Répertoire des documents et banques de renseignements personnels

Lieu : Secrétariat de l’Université

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, courriel, adresse et numéro étudiant pour des fins de communication et tout autre renseignement personnel qui pourrait être inclus dans les dossiers de l’Université d’Ottawa et qui est pertinent au traitement de la demande d’appel.

Usages : Traiter et établir les faits des cas de demandes d’appels en lien avec le dossier scolaire.

Usagers : Comité d’appel du Sénat, Secrétariat de l’université

Individus dans la banque : Étudiants et étudiantes

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Secrétariat de l’Université

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, courriel, numéro de téléphone, CV, évaluations d’enseignement, rétroactions de la part des étudiants

Usages : Déterminer si une permanence ou une promotion devrait être décernée aux professeurs

Usagers : Secrétariat de l’Université, Comité mixte de la permanence et de la promotion, Vice-provost, Affaires professorales

Individus dans la banque : Membres du corps professoral considérés pour une permanence ou une promotion

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Secrétariat de l’Université

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : CV, nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, occupation, éducation

Usages : Déterminer les récipiendaires d’un doctorat honorifique de l’Université d’Ottawa

Usagers : Comité des grades honorifiques, Secrétariat de l’Université, recteur et vice-chancelier, Comité exécutif du Bureau des gouverneurs et Comité exécutif du Sénat

Individus dans la banque : Candidatures à considérer pour un doctorat honorifique

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Secrétariat de l’Université

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : CV, nom, adresse, courriel, numéro de téléphone, occupation, éducation

Usages : Processus de sélection pour les nominations au Bureau des gouverneurs

Usagers : Secrétariat de l’Université, Comité de gouvernance et de nomination

Individus dans la banque : Candidatures considérées pour une nomination au Bureau des gouverneurs

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Secrétariat de l’Université

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, coordonnées des assistants (s’il y a lieu), allergies alimentaires, limitations physiques, renseignements sur le véhicule (type, marque, modèle, année, plaque d’immatriculation), nom du conjoint

Usages : Communiquer avec les membres du Bureau dans le cadre de leur rôle.

Usagers : Secrétariat de l’Université, Cabinet du recteur, Bureau des cérémonies et événements

Individus dans la banque : Membres honoraires, passés et actuels du Bureau des gouverneurs, membres externes désignés par le Bureau des gouverneurs

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Disposition de l’information.

Lieu : Secrétariat de l’Université

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, courriel, numéro étudiant (s’il y a lieu), allergies alimentaires

Usages : Communiquer avec les membres du Comité du Sénat dans le cadre de leur rôle.

Usagers : Secrétariat de l’Université, Cabinet du recteur, Bureau des cérémonies et évènements

Individus dans la banque : Comité du Sénat (étudiants, professeurs, doyens, recteurs, vice-recteurs, secrétaire générale, vice-doyens)

Conservation et suppressions : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Bureau des programmes de sensibilisation en génie

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, numéro de téléphone, courriel, dossiers de dépenses et remboursements, formation, rapport d’activité criminelle, certifications, permis de conduire

Usages : Assigner du personnel adéquat pour administrer et fournir des ateliers et des camps dans le cadre de la sensibilisation en génie

Usagers : Bureau des programmes de sensibilisation en génie

Individus dans la banque : Personnel et bénévoles fournissant des programmes de sensibilisation en génie

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Bureau des programmes de sensibilisation en génie

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, signature, date de naissance, sexe, race, origine ethnique, statut indien, taille, besoins spéciaux/handicap ou problèmes de santé, informations sur les parents, informations sur les frères et sœurs, école élémentaire/secondaire et classe, allergies, information médicale et comportementale, formulaires d’exonération de responsabilité, formulaire de consentement à la participation, historique de participation aux activités, rétroaction des participations, historique d’inscription, information financière, incidents, photos et vidéos

Usages : Administrer et livrer les programmes de sensibilisation en génie (camps et ateliers) et établir une liste des participations à ces activités.

Usagers : Personnel et administrateurs des programmes de sensibilisation en génie

Individus dans la banque : Participants, parents des participants, personnes contacts dans les écoles, individus désignés pour ramasser les participants (autres que les parents), membres de communautés variés

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Relations extérieures

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, numéro étudiant, numéro d’employé, date de naissance, sexe, état civil, citoyenneté, informations sur les parents, informations sur le conjoint, informations sur les frères et sœurs, occupation, éducation, information biographique, critères pour bourses et prix, renseignements sur études antérieures, historique d’emploi, salaire, informations financières, dons à l’Université d’Ottawa, dons à d’autres organisations, valeur de la maison et des actifs, paiement, articles de nouvelles, vidéos, correspondance, rapport d’activité criminelle, participation bénévole, intérêts de recherche, options de prestations, informations sur le véhicule, notes de réunion, plaintes, police d’assurance, nécrologie, participation aux événements

Usages : Contacter les diplômés, le personnel et les amis de l’Université d’Ottawa pour cibler les communications, les aviser des événements, solliciter les dons et mettre à jour les coordonnées et les informations biographiques. L’information est également utilisée pour évaluer les programmes en fonction des résultats de l’emploi.

Usagers : Service de gestion informationnelle, Bureau des relations avec les diplômés, Bureau du développement

Individus dans la banque : Diplômés, personnel, amis, donateurs et donateurs potentiels, participants aux événements

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, numéro de téléphone, position, faculté, numéro d’assurance sociale

Usages : Surveiller la santé et mesurer l’exposition à la radiation

Usagers : Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques

Individus dans la banque : Chercheurs et étudiants

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Disposition de l’information.

