Présenter une demande d’agrément pour une activité de formation médicale continue (FMC)
Vous trouverez ci-après un guide pour l’élaboration d’un programme de formation agréé destiné aux spécialistes (section 1 du programme de Maintien du certificat du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada), avec ou sans agrément pour les médecins de famille (Mainpro M-1).
Le Collège des médecins de famille du Canada (CMFC) et le Collège royal accordent au Bureau du développement professionnel continu (BDPC) de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa le privilège d’agréer des programmes de formation. Les activités organisées dans plusieurs provinces nécessitent également un comité de planification national (comme stipulé dans le manuel Mainpro du CMFC).
Veuillez respecter ce qui suit afin de satisfaire aux normes d’agrément :
- Communiquez avec l’équipe du BDPC si vous souhaitez utiliser ses services de gestion de conférence au moins dix mois à l’avance pour discuter de l’échéancier de votre programme.
- Présentez votre demande d’agrément au BDPC au moins deux mois avant l’activité, sauf si vous avez reçu une exemption après une consultation avec le BDPC. Prévoyez suffisamment de temps pour recevoir l’avis d’approbation afin que l’énoncé d’agrément puisse être ajouté à la documentation de votre programme. N’indiquez pas « en attente d’approbation de l’agrément » sur la documentation du programme et n’ajoutez pas l’énoncé d’agrément tant que vous n’avez pas reçu l’approbation.
- Veuillez utiliser le formulaire de demande d’agrément disponible sur le site Web du BDPC de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa, de même que les modèles de formulaires devant accompagner la demande, soit le budget, le programme/l’ordre du jour, le formulaire d’inscription, le formulaire d’évaluation et le formulaire de divulgation des conflits d’intérêts.
- Assurez-vous de comprendre les rôles et responsabilités de la présidente ou du président et des membres des comités de programme. En signant la demande d’agrément, la personne désignée à la présidence démontre sa volonté d’adhérer au processus d’élaboration du programme requis pour l’agrément. La documentation doit être conservée pendant cinq ans au cas où une personne ayant participé ferait l’objet d’une vérification par le Collège royal et devrait fournir une preuve de sa participation.
- Pour les crédits Mainpro du CMFC, veuillez vous assurer qu’une personne membre du comité de planification et du CMFC accepte de représenter le point de vue de l’organisme et de signer le formulaire d’énoncé de participation à la planification d’un programme.
- Veuillez utiliser la grille tarifaire des demandes d’agrément disponible sur le site Web. Ces frais couvrent les coûts de l’examen de la demande pour les activités de la section 1 et ne sont pas remboursables. Aucune demande n’est acceptée rétroactivement. Des frais de retard sont appliqués à toute demande reçue moins de quatre semaines avant la date de début de l’activité. Les frais sont majorés si des crédits Mainpro M-1 (CMFC) sont demandés en plus des crédits de Maintien du certificat.
Aperçu du processus de planification du programme :
Le comité de planification du programme doit comprendre des membres qui représentent le public cible.
Déterminez le public cible et les lacunes (questions importantes qui nécessitent plus de connaissances, un meilleur processus, des approches différentes). Il s’agit d’une partie essentielle du processus d’agrément.
Sources d’information possibles :
- Enquête ou questionnaire pour l’évaluation des besoins
- Groupes de discussion
- Résultats des évaluations de réunions précédentes
- Vérification des dossiers
- Observation directe de la pratique
- Recommandations
- Données d’assurance de la qualité provenant des hôpitaux, des régions, de la direction de départements, etc.
- Tendances émergentes ou circonstances particulières
- Sujets moins susceptibles de faire l’objet d’une demande par les médecins
- Bases de données provinciales
- Lignes directrices et autre documentation publiée
Cerner le domaine visé par le programme et rédiger des objectifs d’apprentissage appropriés :
- L’équipe du BDPC de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa a suggéré aux comités de planification des conférences de fournir des objectifs d’apprentissage aux conférencières et conférenciers, afin de s’assurer que le programme répond aux besoins des participantes et participants. Ainsi, vous pourrez communiquer aux conférencières et conférenciers les sujets que vous aimeriez voir aborder dans leur séance plénière ou leur atelier.
- Les objectifs doivent être rédigés du point de vue des participantes et participants, et indiquer ce que ces personnes seront en mesure de faire après leur participation. Les objectifs doivent correspondre aux besoins d’apprentissage cernés pour le sujet. Utilisez la méthodologie SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et réalisables dans le Temps) pour rédiger vos objectifs au moyen de verbes actifs et mesurables comme énumérer, cerner, discuter, appliquer, etc.
