Sous-comité du professionalism des études postdoctorales

MANDAT :

Le Sous-comité du professionnalisme des études postdoctorales est un sous-comité du Comité des études médicales postdoctorales (CEMPD). Il a pour mandat d’examiner les incertitudes entourant le professionnalisme d’une résidente, d’un résident, d’une boursière ou d’un boursier conformément au Règlement sur le professionnalisme de la Faculté de médecine. Le Sous-comité fait rapport des cas qui lui ont été soumis et de ses décisions en la matière à la vice-doyenne ou au vice-doyen aux études médicales postdoctorales (EMPD), ou à la personne déléguée.

COMPOSITION :

La vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne déléguée) est membre permanent du Sous-comité.

* La présidente ou le président vote uniquement en cas d’égalité.

QUORUM :

Le quorum est fixé à quatre (4) membres ayant droit de vote, dont la présidente ou le président et l’un des représentants ou représentantes nommés par la PARO.

PROCESSUS DE NOMINATION :

Lorsqu’un siège est vacant, le Bureau des EMPD invite les parties intéressées à se joindre au Sous-comité. Il vérifie que les candidates et candidats sont en règle et irréprochables sur le plan du professionnalisme, puis soumet les candidatures à l’approbation du CEMPD. Une fois celles-ci approuvées, le Bureau des EMPD avise les candidates et candidats de l’issue du processus.

FRÉQUENCE DES RÉUNIONS :

• Le Sous-comité se réunit afin d’examiner les plaintes pour manque de professionnalisme visant une résidente, un résident, une boursière ou un boursier, et statuer à leur sujet.
• Les membres du Sous-comité doivent assister à au moins 75 % des réunions ayant lieu au cours de l’année universitaire.  Les membres qui ne peuvent assister au pourcentage de réunions requis pourraient avoir à se retirer du Sous-comité à la demande du vice-décanat aux EMPD.

CONFLIT D’INTÉRÊTS :

Devraient se récuser d'un dossier les membres du Sous-comité qui:

• Ont pris activement part à une évaluation;
• Ont émis une recommandation ou rendu une décision dans l’affaire à l’origine de la plainte;
• Entretiennent une relation personnelle avec la personne visée par la plainte.

Avant d’examiner une affaire, la présidente ou le président dévoile tout conflit d’intérêts qu’elle ou qu’il pourrait avoir et demande aux membres du Sous-comité d’en faire autant. Les membres pourraient également avoir à se récuser si le Sous-comité estime qu’il existe un risque raisonnable de partialité. Tout conflit d’intérêts ou risque possible de partialité est évalué par le Sous-comité, qui décide par un vote si les déclarations donnent lieu à des motifs de récusation.  Ces déclarations et les décisions connexes sont consignées dans le procès-verbal officiel du Sous-comité. 

FONCTIONS DU SOUS-COMITÉ

À la demande du vice-décanat aux EMPD (ou de la personne déléguée), lorsqu’une résidente, un résident, une boursière ou un boursier est visé par une plainte pour manque de professionnalisme de niveau 2 ou plus aux termes du Règlement sur le professionnalisme, le Sous-comité :

• Examine le processus d’enquête et rend une décision à ce sujet;
• Examine la plainte et, au besoin, mène une enquête plus approfondie;
• Tient une audition, si la plainte est de niveau 3, conformément à l’article 6 ci-après;
• Rend une décision concernant la validité de la plainte  (la validité d’une plainte est déterminée par le fait que les événements allégués ont eu lieu ou non);
• Détermine s’il y a eu ou non manquement au Règlement sur le professionnalisme en lien avec la plainte;
• Établit la ligne de conduite et la méthode de suivi;
• Fait rapport au vice-décanat aux EMPD (ou à la personne déléguée).

PROCESSUS DU SOUS-COMITÉ

Base de données sur le professionnalisme. Lorsqu’il est saisi d’une affaire, le Sous-comité consulte la base de données sur le professionnalisme pour y effectuer une vérification des antécédents. 

CADRE D'EXAMEN DES PLAINTES :

• L’examen d’une plainte pour manque de professionnalisme consiste notamment à : 
  • Confirmer la plainte;
  • Comprendre le contexte;
  • Communiquer et discuter de manière respectueuse;
  • Encourager la réflexion personnelle;
  • Convenir d’un plan d’intervention, surtout en cas de plainte de niveau 2 ou plus;
  • Documenter les interventions;
  • Préparer un plan de suivi.
• La confidentialité du processus se doit d’être respectée autant que le permettent l’enquête et le mécanisme de suivi des plaintes.

COMMUNICATION DU RÉSULTAT :

• Le vice-décanat aux EMPD (ou la personne déléguée) ainsi que la personne visée par la plainte et sa directrice ou son directeur de programme sont avisés de la décision par écrit. Le consentement n’est pas exigé pour la communication d’information avec ces parties.

EXAMEN DES PLAINTES :

• Le Sous-comité est chargé d’examiner les plaintes de niveau 2 que lui transmet le vice-décanat aux EMPD (ou la personne désignée) ainsi que toutes les plaintes de niveau 3 qui lui sont adressées dans le cadre du Règlement sur le professionnalisme.
• Pour mener ses examens et ses enquêtes, le Sous-comité peut se faire aider ou conseiller par une tierce partie (service des ressources humaines d’un hôpital, Bureau des droits de la personne de l’Université d’Ottawa, etc.).

DÉTERMINATION DE LA FAÇON DE PROCÉDER :

• Les interventions possibles sont précisées à l’article 6.2 du Règlement sur le professionnalisme.
• Si la plainte est de niveau 2, le Sous-comité établit un plan d’intervention et de suivi de concert avec la directrice ou le directeur de programme et le comité de programme responsables de la personne visée par la plainte.
• Si la plainte est de niveau 3, le Sous-comité établit un plan d’intervention et de suivi en tenant compte de la jurisprudence ainsi que des observations des parties prenantes, de la personne à l’origine de la plainte et de la personne visée par celle-ci.

