Règlement relatif à la composition, à l’organisation et aux compétences du Conseil de la Faculté de médecine.

Le Conseil de la Faculté établit les politiques qui permettent d’assurer la bonne administration des affaires de la Faculté. Il est entendu que ces politiques sont subordonnées à l’approbation du Sénat, pour toutes questions d’ordre scolaire, et à l’approbation des autorités universitaires concernées, pour toute autre question (cf. Loi de l’Université d’Ottawa, paragraphe 18(2)).

1.1. Mandat

1.1.1. Formuler des recommandations au Sénat ou au Bureau des gouverneurs de l’Université, selon le cas, et présenter à leur approbation des dossiers concernant :

a. La création, ou la modification, de programmes d’études menant à un grade, à un diplôme et à un certificat décerné par le Sénat de l’Université;

b. La politique et les conditions d’admission à la Faculté d’étudiants en médecine, de stagiaires et d’autres apprenants;

c. Les exigences liées à la promotion des étudiants en médecine;

d. La présentation des candidats pour l’obtention de grades, de diplômes, de certificats et de diplômes avec grande distinction;

e. Toute politique susceptible de favoriser l’essor de la Faculté; et

f. Toute recommandation qu’il juge appropriée pour renforcer le développement de la Faculté.

1.1.2. Revoir et commenter :

a. l’élaboration ou la modification des programmes d’études supérieures de la Faculté de même que des programmes interdisciplinaires auxquels la Faculté participe, avant de les soumettre aux comités appropriés de l’Université (p. ex. Conseil des études de premier cycle, Conseil des études supérieures, Comité exécutif du Sénat, Sénat, Bureau des gouverneurs);

b. les règlements relatifs aux nominations, aux promotions, à la permanence et aux autres conditions d’emploi qui ne sont pas couvertes par les conventions collectives actuelles.

1.1.3. Créer les comités permanents au sein de la Faculté énumérés au Règlement administratif no 9, et créer d’autres comités permanents ou spéciaux qu’il juge nécessaires, puis définir leurs pouvoirs, leurs fonctions et leur composition sauf dans les cas où leur composition est déterminée par règlement.

1.1.4. Adopter ses propres règlements internes et politiques pour la tenue des réunions, ainsi que des procédures relatives aux élections, quel que soit le mode de participation prévu.

1.1.5. Établir et adopter les règlements gérant son propre fonctionnement.

1.1.6. Prendre les mesures nécessaires pour veiller à ce que soient observées les dispositions de la Loi de l’Université d’Ottawa, les règlements du Sénat et du Bureau des gouverneurs et les règlements particuliers à la Faculté.

1.1.7. Recommander la remise de prix, de médailles et de bourses qui relèvent de son champ de compétence.

1.1.8. Établir l’échelle des priorités en ce qui concerne l’élaboration des programmes.

1.1.9. Examiner les grandes lignes du budget de la Faculté déjà approuvé par le Bureau des gouverneurs pour s’assurer qu’il tient compte des priorités définies par le Conseil de la Faculté.

1.2. Délégation du pouvoir de signature

1.2.1. Le Conseil de la Faculté délègue au Comité principal des promotions la responsabilité :

i) de décerner les mentions « réussite » et « échec » aux étudiants en médecine dans chacun des cours, des unités ou des stages pendant l’année scolaire;

ii) d’autoriser les étudiants en médecine à écrire un examen de reprise;

iii) de prendre les mesures correctives appropriées, au besoin;

iv) de promouvoir les étudiants en médecine à l’année suivante après qu’ils auront terminé avec succès les exigences scolaires;

v) permettre aux étudiants en médecine de reprendre certaines composantes du programme d’études qui ne modifieraient pas l’année d’obtention du diplôme;

vi) décerner une note d’échec aux étudiants en médecine en raison d’un rendement insatisfaisant dans le domaine des attitudes et des comportements professionnels;

vii) prendre la décision définitive relativement à la demande d’un étudiant de retourner après un congé autorisé; et

viii) prendre la décision définitive sur les demandes d’accommodements.

Le Conseil de la Faculté sera informé régulièrement des décisions du Comité principal des promotions.

Le Comité principal des promotions fera des recommandations au Conseil de la Faculté relativement à ce qui suit :

i) Permettre la reprise de l’année scolaire, en partie ou en entier, ce qui aura des répercussions sur l’année d’obtention du diplôme;

ii) Recommander le décernement du grade de M.D. aux étudiants qui satisfont à toutes les exigences du programme;

iii) Demander le retrait d’un étudiant du programme après qu’il ait obtenu la mention échec pour une unité, un cours ou un stage clinique.

Toute autre situation que le Comité principal des promotions juge exceptionnelle ou qui soulève des questions touchant les politiques qui exigent d’être examinées par le Conseil de la Faculté.

1.2.2. Le mandat complet du Comité principal des promotions se trouve à l’Annexe 1.

1.2.3. Le Conseil de la Faculté délègue au Comité des appels la responsabilité d’entendre les appels d’ordre scolaire déposés par un étudiant, un stagiaire de niveau postdoctoral inscrit à la Faculté de médecine ou par un stagiaire du premier cycle (incluant les étudiants inscrits au programme MD/PhD).

a. Le Comité des appels du Conseil de la Faculté prépare un rapport annuel résumant ses activités qu’il présente au doyen. Le doyen informe le Conseil de la Faculté des cas soumis au Comité.

1.2.4. Le Conseil de la Faculté transférera ses pouvoirs à l’Équipe exécutive de leadership durant les mois de juillet et d’août pour s’assurer que les questions urgentes continuent d’être approuvées. Le pouvoir reviendra au Conseil de la Faculté en septembre.

1.3. Composition

Le Conseil de la Faculté se compose des personnes suivantes :

1.3.3. Membres d’office qui ont droit de vote :

a. La doyenne ou le doyen, à la présidence du Conseil;

b. Les vice-doyens;

c. Les doyens adjoints;

d. Les directeurs de département;

e. Le directeur ou la directrice administrative;

f. Le secrétaire.

Note : Le secrétaire de la Faculté sera le secrétaire du Conseil.

1.3.4. Membres d’office sans droit de vote :

a. Conseiller ou conseillère aux affaires facultaires et organisationnelles, qui fournira un soutien administratif.

1.3.5. Membres du corps professoral élus :

a. Un (1) membre, et un (1) remplaçant, pour chacun des départements des sciences fondamentales et de l’École d’épidémiologie et de santé publique;

b. Un (1) membre, et un (1) remplaçant, pour chacun des départements d’enseignement clinique;

c. Un (1) membre pour chacun des hôpitaux universitaires affiliés (L’Hôpital d’Ottawa, le Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario, l’Hôpital Montfort, les Services de santé Royal Ottawa et Soins continus Bruyère), définis en fonction des accords d’affiliation appropriés;

d. Un (1) membre pour représenter les hôpitaux qui ont signé des accords d’affiliation avec la Faculté.

1.3.6. Membres étudiants et stagiaires élus :

a. Quatre (4) étudiants de premier cycle en médecine (élus par la Société d’Esculape);

b. Trois (3) résidents (élus par PARO);

c. Un (1) boursier en clinique (élu par le groupe des boursiers en clinique);

d. Trois (3) étudiants des cycles supérieurs (M.Sc., Ph.D.) (élus les associations étudiantes respectives);

e. Un (1) chercheur-boursier de niveau postdoctoral et un remplaçant (nommé parmi les chercheurs-boursiers élus par l’association des boursiers postdoctoraux).

1.3.7. Membre représentant le personnel de soutien :

a. Un (1) membre élu par le Groupe des superviseurs.

1.3.8. Droit de vote

Tous les membres élus ont droit de vote.

1.3.9. Démission obligatoire :

Tout membre qui s’absente de plus de 50 % des réunions du Conseil tenues au cours d’une année (du 1er juillet au 30 juin) devra remettre sa démission. Tout poste qui devient ainsi vacant sera comblé par le biais d’une nomination, conformément avec les articles 1.3.5, 1.3.6 et 1.3.7.

1.4. Procédure pour l’élection des membres du Conseil de la Faculté

1.4.1. Procédure pour l’élection des membres représentant le corps professoral :

a. Mis à part pour les membres d’office, le mandat des membres du corps professoral nommés au Conseil de la Faculté sera d’une période de deux (2) ans, renouvelable sous réserve des conditions relatives aux élections détaillées à l’article 1.3.3.

b. Les mandats s’échelonnent du 1er juillet au 30 juin d’une année.

c. Les membres des départements des sciences fondamentales sont élus par l’assemblée départementale, parmi les membres réguliers à temps plein du département;

d. Les membres des départements cliniques sont élus par le biais d’un processus de sélection approprié au sein des professeurs à temps plein du département.

1.4.2. Procédure pour l’élection de représentantes ou représentants des étudiants et des stagiaires :

a. Les représentants des étudiants seront choisis chaque année selon un processus approuvé par les conseils représentant les étudiants en médecine de premier cycle, les résidents, les boursiers en clinique, les étudiants de cycle supérieurs (M.Sc. et Ph.D.), de même que les boursiers postdoctoraux;

b. Les étudiants et stagiaires exerceront leur mandat pendant un (1) an à compter du 1er juillet d’une année donnée jusqu’au 30 juin de l’année suivante;

c. Les membres étudiants et stagiaires seront membres à part entière, sous réserve des règlements du Sénat de l’Université.

1.4.3. Lorsqu’un représentant démissionne du Conseil de la Faculté, il peut être remplacé par un autre membre qui terminera le mandat original. Le remplaçant sera sélectionné selon le même processus que celui utilisé pour la nomination originale.

1.4.4. Lorsqu’un département, un hôpital universitaire affilié, une association étudiante ou de stagiaires ou le personnel de soutien n’élit ou ne nomme pas de représentant au Conseil de la Faculté, le poste demeurera vacant.

1.5. Mandats multiples

1.5.1. Aucun membre du Conseil de la Faculté ne peut remplir une double fonction :

a. Tout directeur d’un département qui occupe une autre fonction qui lui permet également d’être membre d’office du Conseil doit siéger à titre de directeur du département, le poste de membre d’office demeurant vacant;

b. Un membre élu qui est nommé à une fonction dans laquelle il devient membre d’office doit démissionner de son poste au Conseil, qui sera ensuite pourvu au terme d’une nouvelle élection, conformément au paragraphe 1.4.

1.5.2. Un poste demeure vacant dans les cas suivants :

a. Les divers groupes d’étudiants/stagiaires ou départements n’élisent pas de représentant pour le poste;

b. Le siège n’a pas été assigné à un groupe ou au titulaire d’un poste en particulier.

1.6. Quorum des réunions du Conseil de la Faculté

Le quorum est fixé au tiers des membres votant qui siègent au Conseil.

1.7. Horaire des réunions

1.7.1. Le Conseil de la Faculté tiendra au moins six (6) réunions à des moments convenables durant l’année universitaire.

1.7.2. Les dates et l’heure précises sont déterminées par le doyen et annoncées chaque année avant le 30 juillet (du 1er juillet au 30 juin).

1.7.3. Le président peut, à sa discrétion, convoquer les membres à des réunions extraordinaires.

1.7.4. Lorsque le président reçoit une demande écrite et signée par un tiers des membres du Conseil, il doit convoquer une réunion extraordinaire.

1.8. Règles des délibérations du Conseil de la Faculté

1.8.1. Le doyen de la Faculté doit occuper le poste de président du Conseil. En l’absence du doyen, ce dernier doit nommer un remplaçant parmi les vice-doyens.

1.8.2. Le président du Conseil de la Faculté aura le droit de vote à toutes les réunions et, en cas d’égalité des voix, il votera une deuxième fois ou jouira d’une voix prépondérante.

1.8.3. Les procès-verbaux des réunions du Conseil de la Faculté seront distribués à tous les membres du Conseil et à tous les membres de la Faculté qui les demandent. Le sommaire des procès-verbaux sera publié sur le site Web de la Faculté, dans la section intitulée Gouvernance et faculté.

1.8.4. Les demandes pour ajouter un point à l’ordre du jour du Conseil de la Faculté doivent être soumises par écrit au président, ou au conseiller ou conseillère aux affaires facultaires et organisationnelles, au moins deux (2) semaines avant la tenue d’une réunion régulière.

1.8.5. Les motions peuvent être présentées oralement ou par écrit et doivent être appuyées de façon appropriée. Les recommandations des comités permanents du Conseil de la Faculté seront considérées comme ayant été proposées et appuyées. Le vote sur les motions se fait à main levée, à moins que le Conseil en décide autrement. Les résultats du vote seront consignés.

1.8.6. On proposera l’adoption des rapports, à l’exclusion des recommandations, et on les acceptera sans tenir de vote. Les recommandations que le rapport d’un Comité contient feront l’objet d’une motion comme on l’indique à l’alinéa 1.8.5 et d’un vote.

1.8.7. On doit prendre des dispositions à chaque réunion ordinaire en vue de présenter à des organismes universitaires externes des rapports des comités ou des représentants de la Faculté. Chaque comité permanent présentera au moins un rapport par année.

Comités - Date d’approbation

Conseil de la Faculté - 27 février 2013
Équipe exécutive de leadership - 7 février 2018 (révision)
Conseil de la Faculté - 27 février 2018 (révision)
Comité exécutif du Sénat - 20 mars 2018 (révision)

Règlement relatif au secrétaire de la Faculté de médecine.

2.1. Mandat

Le secrétaire de la Faculté de médecine est un membre u personnel et, aux termes de la loi,

est membre du Sénat. Cette personne est le secrétaire du Conseil de la Faculté

2.2. Procédure pour l’élection d’un secrétaire

2.2.1. Le secrétaire de la Faculté fera partie du personnel enseignant et aura été sélectionné par le Conseil de la Faculté conformément à la procédure suivante :

a. Le Comité de présentation de candidatures de la Faculté sera chargé de proposer le nom d’un (1) candidat pour considération par le Conseil de la Faculté;

b. Les membres du Conseil de la Faculté peuvent nommer d’autres candidats pour considération par le Conseil;

c. Le personnel permanent à temps plein ou les cliniciens à temps complet du personnel enseignant et les professeurs titulaires peuvent être mis en nomination. Les nominations proposées par les membres seront présentées par écrit et signées par trois (3) membres du Conseil de la Faculté ainsi que par la personne mise en candidature indiquant ainsi qu’elle consent à ce que l’on propose son nom;

d. Deux (2) semaines avant la date prévue pour l’élection, le doyen communiquera aux membres du Conseil les noms des candidats proposés par le Comité de présentation des candidatures et par les membres du Conseil de la Faculté;

e. Une (1) semaine avant la date de l’élection, le doyen distribuera la liste de tous les candidats à tous les membres du Conseil, de même que l’ordre du jour de la réunion;

f. Le secrétaire dont le mandat est expiré sera toujours candidat à la réélection à moins qu’il n’indique par écrit qu’il ne souhaite pas se présenter de nouveau;

g. On procèdera à l’élection par scrutin secret.

