Nomination

La nomination de la directrice ou du directeur de programme se fait dans le cadre des processus adoptés par le programme d’études médicales postdoctorales (EMPD) et la direction de département. Toutes les nominations doivent recevoir l’approbation finale du vice-décanat aux EMPD.

Durée du mandat

Le mandat est de cinq ans et peut être renouvelé une fois, à la condition que les évaluations annuelles y soient favorables.

Supérieure ou supérieur hiérarchique

Le poste relève de la vice-doyenne ou du vice-doyen aux EMPD et de la directrice ou du directeur de département.

Responsabilités

La directrice ou le directeur de programme à la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa est responsable de l’intégrité globale des programmes de résidence, de domaine de compétence ciblée (DCC) ou de fellowship clinique.
 

Description du portefeuille/des responsabilités

Agrément

• Connaître et respecter les normes d’agrément.
• Respecter les lignes directrices du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada ou du Collège des médecins de famille du Canada dans l’optique d’assurer le succès continu et l’agrément du programme.
• Collaborer avec la direction de département, les membres clés du corps professoral et le programme d’EMPD pour préparer les évaluations d’agrément et fournir le matériel nécessaire à cet effet.
• Effectuer des évaluations de programme dans les délais voulus, notamment les suivantes :
  • Chaque élément de l’expérience pédagogique, pour assurer la qualité ainsi que l’atteinte des objectifs d’apprentissage et l’acquisition des compétences;
  • Le manuel des compétences et objectifs ou le manuel des activités;
  • L’utilisation optimale et la disponibilité des ressources et installations;
  • Le système d’évaluation des stagiaires dans tous les domaines propres aux rôles CanMEDS ou aux quatre principes de la médecine familiale, ainsi que les compétences requises;
  • Les documents nécessaires à l’agrément;
  • Les opinions et les préoccupations des stagiaires et l’évaluation officielle par les stagiaires du corps professoral, des stages et du curriculum.
• Participer activement au processus d’examen interne du programme d’EMPD.
• Préparer les documents nécessaires à l’agrément.

Évaluation

• Former et présider le Comité du programme de résidence du programme ou le Comité du programme de DCC et diriger le programme de manière à ce qu’il respecte les normes générales et spécifiques d’agrément. Pour ce faire, voir notamment à la sélection et la planification des stages, du curriculum, d’autres activités et événements pédagogiques et des sites de formation.
• Pour les fellowships cliniques, les responsabilités propres au Comité du programme de fellowship comprennent tout ce qui précède à l’exception des normes d’agrément, inexistantes dans ce cas.
• À titre de membre du Comité de compétence ou d’un autre groupe d’évaluation programmatique, réaliser régulièrement des examens de rendement auprès des résidentes et résidents/stagiaires de DCC, et fournir un soutien, adopter des mesures de remédiation et proposer des activités pédagogiques supplémentaires dans un objectif d’amélioration, lorsque le besoin se fait sentir.
• Voir à ce que les stagiaires connaissent le processus d’appel, à ce que la procédure soit juste, à ce que les décisions soient prises dans un délai raisonnable et à ce que le programme soit gage de transparence.
• S’assurer que tous les outils nécessaires aux examens, évaluations et mécanismes de rétroaction sont en place.
• Veiller à l’existence d’un processus clair et efficace permettant de réaliser les évaluations sommatives dans les délais voulus et de fournir rapidement une rétroaction efficace aux stagiaires.
• Veiller à l’existence d’un processus clair et efficace permettant de réaliser des évaluations à faible incidence, préférablement sur-le-champ, et tout au plus dans les 14 jours suivant l’observation, afin de fournir rapidement une rétroaction efficace aux stagiaires.

Compétence par conception (CPC) (uniquement pour les programmes de résidence)

Diriger la mise en place des CPC, informer le corps enseignant et les résidentes et résidents à ce sujet, concevoir un nouveau curriculum, former un nouveau comité de compétence et piloter des évaluations.

Siéger au comité de compétence (CC) (sans le présider et sans droit de vote). Situer le contexte des portfolios des résidentes et résidentes, et prévenir le CC des circonstances particulières. Voir à la soumission des recommandations du CC à la ratification du CPR et communiquer la rétroaction aux résidentes et résidents.

Plan et objectifs pédagogiques

• Voir et participer à la préparation du plan d’études pour le programme. 
• Faciliter la planification de carrière et participer à la formation, à la planification du perfectionnement et à l’offre d’expériences pédagogiques aux stagiaires.
• Voir à l’organisation d’activités pédagogiques officielles pertinentes et continuellement actualisées.
• Gérer le programme dans une optique d’équité, de diversité et d’inclusion, et soutenir les initiatives de responsabilisation sociale.

Promotion du mieux-être

• S’assurer qu’on offre aux stagiaires des services de counseling adéquats et qu’on répond à leurs difficultés, notamment en matière de stress, de gestion des risques liés à la fatigue, de mieux-être et d’apprentissage.
• Prôner le mieux-être et le perfectionnement des stagiaires, faire appel au soutien en remédiation du programme d’EMPD, par exemple au Bureau de promotion de la santé et d’autres ressources à disposition.
• Connaître les règlements et méthodes en matière de professionnalisme, de mieux-être et d’accommodements.
• Collaborer avec la direction du soutien scolaire pour créer et mettre en application des plans de remédiation lorsque nécessaire et dans les délais voulus.
• Collaborer avec les responsables de la Faculté de médecine et les responsables du mieux-être, selon les besoins, pour assurer l’impartialité du processus de remédiation.