DÉROULEMENT DE L’AUDITION

Le Sous-comité se réunit pour examiner les plaintes de niveau 2 que lui achemine le vice-décanat aux EMPD (ou la personne déléguée) ainsi que toutes les plaintes de niveau 3.

La réunion est présidée par la présidente ou le président du Sous-comité. En cas de conflit d’intérêts personnel ou d’apparence de partialité, la présidente ou le président désigne quelqu’un pour présider la réunion en son nom.

Le Sous-comité statue sur toute question concernant la procédure suivie ou la preuve communiquée à l’audition.  

L’avis, l’aide, les déclarations écrites ou les déclarations sous serment des tierces parties peuvent être obtenus préalablement à l’audition.

Au moins dix (10) jours civils avant l’audition, la personne visée par la plainte (résidente, résident, boursière ou boursier) reçoit les éléments de preuve recueillis par le Sous-comité à ce stade et a la possibilité de répondre par écrit au plus tard cinq (5) jours civils avant l’audition prévue.

La personne visée par la plainte est invitée à l’audition dix (10) jours civils avant la date prévue pour celle-ci. Si elle le souhaite, elle peut se faire accompagner d’une personne la représentant, mais cette dernière aura pour seul rôle de la soutenir et ne pourra parler en son nom durant la procédure.

Au début de la rencontre, la présidente ou le président résume la procédure d’audition et réitère le temps alloué à la partie plaignante, à la partie défenderesse, aux témoins et aux déclarations écrites.

La partie plaignante est entendue séparément de la partie défenderesse. 

La partie défenderesse commence par se présenter, après quoi les membres du Sous-comité sont libres de l’interroger. La partie défenderesse a ensuite l’occasion de présenter brièvement ses conclusions finales.

Le Sous-comité pourrait avoir à délibérer sur les preuves et à rendre une décision à une date ultérieure.

Un résumé du procès-verbal de la réunion est dressé par un ou une membre du Sous-comité et validé par la présidente ou le président dans un délai de cinq (5) jours civils. Le résumé du procès-verbal examiné et approuvé est distribué aux membres du Sous-comité aux fins d’examen et de commentaires.
 

DÉCISION

Après avoir évalué la preuve selon la prépondérance des probabilités, le Sous-comité peut :

• Établir que les détails de la plainte sont valides;
• Établir que certains des détails de la plainte sont valides;
• Établir que l’incident allégué dans la plainte n’est pas bien fondé à ce stade et qu’il est nécessaire de mener une enquête plus approfondie;
• Établir que l’incident allégué dans la plainte n’est pas fondé et qu’il n’est pas nécessaire de mener une enquête plus approfondie.

S’il établit que la plainte est valide, le Sous-comité détermine s’il y a eu manquement au Règlement sur le professionnalisme.

Le Sous-comité rend sa décision par un vote à main levée. La décision est déterminée par la majorité des membres en présence ayant droit de vote.

La présidente ou le président vote uniquement en cas d’égalité.

La décision est consignée dans le procès-verbal du Sous-comité. Les votes individuels ne sont pas consignés.

Le Sous-comité détermine la ligne de conduite à adopter, qui peut comprendre, entre autres exemples : une surveillance supplémentaire, l’orientation vers des services (p. ex. programme de promotion de la santé des médecins [Physician Health Program] de l’Ontario Medical Association), la remédiation, la probation, la suspension ou le renvoi. 

AVIS DE DÉCISION ET MOTIFS 

• La présidente ou le président rédige une lettre énonçant la décision du Sous-comité et les motifs de décision dans les cinq (5) jours civils suivant la réunion et l’envoie aux membres du Sous-comité pour commentaires en leur accordant un délai de cinq (5) jours ouvrables pour y répondre. 
• La présidente ou le président met la lettre au propre et l’envoie à la partie défenderesse ainsi qu’à la directrice ou au directeur du programme d’attache dans un délai de vingt (20) jours ouvrables suivant la réunion du Sous-comité.
• Des copies de la lettre sont également envoyées au vice-décanat aux EMPD.
• La partie plaignante est informée du processus et des modalités de suivi, comme il convient.

PROCÈS-VERBAL :

Sont notamment consignés dans les procès-verbaux de réunion : la date et l’heure de la réunion, les personnes présentes, un résumé de la réunion, la décision du Sous-comité et les motifs connexes.

RAPPORT AU CEMPD :

La présidente ou le président du Sous-comité prépare un rapport annuel écrit au vice-décanat aux EMPD en y résumant les activités du Sous-comité et ses décisions sans toutefois dévoiler les noms des parties défenderesses ou des parties plaignantes. Le rapport peut également contenir des recommandations générales pour améliorer le professionnalisme au sein de la Faculté.

APPEL DE LA DÉCISION DU SOUS-COMITÉ 

La partie défenderesse peut faire appel de la décision du Sous-comité auprès du Comité d’appel du Sénat de l’Université.

CONFIDENTIALITÉ :

Les documents communiqués au Sous-comité lors des réunions sont conservés par la présidente ou le président du Sous-comité.

Les délibérations du Sous-comité et les renseignements reçus par celui-ci doivent demeurer confidentiels, à moins que leur divulgation soit requise dans le cadre des enquêtes et des rapports du Sous-comité.

Les discussions, la correspondance et les documents sont tous considérés comme confidentiels, sans égard à leur mode de transmission. Les membres du Comité doivent en respecter la confidentialité en tout temps et traiter toute l’information reçue et transmise conformément au Règlement 117 de l’Université d’Ottawa. Certains renseignements peuvent être obtenus sur demande auprès du Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de l’Université d’Ottawa conformément au Règlement 90.

ÉQUITÉ, DIVERSITÉ ET INCLSUION (EDI) :

L’Université d’Ottawa aspire à créer un milieu de travail qui reflète pleinement la diversité de la population canadienne. Par conséquent, le Sous-comité s’engage à appliquer les principes d’équité, de diversité et d’inclusion afin d’enrichir ses discussions, sa prise de décisions et ses résultats.

