La pandémie de COVID-19 a contraint l’Université à trouver de nouvelles façons de poursuivre les activités scolaires, et les superviseurs de thèse, les étudiants et les stagiaires postdoctoraux, de nouveaux moyens de poursuivre leurs activités de recherche à distance. Une supervision efficace des étudiants des programmes d’études supérieures va au-delà de l’élaboration d’un plan pour assurer la continuité de la recherche et devrait également inclure des mécanismes pour promouvoir la responsabilité et le bien-être et favoriser un sens de la communauté et la connectivité à un moment où cela est difficile à réaliser.

Pour vous aider à formuler un plan détaillé pour la supervision des stagiaires à distance, voici un guide des meilleures pratiques.

Dans l’élaboration de votre espace de travail collaboratif virtuel et de votre plan de communication :

1. Prenez le temps de consulter les membres de votre équipe de recherche sur leurs préférences de travail dans un espace collaboratif virtuel pour vous assurer qu’ils ont tous facilement accès à la plateforme choisie et peuvent l’utiliser. Par souci d’inclusion, assurez-vous que tous les membres ont accès aux espaces virtuels. Choisissez des solutions qui n’engagent pas de dépenses pour les stagiaires (p. ex. l’achat de licences de logiciels).
2. Prévoyez des réunions régulièrement, comme vous le feriez en personne, et permettez à tous les membres de faire une mise à jour de leurs travaux.
3. Discutez avec chaque stagiaire individuellement pour savoir de quelle façon ils aimeraient échanger avec vous. Certains stagiaires, surtout ceux qui n’ont pas de famille dans la région d’Ottawa peuvent se sentir particulièrement isolés et pourraient avoir besoin d’échanger plus souvent avec les membres du laboratoire et vous, en tant que superviseur.
4. Assurez-vous que tous les fichiers et accès nécessaires sont en place pour l’analyse de données et la rédaction de travaux.
5. Soyez flexible et attendez-vous à des changements. La transition rapide vers la supervision à distance nous obligera tous à nous adapter continuellement à notre nouvelle façon de travailler et à demeurer productifs. Demandez de la rétroaction et faites les ajustements nécessaires pour vous assurer que les stagiaires se sentent appuyés et restent productifs.

Lignes directrices pour une supervision efficace des stagiaires qui travaillent à distance

• Informez-vous auprès des membres de votre équipe de recherche des ressources et de l’appui dont ils ont besoin pour travailler efficacement de la maison.
• Gardez autant que possible les différents moyens d’échange que vous aviez avant de passer au télétravail (p. ex. réunions de laboratoire, clubs de lecture, réunions de discussion sur la recherche, présentations) en utilisant d’autres plateformes comme l’application Microsoft Teams (gratuit avec un compte courriel de l’Université d’Ottawa) ou Zoom. N’oubliez pas que les contacts réguliers avec les membres de l’équipe favorisent la productivité de la recherche, mais aussi les bons rapports sociaux pendant ces temps difficiles.
• Prévoyez des suivis réguliers et fréquents avec chaque étudiant individuellement. Certains étudiants, surtout les étudiants internationaux, peuvent se sentir isolés et pourraient avoir besoin d’échanger plus souvent.
• Essayez de garder vos échéanciers et vos réunions à l’intérieur des heures normales de travail.
• Ayez des attentes claires et faites preuve de flexibilité au fur et à mesure que la situation évolue. En fonction de la durée des mesures d’isolement mises en place, ce qui peut être réalisé de manière réaliste peut changer.
• Faites preuve d’indulgence face à la baisse de productivité. Les stagiaires ont besoin de temps pour s’adapter à leur nouvelle façon de travailler, et vous pouvez les aider à acquérir de bonnes habitudes de travail. Tenez compte du fait que certains stagiaires doivent s’occuper de membres de leur famille, qu’ils peuvent vivre de grandes difficultés ou éprouver des problèmes d’anxiété qui peuvent avoir des répercussions sur leur productivité.
• Divisez les grands projets en plus petites parties afin de pouvoir planifier des rapports d’étape réguliers.
• Trouvez des occasions pour favoriser les échanges en ligne entre les membres de l’équipe/du laboratoire pour les aider à socialiser. Créez des espaces de travail collaboratif, un club de lecture et faites des suivis. Il n’est pas nécessaire que tout soit lié au travail. N’hésitez pas à organiser des activités amusantes, pourvu qu’elles incluent tout le monde.
• Ne vous concentrez pas uniquement sur la recherche et la productivité. Renseignez-vous sur la santé et le bien-être des membres de votre équipe. Sachez quelles sont les ressources pour les apprenants qui ressentent de l’angoisse ou du stress.
• Ayez une attitude positive dans vos échanges avec les stagiaires. Trouvez le bon côté des choses (p. ex. occasion de se concentrer sur la rédaction, de faire l’analyse de données, etc.). Vos stagiaires peuvent se sentir anxieux, mais vous pouvez les aider à gérer une partie de leur stress en faisant preuve de leadership émotionnel.