- Les objectifs doivent être transmis aux participantes et participants avant le programme (dans la documentation imprimée) ou au moment de l’inscription. Ceux-ci sont un élément important de l’évaluation.
Au moins 25 % du temps de la séance doit être consacré aux interactions.
- Si le sujet est controversé, une séance sous forme de débat offrant des possibilités de discussions en petits groupes peut être plus efficace qu’un exposé. Si l’activité vise l’acquisition de nouvelles compétences, l’auditoire devra avoir la chance de les mettre en pratique et de recevoir une rétroaction.
- Des études de cas en petits groupes permettent de discuter de cas pertinents en lien avec les objectifs.
- Les séances de type « réfléchir, jumeler et transmettre » permettent de réfléchir et de discuter avec une ou un collègue à proximité.
- Si l’activité comporte une période de questions, assurez-vous de prévoir suffisamment de temps pour que l’auditoire puisse poser des questions.
- Des dispositifs iClicker permettent d’interroger les membres de l’auditoire et d’obtenir immédiatement une réponse à une question issue du contenu de la présentation.
- Les jeux de rôle permettent de simuler une compétence et de renforcer le contenu de la présentation.
- L’auditoire peut être réparti en petits groupes pour répondre à une question ou discuter d’un sujet précis. Les sujets peuvent ensuite être étendus à l’auditoire en entier.
Veillez à ce que les délais de réponse des conférencières et conférenciers invités soient clairs et respectés. La finalisation des titres et objectifs peut s’avérer un défi aux dernières étapes de l’élaboration de la brochure du programme. Vous devez obtenir les renseignements qui figureront sur le document à distribuer deux semaines avant la date de la présentation, afin qu’il y ait suffisamment de temps pour faire des copies (copies papier, disques compacts ou répertoire de documents).
Renseignements pouvant apparaître sur le document à distribuer :
- Nom des conférencières ou conférenciers et titre de la présentation (sur la première page)
- Déclaration des conflits d’intérêts
- Principaux points ou messages à retenir (sur une page)
- Liste de lectures recommandées (très appréciée par l’auditoire)
- Espace réservé à la prise de notes
- Nombre total de diapositives (pas plus d’une diapositive par minute de présentation)
- Nombre total de lignes sur chaque diapositive (pas plus de huit lignes par diapositive)
Évaluations
- Une méthode d’évaluation des séances individuelles et du programme dans son ensemble doit être choisie.
- Le formulaire d’évaluation des séances individuelles doit comprendre une question relative aux objectifs d’apprentissage, par exemple : « Les objectifs d’apprentissage énoncés ont-ils été atteints? ».
- Le formulaire d’évaluation doit inclure une question sur le contenu, la conférencière ou le conférencier et le parti pris à l’égard de l’industrie.
- Le formulaire d’évaluation devrait comporter une question permettant de déterminer s’il y avait suffisamment de temps pour les interactions.
- Un résumé des résultats de l’évaluation doit être fourni aux membres du comité de planification et les commentaires sur les séances doivent être transmis à chaque conférencière et conférencier.
Enjeux éthiques
Les activités doivent respecter les lignes directrices de l’Association médicale canadienne régissant les interactions entre les médecins et l’industrie pharmaceutique. Veuillez noter que le respect de ces lignes directrices est assuré si les lignes directrices régissant le soutien financier de la FMC pour les activités de perfectionnement professionnel continu de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa ont été respectées. Veuillez également prendre note des points suivants :
- Tout soutien financier provenant de l’industrie doit être offert sous forme de subvention à visée éducative et être versé au médecin ou à l’organisme élaborant le programme et administré par cette personne ou organisation.
- Vous devez vous assurer que tous les conflits d’intérêts potentiels liés à l’activité éducative sont révélés à l’auditoire avant la présentation. La déclaration de conflits d’intérêts doit être faite verbalement et affichée au moyen d’une diapositive au début de la présentation ou incluse dans les documents distribués. Les conférencières et conférenciers, ainsi que les membres du comité de planification doivent remplir le formulaire de divulgation des conflits d’intérêts. Le but n’est pas d’empêcher les conférencières et conférenciers de faire la présentation, mais plutôt d’informer l’auditoire de tout parti pris potentiel.
- Vous devez vous assurer qu’il n’y a aucun élément spécifique à une marque dans la présentation. Cela comprend l’utilisation de symboles, de couleurs et de formes si faciles à reconnaître qu’aucun texte n’est requis pour identifier le produit.