RÉFÉRENCES:

Hickson, G.B., Pichert, J.W., Webb, L.E. et Gabbe, S.G. (2007). A complementary approach to promoting professionalism: identifying, measuring, and addressing unprofessional behaviors. Acad Med., 82(11), 1040-1048. PubMed PMID : 17971689. Epub 2007/11/01. eng.

Sous-comité d'évaluation aux études médicales postdoctorales

MANDAT :

Le sous-comité d’évaluation est un comité permanent du Comité des études médicales postdoctorales (CÉMP) qui est chargé d’examiner les recommandations du programme pour les stagiaires en difficulté scolaire nécessitant des mesures de remédiation formelles, notamment les recommandations du programme pour la prolongation de la formation, la réévaluation/reclassification, les mesures de remédiation, la mise à l’épreuve et le renvoi. Le sous-comité veille à ce que les politiques pertinentes soient respectées et à ce que les stagiaires et les programmes puissent suivre une procédure équitable.

COMPOSITION :

Le vice-doyen des études médicales postdoctorales (ÉPMD) ou son représentant sera un membre permanent et assurera la présidence (membre d’office ayant le droit de vote).

QUORUM :

La présence du président et de quatre membres votants, dont l’un doit être un stagiaire, permet d’atteindre le quorum.

PROCÉDURE DE NOMINATION : 

Le bureau des ÉMPD invitera les parties intéressées à siéger au sous-comité lorsqu’un poste vacant sera constaté. Les candidats seront examinés pour s’assurer qu’ils sont en règle et qu’aucun incident lié au professionnalisme n’a été identifié, avant d’être présentés au Comité des études médicales postdoctorales (CÉMP) pour approbation. Une fois l’approbation obtenue, le bureau des ÉMPD informera tous les candidats de l’issue de la procédure.

FRÉQUENCE DES RÉUNIONS :

Le sous-comité se réunira tous les mois de septembre à juin et de manière ad hoc à la demande du président. Les membres du comité sont tenus d’assister à au moins 75 % des réunions fixées. Le fait de ne pas assister au nombre requis de réunions peut entraîner la révocation du sous-comité.

DÉCISIONS DE SOUS-COMITÉ :

Au nom du Comité des études médicales postdoctorales de la Faculté (CÉMP) :

• Examiner la politique d’évaluation des stagiaires en formation postdoctorale au moins une fois par an et proposer des recommandations de révision, le cas échéant.
• S’assurer que les règlements et les politiques des ÉMPD ont été respectés par le programme et que les stagiaires ont eu droit à une procédure équitable lorsque des difficultés scolaires ont été constatées.

À la demande du doyen adjoint, ÉMPD, examiner les dossiers des stagiaires en difficulté scolaire lorsque le programme recommande des mesures de remédiation, notamment la prolongation de la formation, la réévaluation/le reclassement, la remédiation, la mise à l’épreuve et le renvoi. L’examen peut consister en une évaluation du rendement scolaire, comportemental, éthique et professionnel du stagiaire dans le cadre du programme, ou en une évaluation ou une recommandation découlant d’une procédure indépendante.

PROCÉDURE

1. Les documents pertinents à examiner par les membres du sous-comité sont fournis par l’entremise d’un portail sécurisé afin d’assurer la confidentialité des renseignements fournis par le stagiaire. Toute soumission écrite fournie au CPR par le résident peut être incluse dans les documents fournis.
2. Chaque réunion du sous-comité commencera par une discussion sur les conflits d’intérêts et permettra aux membres de déclarer tout conflit de ce type afin de déterminer s’ils sont en mesure de participer à la réunion.
3. Si les deux membres résidents du sous-comité sont exclus des délibérations en raison d’un conflit d’intérêts potentiel, le président cherchera un remplaçant résident temporaire auprès de PARO afin de maintenir la représentation des résidents au sein du sous-comité.  
4. Le président invitera le directeur de programme ou son représentant à se présenter au sous-comité lorsqu’un nouveau plan de remédiation sera proposé pour un stagiaire. Le directeur de programme ou le délégué invité fournira des renseignements généraux et répondra aux questions concernant le(s) stagiaire(s) concerné(s), puis se retirera des discussions ultérieures du sous-comité. 
5. C’est par un vote des membres présents que les décisions du sous-comité sont prises. Le président ne vote qu’en cas d’égalité des voix.
6. Le sous-comité peut accepter (ratifier) ou refuser (ne pas ratifier) la recommandation du programme. Si la recommandation du programme est rejetée, le sous-comité définira un plan de rechange qui sera contraignant pour le programme et le CPR. Le sous-comité peut également recommander des modifications aux plans proposés par le programme. 

Le directeur du programme, avec copie au résident, sera informé de la décision par lettre dans les 10 jours ouvrables suivant la réunion du sous-comité.

REDDITION DE COMPTES :

Le comité rend compte au doyen adjoint, ÉMPD.

PROCÈS-VERBAUX ET DOCUMENTS CONNEXES :

Les procès-verbaux et les documents connexes, le cas échéant, sont conservés par le bureau des ÉMPD.

CONFLIT D'INTÉRÊTS : 

Les membres du sous-comité doivent signaler au sous-comité, au début de la réunion, tout conflit d’intérêts qu’ils perçoivent. Le sous-comité discutera et déterminera s’il existe un conflit d’intérêts et, le cas échéant, demandera au membre du sous-comité de se récuser de toute discussion et/ou prise de décision. Si le président du sous-comité déclare un conflit d’intérêts, le doyen adjoint, ÉMPD désignera un président par intérim parmi les membres du corps professoral du sous-comité.