Lieu : Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, numéro étudiant, numéro d’employé, poste de l’employé ainsi que toute autre information personnelle contenue dans les rapports d’incidents comme des preuves ou des rapports médicaux

Usages : Déterminer les risques et les stratégies de mitigation et effectuer des signalements au ministère du Travail et à la CSPAAT

Usagers : Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques, secteur Santé et mieux-être – Ressources humaines

Individus dans la banque : Personnel, étudiants, bénévoles et visiteurs de l’Université d’Ottawa

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, date de naissance, numéro étudiant, programme d’études, dossier d’immunisation, rapport d’activité criminelle et information personnelle pertinente liée à l’immunisation, au rapport d’activité criminelle ou au dossier de santé

Usages : Implanter des exigences de stage clinique pour jumeler les étudiants à un stage clinique

Usagers : Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques, conseillers de stage clinique, coordonnateurs de stage, personnel de la faculté

Individus dans la banque : Étudiants et médecins résidents

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés Nom, adresse, numéro de téléphone, adresse(s) des cinq dernières années, historique d’emploi des cinq à dix dernières années, niveau de scolarité

Usages : Permettre l’accès à certaines activités de recherche pour le personnel

Usagers : Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques

Individus dans la banque : Personnel, étudiants parfois

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, courriel, numéro de téléphone, numéro d’employé, numéro étudiant, information médicale, résultats d’évaluation médicale, notes du médecin et toutes les informations personnelles contenues dans les documents à l’appui de la réclamation d’assurance

Usages : Remplir des réclamations d’assurance

Usagers : Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques

Individus dans la banque : Personnel, étudiants, bénévoles et visiteurs de l’Université d’Ottawa

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Ressources humaines

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, date de naissance, sexe, numéro d’assurance sociale, numéro d’employé, adresse, numéro de téléphone, courriel, date de décès et documents justificatifs (s’il y a lieu), relation du bénéficiaire avec l’employé, statut d'étudiant à temps plein à charge ayant dépassé l’âge limite, statut personne à charge handicapée ayant dépassé l'âge limite, événements et date (ajout ou retrait d’une personne à charge ou des bénéficiaires à cause d’un mariage, d’une séparation, d’un divorce, d’une naissance, d’un décès d’une personne à charge, s’il y a lieu), désignations de bénéficiaires révocables et irrévocables, options de prestation, frais des prestations (employeur et employé), calcul des prestations imposables, assurance emploi (preuve de paiement), historique de l’emploi (date de commencement, date de fin, date d’admissibilité, fin de la probation), contrat de travail, salaire, congés autorisés, contact d’urgence, signature, numéro étudiant, adresse et numéro de téléphone de l’étudiant, informations financières, documentation budgétaire, éducation, paiement, syndicat

Usages : Administrer, calculer et émettre le paiement d’avantages sociaux

Usagers : Secteur Régimes de retraite et avantages sociaux des Ressources humaines, Ressources financières

Individus dans la banque : Personnel actif et ancien ainsi que leurs personnes à charge, bénéficiaires et époux

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Ressources humaines

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965; Loi sur les régimes de retraite (Ontario)

Renseignements personnels conservés : Nom, date de naissance, sexe, numéro d’employé, numéro d’assurance sociale, état civil, signature, adresse, numéro de téléphone, courriel, date de mariage ou date de commencement de la relation conjugale (s’il y a lieu), date de décès du membre ou de l’époux (s’il y a lieu), date de séparation ou de divorce (s’il y a lieu), numéro étudiant (s’il y a lieu), informations personnelles concernant la pension (montant et valeur, option de prestation), informations bancaires, information sur le transfert de pension (s’il y a lieu), avis de cotisation d’impôts sur le revenu, historique de l’emploi, contrat de travail, salaire, congés autorisés, contact d’urgence, paiement, copie d’une pièce d’identité, copie de l’entente de divorce/séparation (s’il y a lieu)

Usages : Administrer, calculer et émettre le paiement des droits de pension pour les membres des régimes de retraite de l’Université d’Ottawa.

Usagers : Secteur Régimes de retraite et avantages sociaux des Ressources humaines

Individus dans la banque : Membres actifs, différés et retraités des régimes de retraite ainsi que l’information des personnes à charge, bénéficiaires, conjoints et témoins.

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Ressources humaines

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, numéro d’employé, CV, historique d’emploi, contrat de travail, salaire, poste, années de service, informations financières, convention collective

Usages : Déterminer la faisabilité de la demande de congé de ressourcement

Usagers : Secteur Leadership, apprentissage et développement organisationnel – Ressources humaines, Comité du congé de ressourcement, Comité d’administration

Individus dans la banque : Membres du personnel ayant fait une demande de congé de ressourcement

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Ressources humaines

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, courriel, numéro d’employé, poste

Usages : Documenter les ateliers suivis par le personnel de l’Université

Usagers : Secteur Leadership, apprentissage et développement organisationnel – Ressources humaines, superviseurs des membres du personnel dans la banque

Individus dans la banque : Personnel administratif et corps professoral

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Administration, Ressources humaines

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, CV, candidature, courriel, numéro de téléphone, lettres de référence, correspondance, éducation, occupation

Usages : Processus de sélection et rédaction des lettres d’offres au personnel non académique de l’Université d’Ottawa

Usagers Ressources humaines, comité de sélection

Individus dans la banque : Candidats non académiques à temps plein et à temps partiel, personnel

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Secteur Santé et mieux-être, Ressources humaines

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, numéro d’employé, coordonnées, date de naissance, numéro de poste de l’employé, titre officiel, classification, salaire annuel, congés autorisés, rapports d’absence, rapports d’incidents, correspondance, formulaires de demande, notes médicales, certificats médicaux, demandes d’accommodements

Usages : Documenter les accidents de travail impliquant le personnel, les absences à court terme, les handicaps, les accommodations et les demandes à la Commission de la sécurité rofessionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail

Usagers : Secteur Santé et mieux-être

Individus dans la banque : Personnel ayant utilisé les services du secteur Santé et mieux-être

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Ressources humaines

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, numéro d’employé, faculté, école ou service, département ou division, poste, signature, description de poste

Usages : Déterminer l’admissibilité du membre du personnel à un cours ou à une activité de développement de carrière et rembourser les dépenses encourues pour ces cours et activités.