2.2.2. Le secrétaire de la Faculté de médecine est nommé par le Conseil de la Faculté.

2.3. Durée du mandat

Le secrétaire de la Faculté est nommé pour un mandat de trois (3) ans, renouvelable selon la même procédure que celle utilisée lors de la nomination originale.

Comités - Date d’approbation

Conseil de la Faculté - 17 décembre 2008
Équipe exécutive de leadership - 7 février 2018 (révision)
Conseil de la Faculté - 27 février 2018 (révision)
Comité exécutif du Sénat - 20 mars 2018 (révision)

Règlement relatif à la composition et aux fonctions du Comité de présentation des candidatures de la Faculté.

3.1. Mandat

3.1.1. Le Comité sera chargé de proposer, au besoin, le nom de candidats pour siéger aux comités permanents suivants : Comité des admissions, Conseil consultatif de la Faculté en matière de nomination, Comité d’appel du Conseil de la Faculté, Comité d’enquête sur les affaires professionnelles, Comité d’éducation de la Faculté de médecine, Comité de recherche de la Faculté de médecine, Comité du personnel enseignant clinique, Comité du personnel enseignant de la Faculté, Comité du programme d’études de premier cycle, Comité exécutif de promotion des étudiants, conformément aux mandats pertinents.

3.1.2. Le Comité de présentation des candidatures sera chargé de faire respecter le règlement administratif de la Faculté qui exige que la composition des comités permanents de la Faculté reflète la diversité. Lorsque le Comité de présentation des candidatures ne peut identifier un homme ou une femme pour siéger à un comité où les femmes sont sous-représentées, le président consultera le directeur du Bureau de diversité et d’équité en matière des sexes.

3.2. Composition

3.2.1. Le Comité est nommé par le doyen.

Le Comité sera composé de trois (3) membres réguliers de l’APUO et de six (6) membres du corps professoral qui ne sont pas membre de l’APUO. Sa composition devra refléter la diversité.

3.2.2. Le quorum est fixé au tiers des membres qui siègent au Comité de présentation des candidatures.

3.2.3. Le doyen ou son délégué nomme le président ou la présidente du comité.

3.3. Durée du mandat

3.3.1. Le mandat des membres du Comité de présentation des candidatures est de trois (3) ans.

3.3.2. Les mandats s’échelonnent du 1er juillet au 30 juin de chaque année.

3.3.3. En avril de chaque année, le doyen passe en revue les membres du Comité en vue du renouvellement du comité au besoin.

3.3.4. Tout membre du Comité de présentation des candidatures qui s’absente de plus de 50 % des réunions au cours d’une année (du 1er juillet au 30 juin) devra remettre sa démission du comité. Tout poste qui devient ainsi vacant sera comblé par le biais d’une nomination conformément avec l’article 3.2.

3.4. Horaire des réunions

Le comité se réunit tous les trimestres ou plus souvent au besoin.

Comités - Date d’approbation

Conseil de la Faculté - 21 octobre 2010
Équipe exécutive de leadership - 29 novembre 2017 (révision)
Conseil de la Faculté - 5 décembre 2017 (révision)
Équipe exécutive de leadership - 7 février 2018 (révision)
Comité exécutif du Sénat - 20 mars 2018 (révision)

Règlement relatif aux comités du personnel enseignant de la Faculté de médecine.

4.1. Comité du personnel enseignant de la Faculté de médecine (CPEF)

La composition et le mode de fonctionnement du CPEF sont établis par la convention collective établie entre l’Université d’Ottawa et l’Association des professeurs de l’Université d’Ottawa (APUO). Les membres réguliers à temps plein des départements des sciences fondamentales et les membres des départements d’enseignement clinique qui sont membres de l’unité de négociation de la Faculté de médecine relèvent du Comité du personnel enseignant de la Faculté de médecine, tel que défini dans la convention collective de l’APUO.

Comités Date d’approbation

Conseil de la Faculté 8 décembre 2010
Équipe exécutive de leadership 7 février 2018 (révision)
Conseil de la Faculté 27 février 2018 (révision)
Comité exécutif du Sénat 20 mars 2018 (révision)

4.2. Comité du personnel enseignant clinique (CPEC)

4.2.1. Composition

Le Comité du personnel enseignant clinique (CPEC) sera composé de douze (12) membres du corps professoral représentant :

a) les rangs professoraux - professeur agrégé et professeur titulaire;

b) les rangs cliniques - temps plein

La composition sera représentative des divers départements d’enseignement clinique de la Faculté de médecine dans les domaines suivants :

• L’amélioration de la qualité et la sécurité des patients

• La bourse d’accès aux études

• Les sciences fondamentales

• La diversité (sexe et bilinguisme)

c) pas plus de deux (2) membres du CPEC par département.

4.2.2. Structure du CPEC

Le doyen préside le CPEC, tous les membres du CPEC, y compris le doyen, ont droit de vote. Le vice-doyen des Affaires professorales et le coordonnateur des Affaires professorales siègent tous deux à titre de membre d’office, sans droit de vote.

Le quorum du CPEC est fixé à sept (7) membres du comité et les membres d’office.

4.2.3. Sélection des membres du CPEC

Un Comité de présentation des candidatures élu par les membres du Conseil de la Faculté propose des candidats pour combler les postes vacants, dans les domaines suivants :

• L’amélioration de la qualité et la sécurité des patients

• La bourse d’accès aux études

• Les sciences fondamentales

• La diversité (sexe et bilinguisme)

D’autres procédures peuvent être suivies si elles ont été acceptées par le Conseil de la Faculté, étant entendu que :

a) Les membres du corps professoral clinique d’un département et/ou d’une division de la Faculté peuvent proposer une candidature;

b) Le Conseil de la Faculté peut imposer des règles spéciales, approuvé par le Sénat, visant à assurer que certains groupes au sein du corps professoral sont représentés équitablement;

c) Le Conseil de la Faculté élira les membres du CPEC.

Tous les membres du corps enseignant clinique à temps plein au sein de la Faculté de médecine sont membres du CPEC, étant entendu que :

a) Le directeur d’un département ou d’une école, le secrétaire de la Faculté, les doyens adjoints et les vice-doyens ne peuvent siéger au comité;

b) Un professeur peut siéger au comité pour un maximum de deux (2) mandats;

c) Les membres d’un CPED ne peuvent pas siéger au CPEC.

4.2.4 Durée du mandat et vacances

La durée du mandat des membres du CPEC est de trois (3) ans, après approbation par le Conseil de la Faculté. Les mandats sont échelonnés afin d’assurer la continuité.

Tout membre du CPEC qui s’absente de trois (3) réunions au cours d’une année sera considéré comme ayant démissionné du Comité. Tout poste qui devient ainsi vacant sera comblé par le biais de recommandations du Comité de présentation des candidatures comme stipulé ci-dessus.

Les membres du CPEC existant seront considérées membres du CPEC aux fins de ce mandat.

4.2.5 Mandat

Le CPEC :

a) fait des recommandations sur les questions qui lui sont confiées concernant les membres, plus particulièrement en ce qui concerne la promotion, les congés universitaires, les affectations multiples, les renouvellement des affectations multiples et les professeurs auxiliaires, les demandes pour le titre d’émérite, ou toute autre question que le doyen leur adresse;

b) donne des conseils concernant toute question pour laquelle le doyen demande l’avis du Comité, sur des sujets couverts dans le présent mandat ou non;

Le CPEC émet des recommandations et formule des avis conformément au but de maintenir les normes appropriées pour la mission professorale dans les activités cliniques, pédagogiques, de recherche et administratives au sein du corps professoral.

Comités - Date d’approbation

Faculté de médecine - Conseil consultatif - 17 avril 2007
Faculté de médecine - Conseil de la Faculté - 2 mai 2007
Comité exécutif du Sénat - 9 juillet 2007
Conseil de la Faculté - 8 décembre 2010 (révision)
Conseil de la Faculté - 21 mars 2017 (révision)
Comité exécutif du Sénat - 5 septembre 2017 (révision)
Équipe exécutive de leadership -7 février 2018 (révision)
Conseil de la Faculté - 27 février 2018 (révision)
Comité exécutif du Sénat - 20 mars 2018 (révision)
Conseil de la Faculté - 29 mai 2018 (révision)
Comité exécutif du Sénat - 9 novembre 2018 (révision)

Règlement relatif à la nomination ou au renouvellement de la nomination du directeur d’un département des sciences fondamentales.

5.1. Processus de sélection d’un directeur

5.1.1. On sélectionnera un directeur d’un département des sciences fondamentales conformément aux dispositions de la convention collective de l’APUO.

5.1.2. Pour les besoins du présent règlement administratif, un département des sciences fondamentales désigne l’un des départements suivants: la biochimie, la microbiologie et l’immunologie (BMI); la médecine cellulaire et moléculaire (MCM); le département d’innovation en éducation médicale (DIME); l’école d’épidémiologie et de santé publique.

Comités - Date d’approbation

Conseil de la Faculté - 7 décembre 2008
Équipe exécutive de leadership - 7 février 2018 (révision)
Conseil de la Faculté - 27 février 2018 (révision)
Comité exécutif du Sénat - 20 mars 2018 (révision)

Règlement relatif à la nomination ou au renouvellement de la nomination du directeur d’un département d’enseignement clinique (ci-après « directeur du département clinique »).

6.1. Nomination du directeur d’un département clinique

6.1.1. Le directeur d’un département clinique est nommé par le provost et vice-recteur aux affaires académiques, sur recommandation du doyen.

6.1.2. Pour les besoins du présent règlement administratif, un département d’enseignement clinique désigne l’un des départements suivants : Anesthésiologie et médecine de la douleur; Chirurgie; Médecine; Médecine familiale; Médecine d’urgence; Obstétrique et

gynécologie; Ophtalmologie; Oto rhino-laryngologie — chirurgie cervico-faciale; Pathologie et médecine de laboratoire; Pédiatrie; Psychiatrie; Radiologie.

6.1.3. Le directeur d’un département d’enseignement clinique aura, au minimum, le rang de professeur agrégé au moment de la nomination.

6.2. Processus de sélection du directeur d’un département clinique

6.2.1. Lorsque le poste de directeur d’un département d’enseignement clinique devient vacant à la suite de la démission de son titulaire ou de toute autre raison prévue, le doyen nomme un comité de sélection au moins six (6) mois avant la vacance, conformément au paragraphe 6.4.

6.2.2. Le comité de sélection invite les personnes qualifiées à poser leur candidature.

6.2.3. Le comité de sélection invite par écrit tous les membres du département universitaire à lui proposer des candidats éventuels, membres ou non de l’Université d’Ottawa.

6.2.4. Le comité peut solliciter directement des candidats par tous les moyens qu’il juge appropriés.

6.2.5. Le comité dresse une courte liste de personnes prêtes à poser leur candidature et leur fait passer des entrevues préliminaires.

6.2.6. Après les entrevues préliminaires, le comité fait passer des entrevues d’une journée complète aux candidats retenus.

6.2.7. Lorsque le poste de directeur doit être doté conjointement avec le poste de directeur ou de chef dans l’un des hôpitaux universitaires affiliés, on fera part de l’opinion des autorités de l’hôpital au comité de sélection.

6.2.8. Le Comité de sélection doit établir une courte liste de candidats en ordre de sélection et présenter cette liste à l’examen du doyen. Le comité de sélection recommandera la personne qu’elle considère la meilleure candidate.

6.2.9. Lorsque le poste de directeur doit être doté conjointement avec le poste de directeur ou de chef dans l’un des hôpitaux universitaires affiliés, la courte liste de candidats en ordre de sélection est également présentée à l’examen du provost et vice-recteur aux affaires académiques ou au médecin-chef de l’hôpital concerné.

6.2.10. Après avoir consulté les autorités de l’Université et les autorités des hôpitaux universitaires affiliés où le poste correspondant de directeur ou de chef est vacant et après avoir mené des négociations fructueuses avec le candidat choisi, le doyen propose la candidature au Conseil de la Faculté aux fins de commentaires.

6.2.11. Si le candidat choisi n’est pas directeur ou chef dans l’un des hôpitaux universitaires affiliés, le doyen peut présenter le candidat aux autorités compétentes de l’hôpital universitaire affilié où le poste de directeur est vacant afin que l’on envisage de nommer le candidat au poste de directeur ou chef du département ou de la division de l’hôpital concerné.

6.2.12. Lorsque le doyen a reçu les commentaires du Conseil de la Faculté, il recommande aux provost et vice-recteur aux affaires académiques la nomination du candidat en question au poste de directeur du département clinique.

6.2.13. Dans le cas des directeurs mentionnés à l’alinéa 6.2.1, lorsque le processus de sélection est prévu dans un accord d’affiliation, le président du comité transmet sa recommandation aux autorités de l’Université par l’entremise du doyen, qui lui la transmet aux autorités compétentes de l’hôpital ou de l’institut concerné pour qu’il approuve la nomination.

6.3. Procédure de renouvellement de la nomination du directeur d’un département clinique

6.3.1. Au moins douze (12) mois avant l’expiration du mandat du directeur d’un département clinique, le doyen demande au titulaire s’il souhaite reconduire son mandat.

6.3.2. Après avoir pesé le pour et le contre, le doyen fait part de ses intentions au Conseil de la Faculté, et recommande soit le renouvellement du mandat du titulaire, soit la tenue d’un appel de candidatures dans le cadre d’un processus de sélection.

6.3.3. Le Conseil de la Faculté doit recommander au doyen le renouvellement de la nomination ou constituer un comité de sélection conformément au paragraphe 6.4.

6.3.4. Si le titulaire ne souhaite pas briguer un autre mandat, on nommera immédiatement un comité de sélection pour lui trouver un successeur.

