1. Les Approvisionnements et logistique de la Faculté de médecine gèrent les activités douanières et logistiques, servant de ressource pour :

         1.1 Processus d'importation et d'exportation, restrictions, permis et licences,

         1.2 Sélection des transporteurs et des coursiers,

2. Les achats effectués via le programme Biobar n'ont pas de frais d'expédition, sauf si une exception est approuvée par les Approvisionnements et logistique.

1. Toute expédition arrivant au Canada, quelle que soit la raison de l'envoi (Achat, échantillon gratuit ou matériel de collaboration) est soumise à l'application de droits et de taxes à l'importation.

2. Les vendeurs, les expéditeurs, les transporteurs, les acheteurs et les importateurs ont tous une responsabilité à l'égard des envois entrants, bien que l'importateur officiel soit la partie légalement responsable de l'exactitude et de l'exhaustivité des informations soumises à l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC). 

3. L'importateur officiel est défini comme la «personne» à l'origine de l'entrée des biens au Canada. Une «personne» peut être une personne physique, un partenariat, une corporation ou une institution. L'Université d'Ottawa est un importateur et exportateur commercial enregistré.  

        3.1. L' Université d'Ottawa ne sera pas considérée comme importateur officiel lorsque les biens sont achetés au Canada auprès d'un fournisseur Canadien et expédiés d’une installation Américaine ou international.

Dans ce cas, le fournisseur canadien agira en tant qu'importateur officiel et paiera la TPS au moment de l’entrée au pays, car la taxe a déjà été facturée à l'Université d'Ottawa au moment de l’achat.

4. L’Université d’Ottawa sera considérée comme importateur officiel lorsque les biens :

      4.1. Ont été achetés avec un bon de commande formel et unique.

      4.2. Sont fournis gratuitement à l'Université d'Ottawa par l'expéditeur. Cela comprend les envois contenant des biens donnés gratuitement à l'Université, tels que :

                4.2.1. Échantillons de recherche collaborative où la recherche est menée avec des fonds administrés par l'Université d'Ottawa.

                4.2.2. Des biens qui sont renvoyées après réparation sous garantie ou remplacées sans frais à l'Université d'Ottawa.

                4.2.3. Des biens qui sont temporairement prêtés à l'Université d'Ottawa sans frais entraîneront des frais de courtage.

5. Envois Personnels

Les envois personnels contenant des biens achetés avec une carte de crédit personnelle ou des cadeaux de nature personnelle ne sont pas considérés comme des affaires de l'Université.

La responsabilité des formalités de douane sera à la charge de l'acheteur ou à la personne qui fera en sorte que les produits soient expédiés au Canada et ne sera pas autorisée et reçue à la Faculté de médecine. La plupart des transporteurs et services de messagers sont en mesure de livrer à des adresses résidentielles et de gérer des transactions personnelles.

6. Permis et licences d'importation

Il a plusieurs types de contrôles d'importation qui s'appliquent à certains types de biens. L’incapacité d'obtenir les autorisations appropriées, au moyen d'un permis ou d'une licence d'importation, avant l’expédition, entraînera le refus d'entrée au Canada de la marchandise.

C’est la responsabilité du destinataire final de la substance contrôlé d’appliquer pour la plupart des permis d'importation en collaboration avec les Approvisionnements et logistique et le Service de santé et de sécurité au travail. Cependant, certains types de permis exigent que l'Université d'Ottawa soit le demandeur. Dans ces circonstances, les Approvisionnements et logistique ou le Service de santé et de sécurité au travail agiront en tant que demandeur.

Lorsque vous vous préparez à exporter des biens, vous devez prendre en compte les exigences des autres organismes publics du pays de destination susceptibles de régir l’importation des marchandises. Pour plus d’information, veuillez visiter les ressources de Thompson Ahern (en anglais seulement).

Seulement certains types de biens nécessitent une autorisation spéciale, des licences ou de déclarations de spécialité. Toutefois, le non-respect des dispositions susmentionnées peut entraîner des retards, des saisies ou des confiscations dans le pays de destination, car parfois les biens ne peuvent pas être automatiquement renvoyés à l'expéditeur.

Les Approvisionnements et logistique gèrent les procédures douanières de la Faculté de médecine et travaillent avec un courtier en douane (agent) sous contrat pour communiquer et comptabiliser les envois vers l'Université. Le courtier en douane officiel de l’Université d’Ottawa est Thompson Ahern International (en anglais seulement).

