Module 3 - Comités

Module 3.1 - Composition

Le comité de santé-sécurité au travail est composé de représentants de la direction et des travailleurs (par l’intermédiaire des syndicats et associations professionnelles), notamment :

• l’Association des professeurs de l’Université d’Ottawa (APUO),
• l’Association des professeurs à temps partiel de l’Université d’Ottawa (APTPUO),
• l’Association des professeurs à temps partiel de l’Université d’Ottawa ILOB (APTPUO ILOB),
• l’Association des professeurs à temps partiel de l’Université d’Ottawa (APTPUO Faculté de droit),
• l’Association des professeurs à temps partiel de l’Université d’Ottawa (APTPUO Toronto/Windsor),
• section locale 772A de l’International Union of Operating Engineers (IUOE),
• section locale 772B de l’International Union of Operating Engineers (IUOE),
• les sauvteurs et sauvteuses du Syndicat canadien de la fonction publique (SCFP),
• le Syndicat canadien de la fonction publique (SCFP), section locale 2626,
• l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC),
• le Personnel de soutien de l’Université d’Ottawa (FEESO), et
• l’Association du personnel non syndiqué (APNS)

Chaque syndicat ou association professionnelle doit désigner un représentant pour siéger aux divers comités. Il est possible de confier à une seule personne la tâche de représenter le syndicat ou l’association à tous les comités. Il n’existe pas de processus préétabli pour la désignation du représentant; chaque syndicat ou association est libre de désigner la personne de son choix. Le syndicat ou l’association peut :

• organiser une élection à l’interne;
• demander au comité exécutif de nommer un membre;
• désigner un poste dont le titulaire représente le syndicat ou l’association au comité.

Comme nous l’avons vu, le syndicat ou l’association professionnelle est libre de nommer la personne de son choix. Dans tous les cas, la personne est nommée pour une période d’une année civile (renouvelable). Une liste des membres est affichée sur le site web du Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques et sur les babillards de la santé et la sécurité sur campus.

Les membres qui assistent aux réunions du comité de santé-sécurité au travail sont considérés comme étant au travail. À titre de membres du comité, ils ont droit aux périodes suivantes :

• une heure ou plus, selon ce que le comité estime nécessaire, pour se préparer aux réunions du comité;
• le temps nécessaire pour assister aux réunions du comité;
• le temps nécessaire pour accomplir les tâches qui leur incombent en vertu des articles 26, 27 et 31 de la LSST (inspecter les lieux de travail et mener des enquêtes à la suite de blessures critiques).

Module 3.2 - Comités à l’Université d’Ottawa

L’Université d’Ottawa compte quatre (4) comités de santé-sécurité au travail, soit le Comité mixte universitaire sur la santé et la sécurité au travail (appelé le Comité universitaire), qui constitue le comité général de santé-sécurité au travail de l’Université, et cinq sous-comités fonctionnels.

Le Comité universitaire s’intéresse principalement aux questions touchant l’Université dans son ensemble et, plus particulièrement, aux recommandations de réglementation, aux activités visant plusieurs sous-comités et à la coordination de l’information provenant des sous-comités.

Les sous-comités se préoccupent des activités fonctionnelles ayant trait à leur secteur :

• Comité fonctionnel sur la santé et la sécurité au travail de bureau – Il s’occupe des laboratoires informatiques, bureaux, salles de classe, piscines, aires communes, cuisines, arénas, bibliothèques, auditoriums, etc.
• Comité fonctionnel sur la santé et la santé au travail de laboratoire – Il représente les employés spécialisés et techniques des secteurs où s’effectuent des recherches et des expériences scientifiques, ainsi que la préparation d’expériences scientifiques. Il s’occupe de toutes les aires de soutien aux laboratoires.
• Comité fonctionnel sur la santé et la santé au travail du Service de la Protection et Service des Immeubles – Il représente tous les employés du Service des immeubles et du Service de la protection, quel que soit leur lieu de travail principal. Ce comité s’intéresse aux questions de santé et de sécurité qui touchent le lieu de travail du personnel de ce secteur ainsi qu’aux questions qui concernent les locaux de l’Université d’Ottawa qui ne se trouvent pas dans un immeuble précis (p. ex., les terrains de stationnement et les voies appartenant à l’Université).
• Comité fonctionnel sur la santé et la santé au travail d'Alta Vista – Il représente tous les employés qui travail aux pavillon Roger Guindon et les edifices sur croissant Peter Morand.
• Comité fonctionnel sur la santé et la santé au travail psychologique – le mandat élargi permettra la participation des membres concernant la santé mentale et le mieux-être à l'université et d'identifier les meilleures pratique pour tous les groupes d'employés.