6.4. Membres du comité de sélection

6.4.1. Dans tous les cas, à moins d’indications contraires dans des accords d’affiliation avec des hôpitaux ou instituts universitaires, le comité de sélection est composé des membres suivants :

a. Le doyen, ou son représentant, qui présidera le comité;

b. Trois (3) ou quatre (4) représentants de la Faculté nommés par le Conseil de la Faculté. Parmi ceux-ci, au moins deux (2) doivent occuper le poste de directeur ou de directeur suppléant d’un département universitaire, ou chef d’une division de la Faculté. Ces trois ou quatre membres du comité doivent compter un (1) représentant du personnel de L’Hôpital d’Ottawa, du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario, de Services de santé Royal Ottawa, de l’Hôpital Montfort ou de Soins continus Élisabeth Bruyère, conformément aux règlements pertinents des hôpitaux;

c. Un membre du corps enseignant faisant partie du personnel actif de chaque hôpital universitaire affilié, où l’on offre une grande partie du programme d’enseignement du département; le membre doit être élu par la majorité des membres du corps enseignant exerçant dans la même discipline à l’hôpital;

d. Le directeur associé, ressources humaines et services de paie;

e. Si aucune femme n’est élue ou nommée aux termes des dispositions contenues aux alinéas b), c) et d), en consultation avec les autres membres du comité, le doyen nomme au comité une femme appartenant au corps professoral de la Faculté.

6.4.2. Pour ce qui est des directeurs des départements cliniques de Pédiatrie et de Psychiatrie, lorsque le poste de directeur du département clinique pour l’Université et celui de chef clinique de l’hôpital universitaire affilié doivent être occupés par une seule et même personne, le comité de sélection est constitué en vertu de l’entente d’affiliation avec l’établissement concerné.

6.4.3. Dans tous les autres cas, le comité de sélection suit paragraphe 6.2, à moins qu’il ne soit spécifiquement visé dans l’un ou l’autre des accords d’affiliation avec les hôpitaux, auquel cas les articles de l’accord d’affiliation s’appliqueront.

6.4.4. À la discrétion du doyen, un (1) représentant peut être choisi d’un département correspondant d’une autre université occupant le poste de professeur et qui lui aura été recommandé par les membres du département ou par le comité de sélection.

6.4.5. On consultera les hôpitaux universitaires affiliés au cours du processus de sélection. Dans les cas où le poste de directeur fait l’objet d’une affectation interétablissement avec l’un des hôpitaux universitaires affiliés, le vice-président des affaires médicales ou son délégué peuvent le représenter au comité de sélection.

6.5. Durée du mandat

6.5.1. Le directeur d’un département clinique est nommé pour un mandat de cinq (5) ans à moins qu’on ne précise un mandat plus court au moment de la nomination.

6.5.2. Généralement, le mandat du directeur du département clinique ne peut être renouvelé plus d’une (1) fois. Dans des circonstances exceptionnelles, on pourrait renouveler le mandat pour un (1) terme additionnel.

6.5.3. Nonobstant l’alinéa 6.5.1, le mandat du directeur d’un département clinique se termine le 30 juin, si le poste est uniquement universitaire. La durée du mandat du directeur d’un département clinique qui relève de la responsabilité conjointe de l’université et les hôpitaux affiliés coïncide avec la durée d’un mandat du poste de l’hôpital universitaire concerné.

Comités - Date d’approbation

Conseil de la Faculté - 29 avril 2009
Équipe exécutive de leadership - 7 février 2018 (révision)
Conseil de la Faculté - 27 février 2018 (révision)
Comité exécutif du Sénat - 20 mars 2018 (révision)

Règlement relatif à la nomination ou au renouvellement de la nomination du chef d’une division d’enseignement clinique (ci-après « chef de division »).

7.1. Nomination d’un chef de division

7.1.1. Le chef de division est nommé par le Conseil de la Faculté, sur recommandation du directeur du département clinique.

7.1.2. Le Conseil de la Faculté a le pouvoir de créer ou de supprimer des divisions au sein des départements d’enseignement clinique afin d’assurer l’efficacité de l’organisation du département et lorsque la création des divisions vise à améliorer les programmes cliniques, d’enseignement et de recherche du département.

7.1.3. Le chef de division détient, au minimum, le rang de professeur agrégé au moment de la nomination.

7.2. Procédure de sélection d’un chef de division

7.2.1. Lorsque le poste de chef de division devient vacant à la suite de la démission de son titulaire ou de toute autre raison prévue, le directeur du département d’enseignement clinique nomme un comité de sélection au moins six (6) mois avant la vacance, conformément au paragraphe 7.4.

7.2.2. Le directeur du département tiendra le doyen au courant des progrès du comité de sélection tout au long du processus.

7.2.3. Le président du comité de sélection invitera par écrit tous les membres du département universitaire à lui proposer des candidats éventuels, membres ou non de l’Université d’Ottawa.

7.2.4. Le comité peut solliciter directement des candidats par tous les moyens qu’il juge appropriés. On demandera à tous les candidats internes et externes qualifiés de faire une demande.

7.2.5. Le comité dressera une courte liste de personnes prêtes à poser leur candidature et il les interviewera.

7.2.6. Le directeur du département clinique présente la recommandation du comité de sélection au Conseil de la Faculté pour approbation finale.

7.3. Procédure de renouvellement de la nomination d’un chef de division

7.3.1. Au moins douze (12) mois avant l’expiration du mandat d’un chef de division, le directeur du département clinique demande au titulaire s’il souhaite reconduire son mandat.

7.3.2. Après avoir pesé le pour et le contre, le directeur du département clinique recommande au Conseil de la Faculté soit le renouvellement du mandat du titulaire et sa durée, soit la tenue d’un appel de candidatures dans le cadre d’un processus de sélection.

7.3.3. Le Conseil de la Faculté recommande la reconduction du mandat ou la constitution d’un comité de sélection, conformément au paragraphe 7.4.

7.3.4. Si le titulaire ne souhaite pas briguer un autre mandat, on met immédiatement sur pied un comité de sélection pour lui trouver un successeur.

7.4. Membres du comité de sélection

7.4.1. Dans tous les cas, à moins d’indications contraires dans des accords d’affiliation avec des hôpitaux universitaires, le comité de sélection est composé des membres suivants :

a. Le directeur du département clinique, qui présidera le comité;

b. Au moins deux (2) représentants de la Faculté nommés par le Conseil de la Faculté. Parmi ceux-ci, au moins un (1) représentant occupera le poste de directeur d’un département de l’Université, ou d’une division d’un autre département de la Faculté;

c. Deux (2) membres provenant du département connexe à la division concernée; ceux-ci sont élus par un vote majoritaire des deux tiers du personnel actif du département ou de la division, ou alors par majorité simple.

d. Un (1) représentant de chacun des hôpitaux universitaires participant, soit le médecin-chef ou son délégué;

e. Le directeur associé, ressources humaines et services de paie;

f. Si aucune femme n’est élue ou nommée aux termes des dispositions contenues aux alinéas a) à e), en consultation avec le directeur du département clinique, le doyen nommera au comité une représentante provenant du personnel clinique ou régulier du corps professoral de la Faculté.

7.4.2 Dans les divisions des hôpitaux qui comptent cinq (5) membres du corps professoral ou moins, la sélection du membre de la division qui siègera au comité de sélection incombera au comité exécutif du département, qui choisira le membre parmi les membres de la division;

Le comité de sélection peut ajouter les membres suivants s’il le désire :

a. Un représentant d’un département des sciences fondamentales;

b. Un professeur d’une autre université travaillant dans la même discipline, qui agira comme consultant.

7.5. Durée du mandat

7.5.1. Le chef de division est nommé pour un mandat de cinq (5) ans, à moins qu’on ne précise un mandat plus court au moment de la nomination.

7.5.2. Généralement, le mandat d’un chef de division ne peut être renouvelé plus d’une fois. Dans des circonstances exceptionnelles, le mandat pourrait être renouvelé pour un (1) terme additionnel.

7.5.3. Nonobstant l’alinéa 7.5.1, le mandat d’un chef de division se termine le 30 juin. La durée du mandat d’un chef de division qui relève de la responsabilité conjointe de l’université et des hôpitaux affiliés coïncide avec la durée du mandat du poste de l’hôpital universitaire concerné.

Comités Date d’approbation

Conseil de la Faculté - 29 avril 2009
Équipe exécutive de leadership - 7 février 2018 (révision)
Conseil de la Faculté - 27 février 2018 (révision)
Comité exécutif du Sénat - 20 mars 2018 (révision)

Règlement relatif à la nomination ou au renouvellement de la nomination des membres de l’équipe décanale de la Faculté.

8.1. Nomination de membres dans l’équipe décanale de la Faculté

8.1.1. Le doyen nomme les membres de l’équipe décanale de la Faculté sur recommandation du Conseil de la Faculté.

8.1.2. Aux fins du présent règlement administratif, un membre de l’équipe décanale de la Faculté est un vice-doyen ou doyen associé qui relève directement du doyen.

8.2. Processus de sélection des membres de l’équipe décanale de la Faculté

8.2.1. Lorsqu’un poste au sein de l’équipe décanale de la Faculté devient vacant à la suite de la démission de son titulaire ou de toute autre raison prévue, le doyen nomme un comité de sélection au moins six (6) mois avant la vacance, conformément à l’article 8.4.

8.2.2. Le comité peut solliciter directement des candidats par tous les moyens qu’il juge appropriés.

8.2.3. Le comité dresse une courte liste de personnes prêtes à poser leur candidature et il les interviewe.

8.2.4. Le Comité de sélection doit établir une courte liste de candidats en ordre de sélection et présenter cette liste à l’examen du doyen. Le comité de sélection recommande la personne qu’elle considère le meilleur candidat.

8.2.5. Après avoir consulté les autorités de l’Université et mené des négociations fructueuses avec le candidat choisi, le doyen propose la candidature au Conseil de la Faculté.

8.2.6. Quand il reçoit les commentaires du Conseil de la Faculté, le doyen donne son approbation finale et fait la nomination.

8.3. Procédure de renouvellement du mandat des membres de l’équipe décanale de la Faculté

8.3.1. Au moins douze (12) mois avant l’expiration du mandat d’un membre de l’équipe décanale de la Faculté, le doyen demande au titulaire s’il souhaite reconduire son mandat.

8.3.2. Après avoir pesé le pour et le contre, le doyen fait part de ses intentions au Conseil de la Faculté, et recommande soit le renouvellement du mandat du titulaire, soit la tenue d’un appel de candidatures dans le cadre d’un processus de sélection.

8.3.3. Le Conseil de la Faculté doit recommander au doyen le renouvellement de la nomination ou constituer un comité de sélection, conformément au paragraphe 8.4.

8.3.4. Si le titulaire ne souhaite pas briguer un autre mandat, on nommera immédiatement un comité de sélection pour lui trouver un successeur.

8.4. Membres du comité de sélection

8.4.1. Le comité de sélection se compose des membres suivants :

a. Le doyen, ou son représentant, qui préside le comité;

b. Au moins deux (2) représentants de la Faculté nommés par le Conseil de la Faculté. Parmi ceux-ci, au moins un (1) représentant occupera le poste de directeur d’un département de l’Université, ou de chef d’une division d’un département de la Faculté;

c. Au moins deux (2) représentants de la Faculté qui ont une participation ou une contribution importante aux activités pertinentes du portefeuille;

d. Le directeur associé, ressources humaines et services de paie;

e. Si aucune femme n’est élue ou nommée aux termes des dispositions contenues aux alinéas b) c) et d), en consultation avec les autres membres du comité, le doyen nomme au comité une représentante provenant de la Faculté.

8.4.2. Le Comité de sélection peut ajouter d’autres membres, s’il l’estime nécessaire, à la discrétion du président.

8.5. Durée du mandat

8.5.1. Les membres de l’équipe décanale de la Faculté sont nommés pour un mandat de cinq (5) ans, à moins qu’on ne précise un mandat plus court au moment de la nomination.

8.5.2. Généralement, le mandat d’un membre de l’équipe décanale de la Faculté ne peut être renouvelé plus d’une (1) fois. Dans des circonstances exceptionnelles, on pourrait renouveler le mandat pour un (1) mandat supplémentaire seulement.

8.5.3. Nonobstant de l’alinéa 8.5.1 ci-dessus, le mandat d’un membre de l’équipe décanale de la Faculté se termine le 30 juin.

Comités Date d’approbation

Équipe exécutive de leadership - 7 février 2018 (révision)
Conseil de la Faculté - 27 février 2018 (révision)

Règlement relatif aux comités permanents de la Faculté de médecine.

La Faculté de médecine compte les comités permanents suivants, qui font des comptes rendus annuels au Conseil de la Faculté.

9.1 Comité d’admission
9.2 Conseil consultatif de la Faculté en matière de nomination (CCFN)
9.3 Comité des appels du Conseil de la Faculté
9.4 Comité d’enquête sur les affaires professionnelles
9.5 Comité d’enquête sur la recherche
9.6 Comité des études
9.7 Comité de la recherche

Le Conseil de la Faculté a le pouvoir de créer d’autres comités permanents, au besoin, ou de les dissoudre s’il juge qu’ils ne sont plus nécessaires.

Sur demande, on peut obtenir les documents sur les mandats des autres comités de la Faculté auprès du cabinet du doyen de la Faculté de médecine.

9.1. Comité d’admission

9.1.1  Comité directeur des admissions

Mandat :

1. Le Comité directeur des admissions est responsable d’élaborer des recommandations relatives aux politiques et procédures d’admission au Programme MD, qui reflètent notre mission. Il doit aussi répondre en temps opportun aux questions pressantes au fur et à mesure qu’elles se présentent. Il doit se réunir mensuellement ou au besoin. Le comité relève du Conseil de la Faculté. (Remarque : Le Conseil de la Faculté a pour mandat d’examiner et d’approuver les politiques et procédures d’admission au Programme MD.)
2. Le Comité directeur des admissions veille à admettre une cohorte diversifiée chaque année en réservant des places pour des étudiants francophones, des étudiants autochtones ainsi que pour des étudiants de faible statut socioéconomique.
3. Le Comité directeur des admissions examine et approuve la liste des offres d’admission au Programme MD fournie par l’agent d’admission et a l’autorité finale en la matière.
4. Le Comité directeur des admissions recrute de nouveaux membres pour le Sous-comité des entrevues d’admission conformément à sa politique à cet égard. Le doyen adjoint, Admissions, envoie les noms des nouveaux membres du Sous-comité des entrevues d’admission au Comité des candidatures de la Faculté, au besoin.
5. Le Comité directeur des admissions supervise l’évaluation continue, l’examen et la recherche liés aux données de tous les candidats et étudiants admis au Programme MD.
6. Le doyen adjoint, Admissions, avec l’aide du Comité directeur des admissions et d’intervieweurs expérimentés, est responsable de la formation des nouveaux intervieweurs.