- Il faut utiliser des noms génériques plutôt que des noms de marque dans toutes les présentations et tous les documents écrits. L’utilisation non approuvée d’un médicament ou d’un dispositif doit être clairement mentionnée à l’auditoire.
- L’industrie pharmaceutique ne doit pas être associée à un cours précis dans le cadre de la conférence globale.
- Toutes les organisations fournissant des subventions à visée éducative doivent être reconnues comme soutenant l’ensemble de l’événement. Par exemple, une page de résumé peut être créée pour souligner les contributions de tous les commanditaires.
- En général, les représentants de l’industrie pharmaceutique ne doivent pas participer aux activités éducatives destinées aux médecins. Toutefois, si les membres du comité du programme estiment qu’il est important que les représentants de l’industrie soient présents, leur participation est possible à condition qu’elles ou ils signent un formulaire indiquant leur non-participation aux discussions/interactions susceptibles de nuire à la neutralité de l’activité.
Documentation pour la validation des crédits
La personne assurant la présidence du comité de planification doit remettre une confirmation écrite précisant le nombre d’heures de participation à chaque personne présente à l’activité.
Processus d’autoapprobation du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada
Pour les séances scientifiques, les clubs de lecture, d’autres activités éducatives en milieu hospitalier ou pour les activités d’apprentissage en petits groupes, retournez le formulaire d’autoapprobation dûment rempli au Collège royal (télécopieur : 613-730-2410). Conservez une copie dans vos dossiers. En cas de changement, modifiez les renseignements soumis et renvoyez le formulaire. Votre activité sera agréée immédiatement après l’envoi du formulaire au Collège royal. Les séances d’apprentissage en petits groupes sont une série d’activités qui se déroulent hors du milieu hospitalier. La différence entre les séances d’apprentissage en petits groupes et les conférences éducatives en milieu hospitalier relativement au processus d’autoapprobation dépend du comité de planification des activités. Si le comité de planification relève de la direction d’un département ou d’une personne occupant un autre poste de gestion, l’activité sera considérée comme une conférence éducative. Si le comité de planification est composé des personnes qui assisteront aux activités et qu’il ne relève que des membres du comité même, l’activité sera considérée comme une séance d’apprentissage en petits groupes.
Si les ateliers/séances sont des activités récurrentes (au moins une fois par trimestre), elles peuvent passer par le processus d’autoapprobation. Les sujets peuvent porter sur la médecine ou sur les autres rôles CanMEDS (relatifs à la gestion, à la promotion de la santé, à l’érudition, à la communication, aux professions et à la collaboration).
Comité de planification
Le comité de planification du programme doit comprendre des membres qui représentent le public cible, et est responsable de l’organisation et de la mise en œuvre des activités éducatives en fonction des besoins perçus et non perçus de l’auditoire cible. Ses membres tiennent un registre des présences et fournissent une confirmation de présence aux participantes et participants. Les lettres confirmant la présence doivent inclure la déclaration d’agrément du Collège royal : [Nom de la conférence éducative ou du club de lecture] est une activité d’apprentissage collectif autoapprouvée (section 1) dans le cadre du programme de Maintien du certificat du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada.
Contenu éducatif des activités autoapprouvées
- Les activités récurrentes (au moins une fois par trimestre) doivent être planifiées et annoncées à l’avance. L’énoncé d’agrément du Collège royal doit être ajouté au matériel promotionnel.
- Les objectifs d’apprentissage pour les conférences éducatives, les clubs de lecture et les autres activités de perfectionnement professionnel continu doivent être transmis à l’avance au public cible, le cas échéant.
- Divers formats d’apprentissage doivent être utilisés pour soutenir les objectifs d’apprentissage établis.
- Au moins 25 % du temps de chaque activité doit être réservé à l’apprentissage interactif.
- Les participantes et participants doivent avoir l’occasion d’évaluer les séances individuelles et la série d’activités dans son ensemble (voir les modèles de formulaires d’évaluation utilisés pour les activités de la section 1 du programme de Maintien du certificat).
Règles d’éthique
Les activités doivent respecter les lignes directrices de l’Association médicale canadienne régissant les interactions entre les médecins et l’industrie pharmaceutique, ainsi que le Règlement sur la formation médicale continue et l’industrie de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa.
Documentation pour la validation des crédits
Chaque année, la personne assurant la présidence du comité de planification doit remettre une confirmation écrite indiquant :
- le nombre d’heures que vous avez consacrées à des conférences éducatives, clubs de lecture ou activités en petits groupes;
- le respect des normes établies pour les conférences éducatives, les clubs de lecture ou les activités en petits groupes.