Usagers : Centre de formation et du développement de carrière, secteur Leadership, apprentissage et développement organisationnel – Ressources humaines, Association des employés de l’Université d’Ottawa, Comité du fonds de développement de carrière

Individus dans la banque : Membres du personnel ayant fait une demande au Fonds de développement de carrière

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Ressources humaines

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, numéro d’assurance sociale, numéro d’employé, date de naissance, sexe, état civil, citoyenneté, statut de résidence, occupation, informations sur le statut d’immigration, congés médicaux, informations sur le régime de retraite et les avantages sociaux, informations bancaires, salaire, heures travaillées, avis de cotisation d’impôts sur le revenu, paiement ou remboursement des frais de scolarité, contact d’urgence, photos, formulaire fédéral TD1

Usages : Administrer la paie aux employés de l’Université, générer la documentation fiscale et transmettre l’information pertinente aux tierces parties tels que les assureurs ou aux fonctionnaires de l’immigration.

Usagers : Secteur Régimes de retraite, avantages sociaux et paie, facultés (accès limité), bureaux (accès limité)

Individus dans la banque : Personnel et non-employés à qui a été accordé un accès aux systèmes de l’Université

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Ressources humaines

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, numéro d’employé, faculté, école ou service, département ou division, poste, années de service, signature, CV, historique d’emploi, évaluations de rendement, outils psychométriques

Usages : Gérer le programme de coaching et jumeler les membres du personnel avec un coach

Usagers : Secteur Leadership, apprentissage et développement organisationnel – Ressources humaines, consultants (accès limité)

Individus dans la banque : Membres du personnel ayant fait une demande au programme de coaching, consultants

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Ressources humaines

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, numéro d’employé, faculté, école ou service, département ou division, poste, années de service, outils psychométriques

Usages : Sélectionner des membres du personnel pour le Programme de leadership et de gestion

Usagers : Comité de sélection du programme de leadership, secteur Leadership, apprentissage et développement organisationnel – Ressources humaines

Individus dans la banque : Membres du personnel sélectionnés par le comité de sélection du programme de leadership

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Disposition de l’information.

Lieu : Ressources humaines

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, numéro d’employé, faculté, école ou service, département ou division, poste, années de service, signature, CV, historique d’emploi, outils psychométriques

Usages : Gestion du programme de mentorat et jumeler les membres du personnel avec un mentor

Usagers : Secteur Leadership, apprentissage et développement organisationnel – Ressources humaines, mentors (accès limité)

Individus dans la banque : Membres du personnel ayant fait une demande au programme de mentorat, mentors

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Ressources humaines

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, numéro d’employé, faculté, école ou service, département ou division, poste, années de service, signature, CV, historique de l’emploi, outils psychométriques

Usages : Gérer le programme de stage et jumeler les membres du personnel à un stage en milieu de travail

Usagers : Secteur Leadership, apprentissage et développement organisationnel – Ressources humaines, responsable du stage

Individus dans la banque : Membres du personnel ayant fait une demande pour un stage en milieu de travail

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Affaires professorales

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, courriel, numéro d’employé, statut d’immigration, date de naissance, sexe, CV, historique d’emploi, contrat de travail, salaire, congés autorisés, évaluations d’enseignement, évaluations de rendement, procédures disciplinaires, rapports d’incidents, besoins spéciaux/handicaps ou problèmes de santé, correspondance

Usages : Répondre à une procédure de grief ou de discipline particulière

Usagers : Affaires professorales, superviseur

Individus dans la banque : Membres du corps professoral

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Ressources humaines

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, courriel, numéro d’employé, statut d’immigration, date de naissance, sexe, CV, historique d’emploi, contrat de travail, salaire, dossier de présence, congé autorisé, évaluations de rendement, procédures disciplinaires, rapports d’incidents, besoins spéciaux/handicaps, correspondance

Usages : Répondre à une procédure de grief ou de discipline particulière.

Usagers : Ressources humaines

Individus dans la banque : Personnel administratif et de soutien

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service de l’aide financière et des bourses (section Aide Financière)

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, signature, numéro d’assurance sociale, numéro étudiant, numéro d’employé, date de naissance, sexe, état civil, citoyenneté, statut indien, besoins spéciaux/handicap ou problèmes de santé, statut de résidence, informations financières des parents ou conjoints, occupation, éducation, inscription aux cours, retrait des cours, critères des bourses et prix, relevés de notes officiels/non officiels, renseignements sur les études antérieures (secondaire), examens ou projets complétés, lettres de référence, CV, historique d’emploi, contrat de travail, salaire, congés autorisés, évaluations de rendement, procédures disciplinaires, griefs, informations financières, documentation budgétaire, paie, avis de cotisation d’impôts sur le revenu, paiement/remboursement des droits de scolarité, paiement/remboursement des droits de résidence, paiement/remboursement des frais des services alimentaires, contact d’urgence, historique des paiements, photos, rapports d’incidents, correspondance, formulaires de demande, formulaire d’exonération de responsabilité, participation bénévole, options de prestations, formulaires de consentement, plaintes, dossiers de counseling, dossiers de consultations, renseignements de tiers

Usages : Traiter les demandes d'aide financière gouvernementale canadienne et d’autres pays

Usagers : Service de l'aide financière et des bourses

Individus dans la banque : Étudiants

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Centre Michaëlle-Jean pour l'engagement mondial et communautaire

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, numéro étudiant, sexe, citoyenneté, participation bénévole

Usages : Jumeler des étudiants à des placements de bénévolat. La communication (téléphone, courriel) est alors ouverte entre le partenaire communautaire et l'étudiant.