Composition:

Président : Doyen adjoint, Admissions (d’office)

Membres :

Vice-doyen, Études médicales de premier cycle (d’office)
Vice-doyen, Bureau des affaires francophones (d’office)
Doyen associé, Responsabilité sociale (d’office)
Doyen adjoint, Services aux étudiants (d’office)
Directeur, Programme autochtone (d’office)
Directeur, Évaluation, Études médicales de premier cycle (d’office)
Agent d’admission (d’office)
Deux membres du corps professoral du Sous-comité des entrevues d’admission*
Deux membres de la communauté du Sous-comité des entrevues d’admission (membres votants)*
Un membre du Groupe consultatif sur les admissions et du Groupe de recherche sur les admissions, au besoin (sans droit de vote, nommé à la discrétion du président)

*Le doyen adjoint, Admissions, sur les conseils du Comité directeur des admissions, choisit les membres du corps professoral et de la communauté qui siégeront au Comité d’admission du Programme MD pour un mandat de trois ans au maximum, renouvelable, à sa discrétion. Le mandat, qui coïncide avec le cycle d’admission, s’échelonne du 1^er juillet au 30 juin de l’année suivante.

Le quorum correspond au tiers du total des membres votants du comité directeur.

Rapports :

Le doyen adjoint, Admissions, signale, s’il y a lieu, des problèmes qui sont soulevés par le Comité directeur des admissions au Comité du programme d’études de premier cycle.

9.1.2 Sous-comité des entrevues d’admission

Mandat :

1. Le Sous-comité des entrevues d’admission est responsable d’interviewer les candidats admissibles invités aux entrevues du programme des Études médicales de premier cycle de la Faculté de médecine.

2. Le Sous-comité des entrevues d’admission est responsable de repérer, parmi les candidats admissibles au Programme MD, ceux qui sont le plus aptes à suivre une formation en médecine conformément aux critères de sélection du Comité d’admission.

3. Le Sous-comité des entrevues d’admission travaille en étroite collaboration avec l’agent d’admission pour déterminer les notes finales d’entrevue et les lui acheminer en vue d’établir la liste de classement des candidats qui recevront une offre d’admission au Programme MD.

4. Les intervieweurs (personnel de soutien, chercheurs en sciences fondamentales et médecins) sont nommés pour un mandat de trois ans au maximum, renouvelable, à la discrétion du doyen adjoint, Admissions, qui s’assure qu’il y a toujours des membres expérimentés dans les équipes d’intervieweurs. Le mandat, qui coïncide avec le cycle d’admission, s’échelonne du 1^er juillet au 30 juin de l’année suivante. Dans le cadre de ces nominations, il faut au moins deux intervieweurs de chacune des facultés suivantes : Faculté des sciences de la santé et Faculté des sciences.

5. Les intervieweurs membres de la communauté (non-médecins et médecins sans nomination facultaire) sont nommés pour un mandat de trois ans au maximum, renouvelable, à la discrétion du doyen adjoint, Admissions, qui s’assure qu’il y a toujours des membres expérimentés dans les équipes d’interviewers. Le mandat, qui coïncide avec le cycle d’admission, s’échelonne du 1^er juillet au 30 juin de l’année suivante.

6. Des sous-groupes d’intervieweurs sont nommés pour un mandat de trois ans au maximum, renouvelable, à la discrétion du doyen adjoint, Admissions. Ces intervieweurs peuvent être des membres du corps professoral, des représentants de la communauté et des représentants d’autres facultés.

7. Les étudiants en médecine intervieweurs sont choisis par le doyen adjoint, Admissions, et l’agent d’admission à partir d’une liste d’étudiants de 4^e année, dont les stages cliniques le permettent. Au Bureau des études médicales de premier cycle, cette liste est vérifiée par le superviseur des services scolaires, le doyen adjoint, Affaires scolaires, et le vice-doyen pour s’assurer que les étudiants nommés ont un bon dossier scolaire.

8. Le nombre d’intervieweurs est déterminé annuellement sur les conseils du doyen adjoint, Admissions.

Composition:

Président :Doyen adjoint, Admissions (d’office)

Membres :

Agent des admissions (d’office)
Représentation de chacun des groupes suivants :
intervieweurs membres du corps professoral (non-médecins et médecins avec nomination facultaire)
intervieweurs membres de la communauté (comprend des membres d’autres facultés)
Sous-groupes d’intervieweurs
pour le Programme autochtone;
pour le volet francophone;
pour le Consortium national de formation en santé (CNFS);
pour le Programme M.D./Ph.D.;
pour le Programme de demande d’admission des étudiantes et étudiants noirs (PDAEN);
étudiants de 4^e année en médecine.

9.1.3 Groupe de recherche sur les admissions:

Mandat :

1.Le Groupe de recherche sur les admissions conseille régulièrement le Comité directeur des admissions sur la méthodologie statistique requise pour évaluer les critères d’admission au Programme MD.

2. Le Groupe de recherche sur les admissions évalue les données anonymisées des candidats admissibles au Programme MD.

3. Le Groupe de recherche sur les admissions procède à l’évaluation continue des notes obtenues aux entrevues et dans le cadre du processus d’admission au Programme MD et de leur corrélation avec le rendement des étudiants tout au long de leurs études en médecine.

4. Le Groupe de recherche sur les admissions se réunit aussi souvent que nécessaire.

Composition:

Président : Directeur, Évaluation, Études médicales de premier cycle (d’office)

Membres :

Trois membres du Comité d’admission (nommés par le président)
Un membre ayant des connaissances spécialisées en psychométrie

9.1.4 Groupes de discussion et groups de travail spéciaux sur les admissions:

Mandat :

1. Le Comité directeur des admissions peut, à sa discrétion, créer un groupe de discussion ou un groupe de travail pour se pencher sur une question qui exige une analyse approfondie et de longue haleine pour l’admission au Programme MD.

2. Le ou les groupes de discussion ou de travail se réunissent aussi souvent que nécessaire et font des recommandations au Comité directeur des admissions.

Groupe consultatif sur les admissions

1. Le Comité directeur des admissions peut, à sa discrétion, faire appel à l’expertise de membres de ce groupe et demander leur avis sur des questions jugées nécessaires pour l’admission au Programme MD.

2. Les membres de ce groupe consultatif ne forment pas un comité et ne sont donc pas tenus de se réunir.

Approbations :

Comités - Date d’approbation

Conseil de la Faculté - 28 février 2010
Comité des études de premier cycle - 11 mai 2017 (révision)
Conseil de la Faculté - 13 juin 2017 (révision)
Comité exécutif du Sénat - 20 mars 2018 (révision)
Comité du programme d’études de premier cycle - 18 octobre 2018 (mise à jour)
Conseil de la Faculté - 20 novembre 2018 (mise à jour)
Comité exécutif du Sénat, Université d’Ottawa 15 janvier 2019 (approuvé)
Comité du programme d’études de premier cycle - 5 mai 2022 (mise à jour)
Conseil de la Faculté - 14 juin 2022 (mise à jour)
Comité exécutif du Sénat -13 septembre 2022 (mise à jour)

9.2. Conseil consultatif de la Faculté en matière de nomination

Dispositions générales

Le Conseil consultatif de la Faculté en matière de nomination (CCFN) conseille le doyen en ce qui concerne la nomination de membres du corps professoral clinique (M.D.) et de cliniciens-scientifiques (Ph.D.) qui participent au processus de soins aux patients. Le CCFN ne s’occupe pas des dossiers de nomination non cliniques dans des instituts de recherche où il n’y pas de soins aux patients. Ces dossiers seront traités par les départements des sciences fondamentales et des plans sont en cours d’élaboration en vue de formaliser le processus d’études en parallèle avec ce travail.

Les exigences relatives aux demandes et les normes présentées dans ce document entrent en vigueur le 1er juillet 2013. Les définitions et processus s’appliquant au CCFN, y compris les exigences et les normes relatives aux demandes, figurent à la partie 2.

Reportez-vous au document intitulé « Conseil consultatif de la Faculté en matière de nomination - Mandat » pour obtenir l’information relativement à l’objet, les pouvoirs, les tâches, la portée, l’examen des nominations, les appels, la composition, les réunions et la structure de reddition de comptes.

Procédures

1. Définitions clés

1.1.1. Catégories de membres du corps professoral. Il y a deux (2) catégories de membres du corps professoral clinique : enseignants cliniques à temps plein et enseignants cliniques à temps partiel. Chacune des catégories de nomination dépend du temps consacré aux travaux universitaires en moyenne au cours de l’année :

a. Temps plein. Le médecin ou clinicien-scientifique (Ph.D.) passe quatre (4) journées entières, ou plus, par semaine à enseigner avec l’approbation du directeur de département clinique et du doyen (selon les modalités d’une description de poste), à l’Université, dans un établissement de recherche ou dans un hôpital affilié, un hôpital communautaire affilié ou une clinique communautaire affiliée ayant un lien avec l’Université d’Ottawa.

b. Temps partiel. Le médecin ou clinicien-scientifique (Ph.D.) passe une (1) à quatre (4) journées par semaine à enseigner avec l’approbation du directeur de département clinique et du doyen (selon les modalités d’une description de poste) à l’Université, dans un établissement de recherche ou dans un hôpital affilié, un hôpital communautaire affilié ou une clinique communautaire affiliée ayant un lien avec l’Université d’Ottawa. Le nombre de jours par semaine doit être établi dans la lettre de nomination (LN).

1.1.2. Les activités bénévoles (mais non les activités rémunérées) effectuées dans d’autres établissements universitaires peuvent se qualifier comme activités universitaires approuvées. Le détachement auprès d’un autre employeur se fait à la discrétion du directeur du département clinique.

1.1.3 Les nominations temporaires sont régies en vertu du document intitulé « Critères pour la demande de nomination académique temporaire ».

1.1.4. Mission pédagogique. Buts et objectifs écrits de l’Université.

1.1.5. Rang professoral. Rang qu’occupe un membre du corps professoral : chargé de cours, professeur adjoint, professeur agrégé ou professeur titulaire.

1.1.6. Professeur auxiliaire. Un savant, un artiste ou un professionnel peut être nommé professeur auxiliaire dans une unité scolaire de l’Université d’Ottawa, en vue d’y assumer une tâche scolaire spécifique et de valeur — telle que superviser des stages, de la recherche, ou des thèses, diriger des séminaires, des ateliers ou des cours spéciaux — qui n’est pas, compte tenu des circonstances, assumée par les membres du personnel enseignant. La nomination à titre de professeur auxiliaire reflète le temps consacré au travail universitaire plutôt que l’appartenance à un rang professoral. Il n’y a pas de cheminement de carrière associé à une nomination de professeur auxiliaire.

1.1.7. Le nombre d’affectations d’un professeur auxiliaire peut être illimité, mais leur durée

ne dépassera pas cinq (5) ans. Le processus de renouvellement d’une nomination de professeur auxiliaire est régi par le directeur du département clinique, qui présente une demande écrite au doyen. Tout problème relatif à une décision en cette matière peut être présenté par le demandeur au Conseil consultatif de la Faculté en matière de nomination (CCFN).

1.1.8. Alternate Funding Plan (AFP). Entente multipartite concernant les finances et le partage des ressources qui reconnaît et appuie la contribution universitaire des médecins travaillant dans un centre universitaire des sciences de la santé.

1.1.9. Centre universitaire des sciences de la santé (CUSS). L’université et l’hôpital qui assurent les fonctions d’enseignement et de services cliniques, de même que la recherche, dans un établissement ou un département de recherche.

1.1.10. Hôpital universitaire affilié. Hôpital, hôpital communautaire ou autre établissement médical affilié à une école de médecine et offrant à des stagiaires une formation et une expérience pratique supervisée.

1.1.11. Directeur. Directeur du département de l’Université auquel est principalement affecté le membre du corps professoral.

1.1.12. Corps professoral clinique (M.D.). Médecin détenant un permis d’exercer en Ontario et occupant un poste à la fois dans un établissement clinique (hôpital affilié, hôpital communautaire affilié ou clinique communautaire affiliée ayant une relation avec l’Université d’Ottawa) et un département clinique de la Faculté de médecine.

1.1.13. Clinicien-scientifique (Ph.D.). Scientifique participant aux soins des patients.

1.1.14. Éducation médicale régionalisée (EMR). Formation médicale dispensée en dehors des milieux de soins tertiaires habituels. Les sites d’enseignement peuvent se trouver dans des petites communautés ou des communautés rurales, ou encore dans de plus grands centres ou des petites villes.

1.1.15. Analyse d’incidence. Formulaire fourni à la haute direction de l’hôpital ou du site d’enseignement affilié et dans lequel sont indiquées les ressources nécessaires pour appuyer la nomination.

1.1.16. Lettre de nomination (LN). Lettre signée par le médecin ou le clinicien-scientifique (Ph.D.), le chef de division et le directeur du département, dans laquelle sont définies les responsabilités du membre du personnel enseignant en matière de recherche et d’enseignement, de même que toute fonction universitaire ou administrative qui y est associée. La lettre de nomination précise les imputabilités, le soutien financier, la rémunération, les subventions, etc., liés à la nomination.

1.1.17. Protocole d’entente. Entente qui établit le cheminement de carrière ou la description de poste, les conditions de travail et les attentes concernant la nomination. Elle est rédigée par le chef de division ou le directeur du département clinique, et signée par le médecin ou le clinicien-scientifique (Ph.D.), le chef de division, le directeur du département et le doyen.

2. Processus d’approbation des nominations des membres du corps professoral clinique

2.1. Le CCFN prend ensuite une décision : 1) recommander ou non une nomination au doyen; ou 2) reporter sa décision ou demander des renseignements supplémentaires sur une demande.