CONFIDENTIALITÉ :

Le sous-comité se réunit à huis clos. Tous les membres du sous-comité doivent reconnaître que toutes les discussions, tous les documents et toute la correspondance, quel que soit leur mode de transmission, sont considérés comme confidentiels et doivent le rester en tout temps. Tous les renseignements reçus et transmis doivent être traités conformément au règlement 117 de l’Université d’Ottawa. Les documents peuvent être demandés par l’entremise du Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de l’Université d’Ottawa, conformément au règlement 90.

ÉQUITÉ, DIVERSITÉ ET INCLUSION (EDI) :

L’Université d’Ottawa entend promouvoir un environnement de travail qui représente pleinement la diversité de la population canadienne. Par conséquent, elle s’engage à appliquer les principes d’équité pour enrichir les discussions, les décisions et les résultats des comités afin de soutenir notre mandat en matière d’ÉDI.

Comité d'attribution des postes en résidence de première année

PROCESSUS D’APPEL

Si elles n’acceptent pas les recommandations, les directions de programme doivent transmettre par écrit un avis d’appel dans les dix (10) jours ouvrables qui suivent la réception du rapport annuel d’attribution des postes en résidence de première année. L’avis écrit doit présenter les motifs de l’appel.

Si une décision révisée à la suite d’un appel dans un programme a des répercussions négatives sur un autre programme, le vice-décanat invite la direction du programme touché à rencontrer également le Comité.

Le Comité rencontre les directions de programme ayant interjeté appel des recommandations. Seules les directions de programme ont le droit de rencontrer le Comité.

RECOMMANDATIONS FINALES:

Le Comité se réunit au besoin pour mettre la dernière main aux recommandations.

Les recommandations finales sur l’attribution des postes en résidence sont présentées à titre purement informatif à la réunion du CEMPD de juin. Elles sont également transmises aux directions de département ainsi qu’au décanat. Après avoir présenté ses recommandations, le Comité ne peut plus les modifier.
 

LIEN DE SUBORDINATION:

Le Comité d’attribution des postes en résidence de première année relève du Comité des études médicales postdoctorales.

PROCÈS-VERBAUX ET DOCUMENTS CONNEXES:

Les procès-verbaux et les documents connexes, le cas échéant, sont classés et conservés par le Bureau des EMPD.

CONFLIT D'INTÉRÊTS:

Les membres du Comité qui acceptent un poste de direction d’un programme de première année en vigueur, d’un département ou d’une division doivent se retirer du Comité.

Au début de la réunion, les membres du Comité doivent signaler tout conflit d’intérêts perçu. Le Comité déterminera alors si le conflit d’intérêts est réel. Dans l’affirmative, les membres en question devront s’abstenir de participer aux discussions pertinentes et à la prise de décision connexe.

CONFIDENTIALITÉ:

Les discussions, la correspondance et les documents sont tous considérés comme confidentiels, sans égard à leur mode de transmission. Les membres du Comité doivent en respecter la confidentialité et traiter toute l’information reçue et transmise conformément au Règlement 117 de l’Université d’Ottawa. Certains renseignements peuvent être obtenus sur demande auprès du Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de l’Université d’Ottawa conformément au Règlement 90.

ÉQUITÉ, DIVERSITÉ ET INCLUSION

L’Université d’Ottawa aspire à créer un milieu de travail qui reflète pleinement la diversité de la population canadienne. Par conséquent, le Comité s’engage à appliquer les principes d’équité, de diversité et d’inclusion afin d’enrichir ses discussions, sa prise de décisions et ses résultats.

Sous-comité de l'agrément

MANDAT :

Le Sous-comité de l’agrément est un sous-comité permanent du Comité des études médicales postdoctorales (CEMPD). Il est responsable de l’examen de tous les documents d’agrément interne ainsi que du maintien des normes générales du processus d’examen interne de l’Université.

COMPOSITION :

Le Sous-comité de l’agrément est composé de quinze (15) membres.  Il est présidé par la directrice ou le directeur de l’agrément, qui exerce un mandat de cinq (5) ans, renouvelable une fois.
Les autres membres du Sous-comité siègent pour un mandat de trois (3) ans, qui peut être renouvelé deux fois. 
Le Sous-comité se compose ainsi :

Les membres du Sous-comité doivent assister ou participer à au moins 75 % des réunions prévues.  Les membres qui ne participent pas au nombre minimal de réunions devront se retirer du Sous-comité.

QUORUM :

Le quorum est fixé à six (6) membres, y compris la présidente ou le président (ou la personne déléguée).

PROCESSUS DE NOMINATION :

Lorsqu’un siège est vacant, le Bureau des EMPD invite les parties intéressées à se joindre au Sous-comité. Il vérifie que les candidates et candidats sont en règle et irréprochables sur le plan du professionnalisme, puis soumet les candidatures à l’approbation du CEMPD. Une fois celles-ci approuvées, le Bureau des EMPD avise les candidates et candidats de l’issue du processus.

FRÉQUENCE DES RÉUNIONS:

Le Sous-comité se réunit au moins quatre (4) fois par année, ou plus souvent si nécessaire,  et communique avec le CEMPD au besoin selon les questions à l’étude.

DÉCISIONS DU SOUS-COMITÉ

S.O.

CONFLIT D’INTÉRÊTS

Les membres du Sous-comité ne peuvent pas participer à l’examen de leur propre programme d’études.  Les membres doivent déclarer un conflit d’intérêts lorsque la discussion porte sur l’examen de leur programme ou sur un programme qui les concerne de près. En cas de conflit d’intérêts, les membres s’abstiennent de commenter les documents à l’étude et, s’il y a lieu, quittent la réunion pendant la discussion sur le programme.

Au début de la réunion, les membres du Comité doivent signaler tout conflit d’intérêts perçu. Le Comité déterminera alors si le conflit d’intérêts est réel. Dans l’affirmative, les membres doivent s’abstenir de participer aux discussions pertinentes et à la prise de décision connexe.