Usagers : Centre Michaëlle-Jean pour l'engagement mondial et communautaire, corps professoral (accès limité), partenaires communautaires internes et externes (accès limité)

Individus dans la banque : Étudiants ayant accédé au Navigateur de l’engagement communautaire

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service de l'aide financière et des bourses (section Aide financière)

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, signature, numéro d’assurance sociale, numéro étudiant, numéro d’employé, date de naissance, sexe, état civil, citoyenneté, statut indien, besoins spéciaux/handicap ou problèmes de santé, statut de résidence, informations financières des parents, et/ou conjoints, informations sur les parrains, occupation, éducation, inscription aux cours, retrait des cours, critères des bourses et prix, relevés de notes officiels/non officiels, renseignements sur les études antérieures (secondaire), examens ou projets complétés, lettres de référence, CV, historique d’emploi, contrat de travail, salaire, congés autorisés, évaluations de rendement, procédures disciplinaires, griefs, informations financières, renseignements relatifs aux cartes de crédits, documentation budgétaire, paie, avis de cotisation d’impôts sur le revenu, paiement/remboursement des droits de scolarité, paiement/remboursement des droits de résidence, paiement/remboursement des frais des services alimentaires, contacts d’urgence, historique des paiements, photos, rapports d’incidents, correspondance, formulaires de demande, formulaire d’exonération de responsabilité, participation bénévole, options de prestations, formulaires de consentement, plaintes, dossiers de counseling, dossiers de consultations, renseignements de tiers et tout autre document à l’appui fourni pour une demande de bourse.

Usages : Traiter les demandes d’aide financière, de bourses et de prix et administrer le Régime travail-études, traiter l'aide gouvernementale canadienne ou d’autres pays, traiter les demandes d'admission et de remboursement du Régime travail-études

Usagers : Service de l'aide financière et des bourses, Gestion des effectifs étudiants (accès limité), Cabinet de la vice-provost aux études supérieures et postdoctorales, Service de gestion informationnelle/Bureau du développement (accès limité), comité de sélection des bourses (accès limité), Ressources humaines (accès limité) et Ressources financières.

Individus dans la banque : Étudiants antérieurs, présents et futurs, tierces parties (consentement requis)

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Comptes étudiants, Ressources financières

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Toute documentation qui sert de preuve à l'appui de difficultés financières, informations sur les parrains, informations financières, avis de cotisation d'impôts des étudiants, décisions des comités d'appels, paiement et remboursement aux étudiants de frais divers

Usages : Gérer les dossiers financiers des comptes étudiants, répondre aux demandes d'information, émettre des formulaires d'impôts provinciaux et fédéraux, émettre des preuves de paiement, effectuer des paiements et remboursements aux étudiants, exercer des recouvrements et des perceptions, traiter des demandes d'appels et d'annulation

Usagers : Comptes étudiants, facultés, Gestion des effectifs scolaires, Aide financière et bourses, Ressources financières

Individus dans la banque : Étudiants, parrains (organismes externes)

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Programmes d’enseignement coopératif

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, numéro étudiant, adresse, numéro de téléphone, courriel, programme d’études, CV, relevé de notes non officiel, copie des interactions avec les étudiants, historique d'emplois coop, évaluations de mi- trimestre et évaluations finales, évaluation et commentaires de l'étudiant

Usages : Jumeler les étudiants aux employeurs et suivre leurs progrès

Usagers : Programmes d’enseignement coopératif, employeurs (accès limité)

Individus dans la banque : Étudiants admis aux programmes d’enseignement coopératif

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Disposition de l’information.

Lieu : Bureau international

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservées : Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, signature, numéro étudiant, date de naissance, sexe, citoyenneté, besoins spéciaux/handicap ou problèmes de santé, relevés de notes officiels/non officiels, compétences linguistiques, portfolios, auditions, lettres de référence, inscription aux cours, programme d’études, CV, copie du passeport, contact d’urgence, photos, vidéos, formulaire d’exonération de responsabilité, formulaire de consentement, police d’assurance

Usages : Évaluer les demandes des étudiants au programme d’échanges internationaux pour déterminer leur admissibilité.

Usagers : Bureau international et conseillers des facultés

Individus dans la banque : Étudiants qui font une demande au programme d’échanges internationaux (entrants ou sortants)

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Informations conservées électroniquement et accessible via le système d’information scolaire

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, nationalité, plus proche parent, demande d’admission, études antérieures, lettres de recommandation, résultats de tests, offre d’admission et réponse à l’offre, toute correspondance ou tout document pouvant modifier le dossier scolaire (changements scolaires, demande d’exemption, lettre de permission), renseignements sur l’inscription et le rendement scolaire (programmes d'études, résultats aux examens, lettres d’appel, évaluations narratives, mentions, sanctions, diplômes obtenus), renseignements financiers (frais, paiements, bourses), toute preuve de statut juridique ou de changement de statut, lettres et formulaires signés par l’étudiant, photo prise pour produire la carte étudiante, documents justificatifs fournis par l’étudiant ou à sa demande (par exemple : relevé d'études antérieures, lettres de recommandation et certificats médicaux), documents portant sur les études de l'étudiant ou sur l’évaluation de son travail à l'Université quand ces renseignements ne peuvent pas facilement être inscrits en format électronique (par exemple : évaluations de thèses), autres documents que l'unité scolaire juge pertinents aux études de l'étudiant.

Usages : Gérer les activités de l’Université reliées aux programmes incluant le recrutement, l’admission, l’inscription, le progrès, la remise des diplômes, l’administration et les autres activités liées à ses programmes. Elle est aussi utilisée à des fins compatibles avec l’évaluation de l'admissibilité des étudiantes et étudiants, l’établissement de leurs dossiers de rendement dans les cours et les programmes, l'attribution des bourses et du financement gouvernemental et l’administration des affaires scolaires et financières de l’Université.

Usagers : Les membres du personnel, les experts-conseils ou les représentants autorisés de l’Université ont un droit d’accès aux renseignements contenus dans les dossiers scolaires s’ils ont besoin de ces renseignements pour exercer leurs fonctions officielles ou que cet accès soit essentiel et approprié à l’acquittement des fonctions de l’Université. Cela inclut le personnel scolaire dans les facultés (personnel de soutien et professeurs avec charge administrative), du Service du registraire, du Service de l'aide financière et des bourses, du Service d'accommodements scolaires, des Ressources financières, du Service de la protection et du Service d’appui à l’enseignement et à l’apprentissage (accès limité).