1. Uniquement lorsque l’Université est l’importateur officiel, l’approbation au nom de celle-ci est approuvée par les Approvisionnements et logistique.

2. Les Approvisionnements et logistique de la Faculté de médecine gèrent le processus de dédouanement de tous les envois entrants adressés à :

         2.1. Les lieux de la Faculté de médecine.
         2.2. Les laboratoires de la Faculté des sciences de la santé situés à :
                       Université d’Ottawa
                       Pavillon Roger Guindon
                       451 rue Smyth 
                       Ottawa ON K1H 8M5

3. Chaque produit entrant au Canada est soumis à des droits et taxes, qu'il soit acheté ou fourni gratuitement à l'importateur. Le taux de droit est déterminé par la classification tarifaire du produit et par l'accord commercial applicable, basé sur le pays d'origine (pays de fabrication) du bien. Des frais de service de dédouanement supplémentaires peuvent s'appliquer pour des demandes spéciales ou des méthodes de transport.

4. La plupart des biens et services fournis aux résidents de l'Ontario sont assujettis à la taxe de vente harmonisée (TVH) de 13%. La TVH comprend une composante provinciale de 8% (TVP) et une composante fédérale de 5% (TPS). Les universités ont le droit de demander diverses réductions de la taxe payée, qu’elles soient importées ou achetées domestiquement.

5. Le courtier en douane facturera la portion (5%) de la valeur de l'envoi pour la TPS. L’Université d’Ottawa a l’obligation légale de procéder à l’autoévaluation de la composante provinciale de la TVP applicable (8%) une fois les biens reçus. Toutefois, pour les importateurs commerciaux, tels que l'Université, l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) perçoit la composante fédérale de la TVH (5%) au moment de l'importation. Certaines exceptions peuvent être appliquées.

L'objectif clé pour toutes les importations est de faire livrer les biens en temps et lieu, au meilleur prix possible, conformément à toutes les lois applicables. Un processus d'importation efficace et conforme commence par la compréhension du rôle et des responsabilités venant de chaque personne impliquée.

1. Documentation requise : Un importateur est responsable de toutes les mesures prises en son nom par son courtier en douane. L'Université d'Ottawa étant l’importateur officiel, chaque document utilisé pour déclarer des biens à l'ASFC doit contenir :

         1.1. Nom complet et adresse du fournisseur
         1.2. Nom complet et adresse du destinataire
         1.3. Nom complet et adresse de l'importateur
         1.4. Bon de commande: Les Approvisionnements et logistique exigent que le numéro de bon commande interne soit clairement indiqué sur la documentation suivante :
                   1.4.1. Connaissement de transport du courrier
                   1.4.2. Facture commerciale
         1.5. Raison de l'envoi (E.g. vente, don, remplacement de la garantie, etc.)
         1.6. Description complète et détaillée 
                   Les descriptions générales telles que «réactifs de laboratoire pour la recherche», «fournitures», «acides aminés inoffensifs pour la recherche» ou «équipement scientifique» sont trop générales et non acceptables pour les douanes car elles n'identifient pas suffisamment le contenu d'un envoi.

                   Pour tout type d'équipement, une description complète et précise est nécessaire pour aider à identifier correctement les biens. Par exemple; numéros de modèle, numéros de série.

                   Si les biens sont des spécimens biologiques, la source du matériel (par exemple humain, lapin, rat, etc.) et les informations concernant les dangers qui y sont associés doivent être fournies. Pour les échantillons, la mention «échantillons pour la recherche» ne sera pas acceptée. L'ASFC rejettera la transaction si les biens ne peuvent pas être identifiées avec précision.

         1.7. Quantité, unité de mesure, prix par unité et valeur prolongée 
Tout a une valeur, même s’il est au départ gratuit, ou est par nature quelque chose qui n’est normalement pas vendu. La loi sur l'évaluation est spécifique en ce qui concerne la détermination de la valeur en douane.

                   La valeur utilisée pour le calcul des droits et taxes doit être basée sur le prix de la transaction (le prix payé ou à payer pour les marchandises). Les types de rabais, en cas échéant, doivent également être identifiés. La valeur pour tout échantillon de collaboration de 0,00 $ ou 10,00 $ risque d'être examinée.

         1.8. Pays originaire des biens :
Il s’agit du pays où les biens ont été produits ou fabriqués et non d’où ils sont expédiés.