FONCTIONS DU SOUS-COMITÉ

1. Passer en revue tous les examens internes obligatoires et préparatoires à l’agrément ainsi que les rapports d’étape, et formuler des recommandations concernant les programmes individuels, au besoin.
2. Faire rapport au vice-décanat aux EMPD (ou à la personne déléguée) et au CEMPD sur les questions relatives aux normes d’agrément du CRMCC et du CMFC;  la directrice ou le directeur de l’agrément transmet au moins un rapport annuel à l’ensemble des membres, mais peut également leur faire rapport dans le cadre de réunions supplémentaires, au besoin.
3. S’occuper des normes générales du processus d’examen interne des EMPD et formuler au besoin des recommandations au CEMPD.
4. S’assurer de la qualité des rapports produits par les équipes d’examen.
5. Fournir aux équipes d’examen une rétroaction sur la qualité des rapports.
6. Veiller à la formation et au soutien du corps professoral concernant les activités liées à l’agrément.

PROCÉDURES

1. De concert avec le décanat adjoint aux EMPD, la directrice ou le directeur de l’agrément établit un calendrier sur huit (8) ans précisant le moment des examens internes de tous les programmes de formation du CRMCC et du CMFC offerts à l’Université d’Ottawa.  Entre deux cycles d’examen externe complet des programmes postdoctoraux de l’Université d’Ottawa (effectué par le CRMCC et le CMFC tous les huit ans), chaque programme doit faire l’objet d’au moins un (1) examen interne complet selon le format d’agrément du CRMCC ou du CMFC.  Au besoin, les programmes peuvent également faire l’objet d’examens préparatoires supplémentaires.  À la discrétion de la directrice ou du directeur de l’agrément, du décanat adjoint ou du vice-décanat, les programmes peuvent être soumis à un examen plus approfondi, par exemple à des examens internes supplémentaires, en particulier s’ils feront l’objet d’un rapport des résultats du plan d’action (RRPA) ou d’un examen externe.
2. Les examinatrices et examinateurs sont affectés aux examens par l’administratrice ou l’administrateur du programme d’agrément, sous la supervision de la directrice ou du directeur.  Les examens internes sont effectués par deux (2) médecins membres du corps professoral et un (1) ou une stagiaire au postdoctorat de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa.  Dans la plupart des cas, le rôle d’examinateur principal et auteur principal du rapport est confié à l’examinatrice ou à l’examinateur ayant le plus d’expérience.
3. Le Sous-comité lit attentivement tous les rapports d’examen interne et fournit une rétroaction formative aux équipes d’examen.  Les documents de rapport sont à la disposition des membres du Sous-comité dans un environnement numérique sécurisé.  Les membres utilisent la fonction de commentaires ou de suivi des modifications pour demander des éclaircissements et formuler leurs observations dans le rapport préliminaire.  La directrice ou le directeur résume les commentaires ou les modifications avant de renvoyer le rapport à l’équipe d’examen pour révision.  Tous les trois mois, le Sous-comité se réunit pour s’assurer que les rapports des programmes respectent les normes générales d’agrément établies par le CRMCC et le CMFC.  Après chaque examen interne, la directrice ou le directeur de l’agrément fournit au vice-décanat et au décanat adjoint une rétroaction sur les lacunes des programmes. Chaque direction de programme et direction de département a accès au rapport pour orienter les changements à apporter aux programmes.

CALENDRIER PRÉVU POUR LES EXAMENS INTERNES

1.  Les personnes responsables du programme transmettent les données du CanAMS (système de surveillance de l’agrément) à l’administratrice ou l’administrateur du programme d’agrément au moins un (1) mois avant l’examen.
2. La directrice ou le directeur de l’agrément, le vice-décanat aux EMPD et le décanat adjoint aux EMPD disposent d’environ une (1) semaine pour examiner et commenter l’information transmise.
3. Les personnes responsables du programme disposent d’environ une (1) semaine pour apporter les dernières modifications à la documentation avant de soumettre la version finale à l’administratrice ou à l’administrateur du programme d’agrément.
4. Les membres de l’équipe d’examen ont accès à la documentation du programme deux (2) semaines avant l’examen.  Le rapport préliminaire doit être soumis dans les deux (2) semaines suivant la visite d’évaluation.
5. Le Sous-comité transmet à l’équipe d’examen une rétroaction formative sur la qualité du rapport et ses demandes d’éclaircissements dans un délai de dix (10) jours.
6. Les ultimes révisions de l’examinatrice principale ou de l’examinateur principal doivent être renvoyées dans un délai de dix (10) jours.
7. Une fois approuvé par la directrice ou le directeur de l’agrément, le vice-décanat aux EMPD ou le décanat adjoint aux EMPD, le rapport final est envoyé à la direction de programme et à la direction de département clinique responsable.
8. L’administratrice ou l’administrateur du programme d’agrément veille à ce que les examinatrices et les examinateurs soient rémunérés pour la réalisation de l’examen et du rapport final. 
9. Pour toucher leur rémunération, les examinatrices et examinateurs doivent envoyer une facture aux adresses [email protected] et [email protected].

CONFIDENTIALITÉ : 

Les discussions, la correspondance et les documents sont tous considérés comme confidentiels, sans égard à leur mode de transmission. Les membres du Comité doivent en respecter la confidentialité et traiter toute l’information reçue et transmise conformément au Règlement 117 de l’Université d’Ottawa. Certains renseignements peuvent être obtenus sur demande auprès du Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de l’Université d’Ottawa conformément au Règlement 90.

ÉQUITÉ, DIVERSITÉ ET INCLUSION (EDI) :

L’Université d’Ottawa aspire à créer un milieu de travail qui reflète pleinement la diversité de la population canadienne. Par conséquent, le Sous-comité s’engage à appliquer les principes d’équité, de diversité et d’inclusion afin d’enrichir ses discussions, sa prise de décisions et ses résultats.

