Raison d’être
Aujourd’hui, le Web et les technologies mobiles sont des outils incontournables pour les universités. En 2011, le Comité directeur du Web (CDW) a commandé une étude visant à améliorer la gouvernance du Web à l’Université d’Ottawa. Le rapport remis en mai 2012 recommandait les mesures suivantes :
- Rationaliser le nombre de membres du CDW pour en accroître l’efficacité;
- Augmenter le nombre de réunions par année;
- Faire du CDW l’organe directeur pour l’ensemble des décisions stratégiques pour le Web.
Le Comité d’administration (CA) de l’Université a approuvé ces recommandations le 20 juin 2012. Les présentes attributions tiennent compte des recommandations formulées dans le rapport et ont été revues et mises à jour en 2013, 2014 et 2015.
Mandat
Le Comité directeur du Web (CDW) est l’organe directeur responsable de la stratégie de l’ensemble de la présence Web de l’Université d’Ottawa.
Il incombe également au comité :
- de communiquer une orientation claire et de rendre des comptes en matière de Web;
- de favoriser une présence Web qui corresponde à la vision globale et au plan stratégique de l’Université d’Ottawa;
- d’évaluer et d’établir l’orientation stratégique de la présence Web de l’Université en approuvant la stratégie Web globale de l’Université d’Ottawa et du plan d’action et des résultats qui en découlent.
La présence Web de l’Université comprend le contenu Web, les plateformes Web et les technologies mobiles activement contrôlés par l’Université et jugés officiels, dont les plateformes externes et internes, les sites Internet, intranet et extranet de l’Université, ses wikis et autres outils de collaboration, les médias sociaux qu’elle héberge ou les plateformes de tierces parties qu’elle utilise ainsi que ses sites et applications mobiles.
Fonctionnement
- Pour assurer l’efficacité du groupe, le CDW comprend :
- uniquement du personnel de direction;
- pas plus de dix (10) membres, le tout dans le but d’en assurer l’efficacité.
- au moins un représentant de diverses fonctions Web essentielles et de clients de haut niveau;
- un nombre suffisant de membres pour s’acquitter de ses obligations de façon efficace.
- Le CDW se réunit tous les deux (2) mois pendant l’année scolaire. Il détermine de façon ponctuelle si d’autres réunions sont nécessaires.
- Le CDW peut créer des sous-groupes de travail pour s’occuper de questions prioritaires au besoin. Les sous-groupes doivent être représentatifs de l’Université, mais idéalement, ne pas comprendre plus de cinq (5) membres, le tout dans le but d’assurer l’efficacité. Les chefs des sous-groupes relèvent directement du CDW. Les membres de la communauté Web de l’Université sont encouragés à proposer des volontaires pour participer aux sous-groupes de travail.
- La directrice des communications Web rend compte au CDW par les moyens suivants :
- La stratégie globale Web et le plan d’action recommandé, qu’elle présente pour commentaires et approbation;
- les priorités pour le prochain exercice financier, y compris toute demande de fonds pour la réalisation de ces projets;
- un rapport de fin d’exercice résumant les activités liées à ces priorités.
Le CDW, ou son représentant, présente ces documents à l’approbation du CA (pour les documents prévus en a) et en b) et pour information (document prévu en c)).
- Le CDW veille à ce que les parties intéressées nécessaires soient consultées.
- Ces attributions, de même que la matrice de gouvernance Web RACI (responsabilité, reddition de comptes, consultation, information) de l’Université d’Ottawa seront revues chaque année par le président, les coprésidents et la directrice des communications Web.
Composition
Les membres du CDW sont choisis en fonction de leur poste. La composition du comité peut varier d’une année à l’autre selon les départs et les arrivées. D’autres intervenants peuvent être invités aux réunions du CDW selon les besoins, mais seuls les membres du CDW ont droit de vote :
- Président : Vice-recteur aux relations extérieures (champion du Web de l’Université et membre du CA responsable de la gouvernance Web)
- Vice-présidents : (deux principaux intervenants en matière de Web; un représentant pour les services centraux, un pour les facultés)
- Bibliothécaire en chef (pour les facultés)
- Dirigeante principale de l’information (services centraux)
- Membres :
- deux représentants des doyens et des facultés
- un représentant de la recherche
- un représentant des services aux étudiants
- un représentant des services centraux/ressources humaines
- directrice des communications Web
- directrice générale des communications.
En 2015, les membres du CDW seront les suivants :
Membres :
- un représentant de la recherche (adjoint exécutif et chef de cabinet, cabinet de la vice rectrice à la recherche)
- deux représentants des doyens et des facultés (doyens des arts et des sciences)
- un représentant des services centraux aux étudiants (registraire)
- un représentant d’un service central (vice-recteur associé, ressources humaines)
- directrice générale des communications
- directrice des communications Web
Quorum
La moitié des membres plus un.
Approuvé le 20 juin 2012
Révisé le 31 août 2014
Révisé le 14 février 2015