoral aux objectifs universitaires ne sont pas satisfaisantes et que des infractions importantes aux politiques de la faculté ont été relevées, on recommandera le non-renouvellement de la nomination. Dans ce cas, le directeur du département recommandera la fin de la nomination à la date de fin prédéterminée.Cette recommandation dépend du directeur du département et peut être offerte lorsqu’il estime que la personne possède le potentiel suffisant pour obtenir le rendement universitaire nécessaire et nécessite plus de temps.

    Le directeur du département pourrait accorder une prolongation unique de la nomination après la fin de la période sur acceptation de l’hôpital. Cette prolongation ne doit pas dépasser les 12 mois,

    Remarque : Le rang de la personne nommée ne peut être baissé une fois qu’il est atteint et ne constitue pas une considération sur le formulaire.

• Décision relative au renouvellement de la nomination. Le directeur du département transmettra sa recommandation relative au renouvellement de la nomination au bureau du doyen avec une justification au plus tard trois mois après la fin de la période de nomination. Lorsque l’on recommandera le « Non-renouvellement » ou de « Continuer sous conditions », le bureau du doyen prendra des mesures pertinentes en collaboration avec le directeur. Le doyenet le directeur du département auront la possibilité de consulter le CPED au cas par cas s’ils le souhaitent et auront la souplesse nécessaire pour le faire.
• Lettre de renouvellement de la nomination : Le bureau du doyen émettra une lettre de renouvellement de la nomination décrivant la décision relative au renouvellement de la nomination à l’intention du membre du corps professoral et en enverra un exemplaire au directeur du département. Le contrat passé avec le membre du corps professoral sera renouvelé pour la période précisée.

Appels

Cela s’applique à toute personne nommée touchée par une décision défavorable.

Dans la semaine suivant la réception d’une décision défavorable au renouvellement de la nomination (c.-à-d. « non-renouvellement »), une personne nommée peut demander l’organisation d’une réunion avec le directeur du département pour discuter de la décision.

Le directeur fournira tous les efforts nécessaires pour organiser une réunion d’ici une à deux semaines après la réception de la demande.

Si la personne nommée reste insatisfaite de la décision défavorable ou de toute mesure proposée découlant de la réunion, le membre du corps professoral pourra faire appel auprès du doyen, conformément aux modalités du règlement de la Faculté de médecine en présentant une demande d’appel par écrit dans les deux semaines suivant la réunion ou la réception de la décision défavorable, si aucune réunion n’est demandée.

Le doyen pourrait examiner l’appel ou le faire examiner par un comité à part, à sa discrétion.