Comité des études postdoctorales

MANDAT

Le Comité des études postdoctorales (CEP) est un comité permanent de la Faculté de médecine chargé de coordonner l’éducation médicale postdoctorale dans tous les programmes reconnus, qu’il s’agisse :

1. Programmes de formation de résidence du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada
2. Programmes de résidence du Collège des médecins de famille du Canada.

COMPOSITION

Le vice-doyen du bureau des Études médicales postdoctorales (EMPD) ou son représentant désigné sera un membre permanent et assurera la présidence (membre votant d'office).

Il existe deux types de réunions du CEP:

1. Comité exécutif - représentation des départements mentionnés dans le tableau ci-dessous.  Tous les directeurs de programme sont invités à participer aux réunions de l'exécutif, même s'ils n'en sont pas membres.
2. Membres à part entière - tous les membres du comité exécutif du PGEC (comme indiqué ci-dessous) et tous les directeurs de programmes de formation des résidents (ou leur délégué).

Des invités d'organisations affiliées seront conviés aux réunions en fonction des besoins, à la discrétion du président (sans droit de vote).

PROCÉDURE DE NOMINATION :

Le bureau du EMPD supervisera la composition des membres afin d'assurer le renouvellement des effectifs comme indiqué ci-dessus.

FRÉQUENCE DES RÉUNIONS : 

L’exécutif du CEP se réunit dix fois dans l’année, de septembre à juin. Quatre de ces réunions se tiennent avec les directeurs de tous les programmes (ou leurs mandataires) et sont connues sous le nom de « plénières du CEP ».

On s’attend à ce que les membres de l’exécutif du CEP assistent à toutes les réunions (plénières et de l’exécutif) et à ce que tous les autres directeurs de programmes de résidence assistent à toutes les réunions plénières du CEP. Ces derniers sont invités à assister également aux réunions de l’exécutif.

QUORUM :

Le quorum pour les réunions de l’exécutif du CEP et des plénières est d’au moins le tiers du nombre total de membres avec droit de vote ou tout autre nombre supérieur que fixe le CEP.

ATTRIBUTIONS :

1. Admissions et inscriptions :
   • S’assurer que des critères et des procédures d’admission appropriés existent pour les programmes de résidence de tous les niveaux.
   • Veiller à l’application des conditions d’inscription appropriées, qu’il s’agisse d’exigences locales ou provinciales (c.-à-d. PRP, AVP, PEAP, immunisation, autorisation d’exercer et assurance-responsabilité professionnelle).
2. Évaluation :
   • Normes d'agrément établies conformément au CRMCC et au CMFC et maintien d'une politique d'évaluation et d'une politique de promotion efficaces.
3. Le suivi des programmes

Administrer un sous-comité de l’agrément aux fins suivantes:

• Préparer les visites d’agrément du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada et du Collège des médecins de famille du Canada ainsi que celle du Comité de liaison sur l’éducation médicale (LCME). Veiller à ce que les sites éducatifs répondent aux normes d'agrément.
• Effectuer des évaluations internes; étudier et approuver des rapports.
• S’assurer que les sites didactiques répondent aux normes d’agrément.

RESPONSABILITÉ : 

Le CEP rend des comptes au doyen et au conseil de faculté de la Faculté de médecine.

Le CEP est également tenu de rendre compte au besoin :

• au Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada;
• au Collège des médecins de famille du Canada;
• sous-comités.
   

SOUS-COMITÉS :

• Si nécessaire, le CEP peut établir des sous-comités chargés d’appliquer les politiques et procédures mentionnées précédemment. Chaque sous-comité décide de ses attributions, qui doivent être approuvées par le CEP.
• Le président de chacun de ces sous-comités, ou son mandataire, présente un rapport annuel au CEP.
• Ces sous-comités comprennent :
  • Sous-comité de l’évaluation
  • Sous-comité sur le professionnalisme
  • Sous-comité de l’agrément
  • Sous-comité d’attribution des postes en résidence de première année
  • Sous-comité sur la formation médicale postdoctorale fondée sur les compétences

RECONNAISSANCE :

On convient que la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa est liée à chaque hôpital par des ententes définissant l’affiliation de celui-ci à l’Université. On reconnaît aussi que les hôpitaux affiliés au Ontario Teaching Hospitals (OTH) représentent les centres hospitaliers universitaires et l’Université d’Ottawa dans la négociation des modalités administratives applicables aux résidents membres de la Professional Association of Residents of Ontario (PARO). Pour ce qui est des questions concernant leurs états de service, les résidents relèvent de leur employeur.

DÉCISIONS DU COMITÉ :

Les décisions rendues ne sont pas susceptibles de recours.

LES PROCÈS-VERBAUX / DOCUMENTS LIÉS :

Les procès-verbaux et les documents connexes seront classés et conservés par le bureau du EMPD.

CONFLIT D'INTÉRÊTS :

Les membres du comité doivent faire part au comité, au début de la réunion, de tout conflit d’intérêts qu’ils jugent possible. Le comité discutera et déterminera s’il existe un conflit d’intérêts et, le cas échéant, demandera au membre du comité de se récuser de toute discussion et/ou prise de décision.

CONFIDENTIALITÉS :

Tous les membres du comité doivent reconnaître que toutes les discussions, tous les documents et toute la correspondance, quel que soit leur mode de transmission, sont considérés comme confidentiels et doivent le rester à tout moment. Tous les renseignements reçus et transmis doivent être traités conformément au règlement 117 de l’Université d’Ottawa. Il est possible de demander à recevoir des documents par l’entremise du Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de l’Université d’Ottawa, conformément au règlement 90.

ÉQUITÉ, DIVERSITÉ ET INCLUSION (EDI) :

L’Université d’Ottawa entend promouvoir un environnement de travail qui représente pleinement la diversité de la population canadienne. Par conséquent, elle s’engage à appliquer les principes d’équité pour enrichir les discussions, les décisions et les résultats des comités afin de soutenir notre mandat en matière d’ÉDI.