Outils et ressources pour faciliter la supervision à distance

• Microsoft Teams
  Gratuit avec un compte courriel de l’Université d’Ottawa. Cet outil a des fonctionnalités collaboratives qui facilitent la communication : clavardage, audioconférence, vidéoconférence, partage d’écran et plusieurs autres fonctions.
• Autres technologies de téléconférence gratuites
  • Skype
  • Zoom (réunions à deux personnes illimitées et limite de 40 minutes pour les réunions de groupe avec la version gratuite)
  • Whereby (réunions avec un maximum de 4 participants avec la version gratuite).
• Si un étudiant doit accéder à distance (VPN) à un lecteur de recherche pour travailler à partir de la maison, vous devez remplir le formulaire du Service des technologies de l’information de l’Université d’Ottawa pour créer un compte.
  Vous pourrez ensuite installer le réseau privé virtuel (VPN) et le lecteur MedMapDrive pour accéder à distance à vos lecteurs de recherche.
  Le VPN n’est pas nécessaire pour les applications courantes (p. ex. courriel, Microsoft Teams, OneDrive, Brightspace, accès à la bibliothèque, etc.).
• Pour améliorer vos compétences ou en acquérir de nouvelles
  Les étudiants actuellement inscrits à l’Université d’Ottawa ainsi que les membres du corps professoral et du personnel ont un accès illimité et gratuit à plus de 7 000 cours en ligne portant sur les sciences, les affaires, les médias et la technologie par l’entremise de LinkedIn Learning, un site de formation libre-service (p. ex. la programmation en R, la statistique, l’art oratoire, la communication, etc.).
• Transfert de fichiers volumineux (jusqu’à 10 Gb)
  LiquidFiles uOttawa est un service de transfert de fichiers en ligne sécurisé qui facilite l’envoi de fichiers et de dossiers volumineux et confidentiels à n’importe quelle adresse courriel, de façon rapide et sécuritaire. Pour plus d’information​​​​​
• Créer un lecteur réseau (Team Drive)
  Les membres du corps professoral qui sont membres de l’Association des professeur(e)s de l’Université d’Ottawa (APUO) peuvent présenter une demande de création d’un compte Google Drive File Stream. Les chercheurs peuvent ensuite créer un lecteur d’équipe et y accorder l’accès aux membres de leur équipe, soit des étudiants ou d’autres collaborateurs.
• Santé mentale et COVID-19
  Si vous ou un de vos stagiaires vous sentez anxieux, effrayé ou si vous éprouvez d’autres problèmes de santé mentale, communiquez avec les responsables du Programme de promotion de la santé à la Faculté au 613-562-5800, poste 8507, ou à [email protected]. Vous pouvez aussi parler à quelqu’un et obtenir de l’aide en cas de crise auprès d'Good2Talk (bilingue), un service de soutien aux étudiants de niveau postsecondaire.

Le concept à l’origine de ce document, y compris une partie du contenu, est une gracieuseté de l’Université de Calgary.