2.2. Le Conseil communique avec le directeur de département clinique tout au long du processus de demande. Toutes les questions et préoccupations portant sur la demande sont dirigées vers le directeur du département clinique, qui reçoit une copie conforme de toute recommandation envoyée au doyen.

2.3. L’information circule librement entre le président du Conseil et le doyen.

3. Critères de décision quant au rang professoral

Les demandeurs qui s’engagent dans des travaux d’enseignement pendant plus d’une (1) journée par semaine, en moyenne, pendant l’année, peuvent voir leur demande examinée en vue d’une nomination au rang de chargé de cours, de professeur adjoint, de professeur agrégé et, exceptionnellement, de professeur titulaire.

4. Exigences relatives à la nomination

4.1. La nomination à un rang professoral vise la composante des travaux du clinicien ou du chercheur axée spécifiquement sur la réalisation de la mission de l’Université d’Ottawa.

4.2. Tous les cliniciens nommés au rang de chargé de cours jouent un rôle essentiel à l’Université. Il existe deux (2) groupes de cliniciens qui occupent le rang de chargé de cours : ceux qui souhaitent s’appuyer sur ce rang pour obtenir une promotion, et ceux qui contribuent à l’enseignement sans avoir l’intention de s’engager dans une carrière universitaire. Le travail des chargés de cours qui ne souhaitent pas s’engager dans une carrière universitaire est essentiel à la mission des hôpitaux et des établissements communautaires. La contribution pédagogique de ces cliniciens, grâce à l’enseignement qu’ils prodiguent aux étudiants en médecine et aux résidents, de même que leur contribution clinique, est essentielle.

Chargé de cours. Une première nomination au rang de chargé de cours exige :

a. Un doctorat en médecine avec permis d’exercice, ou un Ph.D.;

b. La formation clinique;

c. Les titres de compétences requis en fonction de l’hôpital ou de l’établissement communautaire concerné. Les titres de compétences spécifiques, comme l’appartenance à l’ACPM, sont définis par le département.

Professeur adjoint. Une première nomination au rang de professeur adjoint nécessite les éléments suivants :

a. Un doctorat en médecine avec permis d’exercice, ou un Ph.D.;

b. La formation clinique;

c. Les titres de compétences requis en fonction de l’hôpital ou de l’établissement communautaire concerné. Les titres de compétences spécifiques, comme l’appartenance à l’ACPM, sont définis par le département;

d. Une formation additionnelle d’au moins un (1) an (après la résidence) : postdoctoral en milieu clinique, recherche, enseignement, diplôme supplémentaire OU au moins un (1) an d’expérience comme chargé de cours à la Faculté;

e. Capacités éprouvées en recherche et intention claire de poursuivre une carrière universitaire.

4.3. Dans les situations où la personne a terminé une formation équivalente au postdoctoral mais est inscrite à un programme d’études supérieures, la nomination se fera au rang de chargé de cours jusqu’à la fin de ce programme.

Professeur agrégé ou professeur titulaire. Les demandeurs qui se trouvent déjà au rang de professeur adjoint, de professeur agrégé ou de professeur titulaire dans une autre université verront leur dossier examiné par le CCFN, qui s’assurera qu’ils répondent aux normes de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa pour le rang demandé. Les demandes de promotion au moment d’une première nomination doivent être envoyées par le directeur de département clinique au doyen sur recommandation du Comité du personnel enseignant du département (CPED).

5. Exigences minimales pour faire une demande

5.1. Chargé de cours, professeur adjoint, professeur agrégé ou professeur titulaire. Pour faire une première demande de nomination comme membre du corps professoral clinique à ces rangs, il faut soumettre les documents suivants au CCFN :

a. Formulaire de demande de nomination au sein du corps professoral clinique signé par le directeur de département;

b. Curriculum vitæ à jour (formulaire abrégé);

c. Description de poste, le cas échéant;

d. Ébauche de la lettre de nomination (LN) – non signée;

e. Lettre d’appui du directeur de département clinique;

f. Protocole d’entente;

g. Lettre d’appui du Comité du personnel enseignant du département (CPED), ou l’équivalent, ou extrait du procès-verbal d’une réunion;

h. Lettres de recommandation internes (2 ou 3), s’il y a lieu;

i. Lettres de recommandation externes (2 ou 3), s’il y a lieu. Si on ne peut soumettre que des lettres internes, il faudra en présenter trois ou quatre. Les lettres de recommandation externes sont celles qui sont soumises en appui à la demande du candidat par des personnes qui ne travaillent pas dans le même département hospitalier que le candidat.

5.2. Professeur auxiliaire. Une première demande de nomination au niveau de professeur auxiliaire est faite par le directeur du département clinique, suite à une recommandation du Comité du personnel enseignant du département (CPED). Voici les exigences minimales relatives à la demande :

a. Curriculum vitæ à jour;

b. Lettre d’appui du directeur de département clinique;

c. Protocole d’entente décrivant les contributions attendues par la Faculté;

d. Lettre du directeur du programme de l’EMR, le cas échéant.

Ces nominations sont évaluées après cinq (5) ans, ou plus tôt selon la description de poste.

5.3. Promotion de chargé de cours à professeur adjoint. La promotion du rang de chargé de cours à celui de professeur adjoint est un processus simplifié, traité par le CCFN. Il peut être entamé après un (1) an au poste de chargé de cours, ou à n’importe quel moment par la suite, à condition que le candidat ait démontré son adhésion à la mission de l’Université et son intention claire de poursuivre une carrière universitaire. Pour obtenir une promotion, il faut répondre aux exigences suivantes :

a. Formulaire de demande signé par le candidat;

b. Curriculum vitæ à jour;

c. Description de poste à jour;

d. Copie de la lettre de nomination (LN) – non signée;

e. Lettre d’appui du directeur de département clinique;

f. Lettre d’appui du président du CPED;

g. Évaluations réalisées au premier cycle et aux études supérieures, et évaluations des travaux de recherche, selon les besoins.

Comités Date d’approbation

Conseil de la Faculté 21 mai 2013

Équipe exécutive de leadership 7 février 2018 (révision)

Conseil de la Faculté 27 février 2018 (révision)

Comité exécutif du Sénat 20 mars 2018 (révision)

9.3. Comité des appels du Conseil de la Faculté

Dispositions générales

Le Comité des appels est un comité permanent du Conseil de la Faculté de médecine, qui a pour mandat d’entendre les appels d’ordre scolaire déposés par un étudiant ou un étudiant diplômé inscrit à la Faculté de médecine. Le Comité des appels relève du doyen, qui informe le Conseil de la Faculté des cas soumis au Comité. Les décisions du Comité peuvent être portées en appel selon la procédure d’appel du Sénat de l’Université.

Composition

Le comité comprend les membres suivants :

i. Le président, nommé par le Conseil de la Faculté (mandat de trois ans, renouvelable une fois; le mandat du président peut être prolongé de 24 mois dans des circonstances exceptionnelles);

ii. Un (1) vice-président, nommé par le Conseil de la Faculté (mandat de trois ans, renouvelable une fois);

iii. Six (6) membres du corps professoral, incluant deux membres responsables de l’équipe des Études médicales de premier cycle qui ne sont pas membres du Comité principal des promotions. Les autres membres formeront un échantillon diversifié des sciences cliniques et des sciences fondamentales (mandat de trois ans, renouvelable une fois);

iv. Un (1) étudiant de médecine de premier cycle (mandat de deux ans, renouvelable une fois);

v. Un (1) étudiant aux études médicales postdoctorales (mandat de deux ans, renouvelable une fois);

vi. Conseiller ou conseillère aux affaires facultaires et organisationnelles, qui fournira un soutien administratif.

Les membres du corps professoral et les membres étudiants sont nommés par le Comité des candidatures de la Faculté de médecine.

Réunions

Le Comité se réunit huit (8) fois l’an, de septembre à juin, ou à la demande du président.

Le quorum est fixé à cinq (5) membres, dont au moins le président ou le vice-président, et au moins un étudiant. Si la demande d’appel provient d’un étudiant au Programme MD, au moins un membre responsable de l’équipe des ÉMPC doit être présent.

Conflits d’intérêts

Un membre du Comité doit se récuser dans le cas d’un appel où il a participé significativement à la préparation d’une évaluation, formulé une recommandation ou rendu une décision à l’égard de la question visée par l’appel. Un membre doit également se récuser lorsqu’il estime ne pas pouvoir, dans les circonstances, faire preuve d’une objectivité suffisante pour évaluer l’appel en cause.

Fonctions

Pour ce qui touche les programmes d’enseignement de la Faculté de médecine et au nom du Conseil de la Faculté, le Comité :

a. à la demande d’un étudiant inscrit à la Faculté de médecine, entend tout appel d’ordre scolaire en conformité avec la politique d’évaluation et d’appel du programme de l’appelant.

b. passe en revue la question pour déterminer l’adéquation de la décision initiale.

c. rend une décision concernant l’appel.

Modalités d’appel - Études médicales de premier cycle

1. Avis d’appel. Un étudiant qui souhaite interjeter appel d’une décision doit signifier son intention par écrit (l’« avis d’appel ») au président du Comité des appels du Conseil de la Faculté au plus tard dix (10) jours ouvrables après avoir reçu un avis écrit de ses résultats finals ou des mesures disciplinaires qu’on lui impose. Le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté accuse réception de l’avis d’appel.

2. Déclaration d’appel. L’appelant doit faire parvenir au président du Comité des appels du Conseil de la Faculté une déclaration d’appel écrite exposant les motifs de l’appel, accompagnée de toute documentation à l’appui pertinente. La déclaration doit comprendre a) le titre du cours, l’unité ou le stage, la note reçue ou la mesure disciplinaire faisant l’objet de l’appel, b) les motifs de l’appel, c) d’autres documents pertinents. La déclaration d’appel doit être produite au Comité des appels du Conseil de la Faculté dans les dix (10) jours suivant la signification de l’avis d’appel. La non-signification d’une déclaration d’appel équivaut à un abandon de l’appel et entraîne l’interruption du processus d’appel. À la demande de l’étudiant et dans un cas exceptionnel, le président ou le vice-président peut, à sa discrétion, prolonger ce délai.

3. Réponse du CPP. Le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté fait parvenir une copie de la déclaration d’appel et de la documentation à l’appui au président du CPP dans un délai de cinq (5) jours ouvrables. Le président du CPP ou son remplaçant (représentant du CPP) est invité à présenter une réponse à la déclaration d’appel de l’appelant et de la documentation à l’appui. Les documents doivent être produits au président du Comité des appels du Conseil de la Faculté dans les dix (10) jours ouvrables suivant la réception de la déclaration d’appel. Le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté en achemine une copie à l’appelant. À la demande du président du CPP et dans un cas exceptionnel, le président (ou le vice-président) peut, à sa discrétion, prolonger ce délai.

4. Droit de réplique. Le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté fait parvenir à l’appelant une copie de la réponse du programme et des documents à l’appui. L’appelant dispose de dix (10) jours ouvrables pour produire une réponse, après quoi le Comité poursuit le processus d’appel.

5. Détermination du moment de l’appel. Après avoir reçu la déclaration d’appel et les réponses du président du CPP et de l’appelant, le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté ou son remplaçant détermine le moment de l’appel dans les quinze (15) jours ouvrables, en consultation avec l’appelant et le président du CPP. L’appelant et le représentant du CPP seront invités à y assister afin de faire une présentation orale. Une fois que le moment de l’appel a été déterminé, le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté écrit à l’appelant - avec copie au représentant du CPP - pour :

a. signifier à l’appelant la date, l’heure et le lieu de l’audition;

b. informer l’appelant qu’à défaut de se présenter à l’audition à la date, à l’heure et à l’endroit fixés, le Comité pourrait entendre l’appel en son absence, et l’étudiant n’aurait droit à aucune autre information sur le déroulement du processus, sauf pour la communication de la décision du Comité.

6. Documents pour l’audition. Le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté distribue à titre confidentiel à chaque membre du Comité des appels, au moins sept (7) jours avant l’audition, une copie de la déclaration d’appel, de la déclaration de réponse, de la réplique de l’étudiant et de tous les documents à l’appui communiqués par les parties.

7. Attributions du président ou du vice-président. Le président ou le vice-président détermine tous les problèmes qui surviennent avant l’audition, y compris tout différend relatif à la détermination du moment de l’audition ou à l’observation des directives de la présente section avant l’audition. Toute demande concernant une telle détermination doit être signifiée par écrit au président du Comité des appels du Conseil de la Faculté.

8. Audition. Le Comité se rencontre pour entendre les présentations orales et étudier les présentations écrites.

9. Décision. Le Comité des appels du Conseil de la Faculté peut accueillir un appel, en totalité ou en partie, ou le rejeter. Le Comité rend sa décision par un vote à main levée, qui sera déterminé par la majorité des membres présents. Le président de l’audition vote en cas d’égalité. L’étudiant et le président du CPP sont informés de la décision dans les dix (10) jours, laquelle sera consignée au rapport écrit.

Modalités d’appel - Études médicales postdoctorales

1. Avis d’appel. Un étudiant qui souhaite interjeter appel doit signifier son intention par écrit (l’« avis d’appel ») au président du Comité des appels du Conseil de la Faculté au plus tard dix (10) jours ouvrables après avoir reçu un avis écrit. Le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté accuse réception de l’avis d’appel.

2. Déclaration d’appel. L’appelant doit faire parvenir au président du Comité des appels du Conseil de la Faculté une déclaration d’appel écrite exposant les motifs de l’appel, accompagnée de toute documentation à l’appui pertinente. Cette documentation doit contenir tous les éléments de preuve, tous les arguments et toutes les déclarations applicables. Aucun témoin n’est autorisé durant l’audition de l’appel. La déclaration d’appel doit être produite au Comité des appels du Conseil de la Faculté dans les vingt (20) jours ouvrables suivant la signification de l’avis d’appel. La non-signification d’une déclaration d’appel équivaut à un abandon de l’appel et entraîne l’interruption du processus d’appel. À la demande de l’appelant et dans un cas exceptionnel, le président ou le vice-président peut, à sa discrétion, prolonger ce délai.

