Demande de subvention pour conférence virtuelle et en personne

Objectifs

Le Bureau des études supérieures reconnaît l'importance de diffuser dans la communauté scientifique les résultats des recherches des étudiants et étudiantes à la maîtrise avec thèse. À cette fin, nous offrons des subventions de voyage pour leur permettre de présenter les résultats de leur recherche étroitement liés à leur thèse dans des conférences d'envergure. Le programme crée aussi des occasions d'échanges avec des universitaires travaillant dans le même domaine.

Admissibilité

Les étudiantes et étudiants à la maîtrise avec thèse désirant faire une demande pour cette subvention doivent :

• Être inscrits à temps plein à un programme de maîtrise avec thèse au moment de la conférence;
• Présenter leur recherche à la conférence à l'intérieur des six premiers trimestres suivant leur inscription initiale dans les programmes de maîtrise.

Conditions

• Un étudiant peut recevoir une seule subvention au cours de sa maîtrise;
• La subvention ne peut servir qu'aux frais de transport (train, avion, autobus, taxi, kilométrage ou autre), selon le tarif le plus économique offert. Les autres frais de voyage ne sont pas remboursés;
• Le montant maximum de chaque subvention varie selon l'endroit de la conférence (voir la carte des zones);
• Les conférences ayant lieu dans la région d'Ottawa-Gatineau ne sont pas admissibles;
• Pour les étudiants qui ne partent pas d'Ottawa pour participer à la conférence (par ex. échange, internat, mobilité ou en cotutelle à une autre institution hôte), le montant maximum alloué varie selon la distance parcourue à partir de l'institution hôte;
• La publication et la présentation doivent porter sur des résultats de recherche obtenus dans le cadre du programme d'études actuel et être liés à la thèse; 
• La personne qui fait la demande doit être le premier auteur ou la première auteure (tel qu'indiqué sur la publication officielle ou les documents de la conférence) et le présentateur ou la présentatrice; 
• La personne qui fait la demande doit obtenir de son unité scolaire ou du directeur ou de la directrice de recherche une contribution financière (un minimum de 100 $ est exigé) pour le coût du voyage.

Date limite

• La demande doit être soumise avant la date officielle de début de la conférence. Aucune demande ne sera considérée admissible si elle est reçue au Bureau des études supérieures après le début de la conférence. Il est recommandé de soumettre la demande 30 jours avant la conférence afin de recevoir une décision avant le départ.
• Seules les demandes complètes seront traitées. Les demandes incomplètes seront refusées. L'étudiant ou l'étudiante est entièrement responsable de s'assurer que toute la documentation requise, la confirmation de la contribution financière, et toutes les signatures sont fournies avec la demande. Si la demande est refusée, l'étudiant a la possibilité de renvoyer une seconde demande complète.
• Les étudiants ne peuvent déposer qu'une seule demande par conférence.

Marche à suivre

1. Soumettre le formulaire de demande complet et signé et tous les documents d'appui au Bureau des études supérieures, pavillon Gendron, 30 rue Marie Curie (pièce 181), Ottawa (Ontario) K1N 6N5. Vous pouvez également nous soumettre la demande par courriel en faisant parvenir les documents clairement numérisés à l'adresse [email protected].
2. Attendre la lettre d'acceptation ou de refus du Bureau des études supérieures (une copie sera aussi envoyée à l'unité scolaire, au directeur ou à la directrice de recherche, au Service des ressources humaines et à la GSAÉD). 

3. Au retour de la conférence, rendez-vous sur l’application WorkDay pour créer une note de frais et soumettre votre demande de remboursement de frais de voyage. Pour en savoir plus sur la marche à suivre pour soumettre une note de frais dans WorkDay, référez-vous au guide en ligne. Assurez-vous de joindre les copies de vos factures originales (y compris votre billet d'embarquement), ainsi qu'une preuve de participation à la conférence. Assurez-vous d'inclure une preuve du taux de change, si nécessaire.

   Vous n'avez pas accès à WorkDay?  Vous pouvez soumettre votre demande de remboursement en complétant le formulaire de remboursement des frais de voyage et d'y joindre vos factures originales (y compris votre billet d'embarquement), ainsi qu'une preuve de participation à la conférence. Assurez-vous d'inclure une preuve du taux de change, si nécessaire. Votre demande peut ensuite être envoyée par courriel à l'agent(e) d'administration de votre unité scolaire.

4. La personne qui a fait la demande recevra le remboursement. Le montant accordé est le moins élevé des montants suivants : 

• les coûts réels de transport ; ou 
• la somme indiquée sur la carte des zones. 

Documents d'appui à soumettre avec la demande (avant le début de la conférence)

• Un formulaire de demande complet et signé, incluant une confirmation de la contribution financière, et une recommandation détaillée du directeur ou de la directrice de recherche;
• Un résumé de la publication à être présentée;
• Une indication formelle de la liste des auteurs (première page de la publication ou extrait de la documentation de la conférence, ou des échanges avec les organisateurs de la conférence, qui met en évidence la publication et la liste des auteurs); 
• Une preuve écrite que la publication est acceptée pour présentation à la conférence (fournie par les organisateurs de la conférence);

Télécharger le formulaire

• Étudiants à la maîtrise avec thèse (PDF, 1.4 MB)
• Lorsque vous remplirez le formulaire, vous devrez identifier votre zone géographique. Veuillez vous référer à la  carte des zones géographiques ou consulter le tableau ici-bas.

En cas de doute, veuillez communiquer avec notre équipe.

Objectifs

Le Bureau des études supérieures reconnaît l'importance de diffuser dans la communauté scientifique les résultats des recherches des étudiants et étudiantes au doctorat et des programmes accélérés. À cette fin, nous offrons des subventions de voyage pour leur permettre de présenter les résultats de leur recherche étroitement liés à leur thèse dans des conférences d'envergure. Le programme crée aussi des occasions d'échanges avec des universitaires travaillant dans le même domaine.