Individus dans la banque : Étudiants et étudiantes

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service du logement

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse postale et permanente, numéro de téléphone, courriel, signature, numéro étudiant, date de naissance, sexe, langue, âge, type de candidat et candidatures, état civil, statut d’étudiant de premier cycle ou de cycle supérieur, programme coop, statut d’inscription, MPC, MPT, statut légal, contrat de résidence, frais d’occupation, contrat de services alimentaires et informations financières, contact d’urgence et relation avec l’étudiant, dossier des frais et paiement, photos de l’étudiant, numéro de chambre, correspondances par courriel et notes, documents d’autorisation de tierces parties, formulaires de confirmation de réunions étudiantes, contrat de sous-location, besoins spéciaux/handicap ou problèmes de santé, commentaires sur la demande de l’étudiant, changements de chambre et demande de résiliation, fréquentation des occupants temporaires, préférences lors de la demande et informations sur le colocataire, dates d’arrivée et de départ

Usages : Évaluer l’admissibilité pour une résidence, traiter les demandes des étudiants et les sous-locations, s’acquitter des obligations en vertu du contrat de résidence, traiter les frais de résidence.

Usagers : Service du logement

Individus dans la banque : Résidents et sous-locataires

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service du logement

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, courriel, numéro étudiant, sexe, date de naissance, adresse de la résidence et numéro de chambre, photos, détails de l’incident, notes de réunions et communications (courriels, messages textes), contact d’urgence, rapports du Service de la protection, nom des personnes présentes, plaque d’immatriculation des visiteurs, carte étudiante ou autre pièce d’identité pour documenter les visiteurs, formulaire d’exonération de responsabilité, informations démographiques pour sondages, contrat de résidence

Usages : Consigner, traiter et régler les questions de sécurité, de discipline, de comportements ou de santé qui peuvent survenir en résidence.

Usagers : Service du logement, conseillers communautaires

Individus dans la banque : Résidents, occupants temporaires, visiteurs, clients de l’hébergement d’été impliqués dans une interaction ou un incident

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Disposition de l’information.

Lieu : Centre de développement de carrière

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, numéro étudiant, adresse, numéro de téléphone, courriel, programme d’études

Usages : Permettre aux étudiants d’accéder à des occasions d’emploi courantes et variées au Canada et outre-mer.

Usagers : Centre de développement de carrière

Individus dans la banque : Étudiants ayant accédé au portail Emplois en direct

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service de l’aide financière et des bourses

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, signature, numéro d’assurance sociale, numéro étudiant, numéro d’employé, date de naissance, sexe, état civil, besoins spéciaux/handicap ou problèmes de santé, citoyenneté, statut indien, statut de résidence, charge de cours, programme d’études, CV, historique d’emploi, salaire, contrat de travail, questionnaire financier

Usages : Déterminer l’admissibilité des étudiants postulant au Régime travail-études et jumeler les étudiants à un employeur

Usagers : Aide financière et bourses, employeurs (accès limité), Ressources humaines

Individus dans la banque : Étudiants qui ont soumis leur candidature au Régime travail-études, employeurs affichant des postes

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service d'accommodements scolaires – Accommodements scolaires

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, coordonnées, formulaires médicaux, informations sur le diagnostic médical, rapports et évaluations psychologiques, ainsi que d’autres informations reliées aux finances comme le numéro d’assurance sociale ou des informations bancaires nécessaires à une demande de bourse ou reliées au paiement des services. L’information sur le dossier scolaire comme l’horaire de cours, les résultats scolaires et les copies d’examens peut être conservée pendant le processus d’accommodements scolaires.

Usages : Documenter les étudiants ayant des besoins spéciaux conformément aux lois provinciales et mettre en place des accommodements pour les étudiants ayant des besoins spéciaux.

Usagers : Service d'accommodements scolaires – Accommodements scolaires et directrice du Service d'accommodements scolaires

Individus dans la banque : Étudiants inscrits auprès du Service d'accommodements scolaires – Accommodements scolaires

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Centre d’aide à la rédaction des travaux universitaires

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, numéro étudiant, date de naissance, faculté, programme d’études, charge de cours, inscription aux cours, langue de correspondance, adresses courriel, citoyenneté, statut indien, statut d’étudiant de première génération, statut d’étudiant d’échange, adresses postale et permanente. Les informations conservées incluent aussi les informations concernant les rendez-vous comme le type de rendez-vous, sa durée, le nom du conseiller et ses notes par rapport à l’interaction.

Usages : Gérer les rendez-vous avec les conseillers de rédaction, assister les étudiants dans le développement de leurs habiletés en écriture et donner de l’information quant aux services qui peuvent bénéficier aux étudiants tels que les groupes d’études et les ateliers.

Usagers : Unité d’appui aux études

Individus dans la banque : Étudiants ayant utilisé les services du Centre d’aide à la rédaction des travaux universitaires

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Counselling et coaching

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, numéro étudiant, numéro de dossier, date de naissance, adresses postale et permanente, numéro de téléphone, courriel, faculté, programme d'études, classification, langue de communication, conseiller assigné, documentation clinique : évaluation, rapport, notes, lettre d'appui, sommaire de cas, points de contacts, formulaire de consultation

Usages : Assurer que la prestation de service de counselling/psychothérapie est conforme aux normes de l’Ordre des psychothérapeutes de l'Ontario et pour des fins d’analyse de programme et d’évaluations statistiques.

Usagers : Personnel et chef du Service d'accommodements scolaires – Counselling, directrice du Service d'accommodements scolaires, gestionnaire de l’évaluation de programmes

Individus dans la banque : Étudiants/clients du service

Conservation et suppression : Pour une période de dix (10) ans, selon l’acte autorisé de psychothérapie en Ontario.