3. Réponse du programme. Le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté fait parvenir une copie de la déclaration d’appel et de la documentation à l’appui au représentant du programme concerné, qui est invité à présenter, en réplique à cette déclaration d’appel, une réponse et des documents à l’appui. Cette documentation doit contenir tous les éléments de preuve, tous les arguments et toutes les déclarations applicables. Aucun témoin n’est autorisé durant l’audition de l’appel. Les documents doivent être produits au président du Comité des appels du Conseil de la Faculté dans les vingt (20) jours ouvrables suivant la réception de la déclaration d’appel. Le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté en achemine une copie à l’appelant. À la demande du représentant concerné et dans un cas exceptionnel, le président ou le vice-président peut, à sa discrétion, prolonger ce délai.

4. Droit de réplique. Le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté fait parvenir à l’appelant une copie de la réponse du programme et des documents à l’appui. L’appelant dispose de quinze (15) jours ouvrables pour produire une réponse, après quoi le Comité poursuit le processus d’appel.

5. Détermination du moment de l’appel. Après avoir reçu la déclaration d’appel, le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté ou son remplaçant détermine le moment de l’appel en consultation avec l’appelant et le représentant du programme. L’appelant et le représentant du programme disposeront d’une période de trente (30) minutes pour faire une présentation orale. Une fois cette période allouée et une fois que le moment de l’appel a été déterminé, le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté écrit à l’appelant - avec copie au représentant du programme - pour :

a. signifier à l’appelant la date, l’heure et le lieu de l’audition;

b. aviser l’appelant qu’il peut se faire accompagner d’une personne de son choix, pour l’aider ou l’appuyer;

c. informer l’appelant que s’il souhaite être accompagné d’un avocat, il doit en aviser le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté au moins dix (10) jours ouvrables avant la date de l’audition;

d. informer l’appelant qu’à défaut de se présenter à l’audition à la date, à l’heure et à l’endroit fixés, le Comité pourrait entendre l’appel en son absence, et l’appelant n’aurait droit à aucune autre information sur le déroulement du processus, sauf pour la communication de la décision du Comité.

6. Représentation du programme. Le représentant de programme est invité à assister à l’audition ou à y déléguer un remplaçant. Il peut se faire accompagner d’une personne de son choix, pour l’aider ou l’appuyer. S’il souhaite être accompagné d’un avocat, il doit en aviser le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté au moins dix (10) jours ouvrables avant la date de l’audition.

7. Documents pour l’audition. Le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté distribue à titre confidentiel à chaque membre du Comité des appels, au moins sept (7) jours avant l’audition, une copie de la déclaration d’appel, de la déclaration de réponse, de la réplique de l’appelant et de tous les documents à l’appui communiqués par les parties.

8. Attributions du président ou du vice-président. Le président ou le vice-président détermine tous les problèmes qui surviennent avant l’audition, y compris tout différend relatif à la détermination du moment de l’audition ou à l’observation des directives de la présente section avant l’audition. Toute demande concernant une telle détermination doit être signifiée par écrit au président du Comité des appels du Conseil de la Faculté.

Déroulement de l’audition

1. L’audition se déroule à huis clos.

2. L’audition est présidée par le président ou un vice-président (« président de l’audition »). Le Comité prend une décision sur tout problème entourant la procédure suivie ou la preuve communiquée à l’audition.

3. Au début de l’audition, le président de l’audition résume la procédure suivie et réitère le temps alloué pour l’audition à l’appelant et au représentant de programme (ÉMPD).

4. L’appelant fait sa présentation, après quoi les membres du Comité ont l’occasion de l’interroger.

5. Le représentant de programme (ÉMPD) fait ensuite sa présentation, après quoi les membres du Comité ont l’occasion de l’interroger.

6. Les membres du Comité ont une dernière occasion d’interroger l’appelant et le représentant de programme (ÉMPD). L’appelant et le représentant de programme (ÉMPD) ont la possibilité de faire de brèves déclarations de clôture.

Décision du comité

Le Comité des appels du Conseil de la Faculté peut :

1. Accueillir l’appel en tout ou en partie;

2. Rejeter l’appel.

Procès-verbal

Le procès-verbal du Comité des appels indique la date et l’heure de l’appel et les personnes présentes, puis il présente un résumé de l’appel, la décision du Comité et ses motifs.

Rapport au Conseil de la Faculté

Le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté prépare chaque année à l’intention du Conseil de la Faculté un rapport écrit qui résume les activités du Comité et ses décisions, sans divulguer le nom des étudiants concernés, et qui contient ses éventuelles recommandations

Appel de la décision

Les décisions du Comité des appels du Conseil de la Faculté sont finales et exécutoires, en ce qui concerne la Faculté de médecine. Un étudiant peut en appeler d’une décision du Comité des appels du Conseil de la Faculté auprès du Comité des appels du Sénat de l’Université. L’étudiant doit, à cette fin, consulter le Bureau du vice-recteur à la gouvernance sur les modalités de préparation et de présentation d’un tel appel, et les délais applicables.

Confidentialité

Les documents communiqués lors des réunions au Comité des appels du Conseil de la Faculté sont conservés par le président du Comité. Toutes les délibérations du Comité et tous les renseignements reçus par ce dernier demeurent confidentiels, sauf les renseignements dont la divulgation est nécessaire aux fins des rapports du Comité.

Comités - Date d’approbation

Conseil de la Faculté - 1er février 2012
Comité des études médicales de premier cycle - 11 mai 2017 (révision)
Conseil de la Faculté - 13 juin 2017 (révision)
Équipe exécutive de leadership - 7 février 2018 (révision)
Conseil de la Faculté - 27 février 2018 (révision)
Comité exécutif du Sénat - 20 mars 2018 (révision)
Conseil de la Faculté - 20 novembre 2018 (révision)

9.4. Comité d’enquête sur les affaires professionnelles

Dispositions générales

Le Comité d’enquête sur les affaires professionnelles (ci-après le « comité ») est un comité permanent de la Faculté de médecine, qui a la possibilité de nommer des membres additionnels pour représenter un établissement de formation médicale. Il a pour mandat d’examiner et d’enquêter sur les plaintes liées au professionnalisme, qui sont au stade d’enquête officielle, portant sur des membres du corps professoral, de personnel de la Faculté ou des apprenants, comme le prévoit le Règlement sur le professionnalisme de la Faculté de médecine. Le Comité relève du doyen pour les cas sur lesquels il enquête et pour les recommandations qu’il formule.

Les termes et expressions « membres du corps professoral », « membres du personnel de la Faculté », « apprenant » et « superviseur d’unité » comportent le même sens que dans le Règlement sur le professionnalisme.

Article 1 : Composition

Le comité comprend les membres suivants :

i. Le président, nommé par le Conseil de la Faculté (mandat de trois ans, renouvelable une fois);

ii. Un (1) membre du corps professoral, nommé par le vice-doyen, Études médicales de premier cycle (ÉMPC) (mandat de trois ans, renouvelable une fois);

iii. Un (1) membre du corps professoral, nommé par le vice-doyen, Études médicales postdoctorales (ÉMPD) (mandat de trois ans, renouvelable une fois);

iv. Un (1) membre du corps professoral, nommé par le vice-doyen, Études supérieures et postdoctorales (ÉSPD) (mandat de trois ans, renouvelable une fois);

v. Un (1) membre du corps professoral, nommé par le vice-doyen, Affaires professorales (mandat de trois ans, renouvelable une fois);

vi. Un (1) membre du corps professoral, nommé soit par le médecin-chef d’un hôpital affilié, soit par le directeur médical d’un établissement non hospitalier, et mandaté par le président du Comité d’enquête sur les affaires professionnelles au cas par cas, habituellement lorsqu’une enquête conjointe est menée en collaboration avec un hôpital affilié ou un établissement non hospitalier.

vii. Conseiller ou conseillère aux affaires facultaires et organisationnelles, qui fournira un soutien administratif.

Article 2 : Réunions

2.1. Le Comité se réunit pour examiner lorsque le directeur du professionnalisme ou le doyen soumet officiellement pour enquête un problème par rapport au professionnalisme, lorsqu’une audience sur un problème de professionnalisme est tenue, ou à la demande du doyen.

2.2. Le quorum est fixé à quatre (4) membres, dont au moins le président.

Article 3 : Conflits d’intérêts

Un membre du Comité doit se récuser dans le cas d’une enquête où il a participé significativement à la préparation d’une évaluation, formulé une recommandation ou rendu une décision à l’égard de la question visée par la plainte. Un membre doit également se récuser lorsqu’il estime ne pas pouvoir, dans les circonstances, faire preuve d’une objectivité suffisante pour évaluer le cas.

Article 4 : Fonctions

4.1. Au nom du doyen, dans le cas où un membre du corps professoral est visé par des plaintes de niveau 2 ou plus élevé pour manque de professionnalisme, tel que défini dans le Règlement sur le professionnalisme de la Faculté de médecine, le Comité :

• S’il y a lieu, examine la plainte et rend une décision quant à la pertinence d’un échange d’informations sur celle-ci entre les hôpitaux affiliés et la Faculté de médecine;

• Examine la plainte et se prononce sur le processus d’enquête, notamment sur la pertinence de faire participer les hôpitaux affiliés ou les établissements non hospitaliers à l’enquête;

• Se prononce sur le bien-fondé d’une plainte de niveau 3;

• Examine la plainte et rend une décision sur l’infraction faisant l’objet d’une plainte de niveau 3, le cas échéant, conformément au règlement sur le professionnalisme de la Faculté de médecine;

• Recommande au doyen un plan d’intervention et de suivi.

4.2. Pour les membres de l’Association des professeurs de l’Université d’Ottawa (APUO), un problème de professionnalisme sera traité selon l’article 10 de la convention collective de l’APUO, « Éthique professionnelle ». Les procédures établies au paragraphe 39.2, « Violation de l’article 10 », seront utilisées pour enquêter sur un problème de professionnalisme et le résoudre, à moins d’une entente contraire entre l’APUO et l’Université, ou d’exigences ou politiques contraires du commanditaire d’une recherche.

Article 5 : Modalités du Comité

5.1. Base de données sur le professionnalisme. Les renseignements relatifs aux plaintes réputées de niveau 2 ou 3 seront récupérés dans une base de données centrale, comme l’exige le Règlement sur le professionnalisme de la Faculté de médecine. Ces plaintes peuvent émaner des programmes d’ÉMPC, d’ÉMPD, d’ÉSPD, d’un hôpital affilié ou plus, d’un établissement non hospitalier ou plus, ou encore de la direction d’un département. Les incidents des niveaux 1, 2, 3 et les plus flagrants sont définis dans le Règlement sur le professionnalisme. Toutes les plaintes donnant lieu à un processus d’enquête formel, ou portant sur des incidents jugés flagrants, sont également présumées de niveau 3. Durant l’enquête sur une plainte de niveau 2, de nouvelles informations ou un nouveau contexte peuvent se traduire par une élévation de ladite plainte au niveau 3.

5.2. Approches suggérées. L’approche suivante est proposée pour toutes les plaintes(1) : a) confirmer l’écart; b) comprendre le contexte; c) communiquer et discuter de la question d’une manière respectueuse d’autrui; d) encourager l’introspection; e) convenir d’un plan d’action, plus particulièrement pour les plaintes de niveau 2; f) documenter les interventions; g) établir un plan de suivi. Bien qu’il est entendu que les processus nécessaires risquent de compromettre le maintien de l’anonymat, le respect de la confidentialité des informations colligées est primordial.

5.3. Échanges d’informations avec les hôpitaux affiliés ou les établissements non hospitaliers. Les membres du corps professoral visés par une plainte pour manque de professionnalisme peuvent être en poste dans des hôpitaux affiliés ou des établissements non hospitaliers. Le cas échéant, l’échange d’informations entre les établissements au sujet de la plainte déposée sera envisagé. Les plaintes présumées de niveau 2 ou plus seront examinées à l’aide des critères énoncés à l’article 7.3.4 du Règlement sur le professionnalisme, et une décision sera prise quant à la pertinence d’un tel échange d’informations entre les établissements concernés. Le membre du corps professoral et le président sont informés de la décision par écrit.

5.4. Enquête sur une plainte. Le Comité a la responsabilité d’enquêter sur toute plainte présumée de niveau 3 et doit également superviser les enquêtes portant sur les plaintes présumées de niveau 2 qui, elles, peuvent être confiées au directeur du département dont relève le membre du corps professoral. Le Comité peut solliciter l’avis ou l’aide d’une tierce partie au cours de ses enquêtes. Lorsque le défendeur est un membre du corps professoral d’un hôpital affilié ou d’un établissement non hospitalier et que l’échange d’informations entre la Faculté et l’hôpital affilié ou l’établissement non hospitalier est jugé pertinent en fonction de ce qui précède, le Comité choisit un processus d’enquête, conformément à l’article 7.3.7 du Règlement sur le professionnalisme; il peut aussi demander à l’un de ses membres de le représenter, c’est-à-dire de participer au processus d’enquête retenu par l’hôpital ou par l’établissement non hospitalier. Le membre du corps professoral et le directeur du département sont informés par écrit du processus choisi.

5.5. Déterminer le bien-fondé d’une plainte. Les plaintes de niveau 2 sont considérées de nature formative; elles déclenchent une « intervention guidée par les autorités »(2), mais pas nécessairement d’enquête officielle. Il n’est donc pas toujours possible de déterminer le bien-fondé d’une plainte en fonction de normes juridiques. Les plaintes de niveau 3 donnent lieu à une enquête formelle, et leur bien-fondé est établi par le Comité. Déterminer le bien-fondé d’une plainte, c’est chercher à savoir si les faits allégués ont eu lieu ou pas; il ne s’agit pas d’établir s’il y a eu manquement aux politiques ou procédures de la Faculté de médecine ou violation de celles-ci.

5.6. Déterminer la nature de l’infraction au Règlement. Pour les plaintes de niveau 2, il faut déterminer la nature de l’infraction ou du manquement possible au Règlement, comme le prévoit l’article 5.2. Pour les plaintes de niveau 3, il faut définir l’infraction conformément au Règlement sur le professionnalisme de la Faculté de médecine. Comme il existe une certaine différence entre les règlements, les politiques et les procédures de la Faculté de médecine et ceux des hôpitaux affiliés ou des établissements non hospitaliers, une plainte fondée peut mettre en lumière divers manquements ou infractions dans les différents établissements.

5.7. Déterminer la nature de l’intervention. La gamme d’interventions est décrite à l’article 6.2 du Règlement sur le professionnalisme de la Faculté de médecine. Pour les plaintes de niveau 2, le Comité et la direction du département responsable du membre du corps professoral élaboreront conjointement un plan d’intervention et de suivi. Pour les plaintes de niveau 3, le Comité recommande un plan d’intervention et de suivi, en tenant compte des causes antérieures ainsi que des commentaires des intervenants, du plaignant et du défendeur.

