La présente politique s’applique à toutes les personnes étudiantes inscrites au Baccalauréat spécialisé en travail social, à la Maîtrise en travail social et au Doctorat (Ph.D.) en travail social, et ce, dès l’acceptation de l’offre d’admission.

Il peut arriver qu’une personne étudiante rencontre des difficultés pendant son cheminement académique à l’École de travail social. Le cas échéant, l’École s’engage à lui offrir un appui particulier au moyen d’interventions diverses selon les besoins identifiés.

1.1   Il est attendu que les personnes étudiantes inscrites aux programmes de l’École de travail social doivent se conformer aux différents codes et politiques des organismes suivants :

1. De l’Association canadienne des travailleurs sociaux
   1. Code d'éthique, valeurs et lignes directrices
2. De l’Ordre des travailleurs sociaux et des techniciens en travail social de l’Ontario
   1. Code de déontologie et normes de pratique

1.2   La présente politique agit en conformité des règlements et politiques suivantes :

1. Règlement 130 droits et conduite responsable des étudiantes et étudiants
2. Règlement 67a Prévention du harcèlement et de la discrimination
3. Règlement 67b Prévention de la violence sexuelle
4. Convention collective du personnel étudiant avec tâches d'enseignement ou de recherche

1.3   Motifs pouvant justifier la mise en place d’un Comité d’examen de l’aptitude professionnelle :

1. La personne étudiante a montré un comportement qui va à l’encontre du Code de déontologie et/ou des Lignes directrices pour une pratique conforme à la déontologie de l’Association canadienne des travailleurs sociaux ou de l’Ordre des travailleurs sociaux et des techniciens en travail social de l’Ontario;
2. La personne étudiante a été trouvé coupable au Code criminel dont la nature indique un manque à l’aptitude professionnelle;
3. La personne étudiante a été trouvé coupable d’un comportement qui entraînerait son inscription en tant que personne ayant commis une agression au Registre provincial des mauvais traitements infligés aux enfants;
4. Une ou des personnes qui bénéficient des services des organismes, une ou des personnes étudiantes, une ou des personnes collègues, une ou des personnes membres du corps professoral ou une ou des personnes membres du public allègue que cette personne étudiante s’est comportée d’une manière qui démontre une atteinte à l’aptitude professionnelle;
5. Les personnes enseignantes encadrant les stages et/ou les personnes coordonnatrices de stage et de la formation pratique  et/ou les personnes superviseures de stage allèguent que la personne étudiante démontre avoir fait preuve d’incompétence;
   
   Par incompétence^[1] , on entend une personne « qui fait preuve, dans l’exercice de ses fonctions professionnelles, d’un manque de connaissances, de compétence ou de jugement ou encore d’indifférence à l’égard du bien-être d’une ou de plusieurs personnes d’une nature ou d’un degré tels que le membre est inapte à s’acquitter de ses responsabilités professionnelles ou qu'un certificat d'inscription dont il est titulaire devrait être assorti de conditions ou de restrictions. »;
   https://www.ocswssw.org/fr/ocswssw-faq/mots-ou-expressions-lies-aux-rapports-obligatoires/
6. Le non-dévoilement par une personne étudiante d’une ou d’infractions criminelles, de condamnations criminelles ou d’allégations de faute professionnelle au code de déontologie des Ordres qui pourrait raisonnablement indiquer une faute professionnelle.

[1], La définition de l’incompétence est reprise des définitions de l’OTSTTSO puisque ces normes professionnelles sont requises pour toute personne qui fait une demande à l’Ordre sur la base de l’accréditation de notre École.

2.1   La Faculté des sciences sociales confie la responsabilité de l’étude des allégations à un Comité d’examen sur l’aptitude professionnelle (CEAP), qui sera appelé « Comité d’examen» pour la suite de ce propos. Le Comité d’examen sera établi afin d’entendre toute affaire relative aux motifs justifiant un examen mentionnés à la section n^o 1 et de prendre une décision qui sera transmise à la personne doyenne de la Faculté des sciences sociales.