Recrutement et sélection

• Diriger le processus de sélection des stagiaires, y participer et en assurer la transparence.
• Mener tout processus de sélection avec professionnalisme et voir à l’éthique des prises de décisions.  
• S’assurer que l’ensemble des membres des comités de sélection ont effectué le module obligatoire sur les préjugés inconscients dans les deux années précédant leur participation à la sélection.
• Planifier et recommander la croissance du programme lorsque le justifient les évaluations de l’effectif ainsi que la qualité et la capacité du programme.
• Faire preuve de collaboration dans le but d’atteindre l’objectif de la Faculté d’augmenter l’internationalisation.

Soutien à l’administratrice ou à l’administrateur de programme

• Fournir du soutien et des conseils à l’administratrice ou à l’administrateur de programme.
• Fournir une rétroaction constructive dans une optique de gestion efficace du rendement.
• Inviter les administratrices et administrateurs à participer aux assemblées, retraites, conférences et cours pour favoriser le perfectionnement professionnel.
• Fournir une orientation claire favorisant l’atteinte des objectifs du programme.

Administration

• Posséder une connaissance pratique des règlements et méthodes au programme d’EMPD et au Conseil des études postdoctorales des facultés de médecine (publiés sur le site Web du programme d’EMPD de l’Université d’Ottawa).
• Veiller au respect de la convention collective PARO-OTH (s’applique uniquement aux résidentes et résidents).
• Assurer la liaison entre le Bureau des EMPD et le Département en vue de communiquer efficacement toute information pertinente.
• Voir au respect des exigences obligatoires de conformité par les stagiaires avant le début de la formation.
• Connaître et porter l’énoncé de mission de la Faculté : « Étendre notre impact sur la santé des individus et des populations dans les deux langues officielles grâce à l’enseignement interdisciplinaire, à la recherche et aux soins adaptés ». 
• Participer aux objectifs de l’Université en matière de francophonie et de bilinguisme.

Charge de travail attendue

Pour pouvoir s’acquitter adéquatement de ses tâches, la directrice ou le directeur de programme doit disposer :

• de suffisamment de temps protégé pour exercer les responsabilités prévues dans les lignes directrices du programme d’EMPD, où le temps protégé minimum varie selon la taille du programme, comme indiqué dans le tableau ci-dessous (0,1 ETP = ½ jour par semaine);
• du soutien supplémentaire, s’il y a lieu, d’une assistante ou d’un assistant ou d’une directrice adjointe ou d’un directeur adjoint de programme avec temps protégé, ce qui constitue une solution acceptable pour respecter les seuils minimaux de temps protégé;
• du soutien de la direction de département, de façon à recevoir les ressources appropriées et à se voir proposer des occasions de perfectionnement professionnel;
• du soutien d’une administratrice ou d’un administrateur de programme pour les tâches en lien avec le programme pédagogique, où le temps protégé minimum varie selon la taille du programme, comme indiqué dans le tableau ci-dessous (0,1 ETP = ½ jour par semaine).
   

Formation et autres exigences

Exigences :

• Être membre en règle du corps professoral. 
• Posséder de solides compétences en leadership.
• Savoir négocier, résoudre des conflits, représenter des intérêts et résoudre des problèmes.
• Posséder de grandes aptitudes pour la communication et les relations interpersonnelles.
• Être capable d’interpréter et appliquer des règlements et méthodes, d’assurer les suivis nécessaires et de communiquer selon les besoins avec la haute direction.
• Connaître les méthodes de gestion du rendement et fournir rapidement une rétroaction efficace.
• Démontrer un engagement à l’égard de l’apprentissage continu.
• Remplir l’outil de rétroaction PULSE 360 pendant la première année du mandat, puis tous les deux ans.
• Pendant la première année du mandat, suivre l’un des ateliers de perfectionnement professionnel destinés aux directions de programme qu’offre le Collège royal (gratuit pour les directrices et directeurs de programme), le CMFC ou un autre fournisseur de formation approuvé.
• Pendant la première année du mandat, suivre les modules obligatoires du programme d’EMPD pour les directrices et directeurs de programme.
• Dans les deux premières années du mandat, suivre l’atelier sur les conversations cruciales.
• Chaque année tout au long du mandat, assister à au moins un atelier des EMPD, une retraite ou une activité de perfectionnement du corps professoral.
• Participer aux réunions du Comité des études médicales postdoctorales (CEP), du Comité de DCC ou du Comité des stages de fellowship clinique (CFC) et à d’autres réunions selon les besoins.
• Assister à au moins une réunion par année du comité de spécialité du CMFC ou du Collège royal, organisée par le collège en question (à l’exception des directrices et directeurs de programme, fellowship clinique). La participation peut se faire en personne ou en ligne.
• Demeurer au fait des pratiques optimales dans le milieu des études médicales postdoctorales.