5.8. Rapport au doyen. Pour les plaintes de niveau 2, le président du Comité remettra un rapport sommatif agrégé au doyen à intervalles réguliers. Pour les plaintes de niveau 3, une première version d’un rapport écrit confidentiel sera transmise au membre du corps professoral et au directeur du département responsable, comme le prévoit l’article 7.3.10 du Règlement sur le professionnalisme de la Faculté de médecine. Le membre du corps professoral et le directeur du département ou chef de division peuvent envoyer des commentaires écrits au Comité d’enquête sur les affaires professionnelles dans les dix (10) jours suivant la date du rapport. Conformément à l’article 7.3.11 du Règlement sur le professionnalisme de la Faculté de médecine, un rapport final est envoyé au doyen, qui détermine les mesures de suivi appropriées.

Article 6 : Déroulement de l’audience

6.1. L’audience vise les plaintes de niveau 3 pour en déterminer la validité.

6.2. L’audience se déroule à huis clos.

6.3. L’audience est présidée par le président. Le Comité prend une décision sur tout problème entourant la procédure suivie ou la preuve communiquée à l’audience.

6.4. Il est possible d’obtenir des conseils de tiers, de l’aide, des déclarations écrites ou des affidavits avant l’audience.

6.5. Au début de l’audience, le président résume la procédure suivie et réitère le temps alloué pour l’audition au plaignant, au défendeur, aux témoins invités et aux déclarations écrites.

6.6. Le plaignant et le défendeur sont entendus séparément.

6.7. Le plaignant fait sa présentation, après quoi les membres du Comité ont l’occasion de l’interroger. Le plaignant a la possibilité de faire une brève déclaration de clôture.

6.8. Le défendeur fait ensuite sa présentation, après quoi les membres du Comité ont l’occasion de l’interroger. Le défendeur a la possibilité de faire une brève déclaration de clôture.

6.9. Étant donné que le plaignant et le défendeur sont interviewés séparément, le Comité peut devoir discuter de la preuve en délibéré et rendre une décision à une date ultérieure.

Article 7 : Décision

7.1. Le comité peut :

a. Constater que les éléments de la plainte sont véridiques et fondés;

b. Constater que certains éléments de la plainte sont véridiques et fondés;

c. Constater que l’incident allégué dans la plainte n’est pas corroboré à ce stade et qu’il est nécessaire de poursuivre l’enquête;

d. Constater que l’incident allégué dans la plainte n’est pas corroboré et qu’il n’est pas nécessaire de poursuivre l’enquête.

7.2. Le Comité rend sa décision par un vote à main levée à la majorité des membres présents. Le président vote seulement en cas d’égalité. La décision est consignée au procès-verbal de la réunion du Comité.

Article 8 : Avis et motifs de décision

8.1 La décision, et les motifs de la décision, sont communiqués au défendeur et au directeur responsable dans les deux (2) semaines suivant la date de la décision ou dès que possible après l’audience. Des exemplaires de la décision et de ses motifs seront également acheminés au vice-doyen, Affaires professorales, aux vice-doyens responsables du plaignant, le cas échéant, ainsi qu’à tous les doyens ou vices-doyens dont les secteurs d’activités peuvent être touchés par les interventions recommandées.

8.2 Conformément à l’article 5.8 ci-dessus, le Comité rédigera également, à l’intention du doyen, des recommandations relatives au plan d’intervention et de suivi jugé approprié.

Article 9 : Procès-verbaux

Le procès-verbal du Comité d’enquête sur les affaires professionnelles indique la date et l’heure de l’audience, les personnes présentes, un résumé de l’audience, la décision du Comité et ses motifs.

Article 10 : Rapport au Conseil de la Faculté

10.1. Le président du Comité d’enquête sur les affaires professionnelles prépare chaque année à l’intention du doyen un rapport écrit qui résume les activités du Comité et ses décisions, sans divulguer le nom des plaignants et des défendeurs concernés. Le rapport peut aussi contenir des recommandations générales visant à améliorer le professionnalisme au sein de la Faculté.

Le directeur du professionnalisme rassemblera des rapports semblables préparés par l’ÉMPC, l’ÉMPD et l’ÉSPD, et les présentera chaque année au Conseil de la Faculté.

Article 11 : Appel de la décision du Comité

11.1. Les décisions du Comité d’enquête sur les affaires professionnelles sont finales et exécutoires en ce qui concerne la Faculté de médecine.

11.2. Un plaignant ou un défendeur peut en appeler d’une décision du Comité d’enquête sur les affaires professionnelles auprès du Comité des appels du Sénat de l’Université. Le plaignant ou le défendeur doit à cette fin consulter le Bureau du vice-recteur à la gouvernance sur les modalités de préparation et de présentation d’un tel appel ainsi que sur les délais applicables.

Article 12 : Confidentialité

Les documents communiqués lors des réunions au Comité sont conservés par le président du Comité d’enquête sur les affaires professionnelles. Toutes les délibérations du Comité et tous les renseignements reçus par ce dernier demeurent confidentiels, sauf les renseignements dont la divulgation est nécessaire aux fins des rapports du Comité.

Comités - Date d’approbation

Conseil de la Faculté - 14 janvier 2014
Équipe exécutive de leadership - 7 février 2018 (révision)
Conseil de la Faculté - 27 février 2018 (révision)
Comité exécutif du Sénat - 20 mars 2018 (révision)

9.5. Comité d’enquête sur la recherche

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Le Comité d’enquête sur la recherche est un comité permanent de la Faculté de médecine ayant la possibilité de nommer des membres additionnels, affiliés ou non à l’Université. Il a pour mandat d’enquêter sur allégations de violation de la conduite responsable de la recherche à laquelle participe un membre du corps professoral, conformément avec la méthode 29-2 de l’Université d’Ottawa. Le Comité d’enquête sur la recherche (ci-après « le Comité ») relève du doyen sur les cas les décisions.

Article 1 : Composition

Le comité comprend les membres suivants :

i. Le président, nommé par le Conseil de la Faculté (mandat de trois ans, renouvelable une fois);

ii. Un (1) membre du corps professoral, nommé par le vice-doyen, Recherche (mandat de trois ans, renouvelable une fois);

iii. Un (1) membre du corps professoral, nommé par le vice-doyen, Études supérieures et postdoctorales (ÉSPD) (mandat de trois ans, renouvelable une fois);

iv. Un (1) membre du corps professoral, nommé par les directeurs des départements cliniques (mandat de trois ans, renouvelable une fois);

v. Un (1) membre du corps professoral, nommé soit par les présidents/directeurs des départements des sciences fondamentales/écoles (mandat de trois ans, renouvelable une fois);

vi. Une personne qui ne détient aucune affiliation courante auprès de l’Université d’Ottawa, nommée par la présidence du Comité d’enquête sur la recherche au cas par cas;

vii. L’administrateur principal ou le directeur scientifique d’un institut de recherche affilié, ou leurs représentants, qui n’a pas participé directement dans le cas, nommé par le président du Comité d’enquête sur la recherche au cas par cas, habituellement quand une enquête est menée conjointement avec un hôpital, un institut de recherche ou un établissement non hospitalier affilié;

viii. Président du Comité d’enquête sur les affaires professionnelles (membre d’office);

ix. Conseiller ou conseillère aux affaires facultaires et organisationnelles, qui fournira un soutien administratif.

Article 2 : Réunions

2.1 Le Comité se réunit en vue d’examiner les problèmes reliés à la violation de la

conduite responsable de la recherche, tel que définie dans la méthode 29-2, et que le doyen porte à son attention ou à la demande du directeur des activités, ce qui peut inclure des enquêtes ou des audiences.

2.2 Le quorum est fixé à cinq (5) membres, dont un doit être le président.

Article 3 : Conflit d’intérêts

3.1 Un membre du Comité doit se récuser dans le cas d’un appel où il a participé significativement à la préparation d’une évaluation, formulé une recommandation ou rendu une décision à l’égard de la question visée par l’appel. Un membre doit également se récuser lorsqu’il estime ne pas pouvoir, dans les circonstances, faire preuve d’une objectivité suffisante pour évaluer l’appel en cause.

3.2 Si le président du Comité se récuse en raison d’un conflit d’intérêts, le reste des membres du Comité nomme l’un d’entre eux pour agir en la capacité de président intérimaire.

Article 4 : Fonctions

4.1 Au nom du doyen, lorsque le Comité mène une enquête relativement à une allégation de violation de la conduite responsable de la recherche tel que définit dans la méthode 29-2 de l’Université d’Ottawa, le Comité :

• l’information concernant la plainte et rend une décision sur la pertinence de partager cette information avec les hôpitaux affiliés, les établissements non hospitaliers et la Faculté de médecine;

• examine la pertinence de faire participer les hôpitaux affiliés et les établissements non hospitaliers à l’enquête, puis rend une décision à cet égard;

• mène une enquête officielle et produit un rapport d’enquête, conformément aux articles 26 à 33 de la méthode 29-2;

• recommande au doyen et au directeur du Bureau d’éthique et d’intégrité de la recherche des mesures de redressement ou l’imposition de correctifs, ou encore des mesures disciplinaires.

4.2 Pour les membres de l’Association des professeurs de l’Université d’Ottawa (APUO), une allégation de violation de la conduite responsable de la recherche sera traitée selon l’article 10 de la convention collective de l’APUO, « Éthique professionnelle ». Les procédures établies au paragraphe 39.2, « Violation de l’article 10 », seront utilisées pour enquêter sur l’allégation et la traiter, à moins d’une entente contraire entre l’APUO et l’Université, ou d’exigences ou politiques contraires du commanditaire de la recherche.

4.3 Dans le cas des membres du Syndicat canadien de la fonction publique, section 2626 (SCFP 2626), lorsque l’allégation porte sur leur emploi, une violation de la conduite responsable de la recherche est considérée incluse dans la définition des « gestes très graves » définis à l’article 15.6.2 et 15.10 de la convention collective du SCFP. Les mesures établies dans les articles 15.4 et 15.6 sont utilisées pour mener une enquête et traitée l’allégation, à moins d’une entente contraire entre le SCFP et l’Université, ou d’exigences ou politiques contraires du commanditaire de la recherche.

4.4 Dans le cas d’étudiants, lorsque l’allégation n’est pas reliée à leur emploi, les mesures établies dans le règlement 14, « Fraude scolaire », sont utilisées pour mener une enquête et traiter l’allégation.

Article 5 : Modalités du Comité

5.1 Échanges d’informations avec les hôpitaux affiliés et les établissements non hospitaliers. Les membres du corps professoral visés par une allégation de violation de la conduite responsable de la recherche peuvent être en poste dans des hôpitaux affiliés ou des établissements non hospitaliers. Le cas échéant, l’échange d’informations entre les établissements au sujet de l’allégation sera envisagé.

5.2 Enquête sur une allégation. Le Comité a la responsabilité d’enquêter sur toute allégation que lui a confiée le doyen. Dans le cadre de son enquête, le Comité peut solliciter, au besoin, l’avis ou l’aide d’une tierce partie experte dans le domaine de l’extérieur de l’Université d’Ottawa. Lorsque le demandeur est un membre du corps professoral d’un hôpital affilié ou d’un établissement non hospitalier et que l’échange d’information entre la Faculté et l’hôpital affilié ou l’établissement non hospitalier est jugé pertinent en fonction de ce qui précède, le Comité prend alors la décision d’inviter ou non un représentant de l’établissement ¸participer au processus d’enquête. Le Comité procède ensuite à l’enquête de l’allégation conformément aux sections 26 à 33 de la méthode 29-2.

5.3 Déterminer les conséquences et les mesures correctives à imposer. Bien que les conséquences et les mesures ne soient pas censées être exhaustives ou de gravité progressive, la méthode 29-2 offre une liste de conséquences et de correctifs. L’imposition de conséquences ou de mesures est déterminée par le doyen, en consultation avec le vice-doyen de la recherche et du directeur du Bureau de l’éthique et d’intégrité de la recherche. Les conséquences ou les mesures imposées, le cas échéant, entre en vigueur immédiatement, sauf s’il est nécessaire de les faire approuver ou si une décision est requise de la part d’autres autorités gouvernantes de l’Université, conformément aux politiques et procédures applicables de l’Université.

Article 6 : Déroulement de l’audience

6.1 L’audience se déroule à huis clos.

6.2 L’audience est présidée par le président. Le Comité prend une décision sur tout problème entourant la procédure suivie ou la preuve communiquée à l’audience.

6.3 Il est possible d’obtenir les conseils de tiers, de l’aide, des déclarations écrites ou des affidavits avant l’audience.

6.4 Au début de l’audience, le président résume la procédure suivie et réitère le temps alloué pour l’audition au plaignant, au défendeur, aux témoins pertinents et aux déclarations écrites.

6.5 Le plaignant et le défendeur sont entendus séparément. Le plaignant et le défendeur ont le droit à l’accompagnement d’une (1) personne de soutien durant l’audition. Cette personne de soutien n’aura pas le droit d’agir ou de parler au nom du plaignant ou du défendeur durant l’audience.

6.6 Le plaignant fait sa présentation, après quoi les membres du Comité ont l’occasion de l’interroger. Le plaignant a la possibilité de faire une brève déclaration de clôture.

6.7 Le défendeur fait ensuite sa présentation, après quoi les membres du Comité ont l’occasion de l’interroger. Le défendeur a la possibilité de faire une brève déclaration de clôture.

6.8 Étant donné que le plaignant et le défendeur sont interviewés séparément, le Comité peut devoir discuter de la preuve en délibéré et rendre une décision à une date ultérieure.

Article 7 : Décision

7.1 Le Comité peut :

• Constater que les éléments de l’allégation sont véridiques et fondés;

• Constater que certains éléments de l’allégation sont véridiques et fondés;

• Constater que l’allégation n’est pas corroborée à ce stade et qu’il est nécessaire de poursuivre l’enquête;

• Constater que l’allégation n’est pas corroborée et qu’il n’est pas nécessaire de poursuivre l’enquête;

• Constater que l’allégation n’est pas une allégation réfléchie, tel que définie à l’article 42 de la méthode 29-2.