Lieu : Centre d’aide à la rédaction des travaux universitaires

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, numéro d’étudiant, date de naissance, faculté, programme d’études, courriel, charge de cours. L’information conservée comprend aussi des informations par rapport aux rendez-vous, par exemple le type de rendez-vous, sa durée, le nom du mentor et ses notes par rapport à l’interaction.

Usages : Gérer le programme de mentorat de différentes façons : la prise de rendez-vous, la planification et la publicisation des services comme les groupes d’étude et les ateliers, la formation des mentors et des conseillers en rédaction.

Usagers : Unité Appui aux études, et les partenaires des facultés et des services

Individus dans la banque : Étudiants ayant utilisé les services du Service d'accommodements scolaires Mentorat

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service du logement

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresses postale et permanente, numéro de téléphone, courriel étudiant, signature, numéro étudiant, numéro d’employé, date de naissance, sexe, langue, âge, statut d’étudiant de premier cycle ou de deuxième cycle, programme coop, statut d’inscription, demande d’emploi, prénom préféré, courriel d’employé, informations médicales pertinentes, informations diététiques, taille de vêtement, demandes d’accommodation, plan d’amélioration des performances ou autres plans d’accommodations, numéro d’assurance sociale, informations financières, MPC, données d’évaluations d’employé, rapport d’activité criminelle, premiers soins.

Usages : Embaucher et former du personnel étudiant. L’information est aussi utilisée pour des fins de gestion du rendement incluant la discipline.

Usagers : Vie en résidence, Service du logement

Individus dans la banque : Étudiants embauchés par Vie en résidence

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Bureau d’éthique et d’intégrité de la recherche

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, numéro de téléphone, adresse, courriel, occupation, CV, formulaires de demande au comité d’éthique à la recherche

Usages : Évaluation des dossiers soumis aux comités d’éthique de la recherche, et évaluation de plaintes ou d’allégations de violations de conduite responsable de la recherche

Usagers : Bureau d’éthique et d’intégrité de la recherche, comités d’éthique de la recherche

Individus dans la banque : Personnel, étudiants et chercheurs externes demandant l’approbation d’un comité d’éthique de la recherche pour la poursuite d’un projet de recherche.

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : SAEA – Service d’appui à l’enseignement et à l’apprentissage

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, courriel, statut du professeur (professeur régulier, professeur à temps partiel, professeur remplaçant, etc.), faculté, sujet générique de la consultation

Usages : Conserver des notes afin d'assurer un suivi auprès des personnes qui font appel au Service de consultation pédagogique.

Usagers : Spécialistes qui rencontrent les membres du corps professoral, gestionnaire du développement pédagogique pour des fins de statistiques.

Individus dans la banque : Membres du corps professoral ayant fait appel au Service de consultation pédagogique.

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service de gestion de la recherche

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, courriel, numéro d’identification, informations financières

Usages : Garder une trace, superviser et assurer que la conformité est maintenue pour toutes les subventions de recherche et contrats de recherche selon les termes et conditions des différents subventionnaires.

Usagers : Service de gestion de la recherche, Services financiers du Service de gestion de la recherche, facultés (accès limité)

Individus dans la banque : Chercheurs

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Bureau d’éthique et d’intégrité de la recherche

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, occupation et toute autre information nécessaire au traitement d’allégations.

Usages : Traiter les allégations de violation de la conduite responsable de la recherche

Usagers : Bureau d’éthique et d’intégrité de la recherche

Individus dans la banque : Personnel, étudiants ou tierces parties impliqués dans une allégation relative à la violation de la conduite responsable de la recherche.

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Bureau d’éthique et d’intégrité de la recherche

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : CV, nom, adresse, courriel, numéros de téléphone, occupation, éducation, date de naissance

Usages : Évaluer les domaines d’expertise, conserver une liste des membres des deux comités d’éthique de la recherche pour des fins de communication

Usagers : Bureau d’éthique et d’intégrité de la recherche

Individus dans la banque : Membres du comité d’éthique de la recherche en sciences sociales et humanités et membres du comité d’éthique de la recherche en sciences de la santé et en sciences

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service de gestion de la recherche

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, coordonnées, date de naissance, sexe, état civil, race, origine ethnique, citoyenneté, statut indien, besoins spéciaux/handicap ou problèmes de santé, statut de résidence, occupation, éducation, information biographique, CV, historique d’emploi, salaire, évaluations d’enseignement, intérêts de recherche, formulaires de demande, notes de réunions, formulaires d’auto-identification, formulaires de consentement

Usages : Aide au recrutement, à l’embauche et au maintien à l’Université d’Ottawa. L’information peut être partagée avec les membres des comités de sélection, les administrateurs de recherche, les références fournies par les candidats, la haute direction, les membres désignés du gouvernement (c’est-à-dire le personnel du Programme des chaires de recherche du Canada). L’information peut aussi être utilisée pour des fins de planification et d’évaluations.

Usagers : Cabinet du vice-recteur

Individus dans la banque : Candidats postulant pour une chaire de recherche

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Bureau d’accès à l’information et de la protection de la vie privée

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Cette banque décrit les informations relatives à toutes les demandes d’accès à l’information, notamment les demandes informelles d’accès à l’information et aux renseignements personnels, les demandes formelles d’accès à l’information ou les demandes formelles d’accès ou de rectification des renseignements personnels faites par des personnes conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP). Les renseignements personnels peuvent inclure : le nom, les coordonnées, les informations bancaires, les numéros d’identification et toute autre information relative au traitement de la demande, ainsi que les renseignements personnels contenus dans les dossiers liés à la demande.

Usages : Traiter des demandes d’accès à l’information ou rectifier des renseignements personnels. L’information pourrait être partagée avec d’autres institutions lors des consultations requises pour traiter et répondre aux demandes faites en vertu de la LAIPVP. L’information pourrait être partagée avec le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario pendant un processus d’appel.