Les membres de chacun de ces comités ont été nommés par les syndicats ou associations professionnelles qui représentent les employés du lieu de travail fonctionnel; la liste des syndicats et des associations pour chaque comité (ainsi que le nombre de représentants) figure dans le mandat (PDF; 1,12 Mo). Les personnes-ressources ainsi que les employés sans droit de vote assistent également aux réunions. Les invités peuvent y assister avec le consentement préalable des coprésidents.

Module 3.3 - Réunions du comité

On s’attend à ce que chaque comité tienne des réunions régulières, au moins tous les trois mois. Cet intervalle maximal de trois mois est prévu au paragraphe 9(33) de la Loi sur la santé et la sécurité au travail. Les réunions peuvent être plus fréquentes, si le comité le souhaite. Dans bon nombre de cas, le comité tient cinq ou six réunions par année, le calendrier étant fixé au début de l’année civile. Les membres peuvent ainsi prendre les dispositions nécessaires pour y assister. Il est recommandé que la date, l’heure et le lieu de la réunion soient le plus constant possible. L’outil Calendrier d’Outlook peut servir à envoyer les invitations et organiser les réunions pour l’année civile. Les courriels peuvent être envoyés à l’adresse personnelle des membres; cependant, toutes les communications concernant la santé et la sécurité au travail doivent également être expédiées à l’adresse générale des syndicats et des associations professionnelles. On peut obtenir ces adresses auprès du Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques.

Chaque réunion est présidée par l’un des deux coprésidents, en alternance. Le coprésident qui représente les travailleurs est choisi par et parmi les travailleurs membres du comité, tandis que le coprésident qui représente la direction est désigné par la direction. Le mandat des coprésidents dure une année civile (renouvelable).

L’ordre du jour de la réunion est établi par les deux coprésidents avant la réunion et transmis aux membres pour commentaires au moins sept (7) jours à l’avance. Des points peuvent y être ajoutés à la demande des membres. L’ordre du jour est approuvé avant le début de la réunion. Si des points supplémentaires sont soulevés pendant la réunion, les membres peuvent en discuter à la fin de la réunion s’il reste du temps. Vous trouverez un exemple d’ordre du jour en ligne.

Le procès-verbal de la réunion est dressé par un secrétaire élu ou le coprésident représentant la direction, puis approuvé avant la réunion subséquente. Ce document sert de registre de présence et de compte rendu des discussions. Il doit être établi et distribué le plus rapidement possible et doit présenter avec exactitude les points dont il a été discuté. Les membres sont encouragés à faire circuler le procès-verbal parmi leurs collègues et de discuter avec eux de questions concernant la santé et la sécurité au travail. Vous trouverez un modèle de procès-verbal en ligne. Les procès-verbaux des réunions des comités de santé-sécurité au travail sont affichés sur le site Web du Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques ainsi que sur les babillards de santé et de sécurité au travail sur le campus.

Module 3.4 - Quorum

Pour qu’une réunion puisse commencer, le quorum doit être atteint. À l’Université d’Ottawa, le quorum d’un comité de santé-sécurité au travail est le suivant :

• au moins 50 % des représentants désignés ou élus des travailleurs
• un (1) membre de la direction
• un (1) coprésident

D’autres facteurs peuvent entrer en ligne de compte. Par exemple, tout poste vacant qui n’a pas été comblé par un syndicat ou une association professionnelle n’entre pas dans le calcul du quorum. Il en va de même pour le poste de tout membre qui a été nommé, mais qui n’a pas assisté à trois réunions consécutives. Dans ce cas, le syndicat ou l’association professionnelle en défaut est officiellement avisé par le Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques du fait que la personne nommée a manqué trois réunions consécutives. Si la situation persiste pendant trois autres réunions, on demande au syndicat ou à l’association professionnelle de réduire le nombre de ses représentants au comité.

Module 3.5 - Déroulement de la réunion

Une fois le quorum atteint, le coprésident qui préside la réunion ouvre la séance. L’un des membres propose l’adoption de l’ordre du jour et un autre seconde la motion. En l’absence d’objections ou d’ajouts, l’ordre du jour est adopté.

Ensuite, le procès-verbal de la réunion précédente est adopté. Ici encore, l’un des membres propose l’adoption du procès-verbal et un autre seconde la motion. En l’absence d’objections ou d’ajouts, le procès-verbal est adopté. S’il faut le modifier, les changements sont consignés dans le procès-verbal de la réunion en cours.

Les questions en suspens sont alors abordées. Il peut s’agir de commentaires sur une question figurant au procès-verbal, d’une mise à jour sur une situation particulière ou du suivi d’un événement.

Le représentant élu des travailleurs fait le point sur les accidents ou incidents récents qui relèvent du champ de compétence du comité. Il résume les accidents ou incidents qui se sont produits et précise les mesures correctives qui ont été prises (le cas échéant). Une partie de son exposé porte en particulier sur les blessures critiques, les maladies professionnelles et les interventions du ministère du Travail.

On fait ensuite le point sur les inspections récentes des lieux de travail. L’une des responsabilités du comité consiste à mener des inspections régulières des lieux de travail pour détecter les dangers. Le rapport porte sur les champs de compétence des comités ainsi que sur l’Université dans son ensemble. Le chiffre est exprimé sous forme de pourcentage du champ de compétence total.

Un bref rapport du Comité universitaire est alors présenté au comité fonctionnel par le représentant élu des travailleurs. Ce rapport porte sur les points soulevés à la dernière réunion du Comité universitaire.

Enfin, les affaires nouvelles ou autres points à l’ordre du jour sont abordés.

Comme on l’a vu, les comités ont le pouvoir de formuler des recommandations à l’intention de l’employeur. Le cas échéant, la recommandation doit être faite par consensus et être précise. Les cinq questions de base (qui, quoi, où, quand et comment) aident à définir la recommandation. L’employeur doit prendre acte de la recommandation dans un délai raisonnable; dans la plupart des cas, ce délai est de 21 jours. En l’absence de consensus du comité sur les recommandations à formuler, les coprésidents ont chacun le pouvoir de faire des recommandations écrites à l’employeur.

Il incombe au coprésident qui préside la réunion de s’assurer que les discussions demeurent centrées sur les points à l’ordre du jour. S’il reste du temps à la fin de la réunion, on peut discuter d’autres points.

Module 2.5 - Membres agréés

Le membre agréé a des droits supplémentaires et peut instituer un arrêt de travail par directive bilatérale (PDF, 715Ko). Ce processus est établi à l’article 45 de la Loi sur la santé et la sécurité au travail de l’Ontario ainsi qu’à l’Université d’Ottawa. Selon ce processus, le membre agréé qui a des motifs de croire qu’il existe des « circonstances dangereuses » dans le lieu de travail en avise le superviseur (du lieu de travail ou du travailleur), qui fera enquête en présence du membre agréé. Si le superviseur estime qu’il existe effectivement des circonstances dangereuses, des correctifs sont apportés. Sinon, le membre agréé de l’autre partie est avisé. Si les deux membres agréés conviennent qu’il existe des circonstances dangereuses, ils ont le pouvoir d’instituer un arrêt de travail. Dans ce cas, des correctifs sont apportés et la directive est annulée.

En cas de désaccord entre les deux membres agréés, il faut aviser le Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques, qui communiquera avec le ministère du Travail. Ce dernier se penchera sur la question et rendra une décision écrite. S’il y a lieu, des mesures correctives seront prises.

Bien que le nombre requis de membres agréés à l’Université d’Ottawa soit fixé à deux (2), l’Université compte plusieurs membres agréés qui représentent les travailleurs et la direction. On peut obtenir leurs coordonnées en consultant le site Web du Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques ou en communiquant avec le Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques par courriel à [email protected].