7.2 Le Comité rend sa décision par un vote à main levée à la majorité des membres présents. Le président vote seulement en cas d’égalité. La décision est consignée au procès-verbal la réunion du Comité.

Article 8 : Avis et motifs de décision

8.1 Le Comité s’efforce de compléter son enquête dans un délai convenable, tel qu’énoncé dans la méthode 29-2.

8.2 À la fin de l’enquête, le Comité d’enquête sur la recherche remet une copie confidentielle du rapport d’enquête préliminaire et en remet une copie au Bureau d’éthique et intégrité de la recherche. Le défendeur a dix (10) jours ouvrables pour déposer une réponse écrite.

8.3 En consultation avec le directeur du Bureau de l’éthique et l’intégrité de la recherche, le doyen détermine au cas par cas si le plaignant peut recevoir une copie du rapport d’enquête préliminaire ou des sections pertinentes. Si le rapport d’enquête préliminaire ou ses sections pertinentes sont communiqués au plaignant, cette personne dispose de dix (10) jours ouvrables pour émettre ses commentaires. En guise de condition pour que le plaignant ait accès au rapport d’enquête préliminaire, le directeur du Bureau de l’éthique et l’intégrité de la recherche doit lui faire une entente de confidentialité au plaignant.

8.4 Le Comité d’enquête sur la recherche tient compte des commentaires, le cas échéant, du plaignant et du défendeur, les annexe au rapport d’enquête et le finalise. Le rapport d’enquête final est ensuite présenté au doyen et envoie une copie au Bureau d’éthique et d’intégrité de la recherche. Le doyen décide de toute conséquence ou mesure corrective à imposer, en consultation avec le vice-doyen de la recherche et le directeur du Bureau d’éthique et d’intégrité de la recherche.

Article 9 : Procès-verbaux

9.1 Le procès-verbal du Comité d’enquête sur la recherche indique la date et l’heure de l’audience, les personnes présentes, un résumé de l’audience, la décision du Comité et ses motifs.

Article 10 : Appel de la décision du Comité

10.1 Conformément aux dispositions de l’article 41 de la méthode 29-2, une personne peut en appeler auprès du vice-recteur à la recherche de toute conséquence ou mesure corrective découlant des délibérations du Comité.

Article 11 : Confidentialité

11.1 Les documents communiqués au Comité lors des réunions sont conservés par le président du Comité d’enquête sur la recherche. Toutes les délibérations du Comité et tous les renseignements reçus par ce dernier demeurent confidentiels, sauf les renseignements dont la divulgation est nécessaire aux fins des rapports du Comité.

Article 12 : Rapport au Conseil de la Faculté

12.1 Le président du Comité d’enquête sur la recherche prépare chaque année à l’intention du doyen un rapport écrit qui résume les activités du Comité et ses décisions, sans divulguer le nom des plaignants et des défendeurs concernés. Le rapport est présenté au Conseil de la Faculté. Ce rapport peut aussi contenir des recommandations générales visant à améliorer la conduite responsable de la recherche au sein de la Faculté.

Comités - Date d’approbation

Conseil de la Faculté - 19 avril 2016
Équipe exécutive de leadership - 7 février 2018 (révision)
Conseil de la Faculté - 27 février 2018 (révision)
Comité exécutif du Sénat - 20 mars 2018 (révision)

9.6 Comité des études médicales de la Faculté de médecine

9.6.1 But

Le Comité des études médicales de la Faculté de médecine (CEMFM) de l’Université d’Ottawa est une initiative de la Faculté. Le but du CEMFM est de fournir des conseils et une orientation stratégique pour améliorer la qualité de l’enseignement et de la formation à tous les niveaux pertinents dans tous les domaines de l’éducation en médecine et dans les sciences fondamentales.

Le CEMFM sert de mécanisme structuré pour l’échange d’information relative aux programmes éducatifs, pour traiter les sources de préoccupations, pour promouvoir l’innovation pédagogique, pour superviser l’amélioration de la qualité et pour conseiller le doyen sur les orientations stratégiques pédagogiques. Le CEMFM établit ainsi les priorités pour les projets et les initiatives qui portent sur l’éducation, en plus de contribuer au renforcement de l’excellence en pédagogie et en formation en vue de rehausser l’expérience des apprenants.

9.6.2 Mandat

9.6.2.1 Favoriser l’excellence dans les programmes éducatifs existants et appuyer activement la mise en place stratégique et concertée de programmes et de projets.

9.6.2.2 Fournir une tribune pour la discussion d’occasions ou de sujets de préoccupations reliés à la mission pédagogique de la Faculté de médecine.

9.6.2.3 Favoriser un plus grand échange d’expertise et d’information entre les différents programmes éducatifs et les intervenants pertinents.

9.6.2.4 Stimuler l’amélioration continue de la qualité et promouvoir l’innovation en enseignement, en formation et en mentorat.

9.6.2.5 Établir des priorités relatives aux stratégies pédagogiques et faire des recommandations au doyen et à l’équipe exécutive de leadership (ÉEL), y compris pour rehausser l’expérience des apprenants et les ressources pédagogiques (p. ex. les espaces réservés à l’apprentissage, les TI, les espaces réservés à la recherche et les bureaux pour les apprenants), de même que des stratégies visant le recrutement et la rétention des apprenants.

9.6.2.6 Favoriser l’application des normes les plus élevées et assurer le respect des normes pertinentes des organismes d’agrément des programmes de la Faculté de médecine, incluant le développement de projets visant à assurer la conformité.

9.6.3 Composition

a) Le doyen

b) Le vice-doyen, études médicales de premier cycle (coprésident)

c) Le vice-doyen, études médicales postdoctorales (coprésident)

d) Le vice-doyen, développement professionnel continu

e) Le vice-doyen, affaires francophones

f) Le vice-doyen, études supérieures et postdoctorales

g) Le directeur, programme MMT

h) Le directeur du Département d’innovation en éducation médicale

i) Deux (2) représentants des départements des sciences fondamentales (un de BMI/MCM, un du DIEM/ÉÉSP), nommés par les directeurs des départements de sciences fondamentales

j) Quatre (4) représentants de départements cliniques, nommés par les directeurs des départements

k) Un (1) étudiant des ÉMPC représentant la Société d’Esculape

l) Un (1) stagiaire des ÉMPD représentant PARO

m) Un (1) étudiant diplômé représentant l’association des étudiants postdoctoraux

n) Un (1) étudiant représentant le programme MMT (élu par l’association des étudiants du programme MMT)

o) Un (1) représentant des études postdoctorales (élu par l’association des étudiants postdoctoraux)

* Les leaders des divers projets/programmes et les experts de contenu seront invités (à titre de membre sans droit de vote) tels que déterminés par les sujets à l’ordre du jour qui seront présentés et discutés.

9.6.4 Compétences

Conformément aux compétences de Bureau des gouverneurs de l’Université d’Ottawa, du Comité d’administration, du Cabinet du recteur et du Provost et vice-recteur aux affaires académiques, le CEMFM peut formuler des recommandations sur un certain nombre de questions, y compris les questions de planification stratégique, l’utilisation des installations, la création de nouveaux programmes, de même que sur les activités et les sujets reliés à la conformité aux normes des organismes d’agrément.

9.6.5 Attentes et responsabilités

Dans le cadre de leurs obligations de représentants relativement au respect des activités et affaires de l’Université d’Ottawa, tous les membres du CEMFM doivent accepter les responsabilités suivantes :

9.6.5.1 Participer et contribuer aux réunions du CEMFM;

9.6.5.2 Agir équitablement, de bonne foi et dans le meilleur intérêt du Comité des études médicales de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa;

9.6.5.3 Faire preuve d’indépendance et d’impartialité;

9.6.5.4 Maintenir le niveau de connaissance requis pour remplir ses fonctions et ses obligations;

9.6.5.5 Faciliter la communication avec l’administration de l’Université d’Ottawa et le respect des politiques et procédures de l’Université.

Il est attendu que le Comité se réunisse au moins six fois par année. Il relève de l’ÉÉL et du Conseil de la Faculté.

9.6.6 Modifications

La politique peut être modifiée en tout temps par le Conseil de la Faculté, après avoir mené des consultations appropriées avec le Comité.

Comités - Date d’approbation

Équipe exécutive de leadership 20 septembre 2017
Conseil de la Faculté 3 octobre 2017
Équipe exécutive de leadership 7 février 2018 (révision)
Conseil de la Faculté 27 février 2018 (révision)
Comité exécutif du Sénat 20 mars 2018 (révision)

9.7 Comité de la recherche de la Faculté de médecine

9.7.1 But

Le Comité de la recherche de la Faculté de médecine (CRFM) de l’Université d’Ottawa est une initiative de la Faculté, qui a fait l’objet d’un accord entre les leaders de la Faculté de médecine et les directeurs/PDG des instituts de recherche des hôpitaux affiliés. Le but du CRFM est de fournir des conseils et des commentaires, de même que de formuler des propositions à la gouvernance de l’Université d’Ottawa et des instituts de recherche afin d’assurer que tous les secteurs collaborent dans le cadre d’une orientation stratégique, des politiques et des services communs qui ont une incidence sur la recherche dans l’ensemble de la Faculté et des instituts de recherche affiliés.

Le CRFM sert de mécanisme structuré pour l’échange d’information et favorise les changements dans l’ensemble de la communauté de recherche médicale de l’Université d’Ottawa. Ainsi, le CRFM contribue à renforcer les relations de collaboration dans l’ensemble du secteur affilié à la recherche à l’Université d’Ottawa.

9.7.2 Mandat

9.7.2.1 Favoriser l’excellence dans les programmes de recherche existants et appuyer activement la mise en place de nouveaux programmes, de collaborations et de projets.

9.7.2.2 Fournir une tribune pour l’échange d’information entre les départements des sciences fondamentales, les départements cliniques et les instituts de recherche sur les activités de recherche médicale à l’Université, y compris de l’information sur le recrutement, les nouvelles nominations, les nouvelles orientations de recherche et les nouvelles occasions de financement.

9.7.2.3 Fournir au Bureau des gouverneurs (et ses comités permanents), le cabinet du recteur et du vice-recteur de la recherche, des renseignements sur des sujets reliés à la recherche médicale, y compris sur les questions de planification et d’utilisation des installations, l’établissement de chaires fondées et commanditées ainsi que la création de centres et d’instituts.

9.7.2.4 Encourager et coordonner les projets conjoints qui visent à promouvoir la recherche et les occasions de financement de la recherche au sein de l’Université et des instituts de recherche affiliés.

9.7.2.5 Examiner et suivre les demandes de bourses de carrière, de chaires de recherche du Canada et de tout autre prix ou fonds (incluant les rapports périodiques et les demandes de renouvellement.

9.7.2.6 Servir de ressource pour faire connaître la recherche médicale et représenter les intérêts de recherche de l’Université, de même que des instituts de recherche et des hôpitaux affiliés sur la scène locale, nationale et internationale.

9.7.2.7 Augmenter les interactions en recherche et les projets collaboratifs avec les autres Facultés de l’Université d’Ottawa, plus particulièrement avec la Faculté des sciences de la santé et la Faculté des sciences.

9.7.3 Composition

a) Le vice-doyen de la recherche de la Faculté de médecine (président)

b) Le doyen de la Faculté de médecine

c) Le vice-doyen des études supérieures et postdoctorales de la Faculté de médecine

d) Le doyen adjoint de la recherche de la Faculté de médecine

e) Les directeurs des instituts de recherche affiliés à la Faculté de médecine :

• l’Institut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario

• l’Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa

• l’Institut de recherche sur le cerveau de l’Université d’Ottawa

• l’Institut de recherche Élisabeth Bruyère

• L’Institut du savoir de l’Hôpital Montfort

f) Le directeur de prix et subventions pour l’excellence en éducation et recherche

g) Un (1) représentant des sciences fondamentales élu par les directeurs des départements des sciences fondamentales

h) Deux (2) représentants des sciences cliniques élus par les directeurs des départements cliniques

i) Les représentants suivants :

i. un (1) représentant élu par le conseil des étudiants diplômés

ii. un (1) représentant élu par l’association des étudiants postdoctoraux de la Faculté de médecine

iii. un (1) étudiant en médecine élu par la Société d’Esculape

iv. un (1) résident élu par le PARO

* Les directeurs des centres et des instituts de recherche de l’Université ainsi que les leaders de projets particuliers seront invités (à titre de membre sans droit de vote), tel que déterminé par les sujets à l’ordre du jour qui seront présentés et discutés.

9.7.4 Compétences

Conformément aux compétences de Bureau des gouverneurs de l’Université d’Ottawa, du Comité d’administration, du Cabinet du recteur et du vice-recteur de la recherche, le CRFM peut formuler des recommandations pour le Conseil consultatif de la Faculté et le Conseil de la Faculté, sur un certain nombre de sujets, y compris les questions de planification stratégique, l’utilisation des installations, la création de chaires fondées et commanditées, la création de centres et d’instituts.

9.7.5 Attentes et responsabilités

Dans le cadre de leurs obligations de représentants relativement au respect des activités et affaires de l’Université d’Ottawa, tous les membres du CRFM doivent accepter les responsabilités suivantes :

9.7.5.1 Participer et contribuer aux réunions du CRFM;

9.7.5.2 Agir équitablement, de bonne foi et dans le meilleur intérêt du Comité de la recherche de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa;

9.7.5.3 Faire preuve d’indépendance et d’impartialité; en cas de conflit d’intérêts, le membre doit se récuser de la situation;

9.7.5.4 Maintenir le niveau de connaissance requis pour remplir ses fonctions et ses obligations;

9.7.5.5 Faciliter la communication avec l’administration de l’Université d’Ottawa et le respect des politiques et procédures de l’Université.

Il est attendu que le Comité se réunisse au moins six fois par année et présente un rapport annuellement au Conseil de la Faculté.

9.6.6 Modifications

Le mandat peut être modifié en tout temps par le Conseil de la Faculté, après avoir mené des consultations appropriées avec le Comité.

Comités - Date d’approbation

Conseil consultatif de la Faculté - 6 juillet 2011
Conseil de la Faculté - 19 octobre 2011
Comité exécutif du Sénat -14 novembre 2011
Équipe exécutive de leadership - 7 février 2018 (révision)
Conseil de la Faculté - 27 février 2018 (révision)
Comité exécutif du Sénat -20 mars 2018 (révision)