Comité exécutif des administrateurs de programme

MANDAT :

Jouer le rôle d'agent de liaison et de changement en fournissant un retour d'information précieux et des idées pour l'amélioration des processus et la mise en œuvre de nouveaux outils. Collaborer avec le bureau du PGME lorsque des décisions doivent être prises. Représente les AP lors des discussions sur les questions de processus avec le bureau du PGME, ainsi qu'en fournissant des mises à jour et des informations aux DP lors des réunions du PGEC. Fournir un soutien collaboratif, une orientation et des connaissances essentielles concernant le rôle de l'administrateur de programme (AP) dans l'enseignement médical. Il participe à la planification de la retraite des AP, suggère des idées de développement professionnel et fournit des informations actualisées lors des assemblées générales.

COMPOSITION :

Le comité exécutif de l'AP est composé d'un groupe central d'environ 10 administrateurs de programme représentant les cinq hôpitaux partenaires affiliés qui travaillent dans le domaine de la formation médicale postdoctorale à l'Université d'Ottawa et d’un représentant du Bureau des EMPD.

MEMBRES :

RECRUTEMENT :

Le processus de recrutement se déroule à tout moment de l'année académique. Un appel à candidatures sera lancé lors de l'assemblée de printemps des administrateurs de PGME.

Il est attendu des membres qu'ils acceptent des missions liées à la planification des ateliers de développement professionnel et à la création de groupes de travail ad hoc ou de sous-comités.

ADMISSIBILITÉ :

Pour être membre du comité, le candidat doit être l’administrateur de programme d’études postdoctorales désigné d’un programme agréé de CCMF ou de résidence du CRMCC à l’Université d’Ottawa. Il ne peut y avoir qu’un seul représentant par programme au sein du comité.

QUORUM :

Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres du comité sont présents / statuent sur la décision.

FRÉQUENCE DES RÉUNIONS :

Le président approuve toutes les dates de réunion prévues. La durée des réunions est d'une heure. Ces réunions ont lieu au minimum quatre fois par an (avec des réunions supplémentaires si nécessaire) entre septembre et juin de chaque année. L'organisation de la réunion relève de la responsabilité du président, avec l'aide du responsable du PGME ou d'autres membres du personnel du PGME.

PARTICIPATION :

Tous les membres du comité sont tenus de participer à au moins 75 % des réunions prévues et de participer à la planification du programme de développement professionnel. Si l'assiduité est très faible ou nulle, le président contactera le membre et confirmera son intérêt pour le comité.

RESPONSABILITÉ :

Le Comité exécutif de l'AP est responsable devant le Bureau de l'EMPo et tous les administrateurs et directeurs de programmes de l'Université d'Ottawa.

SOUS-COMITÉS :

Tous les sous-comités sont présidés par un membre du Comité exécutif de l'AP. Le nombre de sous-comités sera déterminé chaque année en fonction des objectifs de l'exécutif de l'AP pour l'année en question. Les activités de développement professionnel constituent une exception car il n'existe pas de sous-commission distincte, ces activités étant coordonnées par le Comité exécutif principal de l'AP.

Toute AP du groupe de l'Assemblée générale peut participer à une sous-commission, sans être membre de l'exécutif de l'AP.

CONFLIT D'INTÉRÊTS :

Les membres du comité doivent faire part au comité, au début de la réunion, de tout conflit d’intérêts qu’ils jugent possible. Le comité discutera et déterminera s’il existe un conflit d’intérêts et, le cas échéant, demandera au membre du comité de se récuser de toute discussion et/ou prise de décision.

CONFIDENTIALITÉ :

Tous les membres du comité doivent reconnaître que toutes les discussions, tous les documents et toute la correspondance, quel que soit leur mode de transmission, sont considérés comme confidentiels et doivent le rester à tout moment. Tous les renseignements reçus et transmis doivent être traités conformément au règlement 117 de l’Université d’Ottawa. Il est possible de demander à recevoir des documents par l’entremise du Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de l’Université d’Ottawa, conformément au règlement 90.

ÉQUITÉ, DIVERSITÉ ET INCLUSION (EDI) :

L’Université d’Ottawa entend promouvoir un environnement de travail qui représente pleinement la diversité de la population canadienne. Par conséquent, elle s’engage à appliquer les principes d’équité pour enrichir les discussions, les décisions et les résultats des comités afin de soutenir notre mandat en matière d’ÉDI.

Comité des stages de fellowship clinique

DISPOSITIONS GÉNÉRALES :

Le Comité des stages cliniques postdoctoraux de la Faculté (CSCP) est un comité des études médicales postdoctorales (ÉMPD) chargé de coordonner la formation postdoctorale intervenant après la résidence, et ce, dans tous les programmes reconnus.  

Il doit être entendu que chaque programme de stages postdoctoraux doit désigner un directeur des stages postdoctoraux.  

Un stagiaire postdoctoral est un stagiaire clinique en formation médicale postdoctorale qui entreprend un stage postdoctoral non agréé ou un stage postdoctoral dans un domaine de compétence ciblé (DCC).  

COMPOSITION :

Les membres du CSCP sont les suivants : 

• Vice-doyen, ÉMPD (président) 
• Doyen adjoint, ÉMPD (membre d’office) 
• Doyen, Faculté de médecine (membre d’office) 
• Gestionnaire des opérations, ÉMPD (membre d’office) 
• Un représentant de chacun des départements et établissements cliniques suivants : 
  • Anesthésiologie 
  • Médecine d’urgence 
  • Épidémiologie, santé publique et médecine préventive 
  • Médecine familiale 
  • Innovation en éducation médicale 
  • Médecine de laboratoire 
  • Médecine 
  • Obstétrique et gynécologie 
  • Ophtalmologie 
  • Oto-rhino-laryngologie 
  • Pédiatrie 
  • Psychiatrie 
  • Radiologie 
  • Chirurgie  
• Le directeur de chaque programme de DCC 
• DEUX représentants des stagiaires cliniques postdoctoraux 
• UN représentant de l’administrateur du programme 

Des invités peuvent être conviés aux réunions, si nécessaire et à la discrétion du président (sans droit de vote). 