2. Planifier un envoi

         Les questions de conformité suivante peuvent aider à la planification de l’expédition de l’envoi :
         2.1. Vous êtes vous assuré que les biens expédiés sont conformes aux exigences des agences gouvernementales du pays et avez obtenu les licences et permis nécessaires auprès de ces agences? Pour plus d'informations, veuillez visiter les ressources:  Ressources de Thompson Ahern (en anglais seulement).
         5.2.2. Avez-vous déterminé que les biens sont correctement identifiés avec le bon pays d'origine (si nécessaire) ou en conformité avec les exigences d'identification spéciales?
         5.2.3. La valeur déclarée de l'envoi est-elle exacte?
         5.2.4. Si des échantillons sont expédié :
                5.2.4.1.  La matière, la substance, le temps et d'autres éléments réalisés par le producteur des biens importés reflètent-ils exactement la valeur en douane déclarée?
         5.2.5. Le prix payé correspond-il au prix utilisé dans le calcul d'une valeur transactionnelle (valeur en douane) déclarée?

5.3. Incapacité de fournir une documentation conforme au règlements peut entraîner :
         5.3.1. Retarder le dédouanement des biens,
         5.3.2. Entraîner des pénalités financières en cas de comptabilisation inexacte des importations,
         5.3.3. Entraîner la saisie et la confiscation de la marchandise ainsi que des sanctions financières (amendes).

Occasionnellement, les commandes nécessitent une attention supplémentaire pour s'assurer qu'elles ne soient pas retardées en transit. Si les marchandises sont périssables, de grande valeur, sensibles au facteur temps, ou nécessitent une coordination en raison d'exigences de transport uniques.

Les Approvisionnements et logistique peuvent vous aider à faire les arrangements spéciaux, si nécessaires, pour que l'envoi arrive dans les meilleurs délais possible, à condition de respecter les exigences de préparation appropriées, comme indiqué à la section 5.

La plupart des transporteurs proposent désormais un suivi en ligne de leurs envois. Les services d’expédition sont centralisés au sein de la Faculté de médecine, les Approvisionnements et logistique peuvent donc faciliter le suivi des commandes sur demande.

La Faculté de médecine dispose d’un centre de réception central; chaque transporteur doit livrer au quai de chargement situé à:

Université d’Ottawa
Faculté de médecine
451 rue Smyth
Ottawa ON K1H 8M5

Les informations de livraison sont fournies aux transporteurs par la partie destinataire en fonction du lieu de livraison indiqué sur le bon de commande. Un bon de commande doit donc être indiqué sur chaque envoi pour sécuriser et accélérer la réception.

Les achats effectués auprès d'un distributeur canadien et expédiés directement à l'Université d'Ottawa de l'extérieur du pays sont appelés une livraisons directes.

Le distributeur canadien est l’importateur officiel dans de telles situations et est responsable des formalités douanières. À l’occasion, le distributeur n’est pas mentionné sur les documents d’importation, ce qui retarde le dédouanement.

Être identifié à tort comme étant l'importateur, dans ces situations, entraînera un paiement en trop des droits et taxes à l'utilisateur final. Des corrections à l’entrée sont nécessaires pour permettre le remboursement de ces montants. Tous les frais sont la responsabilité de l'importateur officiel.

1. Responsabilités des Approvisionnements et logistique

Tout dommage visible sur les boites, les colis ou les différences de quantité constatés à la livraison doivent être clairement indiqués sur le bon de livraison du transporteur avant l'acceptation de l'envoi. L’omission de noter les problèmes visibles peut entraîner le rejet d'une réclamation par le transporteur ou le fournisseur.

2. Responsabilités de utilisateur final

Lorsque la boîte ou le colis sont ouverts et qu’un dommage ou une perte est découvert, une comptabilité détaillée des dommages contenus devrait être communiquée aux Approvisionnements et logistique.

L’équipe prendra rendez-vous avec l’inspecteur du transporteur pour examiner les dommages. Il est important que tous les emballages, cartons ou autres contenants soient conservés à des fins d'inspection ou de rapport.

Les Approvisionnements et logistique coordonneront et demanderont une réclamation contre le transporteur ou l'expéditeur, selon qui sera jugé responsable. Tout paiement ou crédit reçu sera crédité au compte sur lequel l’achat a été facturé à l’origine de la transaction.