2.2   La composition du CEAP sera la suivante :

1. Présidence :
   La personne doyenne de la Faculté des sciences sociales ou une personne déléguée
2. Membres du comité :
   1. La direction de l’École de travail social (ex officio) ou une personne déléguée
   2. Une personne coordonnatrice des stages et de la formation pratique de l’École de travail social nommée par la personne doyenne de la Faculté des sciences sociales;
   3. Une personne membre du corps professoral d’une autre unité de la Faculté des sciences sociales nommée par la personne doyenne de la Faculté des sciences sociales;
   4. Une personne travailleuse sociale en exercice, de préférence membre d’un ordre professionnel, qui sera nommée par la personne doyenne de la Faculté des sciences sociales sur recommandation de l’École de travail social.

2.3   Le Comité d’examen est mis en place au moment où il est nécessaire de le constituer.

2.4   Le quorum pour le Comité d’examen sera de quatre (4) membres.

2.5   La personne à la présidence a droit de vote en cas d’égalité.

2.6   Une personne membre de l’École de travail social ne sera pas privée du droit de siéger en tant que membre du Comité d’examen pour la seule raison qu’elle aurait eu des contacts antérieurs avec la personne étudiante.

3.1   Les allégations en lien avec les circonstances ou les comportements décrits à l’article 1.2 seront adressées par écrit à la personne doyenne de la Faculté des sciences sociales et signées par la personne signalant le comportement ou le manquement en cause. La personne doyenne examinera les allégations et déterminera si les motifs justifient ou non de créer un comité d’examen. 

3.2  La personne doyenne constituera le Comité d’examen et nommera une personne à la présidence de ce comité. La personne doyenne fournira, dans un rapport écrit, dans les cinq (5) jours ouvrables, toute question qui, à son avis, correspond aux circonstances décrites à l’article 1.2 de la présente politique.

3.2.1 Ce document devra préciser le nom de la personne soumettant l’allégation, celui de la personne étudiante, les faits présumés et la ou les raisons qui justifieraient la mise en place du comité d’examen conformément aux articles 1.1 et 1.2 de cette politique.

3.3   Dans des circonstances particulières, la direction de l’École de travail social peut prendre des mesures immédiates allant jusqu’au retrait temporaire de la personne étudiante des activités académiques quand il y a une menace importante à la sécurité de la personne ou des autres personnes avec qui elle ou il interagit.

3.4   À la réception du rapport de la personne doyenne, la personne à la présidence du Comité d’examen, dans les cinq (5) jours ouvrables, fera parvenir un avis d’audition à la personne étudiante, tel que décrit à l’article 4.

3.4.1 La personne doyenne informera la direction de l’École, la personne responsable du programme et la personne soumettant l’allégation que l’allégation est retenue. La personne doyenne rappellera la nature confidentielle des procédures.

3.5   Rôle du comité

Le comité

1. déterminera, à l’audition, s’il existe des motifs qui justifieraient une sanction conformément aux articles 1.1 et 1.2 de la présente politique;
2. fera une recommandation conformément à l’article 6 de cette politique;
3. s’assurera de traiter l’affaire avec diligence.

3.6   Une fois l’affaire envoyée au Comité d’examen, la procédure se poursuit, peu importe si la personne étudiante s’est retirée de son programme de son propre chef ou si cette personne a refusé de prendre part à la procédure.

4.1   Dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de la demande d’examen, la personne à la présidence du Comité d’examen :

1. fera parvenir à la personne étudiante une copie du rapport de la personne doyenne;
2. informe la personne étudiante, par écrit, des motifs allégués qui pourraient entraîner une sanction;
3. informe la personne étudiante par écrit de la composition du Comité d’examen;
4. fait parvenir à la personne étudiante un exemplaire de la Politique sur l’aptitude professionnelle de l’École de travail social de l’Université d’Ottawa;
5. informe la personne étudiante par écrit de la date, de l’heure et du lieu prévus pour l’audition;
6. informe la personne étudiante de la date de l’audition au moins dix (10) jours ouvrables avant celle-ci;
7. informe la personne étudiante de son droit de réagir à l’allégation par écrit en évoquant les raisons pour lesquelles les motifs allégués qui pourraient entraîner une sanction devraient être réfutés, ainsi que la solution souhaitée.
8. informe la personne étudiante des différentes ressources vers lesquelles elle peut se tourner pour recevoir du soutien. Les ressources sont de deux ordres soit :
   1. Des ressources offrant du soutien légal et formel :
      • Centre des droits des étudiants
      • Bureau des droits de la personne
      • Le Bureau de l'ombudsman
   2. Des ressources offrant du soutien informel et psychosocial :
      • Counselling et thérapie
      • Centre de santé et mieux être étudiant

4.2   L’avis sera envoyé par courriel à l’adresse électronique @uOttawa.ca de la personne étudiante avec demande d’accusé de réception.