RÉUNIONS :

Le CSCP se réunit au moins quatre (4) fois par an, du mois de septembre au mois de juin.  

La présence d’au moins un tiers des membres ou d’un nombre supérieur de membres fixé par le CSCP est nécessaire pour atteindre le quorum lors des réunions du CSCP.  

ATTRIBUTIONS DU COMITÉ :

1. Admissions et inscriptions.  

a) Veiller à ce que des critères et des procédures d’admission adéquats soient établis pour tous les stagiaires postdoctoraux.  

b) Veiller à ce que les conditions d’inscription adéquates soient établies, qu’il s’agisse de conditions locales ou provinciales (par exemple, le programme d’évaluation préalable à l’entrée, les exigences en matière de langue anglaise).  

2. Évaluation  

a) Normes d’évaluation pour tous les programmes de stages postdoctoraux et normes du Collège royal pour les programmes de DCC.  

b) Maintien d’une politique d’évaluation et d’une politique de promotion efficaces.  

c) Suivi des programmes. 

3. Responsabilité. Le CSCP rend compte au vice-doyen, ÉMPD. 

4. Sous-comités. Le CSCP peut établir les sous-comités nécessaires à la mise en œuvre des politiques et des procédures énumérées ci-dessus. Le mandat de chaque sous-comité doit être défini et approuvé par le CSCP. Les présidents ou les représentants de ces sous-comités rendent compte au CSCP tous les ans.  

RECONNAISSANCE :

Il est reconnu que la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa a conclu avec chaque hôpital des ententes définissant l’affiliation de l’hôpital à l’Université.  

FORMATION MÉDICALE POSTDOCTORALE BASÉE SUR LES COMPÉTENCES SOUS-COMITÉ MANDAT

Mandat

Le sous-comité chargé de la formation médicale fondée sur les compétences (FMFC) est un sous-comité consultatif du Comité sur l’éducation postdoctorale (CEPD) et relève du vice-doyen, Études médicales postdoctorales, de la Faculté de médecine. Ce sous-comité est responsable de la supervision générale et de la planification stratégique de la mise en œuvre de la compétence par conception (CC) dans les programmes du CRMCC à l’Université d’Ottawa, ainsi que de la garantie de la conformité globale de nos programmes du CMFC avec le curriculum Triple C.

Attributions du sous-comité

Le sous-comité de la FMFC respecte la mission et les politiques de la Faculté de médecine. Il est responsable de la planification stratégique dans tous les domaines liés à la FMFC à l’Université d’Ottawa, notamment : 

● L’identification et la priorisation des besoins (établis et non établis), des mesures et des activités pertinentes à la préparation, au respect et aux résultats escomptés de la mise en œuvre de la FMFC.

● L’identification des ressources/de l’infrastructure technologique qui permettront de réussir la mise en œuvre de la FMFC à l’Université d’Ottawa.

● L’identification des besoins communs à l’ensemble des programmes et des utilisateurs d’Elentra, et la priorisation des améliorations, des changements et des nouveaux développements du système.

● La proposition de stratégies de soutien pour le corps professoral, les apprenants et le personnel administratif.


● La proposition de nouvelles politiques et/ou de changements de politiques, si nécessaire, pour soutenir la formation médicale fondée sur les compétences.

● La proposition et la supervision de l’évaluation du programme de mise en œuvre de la FMFC.

Composition

Quorum

Le président et 50 % des membres du sous-comité.

Procédure de nomination

Le bureau des ÉMPD invitera les parties intéressées à siéger au comité lorsqu’un poste vacant sera constaté. Les candidats seront examinés pour s’assurer qu’ils sont en règle et pour vérifier qu’aucun incident lié au professionnalisme n’a été identifié, avant de les présenter au CEPD pour approbation. Une fois l’approbation obtenue, le bureau des ÉMPD informera tous les candidats de l’issue de la procédure.

Fréquence des réunions

Le sous-comité se réunira au moins quatre fois par an.

Présence aux réunions

Il est attendu des membres du sous-comité qu’ils assistent à au moins 75 % des réunions prévues. Le fait de ne pas assister à un nombre suffisant de réunions entraînera la révocation du membre du sous-comité.

Décisions du sous-comité 

Il ne peut être fait appel des décisions rendues.

Rapport

La commission présentera des rapports au CEPD de manière ponctuelle.

Procès-verbaux/documents connexes

Les procès-verbaux et les documents connexes, le cas échéant, seront conservés par le bureau des ÉMPD.

Conflit d’intérêts

Les membres du comité doivent faire part au comité, au début de la réunion, de tout conflit d’intérêts qu’ils jugent possible. Le comité discutera et déterminera s’il existe un conflit d’intérêts et, le cas échéant, demandera au membre du comité de se récuser de toute discussion et/ou prise de décision.

Confidentialité

Tous les membres du comité doivent reconnaître que toutes les discussions, tous les documents et toute la correspondance, quel que soit leur mode de transmission, sont considérés comme confidentiels et doivent le rester à tout moment. Tous les renseignements reçus et transmis doivent être traités conformément au règlement 117 de l’Université d’Ottawa. Il est possible de demander à recevoir des documents par l’entremise du Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de l’Université d’Ottawa, conformément au règlement 90.

ÉDI

L’Université d’Ottawa entend promouvoir un environnement de travail qui représente pleinement la diversité de la population canadienne. Par conséquent, elle s’engage à appliquer les principes d’équité pour enrichir les discussions, les décisions et les résultats des comités afin de soutenir notre mandat en matière d’ÉDI.

Comité                                Approbation

CEPD                                                   15 août 2017

Conseil de la Faculté                           3 octobre 2017

CEPD                                                  29 mars 2023

Conseil de la Faculté                              9 mai 2023