Usagers : Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée

Individus dans la banque : Les personnes et leurs représentants faisant des demandes informelles ou formelles pour obtenir des informations ou corriger des renseignements personnels sous le contrôle de l’Université ainsi que les personnes figurant dans les dossiers d’accès à l’information.

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Bureau d’accès à l’information et de la protection de la vie privée

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Cette banque décrit les informations en lien avec toutes les atteintes à la vie privée (confirmées ou soupçonnées) et les plaintes relatives à la protection de la vie privée prises en charge par le Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée. Cette banque contient : nom, numéro de téléphone, numéro étudiant, numéro d’employé, courriel et les renseignements des individus touchés par une atteinte à la vie privée ou nécessaires pour répondre à une plainte relative à la protection de la vie privée.

Usages : Répondre à des atteintes à la vie privée et à des plaintes relatives à la protection de la vie privée. Les informations peuvent être partagées avec d’autres institutions telles que le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de de l’Ontario afin de respecter les obligations légales de l’Université.

Usagers : Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée

Individus dans la banque : Personnes touchées par une atteinte à la vie privée soupçonnée ou confirmée, les plaignants et leurs représentants

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service des sports

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, numéro d’assurance sociale, date de naissance, sexe, citoyenneté, statut de résidence, CV, historique d’emploi, lettres de référence, contrat de travail, salaire, participation bénévole, rapport d’activité criminelle

Usages : Pour des fins d’embauche

Usagers : Service des sports; Services administratifs (Finances, Ressources humaines), Vie étudiante

Individus dans la banque : Personnes ayant posé leur candidature à un emploi aux Services des sports

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Bureau des affaires juridiques

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, emploi, éducation, informations financières et médicales

Usages : Offrir des conseils et des avis juridiques à l’Université, représenter l’Université en cour, auprès des tribunaux et lors d’autres procédures et affaires légales

Usagers : Secrétaire générale, Bureau des affaires juridiques, conseillers juridiques externes

Individus dans la banque : Individus pour qui, avec qui ou contre qui l’Université est ou peut être impliquée en litige ou dans d’autres procédures et affaires légales

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service des sports

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, date de naissance, sexe, besoins spéciaux/handicaps ou problèmes de santé, coordonnées des parents, allergies alimentaires, numéro de carte santé, renseignements relatifs aux cartes de crédits, contact d’urgence, photos, vidéos, formulaire d’exonération de responsabilité, formulaire de consentement, niveau de natation, taille de T-shirt, signature

Usages : Administrer les camps d’été et pour des fins de communication

Usagers : Service des sports; Services administratifs (Finances, Ressources humaines), Vie étudiante

Individus dans la banque : Enfants inscrits, parents, individus venant chercher les enfants

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service de la protection

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, coordonnées, numéros d’identification, dossiers d’accès

Usages : Permettre aux détenteurs de permis d’accéder à des stationnements et garages verrouillés. Les dossiers peuvent être utilisés à des fins d’investigation.

Usagers : Services de la protection

Individus dans la banque : Détenteurs de permis nécessitant un accès

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service de la protection

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Name, numéros de téléphone cellulaire et à la maison, courriels

Usages : Rejoindre le personnel clé afin qu’il réponde à des situations d’urgence sur le campus ou qu’il fournisse des informations pour ce faire.

Usagers : Gestionnaires du Service de la protection, personnel en uniforme du Service de la protection, gestionnaires faisant partie du Centre des opérations d’urgence de l’Université d’Ottawa, haute direction de l’Université d’Ottawa

Individus dans la banque : Personnel clé désigné pour répondre ou fournir de l’information lors de situations d’urgence sur le campus

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Institut de développement professionnel

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’assurance sociale, occupation, éducation, inscription aux cours, retrait des cours, crédits, historique des cours, CV, contrat de travail, évaluations d’enseignement

Usages : Embaucher des instructeurs et garder un registre des participants aux cours donnés par l’Institut de développement professionnel

Usagers : Institut de développement professionnel

Individus dans la banque : Participants et instructeurs des cours

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Centre de développement de carrière

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, numéro étudiant, adresse, numéro de téléphone, courriel, programme d’études, outils psychométriques

Usages : Offrir des services de counseling de carrière dans le but de permettre au client de reconnaître ses valeurs et intérêts afin d’être en mesure de faire des choix éclairés par rapport à son domaine d’études et son développement de carrière

Usagers : Centre de développement de carrière

Individus dans la banque : Étudiants, diplômés et membres de la communauté ayant eu recours aux services d’un conseiller de carrière du Centre de développement de carrière

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Bureau des droits de la personne

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, coordonnées, numéros d’identification, informations sur la santé, en plus de toute autre information personnelle nécessaire pour traiter les plaintes

Usages : Traiter les plaintes formelles et informelles contenant des allégations de harcèlement, de discrimination ou de violence sexuelle. Les informations peuvent aussi être utilisées pour des fins de planification et d’évaluation.

Usagers : Bureau des droits de la personne

Individus dans la banque : Personnes ayant fait des plaintes formelles et/ou informelles contenant des allégations de harcèlement, discrimination ou violence sexuelle, en plus des personnes qui sont liées à la plainte, comme les répondants et les témoins.

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Clinique juridique communautaire (programme de la Faculté de droit, Section de common law)

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, information médicale et financière, notes de cas.

Usages : Offrir des conseils aux clients, étudiants ou membres de la communauté, et les représenter

Usagers : Personnel de soutien et avocats employés à la clinique en plus des étudiants de droit inscrits à un cours d’éducation juridique clinique

Individus dans la banque : Clients recevant les services de la clinique

Conservation et suppression : Les dossiers juridiques sont conservés 15 ans après la date de fermeture du dossier. Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service des sports

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, numéro étudiant, numéro d’employé, date de naissance, sexe, besoins spéciaux/handicap ou problèmes de santé, numéro de carte santé, informations financières, contact d’urgence, formulaire d’exonération de responsabilité

Usages : Administrer les centres d’entraînement, promouvoir les services du gym, pour des fins de communications

Usagers : Service des sports; Services administratifs (Finances, Ressources humaines), Vie étudiante

Individus dans la banque : Étudiants, personnel, retraités, étudiants externes, diplômés, communauté, invités

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service de la protection

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, coordonnées, numéros d’identification, dossiers d’accès

Usages : Permettre à un membre du personnel, à un étudiant ou à un contracteur d’accéder à un édifice ou une salle ou pour faciliter les opérations de l’Université d’Ottawa. Les dossiers peuvent être utilisés à des fins d’enquête.