4.3   L’avis de la personne à la présidence à la personne étudiante doit mentionner que si les allégations sont confirmées à la satisfaction du Comité d’examen, elle sera informée des conséquences possibles.

4.4   La personne étudiante a le droit, au plus tard cinq (5) jours ouvrables avant la date de l’audition, de faire part à la personne à la présidence du Comité d’examen de ses inquiétudes au sujet de toute personne membre dudit Comité qui, selon elle, serait en conflits d’intérêt ou, en tout cas, susceptible d’être biaisée au moment d’entendre sa cause. Si la personne à la présidence est informée de telles inquiétudes, cette dernière devra, avant l’audition, informer toute personne membre identifiée par la personne étudiante qu’elle a le droit de répondre à ces inquiétudes par écrit ou qu’elle peut se récuser si elle juge les inquiétudes justifiées. Au besoin, la personne à la présidence déterminera si la modification de la composition du Comité est justifiée.

4.5   Le non-respect par le Comité d’examen de l’une ou l’autre ou de toutes les conditions énumérées à l’article 4.1 n’affectera pas la validité de la suite des procédures en lien avec cette affaire. Cependant, ce non-respect pourrait être pris en compte lors de procédures subséquentes.

5.1   La personne étudiante a le droit de se présenter en personne à l’audition et d’être accompagné de la personne de son choix.

5.2   En vertu de l’article 5.1, la personne étudiante doit fournir au Comité d’examen, avant l’audition, l’identité de toute personne qui l’accompagnera.

5.3   L’audition se tient à huis clos et ne peuvent y assister que les membres du Comité d’examen, la personne étudiante et la personne qui l’accompagne.

5.4   La personne étudiante a le droit d’accéder avant l’audition à tous les documents soumis au Comité d’examen et d’en soumettre d’autres.

5.5   La personne étudiante n’a pas l’obligation d’apporter des clarifications. Cependant, les membres du Comité peuvent lui en demander.

5.6   Une majorité simple des quatre membres du Comité d’examen est requise pour toute conclusion et pour la prise d’une décision.

5.7   En accord avec le point 2.5, la personne à la présidence du Comité d’examen vote uniquement en cas d’égalité.

5.8   En conformité avec la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et le Règlement 90 - Accès à l’information et la protection des renseignements personnels de l'Université d'Ottawa, les personnes membres du Comité d’examen sont tenues à la confidentialité sur tous les renseignements dont elles ont pris connaissance dans le contexte de leur rôle au sein du Comité et les documents sont traités conformément à l’article 8 de cette politique. Ne sera divulguée que l’information raisonnablement nécessaire à l’exécution du mandat du Comité et à la finalisation des dispositions de toute décision prise.

5.9   Les résultats de l’audition, les motifs invoqués pour déterminer l’inaptitude professionnelle et les recommandations du Comité d’examen en matière de sanctions sont transmis par un rapport écrit, par la personne à la présidence du Comité d’examen, à la personne doyenne de la Faculté des sciences sociales. La personne doyenne en informe la personne étudiante par courriel à l’adresse électronique @uOttawa.ca dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception du rapport du Comité, de la détermination et du politique de l’affaire.

De plus, la personne doyenne de la Faculté des sciences sociales fournit l’information aux personnes membres de l’École concernées.

La personne doyenne peut aussi fournir de l’information pertinente à des personnes si elles ont besoin de ces renseignements pour exercer leurs fonctions, en conformité avec les dispositions au Règlement administratif 14a de l’Université d’Ottawa sur les dossiers scolaires, l’article 16 [2], ainsi que l’article 18 [3].

[2]    Accès pour le personnel

16. Les membres du personnel, les experts-conseils ou les représentants autorisés de l’Université ont droit d’accès aux renseignements contenus dans les dossiers scolaires s’ils ont besoin de ces renseignements pour exercer leurs fonctions officielles ou que cet accès soit essentiel et approprié à l’acquittement des fonctions de l’Université.