Admissibilité

Les étudiantes et étudiants au doctorat désirant faire une demande pour cette subvention doivent : 

• Être inscrits à temps plein à un programme de doctorat au moment de la conférence;
• Avoir terminé au moins deux trimestres dans leur programme de doctorat 
• Présenter leur recherche à la conférence à l'intérieur des 15 premiers trimestres suivant leur inscription initiale dans le programme de doctorat (le premier trimestre  du transfert au doctorat sert de référence pour les étudiants dans un programme accéléré).

Conditions

Pour les étudiantes et étudiants au doctorat :

• Un étudiant peut recevoir un maximum de deux subventions pendant le cadre d'un programme de doctorat régulier;
• Un étudiant peut recevoir un maximum de trois subventions dans le cadre d'un programme accéléré, incluant toute subvention de voyage pour conférence reçue pendant qu'il était inscrit à la maîtrise;
• Pas plus de deux subventions ne seront accordées dans une même année financière (1er mai au 30 avril);
• Les subventions ne peuvent servir qu'aux frais de transport (train, avion, autobus, taxi, kilométrage ou autre), selon le tarif le plus économique offert. Les autres frais de voyage ne sont pas remboursés; 
• Le montant maximum de chaque subvention varie selon l'endroit de la conférence (voir la carte des zones);
• Les conférences ayant lieu dans la région d'Ottawa-Gatineau ne sont pas admissibles;
• Pour les étudiants qui ne partent pas d'Ottawa pour participer à la conférence ( par ex. échange, internat, mobilité ou en cotutelle à une autre institution hôte), le montant maximum alloué varie selon la distance parcourue à partir de l'institution  hôte;
• La publication et la présentation doivent porter sur des résultats de recherche obtenus dans le cadre du programme d'études actuel et être liés à la thèse; 
• La personne qui fait la demande doit être le premier auteur ou la première auteure (tel qu'indiqué sur la publication officielle ou les documents de la conférence) et le présentateur ou la présentatrice;
• La personne qui fait la demande doit obtenir de son unité scolaire ou du directeur ou de la directrice de recherche une contribution financière (un minimum de 100 $ est exigé) pour le coût du voyage.

Date limite

• La demande doit être soumise avant la date officielle de début de la conférence. Aucune demande ne sera considérée admissible si elle est reçue au Bureau des études supérieures après le début de la conférence. Il est recommandé de soumettre la demande 30 jours avant la conférence afin de recevoir une décision avant le départ.
• Seules les demandes complètes seront traitées. Les demandes incomplètes seront refusées. L'étudiant ou l'étudiante est entièrement responsable de s'assurer que toute la documentation requise, la confirmation de la contribution financière, et toutes les signatures sont fournies avec la demande. Si la demande est refusée, l'étudiant a la possibilité de renvoyer une seconde demande complète.
• Les étudiant(e)s ne peuvent déposer qu'une seule demande par conférence. 

Marche à suivre 

1. Soumettre le formulaire de demande complet et signé et tous les documents d'appui au Bureau des études supérieures, pavillon Gendron, 115, rue Séraphin-Marion (pièce 181), Ottawa (Ontario) K1N 6N5. Vous pouvez également nous soumettre la demande par courriel en faisant parvenir les documents clairement numérisés à l'adresse [email protected].
2. Attendre la lettre d'acceptation ou de refus du Bureau des études supérieures (une copie sera aussi envoyée à l'unité scolaire, au directeur ou à la directrice de recherche, au Service des ressources humaines et à la GSAÉD).

3. Au retour de la conférence, rendez-vous sur l’application WorkDay pour créer une note de frais et soumettre votre demande de remboursement de frais de voyage. Pour en savoir plus sur la marche à suivre pour soumettre une note de frais dans WorkDay, référez-vous au guide en ligne. Assurez-vous de joindre les copies de vos factures originales (y compris votre billet d'embarquement), ainsi qu'une preuve de participation à la conférence. Assurez-vous d'inclure une preuve du taux de change, si nécessaire.

   Vous n'avez pas accès à WorkDay?  Vous pouvez soumettre votre demande de remboursement en complétant le formulaire de remboursement des frais de voyage et d'y joindre vos factures originales (y compris votre billet d'embarquement), ainsi qu'une preuve de participation à la conférence. Assurez-vous d'inclure une preuve du taux de change, si nécessaire. Votre demande peut ensuite être envoyée par courriel à l'agent(e) d'administration de votre unité scolaire.

4. La personne qui a fait la demande recevra le remboursement. Le montant accordé est le moins élevé des montants suivants : 

• les coûts réels de transport ; ou 
• la somme indiquée sur la carte des zones.

Documents d'appui à soumettre avec la demande (avant le début de la conférence) 

• Un formulaire de demande complet et signé, incluant une confirmation de la contribution financière, et une recommandation détaillée du directeur ou de la directrice de recherche;
• Un résumé de la publication à être présentée;
• Une indication formelle de la liste des auteurs (première page de la publication ou extrait de la documentation de la conférence, ou des échanges avec les organisateurs de la conférence, qui met en évidence la publication et la liste des auteurs); 
• Une preuve écrite que la publication est acceptée pour présentation à la conférence (fournie par les organisateurs de la conférence); 

Télécharger le formulaire

• Formulaire - Étudiants au doctorat ou des programmes accélérés (PDF, 690 KB)
• Lorsque vous remplirez le formulaire, vous devrez identifier votre zone géographique. Veuillez vous référer à la  carte des zones géographiques ou consulter le tableau ici-bas.

En cas de doute, veuillez communiquer avec notre équipe.