Usagers : Service de la protection et administrateurs des cartes

Individus dans la banque : Personnel, étudiants et contracteurs ayant besoin d’une carte d’accès

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service des sports

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, numéro étudiant, numéro d’employé, taille du T-shirt, activité, informations financières, renseignements relatifs aux cartes de crédits, formulaire de consentement, signature

Usages : Consigner les étudiant, membres du personnel et diplômés participant aux ligues intra-muros, pour des fins de communication et d’évaluation du programme des ligues intra-muros

Usagers : Service des sports; Services administratifs (Finances, Ressources humaines), Vie étudiante

Individus dans la banque : Étudiants, membres du personnel, diplômés membre d’une ligue intra-muros

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service de la protection, Service du logement

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Enregistrements vidéo des caméras de surveillance sur les campus de l’Université d’Ottawa

Usages : Il s’agit d’un outil d’investigation qui permet d’avoir des preuves lors de situations comme des vols, attaques, réclamations de dommages matériels, poursuites, etc.

Usagers : Service de la protection, Service du logement (gestion)

Individus dans la banque : Personnel, étudiants, grand public

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service des sports

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, numéro d’assurance sociale, date de naissance, sexe, citoyenneté, statut de résidence, CV, historique d’emploi, lettres de référence, contrat de travail, salaire, participation bénévole, rapport d’activité criminelle

Usages : Pour des fins d’embauche

Usagers : Service des sports; Services administratifs (Finances, Ressources humaines), Vie étudiante

Individus dans la banque : Personnes ayant posé leur candidature à un emploi aux Services des sports

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service des sports

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, numéro étudiant, date de naissance, sexe, taille, poids, besoins spéciaux/handicap ou problèmes de santé, numéro de carte santé, dossiers d’examen physique, contrat, contact d’urgence, photos, articles de nouvelles, vidéos, formulaire d’exonération de responsabilité, formulaire de consentement, programme d’études, sport, position, ville natale, club à l’école secondaire, entraîneur à l’école secondaire, participation dans d’autres équipes, expérience dans des équipe de niveau provincial et national, dernière date de compétition, autres sports pratiqués

Usages : Administrer le programme interuniversitaire des Gee-Gees, documenter l’admissibilité des étudiants à faire partie d’une équipe interuniversitaire, un club interuniversitaire ou un club compétitif, pour des fins de communication.

Usagers : Service des sports; Services administratifs (Finances, Ressources humaines), Vie étudiante

Individus dans la banque : Étudiants membres d’une équipe interuniversitaire, d’un club interuniversitaire ou d’un club compétitif.

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service du logement

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom de la personne ou de la compagnie, adresse, numéro de téléphone, courriel, informations financières, historique de paiement, formulaire d’exonération de responsabilité, numéro de chambre, numéro de réservation, notes d’enregistrement, notes sur l’entretien, liste de réservation de groupe

Usages : Administrer l’hébergement d’été et pour la communication d’informations concernant la réservation

Usagers : Service du logement

Individus dans la banque : Personnes et groupes ayant réservé un hébergement d’été

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service des sports

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, date de naissance, informations financières, formulaire d’exonération de responsabilité

Usages : Administrer la location des installations et aux fins de communication

Usagers : Service des sports; Services administratifs (Finances, Ressources humaines), Vie étudiante

Individus dans la banque : Étudiants, personnel, retraités, étudiants externes, diplômés, communauté

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service de la protection

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Informations relatives aux appels entrants et sortants au centre d’appel du Service de la protection (répartition). Transmissions radios bidirectionnelles du personnel en uniforme du Service de la protection en fonction.

Usages : Il s’agit d’un outil d’investigation qui fournit des preuves en cas de plaintes, de vols, d’attaques, de réclamations de dommages matériels, de poursuites, etc.

Usagers : Service de la protection

Individus dans la banque : Personnel, étudiants, grand public

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service de la protection

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, coordonnées, numéros d’identification, informations sur le véhicule, informations scolaire, informations sur l’emploi, vidéos, photos et toute autre information divulguée ou trouvée lors d’un incident ou d’une investigation

Usages : Pour documenter les rapports, les investigations et les réponses du personnel du Service de la protection

Usagers : Service de la protection

Individus dans la banque : Personnel, étudiants, grand public

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service des sports

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, numéro étudiant, numéro d’employé, numéro de membre, date de naissance, sexe, informations financières, formulaire d’exonération de responsabilité, taille du T-shirt.

Usages : Administrer et promouvoir diverses activités et aux fins de communication.

Usagers : Service des sports; Services administratifs (Finances, Ressources humaines), Vie étudiante

Individus dans la banque : Étudiants, personnel, retraités, étudiants externes, diplômés, communauté, invités des membres

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.

Lieu : Service de la protection

Autorité légale : Loi de l’Université d’Ottawa, 1965

Renseignements personnels conservés : Nom, coordonnées, informations bancaires, numéros d’identification, informations sur le véhicule

Usages : Gérer la vente de permis et l’application des règles du stationnement et la gestion des stationnements

Usagers : Service de la protection et Ressources financières

Individus dans la banque : Personnel, étudiants, visiteurs et contracteurs qui veulent ou qui ont acheté un permis en ligne

Conservation et suppression : Pour des renseignements au sujet de la durée de la conservation de certains types de documents administratifs communs y compris la disposition finale de ces dossiers, veuillez consulter la Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents.