Définir votre population cible et préparer votre liste d’invités

La population cible correspond au groupe d’individus qui vous intéresse sur le campus. Il peut s’agir des étudiants au 1^er cycle, des étudiants aux cycles supérieurs, des membres du corps professoral, du personnel de soutien, ou d’un mélange de ces groupes.  Le groupe choisi peut également être plus restreint en fonction des objectifs de votre enquête (p.ex. : étudiants en 1^ère année seulement, étudiants actuellement inscrits à une faculté donnée, etc.).

Considérant le déclin observé en ce qui concerne les taux de réponse en raison de la surabondance des enquêtes, nous vous conseillons fortement d’utiliser un échantillon plutôt que d’inviter l’ensemble de la population à participer, surtout s’il s’agit d’étudiants. Vous contribuerez ainsi à réduire la sollicitation sur le campus, ce qui est dans l’intérêt de tous. De toute façon, le fait d’inviter toute la population n’améliorera pas votre taux de réponse puisque ce dernier est fonction du nombre de personnes invitées. Il peut cependant être acceptable d’inviter tous les membres de la population lorsqu’il s’agit d’un groupe plus restreint (p.ex. : les étudiants de 1^ère année inscrits à une faculté donnée). 

Votre échantillon doit être représentatif de la population si vous souhaitez pouvoir généraliser les résultats. C’est-à-dire que les caractéristiques susceptibles d’avoir une influence sur les résultats (p.ex. : le genre, la langue, le statut temps complet/temps partiel, etc.) doivent refléter celles de la population (p.ex. : 60 % femmes et 40 % hommes). 

Le choix de votre date de lancement est également susceptible d’avoir un impact important sur votre taux de réponse. Si vous invitez des étudiants, évitez les périodes d’examen. Certains services ont cependant obtenu de bons taux de réponse lors d’enquêtes réalisées durant la période estivale.Pour éviter les mauvaises surprises, veillez également à vous laisser suffisamment de temps pour rédiger votre matériel, obtenir les traductions requises et effectuer des tests du questionnaire en ligne et du mécanisme d’envoi des invitations.

Vous devez aussi déterminer combien de messages d’invitation seront envoyés. Les rappels, envoyés à des intervalles se situant entre 3 et 7 jours, sont généralement efficaces pour augmenter les taux de réponse. La norme consiste généralement à ne pas envoyer plus de trois messages d’invitation au total. Il est par ailleurs primordial de veiller à faire parvenir les rappels uniquement aux personnes n’ayant pas encore rempli le questionnaire.

Vos messages d’invitation devraient être courts et convaincants. Expliquez brièvement quel est le but de votre enquête, comment  procéder pour participer, quels sont les prix offerts (s’il y a lieu), quelle est la date limite pour participer et qui est la personne à joindre pour obtenir plus de renseignements. Tout comme pour le questionnaire, assurez-vous de la bonne qualité de la langue et prévoyez du temps pour la traduction. Au besoin, faites appel aux Services linguistiques de l’Université pour connaître les ressources disponibles et les coûts à prévoir

L’invitation doit également contenir une adresse URL permettant d’accéder à votre questionnaire, de même qu’un numéro d’identification et/ou mot de passe que les participants devront inscrire pour participer. Si possible, facilitez la tâche des personnes invitées en optant pour l’utilisation d’URL personnalisés leur permettant d’accéder directement au questionnaire. Un numéro d’identification unique à chaque participant sera inséré dans l’URL inclus dans la lettre d’invitation. Vous éviterez  ainsi les problèmes associés à une mauvaise retranscription du numéro d’identification et/ou mot de passe.

Soyez prudent dans le choix des titres de vos messages d’invitation. Si vous utilisez des expressions telles que « prix à gagner », « aidez-nous » ou « participez au tirage », vos messages risquent d’être bloqués par les filtres anti-pourriels.  Nous vous encourageons à effectuer quelques tests avant le début de l’enquête. Si les courriels ne sont pas envoyés à partir d’un serveur de l’Université, nous vous recommandons également de prévenir le Centre de services au 613-562-5800 poste 5000 quelques jours avant l’envoi. Demandez que le billet créé soit assigné à l’équipe « INF – Collaboration ». 

Par ailleurs, certains logiciels vous permettront d’insérer à votre message d’invitation un lien sur lequel les invités peuvent cliquer pour retirer leur nom de votre liste d’invités (fonction « OptOut »). Ainsi, les prochains messages d’invitation ne seront pas envoyés aux personnes qui ne sont pas intéressées à participer, ce qui peut permettre d’éviter des frustrations.

Voici quelques éléments du message susceptibles de favoriser la participation :

• Signature : les taux de réponse sont plus généralement plus élevés lorsque les invités sont familiers avec  la personne qui signe les invitations. Il peut s’agir d’un individu ou d’un service.
• Durée : le fait d’indiquer le temps approximatif requis pour compléter le questionnaire aura un impact positif si le questionnaire est relativement court. Il est cependant déconseillé, tant d’un point de vue éthique que d’un point de vue stratégique, de sous-estimer volontairement le temps requis. 
• Énoncé de confidentialité : pour rassurer les participants, indiquez que les réponses seront gardées confidentielles (ceci implique qu’aucune information permettant d’identifier un participant ne sera dévoilée avec les réponses fournies par ce participant). Évitez cependant d’éveiller les craintes en utilisant un énoncé de confidentialité trop élaboré.
• Tirage : il est très courant d’offrir des prix en guise de remerciement sous la forme d’un tirage au sort pour stimuler les taux de réponse. Un certain nombre de recherches ont été réalisées afin de déterminer l’efficacité de cette stratégie. Or,  les résultats observés sont généralement décevants (Porter et Whitcomb, 2004; Warriner et al., 1996). Il faut également savoir que la relation entre la valeur du prix offert et le taux de réponse n’est pas linéaire, c’est-à-dire que des sommes plus élevées n’entraînent pas nécessairement des taux de réponse plus élevés.  Les prix offerts devraient ainsi être choisis en fonction de leur attrait potentiel auprès de la population cible, tout en respectant votre budget.
• Avantages : vous pouvez également inciter vos invités à participer en indiquant pourquoi il est important de participer à cette enquête, quels avantages les participants en retireront, ou de quelle façon seront utilisés les résultats. 
• Salutations personnalisées : plusieurs logiciels permettent par ailleurs l’utilisation de formules de salutation personnalisées (p.ex. : « Bonjour [Prénom], »). Avec la prolifération des pourriels personnalisés, l’efficacité de cette mesure pour augmenter les taux de réponse est plutôt incertaine, mais vous ne perdez rien à l’utiliser.

Choix du logiciel ou fournisseur

L’outil Survey Monkey est à la disposition de tous les employés de l’Université d’Ottawa (personnel de soutien et corps professoral). Pour plus d’information, veuillez contacter le Centre de services par téléphone, poste 5000.

Vous pouvez également choisir d’utiliser un logiciel de votre choix, ou de faire appel à un fournisseur de service extérieur, en assumant cependant les frais encourus. Si vous choisissez de faire appel à un fournisseur externe, vous devez vous assurer de lui faire compléter une entente de confidentialité avant de lui faire parvenir des fichiers comportant des renseignements personnels tels que les noms et les adresses électroniques. La Recherche institutionnelle peut vous faire parvenir un modèle d’entente de confidentialité qu’il faudra mettre à jour en modifiant les zones de texte en jaune en fonction des caractéristiques propres à votre enquête. Vous devrez ensuite faire parvenir  l’entente au Cabinet de la vice-rectrice à la gouvernance à  [email protected] afin d’obtenir la signature de la vice-rectrice et du Recteur. Ces derniers sont les seules personnes autorisées à signer des contrats ayant une portée juridique au nom de l’Université.

Conseils pratiques dans la création de votre questionnaire en ligne

Voici quelques conseils relatifs à la création de votre questionnaire en ligne qui vous permettront notamment de faciliter la tâche aux participants et d’augmenter ainsi vos chances d’obtenir un plus nombre de questionnaires complétés:

• Limitez l’accès à votre questionnaire aux personnes incluses dans votre liste d’invités. L’objectif consiste à obtenir un taux de réponse à partir d’un échantillon représentatif, et non à obtenir le plus grand nombre possible de réponses. 
• Il est également conseillé de ne pas obliger les participants à répondre à une question avant de pouvoir passer à la question suivante (Umbach, 2004). Il est possible que vous obteniez un certain nombre de valeurs manquantes, mais le fait de forcer les participants à répondre ne résout pas le problème puisqu’ils pourraient bien tout aussi bien décider de fermer le questionnaire. D’un point de vue éthique, la participation doit être volontaire, c’est-à-dire que les participants ont le droit de ne pas répondre à toutes les questions ou de quitter le questionnaire quand bon leur semble. 
• Favorisez un design simple et facilement lisible qui rappelle celui des questionnaires papier, tout en évitant d’utiliser un grand nombre de couleurs et d’images.
• Utilisez des instructions claires et détaillées pour faciliter la navigation (p.ex. : comment passer à la page suivante, comment soumettre le questionnaire, etc.), et pour donner des précisions sur la manière de répondre aux questions (p.ex. : « Sélectionnez uniquement  la raison la plus importante » VS « Sélectionnez toutes les raisons pertinentes »). 
• Autant que possible, il ne devrait pas être nécessaire de dérouler l’écran vers le bas à l’aide des flèches pour voir la question suivante ou pour accéder aux boutons de navigation.
• Évitez les menus déroulants en privilégiant plutôt les formats de question à choix multiples pour lesquels toutes les options de réponse apparaissent aux participants sans devoir cliquer d’abord sur la flèche. 
• Pour motiver les participants, ajoutez une barre de progression à votre questionnaire. L’impact pourrait cependant être négatif si les questions qui exigent le plus de temps à répondre (p.ex. : questions ouvertes, matrices avec un très grand nombre d’énoncés, etc.) sont présentées en début de questionnaire. 
• Effectuez des tests afin d’évaluer l’apparence de votre questionnaire à partir de différents systèmes d’exploitation, écrans ou navigateurs Web. Des tests sont également utiles pour s’assurer, le cas échéant, du bon fonctionnement des branchements à l’intérieur du questionnaire.