1. Receveur: L’individu qui accepte les livraisons du transporteur (véhicule de livraison). Les Approvisionnements et logistique sont les receveurs officiels de la Faculté de médecine.
2. Destinataire: Le destinataire d'un envoi ou la personne déléguée pour ouvrir les boîtes et colis d'expédition ainsi que vérifier que le contenu correspond au bon de livraison et au bon de commande.
3. Agent d'approvisionnement: L’individu responsable d'acheter ou d'approuver l'acquisition des biens et services nécessaires, conformément aux politiques et procédures de l'Université d'Ottawa et de la Faculté de médecine.
4. Procédures de réception

          La procédure suivante a été établie pour garantir la tenue d'un enregistrement de réception approprié et fournir la documentation nécessaire pour l'appariement et la vérification des factures des fournisseurs.

          4.1. À la livraison d'une commande, le receveur va:
                    4.1.1.  Inspectez l'état de l'envoi et demandez au transporteur de prendre note de tout dommage externe sur le manifeste de livraison;
                    4.1.2. Vérifiez que le nombre de boîtes livrées coïncide avec les numéros figurant sur le manifeste de livraison du transporteur;
                    4.1.3. Faire correspondre la liste d’emballage («Packing List» en anglais) avec la réquisition ou l'exception;
                                a. Attacher les documents à la demande originale;
                               b. Si aucun numéro de commande ne figure sur les documents de réception, le receveur en informera l’agent d'approvisionnement, qui validera le statut de l'envoi entrant.
                    4.1.4. Signaler tout dommage ou élément manquant à l’agent d'approvisionnement;
                    4.1.5. Si l'envoi est partiel ou s'il n'y a pas de bon de commande, aviser l’agent d'approvisionnement désigné.
                    4.1.6. Lorsqu'un transporteur exige le paiement des frais de transport ou de courtage en douane au moment de la livraison, informez l’agent d'approvisionnement avant d’effectuer le paiement. Le paiement des frais de transport en argent comptant ou par carte de crédit peut entraîner des paiements en double lorsqu'un compte existe entre l'Université et le transporteur.
                    4.1.7. Signer la lettre de transport ou le document de livraison du transporteur et décharger le transporteur;
                    4.1.8. Enregistrer la réception de l'envoi dans le journal de réception;
                    4.1.9. Aviser le destinataire pour le ramassage ou effectuer la livraison interne;

          4.2. Le destinataire lors de la réception de l’envoi doit:
                     4.2.1. Assurez-vous que le nombre d’articles reçus correspond au nombre demandé;
                     4.2.2. Signalez immédiatement tout dommage ou tout manque aux Approvisionnements et logistique;

          4.3. L’agent d'approvisionnement à la réception d’une facture doit
                     4.3.1. Vérifiez la facture par rapport à la réquisition et à la réception;
                     4.3.2. Informer immédiatement le fournisseur de toute anomalie avant la date d'échéance du paiement de la facture;
                     4.3.3. Classer les documents complétés.

Les Approvisionnements et logistique peuvent vous aider à faire en sorte que vos biens vous soient livrés de la manière la plus économique et la plus cohérente possible, selon vos besoins.

1. Selection du transporteur

Éléments à prendre en compte lors du choix d'un transporteur:

             1.1. Nature des biens: Sont-ils périssables, dangereux ou nécessitent-ils une manipulation spéciale;
             1.2. Valeur des biens: Le transporteur peut-il fournir une assurance nécessaire;
             1.3. Coût: Le coût du service de transport est-il raisonnable par rapport à la valeur des biens;
             1.4. Heure: La livraison de l'article est-elle sensible au facteur temps ou urgente;
             1.5. Destination

Comme il n’existe pas de fournisseur de transport unique pouvant répondre aux divers besoins de l’Université d’Ottawa, les Approvisionnements et logistique recommandent le choix d’un service de messagerie afin de vous aider à faire un choix éclairé en fonction de la nature de l’envoi:
             1.6. DHL
             1.7. Purolator
             10.1.8. Postes Canada

2. Transport spécial

Les Approvisionnements et logistique peuvent répondre à des exigences particulières en matière de transport, telles que le déménagement de laboratoires, des transporteurs spécialisés ou des services de réfrigération. Pour toute question concernant le choix du transporteur, les itinéraires ou les tarifs, veuillez contacter les Approvisionnements et logistique.

1. Toute question relative à cette procédure doit être adressée aux Approvisionnements et logistique via [email protected].
2. Toute réquisition doit être préparée et soumise via Medistore.
3. D’autres ressources utiles sont fournis par courtier en douane Thompson Ahern au Ressources TACO (en anglais seulement).