[3]    Accès exigé en vertu d'une loi

18. L’Université peut divulguer le dossier scolaire ou une partie du dossier scolaire à des personnes ou des organismes en vertu des lois applicables en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée, ou en vertu d'une autre loi applicable, d'une ordonnance du tribunal, d'une sommation ou d'une assignation à témoigner dictant à l'Université de divulguer des renseignements. L’Université peut en divulguer au ministère de la Formation, des Collèges et des Universités ou autres organismes gouvernementaux aux fins de financement, d’analyses statistiques, de vérifications des inscriptions ou conformément aux exigences d'organismes professionnels d'autorisation et d'agrément dûment constitués.

6.1   Après avoir considéré toutes les informations et les éléments de clarification, les membres du Comité d’examen se réunissent à huis clos pour examiner leurs conclusions et décider d’une recommandation quant à l’affaire à l’étude.

6.2   Le Comité d’examen peut déterminer que la personne étudiante n’a pas enfreint cette Politique sur l’aptitude professionnelle et rejeter l’affaire ou faire toute autre recommandation qu’il juge appropriée.

6.3   Le Comité d’examen peut déterminer que la personne étudiante a enfreint cette Politique sur l’aptitude professionnelle et, selon les conclusions, faire une des recommandations suivantes à la personne doyenne de la Faculté des sciences sociales.

1. Le Comité d’examen peut recommander qu’aucune mesure ne soit prise quant à l’affaire et que la personne étudiante soit autorisée de continuer son programme à l’École de travail social.
   
   Le Comité peut recommander les sanctions suivantes:
2. Réprimande écrite;
3. Mesures d’encadrement dans le cheminement de la personne étudiante à l’École de travail social;
4. Suspension de son programme pour une période déterminée avec ou sans mesures pour remédier aux lacunes;
5. Retrait de son programme.

Les sanctions prévues aux articles 6.3 (d) et (e) sont, sur recommandation de la personne doyenne de la Faculté des sciences sociales, du ressort du Comité d’appel du Sénat de l’Université d’Ottawa. Ces sanctions sont spécifiées dans le dossier académique de la personne étudiante.

6.4   En vertu de l’article 6.3 (c) et (d), le Comité d’examen recommandera à la personne doyenne de la Faculté des sciences sociales de charger une ou plus d’une personne membre du Comité d’examen de surveiller le respect des conditions spécifiées. Si à la fin du délai prévu, la ou les personnes responsables de surveiller le respect des conditions considèrent que les conditions ont été remplies, le dossier sera fermé. Cependant, si la ou les personnes responsables de surveiller le respect des conditions considèrent que la personne étudiante n'a pas rempli ses obligations, alors, un Comité d'examen sera convoqué pour valider ou invalider l'évaluation de la ou des personnes responsables. Si le Comité détermine que les conditions sont remplies, le dossier sera fermé. Dans le cas d’un non-respect de celles-ci, le Comité d’examen déterminera la prochaine mesure à prendre.

6.5   La personne doyenne informera la personne étudiante par écrit de la décision du Comité d'examen ainsi que la direction de l'École et la personne responsable de programme.

6.6   La personne doyenne informera la personne soumettant l'allégation que le processus a été complété.

7.1   La personne étudiante peut faire appel auprès du Comité d’appel du Sénat de l’Université d’Ottawa de la décision de la personne doyenne pour les points 6.3 (b) et (c) ou de sa recommandation à ce Comité pour les points 6.3 (d) et (e)

7.2   Lors d’un appel, la procédure à suivre est celle du Comité d’appel du Sénat.

8.1   En conformité avec les dispositions du Règlement 90 - Accès à l’information et la protection des renseignements personnels de l'Université d'Ottawa, un dossier de toute détermination d’inaptitude professionnelle et des mesures prises à cet égard sera conservé dans le dossier académique de la personne étudiante au Service du Registraire. Tout autre document en lien avec l’audition sera gardé confidentiellement dans le bureau de la personne doyenne de la Faculté des sciences sociales selon les procédures prévues à cet effet. Si aucune allégation n’a pas été retenue que la personne étudiante a enfreint cette Politique sur l’aptitude professionnelle, le dossier et tout autre document en lien avec l’audition seront détruits.

9.1   La présente politique ne peut être modifiée que par le Sénat de l’Université d’Ottawa après approbation des modifications par les instances appropriées dont l’École de travail social.