D'abord, il est important d'établir que pour faire votre travail, il soit nécessaire d'emporter des documents hors du lieu de travail ou d'y accéder à distance. S'il s'avère que vous deviez emporter des documents hors du lieu de travail ou d'y accéder à distance, vous devrez d’abord en demander l’autorisation à votre gestionnaire ou à votre supérieur immédiat. Le gestionnaire ou le supérieur doit déterminer s'il est nécessaire que les renseignements personnels et les informations confidentielles sortent du bureau pour que l'employé puisse accomplir ses tâches. Afin de minimiser les risques d'un accès non autorisé aux documents, il devra également discuter avec l'employé de la façon dont les documents devront être emportés à l'extérieur du bureau et de la façon dont ils devront être accédés à distance. Un «DOCUMENT» signifie toute information, quelle que soit la manière dont elle a été consignée, que ce soit en format imprimé, électronique ou tout autre format qui peut être récupéré, reproduit et auquel on peut accéder.
Le gestionnaire ou supérieur doit garder une description des documents que l'employé a l'intention d'apporter avec lui et si possible, l'employé doit éviter d'apporter la version originale des documents papier.
Les employés doivent s’assurer d’être prudents lorsqu'ils utilisent un téléphone cellulaire et d’éviter de partager des renseignements personnels, étant donné qu'ils sont susceptibles d'être facilement entendus ou interceptés par les gens autour d’eux.
Les employés peuvent utiliser Liquidfiles, un service en ligne sécurisé qui vous permet d’envoyer des fichiers volumineux ou confidentiels à n’importe quelle adresse courriel, de manière rapide et sécuritaire.
